如何向上司彙報工作

前幾年，有FMCG（快速消費品）公司開始向旗下每個業務員配備一台iPad。當時這東東剛流行不久，這『福利』可讓不少果粉羨慕妒忌恨。領到iPad的業務員歡欣雀躍，在同行面前有高人一等的感覺，在客戶面前也特別來勁。可是沒多久，他們的心情就急轉直下，從興奮變成惆悵。原來，這iPad可是一件『高科技查崗工具』，他們每到一個賣場，就要拍下照片發給主管，還要用公司在裡面預裝的軟體填寫工作報表發給主管和數據收集人員，後來更發展到GPRS定位功能。以前沒有這東東的時候，業務員的日子可輕鬆多了，他們可以在行程上撒點小謊，晚一點到賣場或者少跑一兩家門店，主管難以追蹤。要交報表的時候，可以說在路上塞車，晚點回公司做。如今iPad在手，行程就得準確報、數據就得及時交，等於隨時待命、隨叫隨到，這不累人嗎？

在企業之中，業務員向來是一個貌似比較自由的工作崗位，他們回公司的時間比較彈性，讓朝九晚六、整天坐班的文職人員無比羨慕。不要看業務員整天神龍見首不見尾，他們的出勤時間和工作彙報可不比文職人員少。有些公司儘管沒有高科技裝備，卻可以用土辦法來查業務員的崗。比如，讓業務員用客戶的電話打給主管報告行程。如果用客戶電話不方便，就用客戶附近的公用電話。主管事先核實登記好公用電話的號碼，然後要求業務員用它來報到。除了報告行程之外，業務員還需上報很多業務信息。以FMCG行業為例，業務員要報告賣場的陳列情況、供貨情況、庫存情況、推廣情況和回款情況等等。銷售管理體系越嚴謹的公司，業務員填報的信息種類越繁多、信息內容越細緻。所以，一個在大公司吃得開的業務員，不僅是銷售高手，也是做paperwork的能手。

從業務員的報到和報表的嚴格程度，可以看出公司對員工的工作方式和狀態有多重視。你不要以為，公司交給你的活你幹完就好，中間是怎麼做的，遇到什麼問題，公司不需要知道。大公司的經營策略是從目標到過程再到結果一把抓。在業務流程管理中，管理層不惜投入大量人力物力，建立各種報表系統、信息管理系統，目的就在於全面掌握員工的工作過程，防止員工在中間環節出錯而影響公司業績，同時通過廣泛細緻的信息收集以把控整個市場格局。由此可見，上司們對下屬的工作進程是十分關注的，恨不得跟著你屁股轉，對你的工作細節了如指掌。

不過遺憾的是，有很多人領略不到上司這份『關切之情』。有的人抱怨和上司接觸的機會太少，有的人覺得上司根本不在乎他的工作，有的人認為自己人微言輕職責簡單沒什麼可報告的... ...我不得不說，這些看法統統過於片面，或者缺乏經驗。上司職責比你重，管得比你多，他只能把有限的時間用來處理緊急重要的事務。如果你的上司是一個區域經理，他就要一眼關七，既要盯住身邊的業務還要管好其他城市和地區的業務。而且，他還要應付來自上級領導、業務上下游相關部門以及公司內外客戶的各種問題和需求。他根本沒可能有事沒事就找你噓寒問暖，關注你的每一個細節。如果他真的那麼做，那很有可能是出於工作以外的其他目的，這裡不討論那個。

不要把上司看成你的父母。你的父母對你是二對一的管理模式，而你的上司是一對多。一個只知道被動等待上司關注，不懂得主動尋求機會與上司溝通的員工，要麼心智不成熟、要麼缺乏進取心。也不要把上司看成你讀書時代的任課老師。在學校里，老師催交作業是家常便飯，他們還得想盡各種辦法來改造那些不按時交作業的『釘子戶』。如果你的上司來催你交報告，在某種程度上說你已經失職了。一個經常被上司催辦工作的員工，不是能力有問題就是態度有問題，被清理出局是遲早的事。

