商務信函的格式和範文

商務信函屬於商務禮儀文書範疇，是指企業與企業之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關係、傳遞商務信息、聯繫商務事宜、溝通和洽商產銷；詢問和答覆問題、處理具體交易事項。其種類包括聯繫函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。文種特性〔一）語氣口語性每一封商務信函的往來都是不同的企業之間或者企業領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的一面。而不是人們想像的商務信函應該用一種特殊的「生意腔」，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。（二）內容直接性企業每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數據或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助於加快商務活動的進程。（三）態度真誠性商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什麼，都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這裡所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語，而是體現了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。（四）主旨單一性商務信函具有純粹的業務性，一般要求專文專事，內容集中單一，圍繞公務，突出主旨。（五）格式規範性商務信函結構類似於一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規範和習慣。（六）地位平等性商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關係。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。（七）要求時限性商務信函是在商務活動的每個環節中形成的，每封信函都是一定時限內的雙方意願的明確表達。因此，接收對方的信函後必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一）信頭信頭即信函的開頭，由發信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。1發信人名稱及地址發信人名稱及地址一般寫明發信人企業單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報挂號、專用電碼、電傳、傳真、網址等商務聯繫信息。2．標題作為商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式：(1)由事由加文種名稱「函」構成，如「關於要求承付印表機貨款的函」、「推銷函」、「訂購函」、「索賠函」等。(2）先寫「事由」二字，加冒號提示，然後直接標寫該信函的內容，如「事由：機動車索賠」。3函號函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿業務信函的信頭上註明編號，可保證信函便於管理和查閱。函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發文字型大小的格式，採用「x函〔xxxx〕x號」或（xxxx) 「函第x號」的形式；二是採用直接編號的形式，如「第x號」。4稱謂稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨佔行，頂格書寫，後面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：(1)泛指尊稱。「尊敬的」後加稱謂並加冒號，如「尊敬的先生」、「尊敬的女士」等。尊稱中可以使用職務，如「尊敬的辦公室主任」、「尊敬的財務部部長」、 「尊敬的銷售部經理」等。(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名後面加稱謂語。這類稱謂一般用於寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關係。稱謂可用泛稱中的「先生」、「女士」等，也可以使用職務，如「尊敬的辦公室石主任」、「尊敬的財務部張部長」、「尊敬的銷售部王經理」等。5．收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業單位名稱及詳細地址。（二）正文正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯繫的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據，行文禮貌。1問候語問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如「您好」,「近來生意可好，效益頗高」等。如果是初次聯繫，可使用「久仰大名，未親雅教」等詞語。如果是回函，可使用「惠書敬悉，不勝感激」等詞語表示感謝來函。2主體主體是商務信函正文的核心內容，是發信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：(l說明發函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發函的目的、根據、原因等內容；復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。(2)說明發函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯繫事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意願要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答覆函的正文主體包括答覆緣由、答覆內容兩部分；商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。如果正文主體內容簡單，邏輯上可採用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可採用分段式結構。3結尾語正文結束以後，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，並提出本函的有關要求，強調發函的日的。如請求函的結尾語是「拜託之事，承望協助解決為盼」，希望回函的結尾語是「不吝賜函，靜候佳音」等。結尾語視發信人與收信人的關係以及信函的內容而定，要求恰當得體。（三）信尾信尾部分包括四部分內容。1祝頌語所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：(1)請候語，在正文結束後空兩格書寫。常用的有「敬祝」、「順頌」、「恭祝」等。(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有「商棋」、「金安」、「生意興隆」等。2簽署簽署即發信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業的要求或發信人的意見而定。有的企業署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業要求發信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發信人親手所簽。3日期日期一般是發信具體時間。商務信函因為涉及商務業務往來，務必寫明發信日期。一般採用以下三種形式：(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發信日期，如xxxx年八月十八日。(2）阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫明發信日期，如2008 年8月18日。(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加「0"，如2008年08月18日。無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成「08年08月08日」。4附件附件是隨函附發的有關材料，如報價單、發票、確認書、單據等。如果需要標註附件的，在信函簽署的下方可以標註附件。如果附件是兩個以上的，要分別標註附件一、附件二等。
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