18分鐘的演講術（1）－準備演講，先問時間有多久

當您獲邀要發表一場演講，或是要在會議上報告特定事項時，您會先思考哪些問題？題目？聽眾？還是時間？上述問題其實都重要，但「時間」對演講而言，卻有著相當獨特的地位，因為演講前的準備，必須要瞭解的問題很多，但多數都可以協調或彈性處理，唯有「時間」，是比較沒有商量餘地的，因為只要時間到，再好的演講都得結束，沒講完不行，聽眾想聽也不行，總而言之，準備演講，永遠都得先問：「需要講多久？」時間長短，對演講活動的形式及目的影響甚鉅。教育訓練通常比照學校上課，一次至少50分鐘，典禮演講如學校的週會或開學演講，甚至可能長達90分鐘以上，研討會則是一場演講至少40分鐘，有時還可能連續進行三場，聽眾要一口氣連續聽上兩小時。如果照幽默大師林語堂所言「演講要像女人的裙子一樣，愈短愈好」，前述的演講時間絕對不算短，也難怪除了少數演講技巧高超的演講者外，大多數的演講到最後，聽眾往往失去耐心，甚至分神瞌睡的人都所在多有。演講時間宜短不宜長一場演講之所以會將近一小時，除了成本考量外（如講師鐘點費、場地及設備費用等），其實還是因為演講活動的舉辦歷史長達2,000年以上，甚至可以追溯到希臘羅馬時期，在沒有影音媒體的時代，演講活動相較於平面媒體，吸引力是相當高的，因此舉辦時間宜長不宜短；但受到電視及網路影音的影響，現代人已經習慣聆聽短時間的訊息，加上生活步調快、壓力大，長時間的演講活動，其實與現代人的生活節奏已經不再合適。而就實用性而言，長時間的演講，不但考驗演講者的天賦及準備能力，容易帶給演講者挫折，也不適用於日常生活所需。如知名的全球管理諮詢機構麥肯錫（McKinsey）就曾經在一次重要的諮詢會議結束後，該項目負責人在電梯間遇見了因故未出席的客戶董事長，由於這位麥肯錫項目負責人無法在電梯從30樓降到1樓的100秒內，把會議結果說清楚，最終居然因此失去這個客戶，讓麥肯錫從此要求公司員工，凡事要有能力在最短的時間內，把結果說清楚，也衍生出在商界廣為流傳的電梯簡報、電梯演講或電梯行銷（Elevator Speech）。20×20的創新演講理念類似這種強調「短時間內就得把結果說清楚」的演講活動，目前也已成為許多組織的活動特色。如2003年在日本東京誕生的「Pecha Kucha Night」（因為活動時間通常在晚上），創辦人馬克?戴薩姆（Mark Dytham）用這個在日語中代表「談天說地」的名稱，來代表一種極速演講和播放幻燈片來表達想法的形式，每位演講者只有400秒，用20張投影片來展示自己的想法，等於每張投影片只有20秒的闡述時間，這項「20×20」的創新理念，已經成功地讓人們聚集在一起，並且分享彼此各種有趣的想法。不論是流行趨勢、藝術、設計、建築、已完成或者平時發想的作品、甚或是日常生活的丁香雜事，都會是Pecha Kucha Night演講者發表的內容。活動以輕鬆愉快的派對方式進行，聽眾可在演講者開場前、中場休息及結束後，與演講者或當天的新朋友相互分享自己的創作想法。而當天所有發表的作品，也會透過Pecha Kucha Night國際官網，傳遞給全球Pecha Kucha Night設計師網路，進而增進與國際接軌的交流機會，也促進了城市間的設計交流。截至目前為止，Pecha Kucha Night已經走向全世界，每個月至少有80場以上的Pecha Kucha Night在全球超過400個以上城市舉辦，包括紐約、倫敦、上海、阿姆斯特丹、雪梨、舊金山、柏林、開普敦、香港等城市，成為藝術人士集會和思想碰撞的重要活動。Pecha Kucha Night目前在臺北是由學學文創志業主辦，定期三個月舉辦一次，迄今已舉辦過16場，詳情可參考http://www.xuexue.tw/events/pkn/index.html。全球最有影響力的演講網站但講到短時間演講，就不能不提以「18分鐘」為限的TED Talks（http://www.ted.com/talks?lang=zh-tw），這項以「Idea Worth Spreading（傳播思想，分享生活）」為宗旨的演講網站，其實是源自於在1984年誕生的TED（Technology, Entertainment, Design，科技、娛樂、設計的縮寫）大會（TED Conference），許多重大的「創新」都在此首次發表，像是蘋果電腦的麥金塔（Macintosh）電腦以及Sony的CD光碟片，TED大會的重要性可見一斑。而自從克裡斯?安德森（Chris Anderson）在2002年起接管TED後，創立了種子基金會（The Sapling Foundation），更將演講主題擴大，並邀請眾多科學、設計、文學、音樂等領域的傑出人物，分享他們關於技術、社會、人的思考和探索。