所以，怎樣向上司彙報工作，是你職場成功的關鍵。一個善於向上司彙報工作的員工，容易博得上司的認可和信任。上司認可你的做法、信任你的能力，就會給你更大的操作空間和自由度，讓你可以充分發揮自己的潛能。你的潛能發揮得越多，工作就會幹得越漂亮，上司就會更重視你的意見和貢獻。你就會成為公司或團隊中舉足輕重的成員，是團隊的中堅力量、晉陞的候選人。

像做其他的事情一樣，向上司彙報工作要講究方式方法，不是想到什麼就說什麼，也不是事無巨細一股腦兒地做流水賬。想成為一個彙報工作的達人，就要懂得識時務、辨輕重、懂方法、重質量，以一系列技術性手段完成工作彙報。下面，我來逐一分析。

一、識時務

俗話說得好：識時務者為俊傑。向上司彙報工作，你要把握好三個時間維度，第一個是時機，第二個是時限，第三個是時效。

時機是一個彈性很大的概念，它沒有一個固定的標準，要視具體情況而定。如果你彙報的是常規性事務，就不要在上司忙得不可開交之時報告，要挑一個他不忙的時段。如果你遇到的是一件可能導致嚴重後果的突發事件，或者一項重要任務中的突發情況，就要立即告知上司。如果你的上司注重生活工作平衡，就不要在下班時間和他說無關緊要的日常工作。如果你的上司是個工作狂，那麼你晚上12點，打他的手機和他聊工作也沒關係。

時限是一個沒有彈性的概念，說好了什麼時候完成，就得按時完成。很多上司都要求下屬定期提交常規性的工作報告，例如在周五早上交《周報告》，在月底交《月報告》。馬大哈或者能力低下的員工，需要上司經常提醒。想成為職場達人的你，不要和那些人站一隊列，還要和表現平平的員工拉開距離。你應該在deadline之前的半天或者一天交作業。為了防止自己忘事，在電腦或者手機上設置提醒。如果你要休假或者外出參加封閉式培訓，就提前把該做的報告做好發給上司。

時效也是一個沒有彈性的概念，它講究的是及時。有些事放久了再報，就沒什麼意義了；有些事放久了再報，就會耽擱工作的進度和阻礙上司的決策，甚至造成嚴重後果。一個耳聰目明心思細密的員工，會留心同事的經歷，部門的辦事習慣和上司的處事風格，從而判斷報告的時效性。

二、辨輕重

把握不住事情的輕重，要麼不彙報，要麼全彙報，是基層員工常犯的毛病。

我在面試時問應聘基層工作的候選人：你負責的工作中，哪些對公司最有價值？很多人都回答不上來。因為他們從來就不認為自己的工作是重要的，也沒想過能創造什麼價值，所以他們終日在基礎工作崗位上庸庸碌碌，重複地干著簡單瑣碎的事。由於眼界的狹窄、思維的蔽塞，他們只能長此以往干基層工作，在原來的公司沒有晉陞的機會，在外面也找不到更高層次的工作。

要成為職場達人的你，就要藉助工作報告這個工具，來審視和評估自己的工作職責和重要性。即使上司沒讓你做報告，你也得花心思尋找有彙報價值的事或者點。不要再以為自己職位低而沒事可報，即使當清潔工也可以找到值得報告的地方。例如，清潔工對上司說：『我發現星期五晚上，有同事在辦公室開會開到很晚，撤的時候沒有帶走吃過的飯盒和飲料。每逢有人周五晚上開會，我都會在周六早上回來搞會議室的清潔，不然那些垃圾放到周一，就會惹不少蟲子而且味道也很難聞，那個會議室就沒法用了。』

除了搞清楚自己工作職責中的要點，還要分清楚哪些事務是重頭戲。例如，負責安排員工差旅後勤工作的文員，平時給同事訂酒店、訂機票、訂車是常規工作，上司不要求她做報告。但是，有一天，集團的老總過來視察，文員要為老總做後勤安排。儘管她乾的事照樣是訂車訂房，但基於工作的對象的變化，應該把這件事看成是一件獨立的任務，及時向上司報告進展情況。她可以把接待安排的各種細節列成一份清晰的表格，發給上司，讓上司可以轉發給老總的助理和相關隨行人員。同時，她把主要信息，如老總乘坐的航班時間、酒店地址、司機電話等用簡訊或者微信，發給上司，讓他在接待過程中可以隨時查看。

