改善溝通力，職場全無敵！

「不善溝通」，是很多人亟欲改善、提升的能力要項之一。然而，自認拙於溝通者在自我檢視的過程中，容易反射性的推論，問題出在自己口才不佳，缺乏自信，容易緊張，個性內向，從而，便自我要求「要增加自信」、「練習多說話」、「走進人群」，甚至去上課演練溝通技巧；種種「解法」，雖多少有所裨益，卻是事倍功半，甚至徒勞無功。有些主管碰到這類同仁時，竟也僅反射性的指導：「你要多溝通」，令人啼笑皆非。回過頭來，每一個人都是別人溝通的對象，相信大家也都有過這樣的經驗：有一類人看似長於溝通，但聽起來卻只覺得其邏輯跳躍，說話天馬行空切不入重點，甚至語無倫次而不自知。更有一類人說起話來頭頭是道，卻讓人感覺從頭到尾在「自說自話」，甚至有強辭奪理的感覺。結果同樣是「有溝沒有通」。事實上，深入拆解「溝通」這個能力要項，可以發現，不善溝通的根源有二。其一，是對欲傳達的「事」，缺乏系統性、結構性的了解與掌握。因而，當欲傳達給別人時，說起來零零落落，邏輯不清，甚至自相矛盾。對方接收時非常吃力，自然溝通就不良。其二，把話說清楚只是溝通的基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。大家都知道要與孩童對話，一定要考量其年齡與心智程度，並用其可理解的用語表達，才能與之溝通；更何況不論是主管對部屬、部門對部門或者是跟客戶溝通，其立場經常互異，甚至是對立。若未能認知到「人」的不同，只一味想把「事」說清楚，結果不僅自己氣餒不已，對方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」來回應，完全達不到溝通的目的。因此，提升溝通能力的第一個要訣，在於對於欲表達的「事」，自我檢視是否的確有系統性、結構性的了解與掌握；若否，則預先思索、結構之。深一層思考，若在工作甚至生活中，即已養成良好的「系統習慣」與「結構習慣」，那麼即便口才並不突出，卻也能因論述有條有理邏輯分明，而讓對方輕鬆理解。掌握好「事」的要訣後，則應思考「人」的因素。如何從對方的背景、環境、思惟模式與所處立場，模擬對方對這件事可能的態度與反應，以及自己該如何述說對方才聽的入耳，進而逐步、順勢導引到能認同你的想法。事實上，多數事物的推動與執行，必然都牽涉到與不同人的溝通與協調，若能建立「多了解別人、站在對方角度想」的習慣，事事想到「人」的因素，無形中建立「了解人的習慣」，行事不也就能自然而然施展出此一要訣。由此可知，提升溝通力的根源並非在於口才或演說技巧，而在於能力根源的「系統習慣」與「結構習慣」（事的了解），以及「對人深入了解的習慣」（人的了解）。我們應更加註重在平日不斷的練習，養成「系統習慣」、「結構習慣」，以及「對人的了解」，就能夠改善溝通的能力。優秀主管必備溝通4招數，有效溝通一網打盡

一位偉大的領導者，勢必是優秀的溝通者，而不只是個巧言的空談家。為何組織中總存在許多溝通不良的問題？富比世（Forbes）專欄作家麥克?梅耶特（MikeMyatt）主張，我們長期以來被訓練將注意力放在自己身上，但溝通中更微妙的元素，其實在於聆聽者。他分享偉大領導者具備的幾項溝通特質，幫助我們達成更有效的溝通。1.專註於你留下的，而非獲得的優秀的溝通者，能從溝通中取得自己需要的訊息，同時讓對方覺得他從談話中獲得了更多。你必須真心關注對方在溝通中的需要和慾望，把焦點置於自己為溝通帶來的貢獻而非所得，如此，你將獲取更好的溝通結果。2.學會傾聽好的領導者懂得拿捏分寸，了解自己何時應發言、何時該停止。如果僅是想讓大家都聽到你的意見，無法達到有意義溝通成果，因為最好的溝通往往誕生於對話之中，並非來自你的獨白。知識不是透過你向大家說話取得，而是來自於專註傾聽。3.同時掌握表達形式與內容：這是對自我溝通掌握與控制的技能，確保自己的溝通在主題之內，讓受眾願意花時間聽你說話。優秀的溝通者能在溝通中成功傳遞「什麼」及「如何」，達到溝通的目標。4.與團體說話如同與個人說話好的溝通者能夠因時制宜調整溝通信息，無論是面對10人的會議，或處於1000人以上的演講廳，都能讓聆聽者感覺發話者在跟他們每個人單獨對話。人數不是重點，重點是你的溝通能成功建立信任與互動。避免使用4句話，改善你的職場溝通力

