時間管理100條細則

06-12

2006-4-5 18:29:00 無論是在家裡還是在工作中，每個人都要在某種程度上支配自己的時間。你做事的先後順序，對你能從生活中獲益多少，有著深遠的影響。大部分人都能安排好自己的時間，從而使工作格外有效，休閑時光更加充實。本書指導你如何有效地支配時間。書中包含了豐富而實用的建議，而散見於全書的101個簡明的小訣竅進一步提供了極有價值的指導。這本書從檢測你通常是如何支配時間開始，再把目光轉向你有待改進的地方，然後告訴你如何使用快捷而容易的方法來進行改進。改進的內容從怎樣處理文件到如何使用用高時效的手段進行通訊。本書的最後一節會教你如何用學到的知識來幫助別人更有效的支配時間。

一、了解時間時間是我們最寶貴的資源，通過分析我們時間的使用情況，才有可能掌握適於工作場所內外，最有效的時間使用方法。1. 每天要回顧，急事需優先。2. 對於很棘手的任務，先從一小部分入手，立即處理。3. 考慮一天的日程安排，採用相應的工作方法。4. 不值得去做的事，派下屬代勞。5. 工作日化整為零，每段30分鐘。6. 重溫日程安排，評價工作效率，7. 安排日程時，留點時間用于思考。8. 預測工作用時，看看是否準確。9. 要隨時做日程記錄，單憑記憶不大可能。

二、制訂計劃如果你不知道明天的行動方向，你就不能決定今天搖幹什麼。改進時間支配的任何方法都有賴於對目標的清楚了解。10. 化長遠規劃為一周、一日的行動計劃。11. 繪出工作履歷表，計划下一步幹什麼。12. 幾項任務難分先後順序，另闢蹊徑尋找第二方案。13. 協調你與上級在工作安排的先後順序上存在的差異。14. 要及時發現與同事在工作安排先後順序上的矛盾。15. 把日誌中的所有工作按重要性分類。16. 如果你的工作表上全是A類任務，委託別人代辦或重新分類。17. 根據情況的變化和新信息的出現，不斷變更工作的優先順序。18. 討論應該簡短，避免沒有結論的提問。19. 每天給自己有段安靜的時間。20. 不要擔心電話機沒有擱好。21. 記錄你的體力、腦力出現高峰的時間，了解它們能持續多久。22. 留些精力給家庭生活和工作之後的消遣。23. 建議公司以彈性工作時間運作，以提高工作效率。24. 挑選一種看起來美觀，用起來稱心的日誌。25. 你的日誌里永遠放枝筆，隨時記錄信息和日期。26. 用彩色筆標示出任務的不同重要性。27. 確定的期限要合乎實際，定期限為的是促進你完成任務而不是要製造緊張。28. 委託該委託的工作，無論那是你喜歡的還是不喜歡的工作。29. 工作按時完成後，應該自我獎勵。30. 在日誌上制訂計劃，不要超前一年。31. 要保證你每天至少辦了一件令你愉快的事。32. 晚上的最後一件事，讀篇你最喜歡的作者的文章。33. 使用電子記事薄列出自己的弱點，然後計劃逐一加以克服。34. 寫字桌上沒用的東西清理走，只把現在的工作留在手邊。