一個任務完成得好不好，不在於工作量大小，在於有沒有把事情干到點子上；一個人辦事能力的高低，也不在於工作量多寡，在於能不能為上司排憂解難。

三、懂方法

彙報工作的方式多做多樣，有口頭的，有書面的，有洋洋洒洒的工作總結，有簡明扼要的進度報告，有正兒八經的presentation，也有簡單方便的手機簡訊。用哪種方式，要看你上司的喜好，也要看你報告的事情的輕重緩急程度。

這裡我說說常規的工作報告吧。報告的目的，是讓上司了解你最近一段時間內幹了些什麼，幹得怎麼樣，其內容不需要上司的直接指示和審批。這種報告適合用書面形式。外企常見的書面報告，有提綱式和表格式兩種。工作崗位不同，工作性質不同，對報告格式的要求也不一樣。以銷售人員為例，大型外企通常要求銷售人員填寫一大堆紙質的或者電子的工作報表，銷售人員不需自己動腦筋設計格式，只要認真如實地填寫就行了。而一些規模比較小或者銷售管理系統不成熟的公司，布置給銷售人員的報表往往比較簡單籠統。如果你就職的公司處於這種情況，就應該自己動動腦筋，把工作報表做得更漂亮、更完善。你可以上網搜索同行企業的報表格式，然後根據你們公司的實際情況加以修改，形成一份自創的報表。在使用報表的過程中，你要認真收集上司的意見，了解哪些內容需要細化、哪些內容應該刪除，在不斷的改良中，你的報表會越來越貼近上司的管理思路和管理需求。銷售部門的頭兒要帶著隊伍向前沖，完成一個個看似不可能的銷售指標，他們通常沒有太多的時間關注細節的運作方式。這時，有你這麼一位既細心又有創意的下屬，可以把他的管理思路具體化、系統化，他當然求之不得了。至於你以後的發展空間嘛，那就不用我多說了。

四、重質量

一份好的報告在於有板有眼、有詳有略、有根有據。無論它的格式是公司要求的，還是你自創的，其內容的準確性都非常重要。

雖然工作報告不是文學作品，對修辭手法和文採風格沒什麼要求，但是它也挺考驗一個員工的商務寫作能力。所謂「商務寫作能力」，是語言表達能力和商務思維模式的有機結合。也就是說不但要寫得溜，還得寫得有sense。這個sense來自於你對業務的掌控力和判斷力。有的報告寫得長篇大論，但言而無物空洞虛浮；有的報告寫得短小精悍，但簡潔到位清晰有力。

對於一個商務寫作的入門者來說，把報告寫好的第一步是培養檢查修改的習慣。你可不要見笑，以為這是在教小學生寫作業。我就見過一些有六七年工作經驗的求職人士的簡歷里錯誤百出，有拼錯單詞的、有弄錯行距的、有把工作職責重複粘貼的、還有把整段英文工作描述貼在中文簡歷上的。從簡歷粗糙程度就可以看出他們縱使工作了很多年，還沒養成專業嚴謹的工作態度和做事習慣。一份洋相百出的簡歷，會被有規模的用人單位視之為垃圾。而當事人還懵然不知，一心以為自己有多年職場實踐經驗，可以輕鬆找到職位更高、收入更好的工作，萬萬想不到是自己親手炮製的極品簡歷竟是自己職業發展的絆腳石。

寫好工作報告的第二步是學會模仿。如果你要向上司報告一個新的工作流程，就得把公司現有的SOP（標準操作流程）或者同類型的文件拿出來學習。雖然，你寫的東西沒有SOP那麼複雜，但SOP可以在格式上，思路上和措辭上給你有用的參照。

寫好工作報告的第三步是突出重點。如果報告的主題是針對某個事務或者項目，報告的內容就只寫與其直接相關的事實和數據，與之無關的內容不要混雜其中。如果你做的是常規工作報告，就要寫與部門績效和自身工作職責直接相關的事，其他事忽略不提。

通過不斷地優化報告的質量，你不但可以練就過硬的商務寫作能力，還可以更好地領會上司的管理思路，與上司的工作理念越走越近，成為與他並肩作戰的左右手。