訪問外國人辦公室（禮儀漫談（71））

馬保奉《 人民日報海外版 》（ 2011年11月12日 第03 版）我國各機關、單位的辦公室，對外國人來說是禁區，我們不會把外國客人帶到辦公室，更不會在辦公室會見外國客人。我外交部對來訪的外國人，有專供其入出的大門，有專門供接待外國人的會客室。而在外國，特別是西方，人們卻習慣在自己辦公室里接待來訪者。作為客人，在外國人，特別是西方人辦公室做客，我們有不少應注意的事項和忌諱。預約不論是禮節性會見，還是實際性談判、提抗議，凡是到外國人辦公室，必須預先約定，除非緊急交涉，會見的時間最好是在上午10:00或下午3:00開始。預約時，儘可能把約見的目的簡單告訴對方，但是有時在提抗議、辦交涉時，可能事先並不向對方透露。一經約定，應按照約定時間準時到達。進、出大門外國外交部等一些國家機關，保安措施嚴密，沒預約的客人是進不去的。客人到達時，由門口的傳達人員或警衛通知被訪問者辦公室。訪問結束，客人、主人握別，主人只送到辦公室門口，然後由工作人員送出大門。落座外國部級領導人的辦公室寬敞、講究，主人常常是坐在其辦公桌後面的坐椅上與客人交談。客人的座位一般是主人辦公桌前右邊的椅子。翻譯的座位，一般是客人右邊或客人對面椅子。如坐沙發，客人也是在主人右邊，翻譯一般是在主人、客人身後。落座後，客人不要東張西望，特別是主人辦公桌後面，是主人的私密之處，不可隨意進入。主人辦公桌抽屜、桌上的文件、主人正在使用的電腦等，不可窺視；主人坐椅後或左右的文件櫃、書架上的資料、圖書等，未經主人同意，不得擅自靠近、翻動。交談落座後，主人可能一面寒暄，一面親自為客人準備一杯咖啡或其他飲料，然後才開始交談。如果是客人主動來見，客人就應該在表示感謝主人招待之後，立即進入正題。如果是應主人約請來見，就應等候主人先講。禮節性會見，如到、離任拜會，一般不會有較多的實質內容，會見時間不可太長，以20-30分鐘為宜。實質性談判，如表態、交涉性的交談，雙方都會按照事先經各自上級批准的口徑進行，為了準確無誤表達自己的意思，有時會把表態口徑以備忘錄形式留給對方。即使是向對方提抗議，也應注意外交禮貌，不拍桌子、不高聲叫嚷，告別時不要忘記握手。注意事項注意傾聽對方講話。當對方講話繁瑣、冗長、乏味時，不可表現出不耐煩，精力不集中，不可有玩弄鑰匙串、看手錶等不禮貌行動。當對方說到本方不喜歡、不同意的內容，不可隨意打斷對方的話題，待對方停頓時，才可表示自己的意見。辦公室接待客人，強調的是辦公事。在辦公室交談，一般情況下不涉及個人私事，例如不必問候對方的夫人、家庭。交談時間不宜過長，交談內容不可漫無邊際，不可像在招待會、酒會上那樣朋友般聊天、侃大山，從天南扯到地北，從國際說到國內。談話主題要明確，用語要精練。西方人忌諱在辦公室接受客人贈送的禮品。去他們的辦公室，不要帶任何禮物，你認為送禮是友誼的表示，人家卻會認為你是行賄，侮辱人格。（作者為外交部禮賓司原參贊）
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