撰寫溝通類暢銷書的作者達琳?普萊斯（DarlenePrice）認為，語言是構成說服力和溝通的關鍵，無論是主管或工作者，在工作場域中都必須謹慎運用辭彙，一點措詞的變化都可能影響你的溝通成效與觀感。富比世（Forbes）專欄作家賈桂琳?史密斯（JacquelynSmith）整理她的意見，提出4句盡量避免在辦公場合使用的話語。1.「這並不公平。」他獲得老闆賞識，你沒有；他獲得加薪，你沒有。不公平的事情每天都在每個角落發生，請避免說出這句話透露了你的不滿，應該更積極面對問題，例如記下事實、強化自己、向周圍的人尋求協助，為組織帶來更實質的幫助。2.「這不在我負責的範圍內。」無論對方提出的要求有多不妥與不便，這個要求對他而言一定很重要，請先退一步，以對方的立場思考，關心他人的需要。即使是拒絕，也應使用更完備的措詞，如：「我很樂意幫忙，但現在我有甲、乙、丙3件工作，我應該先停下哪個來完成這件新任務？」3.「我們以前都……」請避免說這句話，這句話給他人墨守成規的感受。開放的領導者重視員工的創新思維與靈活彈性，因此，你應該懷抱更開明的態度面對新方法，除了給予肯定之外，也提供利弊得失供大家討論，顯示你並不是保守，而是謹慎周全。4.「你應該……」「你應該早點告訴我！」「你應該想得更周到！」請拿掉這些批判性較強的語句，避免指責、轉移責任或給別人愧疚感，應採取更有效的說詞，例如：「下一次請先告訴我」或「下次，我建議可以這樣做……」。常用5句慣用語，職場人際溝通順暢無礙

商場環境瞬息萬變，但是商場中的上下權力關係卻經常是難題，當上位者感到威脅或出現危機的時候，常見的做法是減少溝通、憑藉自己的才智判斷；在下位者則想獲得發話權，希望有公平的機會、完成一番作為。富比世（Forbes）專欄作家傑夫?史密特（JeffSchmitt）在網站中表示，所有問題都出自於溝通，在正確的時機說出正確的話語，才能建立起人際的橋樑，他提出以下幾句慣用語，若你能經常掛在嘴邊，職場溝通不再是難題。1.謝謝你（ThankYou）聽起來只是一般禮貌那樣普通，但你是否有忘記（或拒絕）向別人表達謝意的時候？不管是私底下或公開場合，一句真誠的「謝謝」能為你建立好名聲。比起命令，用謝意請別人幫忙，會讓他人的感受更好得多。2.我信任你的決定（ITrustYourJudgment）這句話就象是說：你得到我的認可了，我相信你，去做吧！任何人聽到這句話都會感覺有自信、精神振奮，甚至願意為說話的人赴湯蹈火。3.我不知道（IDon』tKnow）人不可能是全知者，但許多人難以承認自己無知。善用這句話，它的力量勝過事實與憂心，首先承認自己有所不知，再一起與他人尋找答案。4.請告訴我更多（TellMeMore）這句話表明向對方敞開心扉、表達你的好奇，他人必定會做出善意回應。也可以說：「你認為呢？」「你會怎麼做？」除了顯示你承認對方擁有專業知識，也更容易獲得他人真誠的建議。5.我能幫上你什麼忙（WhatElseCanIHelpYou）說這句話可能會被拒絕、嘲諷，因此需要勇氣，但請多多發出這種充滿人情味的邀請，建立人際的意義；當你感到脆弱時，也別吝於請人幫忙，互相往來的關係能夠建立起熟悉感與信任度。
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