三、立即做出改變這裡有許多實際的工作可以去做——無論是清理寫字桌並使其保持整潔，還是使計算機內的文件分類清晰，都可以在短期或長期內提高你的工作效率。35. 留心"告示貼"式的便條，小心丟失。36. 每天都要清理乾淨，不要把髒亂留到明天。37. 文件里的特別關鍵處要做標記以加快從讀時的速度。38. 辦公室里放一架鐘，你和客人都能看見。39. 每隔幾個月，重新檢查檔案系統。40. 建立一種檔案系統，它將與你和你的生意一起發展興隆。41. 定期檢閱你的存檔，把不在需要的文件丟掉。42. 將較難歸類的文件統一放入一檔案夾中，貼上"其它"卷標。43. 只把將來要參考的重要文件存檔。44. 打給你的電話首先由秘書或同事接聽。45. 拿起電話聽筒暗示會議結束。46. 如果有人跟著你走進辦公室，你不要坐下來。47. 如果門開著，你的座位不要放在別人的視野之中。48. 把你認為不需要的信息都扔掉。49. 利用一切機會儘可能站著碰下面——以便能隨時離開。50. 只為那些需要知道的人員複印信息資料。51. 停止訂閱你不在閱讀的雜誌。52. 取走你希望保存的報刊，存檔留作參考。53. 寫字桌上只留最重要的讀物。54. 評價每條信息與正在進行的工作的相關性。55. 在打斷別人之前要想到他們的時間與你的時間同樣寶貴。56. 其它的選擇行不通時，才考慮召開會議。57. 不要對同事隨意猜測。58. 在你打電話之前，做一次放鬆的深呼吸。59. 打電話時要避免精力分散，集中精力聽對方在說些什麼。60. 你在打電話時，把另一件工作放在手邊，以防你要久等。61. 告訴別人什麼時候可以給你打電話。62. 為了避免被打斷工作，你可以換一條電話線路。63. 千萬不要把要寫的材料向後拖——這樣會越積越多。64. 在你必須閱讀的報告上划出關鍵的句子。65. 快速閱讀報紙的標題。66. 把重要的參考材料與其它文件分開。67. 每月一次清理你計算機里的不需要文件。68. 仔細考慮你的計算機配置。69. 確保你的電子郵件簡短，地址準確。70. 要鼓勵別人表達自己的意見，即使他們的觀點與你相反。71. 要多聽少說，使會議開得簡短。72. 如果日常例會超過了一小時，請同事去"緊急"打斷它。73. 對議程中的每個專題都要分配一定的時間。74. 鼓勵人們只參加會議中與他們有關的部分。75. 在會議的備忘錄上記下會議通過的事項。76. 旅行之前評估這次旅行是否必要，錢花得是否值得。77. 如果可能，把你需帶的每件東西全都塞進一個小手提箱里。78. 帶點工作在候機樓里做，以防飛機延遲。79. 按目的地的當地時間撥好手錶。80. 在打電話之前，核查酒店對電話的收費。81. 核查你的電子裝備在國外使用時是否需要適配器。82. 每年要安排二到三個短的假期，而不是一干到底。83. 定期留出一點時間來追求業餘愛好，和享受休閑放鬆的樂趣。84. 志在每天嘗試新東西。

四、支配別人的時間為了把你的時間安排得盡善盡美，同樣你必須要支配好職員、同事和下屬的時間。學會授權或委託他們去替你辦事、分擔任務，掌握好同上下級相處的藝術。85. 要保持很高的期望值，人們會將努力付諸實踐。86. 勸說別人的時候要用事實，而不是用感情。87. 關心別人想得到什麼。88. 聽到和聆聽是不同的，要學會聆聽。89. 當你把任務授權別人去辦的時候，確保你把目的說得相當清楚。90. 留點時間來做你一個人可以做的事。91. 要有一張檢查表，幫助你監察已委託工作的進度。92. 獎勵要慷慨，訓斥要適度。93. 對授權別人的任務要設定明確的，切實可行的完成時間。94. 不要讓同事用不重要的事來分散你的精力。95. 在同事的辦公室里召開會議，這樣在你需要的時候則可以離場。96. 專門留出時間，讓你的辦公室向全體人員開放。97. 只有當你有不止一個疑難問題需要討論的時候，才去請教你的通史。98. 揣摹老闆的工作模式，並試圖採納。99. 詢問老闆的家庭生活——這將有助於你與他建立好關係。100. 記住時間是最民主的，沒人比你的多，也沒人比你的少。