每年都會有上萬人申請參加TED Talks，只有1000個「有好奇心、創造力，思維開放，有改造世界的熱情」的人能獲得邀請，而且還是要付出6,000美元，才能聆聽三到四天的TED Talks數十場的精采演講。從2006年起，TED Talks開始將演講影片上傳到網站，並在2009年推出開放翻譯計畫（TED Open Translation Project），讓全球志工將英文字幕翻譯成各國語言，其中也有400個以上的演講配上中文字幕。截至目前為止，TED Talks網站已經有超過935個演講影片，累積瀏覽人次已經超過3億人次，這還不包含在YouTube、iTunes瀏覽或下載的次數，堪稱是全球影響力最大的演講網站。凡是能獲邀到TED Talks現場作演講的人，多半都有非同尋常的經歷或是顯赫的成就，也都獲得聽眾巨大的迴響，如由Ken Robinson爵士主講的「學校扼殺了創意嗎？」的瀏覽人次，從2006年6月開始播放至今已超過790萬次，其他演講者還包括人類基因組研究領域的領軍人物Craig Venter，「一百美元電腦」計畫的創建人Nicholas Negroponte、孤身滑雪到北極的第一人Ben Saunders等，也難怪在TED Talks還可以看到前美國副總統Al Gore或微軟創辦人Bill Gates等人的演講了。TED在2009年開放品牌授權（open licensing），讓全世界有心、有能力的人用TED的模式並依其品牌準則，來經營一個TED大會。這個由會員自行策劃、TED官方認可的會議叫做TEDx，以城市為名，用在地的故事，TEDx目前已遍及全球30多個城市，包括臺北、上海、東京、紐約、舊金山、巴黎等。TEDx Taipei目前是由The Big Question Ltd（四和願創意顧問有限公司）所策劃，詳情可參考http://tedxtaipei.com/。18分鐘的悸動但不管演講者的來頭有多大，TED Talks都會要求每位演講者的演講長度，絕對不可超過18分鐘，要在18分鐘時間裡，讓這些有著非比尋常經歷的演講者，將自己思考了一輩子的問題說清楚，還要說得有趣，讓聽者不僅得到心智上的啟發，還要引發情感上的刺激，絕對不是一件簡單的事。但安德森相信，一個好演講的關鍵，不在於演講技巧等技術性東西，而是回到原點：「一個言之有物，啟發人的觀點」。因此，TED Talks不需要很長的時間來鋪陳演講內容，安德森認為，18分鐘（甚至更短）已經足以說明一個重要的觀點，更重要的是，聽眾的注意力也能一直保持在最佳狀態。事實上，18分鐘也很符合數位時代的觀賞習慣，如Youtube影片的長度就限制在10分鐘，而且根據Youtube自行統計，網路影片的長度只要超過三分鐘，被用戶跳過的機率超過80%，而TED Talks設定在18分鐘，是希望讓人們可以利用休息喝一杯咖啡的時間，就足以觀賞完一段TED Talks影片，這種利用篇幅限制來闡釋觀點的行為，在網路上比比皆是，如Twitter留言限制在140字，Facebook塗鴉牆的設計，也不鼓勵長篇大論，都是類似的設計。但想要在18分鐘內闡釋觀點，其實比用45分鐘，甚至兩小時的時間還更難，演講者必須反覆思考：最想闡釋的觀點是什麼，或展示什麼項目？他們希望和聽眾的互動聚焦在哪個關鍵點？精簡的過程，其實也是最難的過程。目前整個TED工作團隊，有超過70位人員的工作內容，落在兩個主要領域：一個是發掘講者，另一個就是訓練演講者，做出這輩子最動人的一次演說。TED團隊會先用6個月的時間與演講者溝通，傳授18分鐘演講的注意事項，包括聲音語言和身體語言，如果用到投影片或其他道具，雙方更會來回溝通修正，加上舞臺、燈光、音樂、布景等所有影響參與者感官的細節，也都會由百人團隊設計思量過。但最重要的，還是如何協助演講者展現出熱情，分享出來的故事才會有生命，才能更精準地命中觀念核心，聽眾也才會因此被感動。安德森強調，18分鐘不可能講完所有的故事，所以只需要挑一個值得講的，「寧可深，不要廣」就是TED Talks的核心精神，也是近代演講活動最重要的理念。在美國，「TED式風格」已經成為演講專有名詞，許多演講專家也都紛紛發表「如何準備一場TED形式演講」，未來藉由「游於藝電子報」，筆者希望能結合演講理論及TED Talks的實例探討，提供讀者更多有關「18分鐘演講術」的認識，希望能幫助每一個人未來有機會上臺演講時，能做出最好的準備，呈現最好的表現。（作者為世新大學口語傳播系講師，本中心100年度「高階人員研究班」講座）
推薦閱讀：