這個Excel教程，不只是數據透視和VLOOKUP

06-11

熟練使用excel是合格職場人的必備技能，excel各種技巧有獨有的使用技巧，對之前的excel公式等的使用場景、excel的使用技巧和常見excel問題優化處理的辦法的文章做了匯總。

一、excel常用公式的使用場景

如何從繁多的excel公式想起自己所需要的那一個？這其實就和我們去買東西看見付款碼就想起打開微信和支付寶一樣，場景使然，其實真的不用去死記硬背，加上幫助文檔的搜索功能，利用場景記憶關鍵詞搜索，完全可以靈活掌握幾乎所有常用公式了。

1、建立幫助文檔的思維

大家可能都知道這個規律吧：「凡是工具類的軟體必定有幫助文檔」。幫助文檔通常包括軟體中全部功能的定義，用法，使用實例，甚至於教學視頻。

最好的學習地方自然是幫助文檔了，如果說看完幫助文檔里的介紹，你依然不會使用，那就是你缺乏這個功能的使用場景，你不知道它能用來幫你解決什麼問題，簡言之：學而無用。

「使用場景」這個詞多用於互聯網產品，例如現在出門打車，你就會想到「滴滴出行」，你想團購唱歌吃飯，你就會想到「美團點評」。也就是說，使用場景說的是一個關於「什麼人在什麼情況下要解決什麼」的問題。

在實體工具面前，使用場景這個詞，我斗膽也使用一次。例如你在等人的時候想要抽煙，這時候打火機就解決你想要抽煙的需求，一個產品，一個功能都會有屬於它的使用場景，但是這個使用場景不一定專屬於它，抽煙也可以借夥伴的煙點燃，還可以使用火柴點燃，這就是為什麼你在不使用Excel函數的情況下也能達到你的目的。

2、常用函數的使用場景

①COUNT IF函數的使用場景

日常工作中，數據是不斷更新的，我們做分類統計個數的時候，往往一個統計周期後就需要分析效果，拿公眾號來舉例：我想要知道我的用戶在每個城市的分布，並定期分析每一個地區的用戶數量的變化。

每當新增一個用戶，我都會記下他的ID，並認為他的微信號所在地區即他的所在城市，並且會簡單記錄這個用戶其他的一些屬性，會定期更新。

我記錄完用戶列表，我還是想看每一個城市的用戶數量，不使用公式的時候，我會採用篩選的方法，逐一篩選出每一個城市的用戶數量，隨著用戶覆蓋城市的增加，我的工作量總會有一天是我所完成不了的。如果使用公式COUNT IF，我不需要在用戶記錄時進行城市分類，更不需要在想看某些城市的用戶數量時去篩選，我只需要打開sheet2（用公式的表），就能知道結果。COUNT IF函數的用法邏輯是：選擇你想要統計的區域，選擇你想要知道哪一個值的數量，回車即可。

示例圖

一句話總結CUONGT IF函數的使用場景就是：「你在想要知道一堆數據中，某些數據出現的次數時就想到使用COUNT IF函數」

②VLOOKUP函數的使用場景

Vlookup是一個返回引用值的函數，通俗的說是指定一個值在一個區域里查找到這個值並返回與這個值相關的某些值。工作中如果涉及到兩個數據表的對比，或者想找到具有某個特徵的值都可以用到Vlookup函數。

舉個栗子，如下圖，更新完數據之後與之前的數據發現有誤差，但是又不確定具體是那些數據遺漏了或者數據錯誤。並且兩個數據表的數據排序並不相同，不能直接用if函數做對比，如果不用vlookup公式，解決辦法就是一條一條的查找到，然後去核對，截至目前，我遇到的最大數據體量是5千行（9列），總體量是4.5萬字，這樣的核對工作無疑是巨大的工作量，還很容易出錯，面對大體量的數據核對工作，我們必須學會尋找簡便的方法達到目的。

示例圖（數據表）

Vlookup（查找值，查找區域，返回值，查找類型），用法中要注意的是查找值必須位於查找區域的第一列，返回值用數字表示返回的值位於查找區域的第幾列，查找類型一定用精確查找「FLASE」，用模糊查找，你估計會被老闆打死的。VLOOKUP出來的值的順序是與源表是一樣的，再使用if函數找出不一樣的值即可。

示例圖（紅色字體F出為錯誤「FALSE」）

一句話總結Vlookup的使用場景就是：「你所要對比的兩個數據表數據量不同，數據值可能不同，你需要做兩個數據表的對比時就想到使用Vlookup函數」。

③SUM IF函數的使用場景

SUM函數我們都知道是求和，那它和IF函數相結合也是很常用的函數哦，它的使用場景通常是「我想知道這些數據中，具有某個特徵的數據的總數」。

簡單的SUM IF函數，我就直接舉栗子：如下圖，我想知道既有留言又有讚賞的用戶有多少個。我想你首先想到的方法是採用篩選，然後再求和，操作一下就會知道篩選是無法同時兩個維度進行的，這個方法不可行，當然可以篩選完留言維度以後，再把數據複製到另一個表，再次篩選讚賞維度，緊接著求和，也是可以達到目的的。

示例圖（先篩選再SUMIF）

使用SUMIF函數可以避免再次複製粘貼數據表，直接在一個表內呈現想要的結果。先對數據進行篩選，留言次數除了為0的都留下，然後再對讚賞維度進行SUMIF（計數區域，計數條件），就求出了既有留言，又有留言的用戶總數。即這些用戶是最活躍的用戶總和。

一句話總結SUMIF的使用場景就是：「需要知道某個條件下的數據的總數時就想到使用SUMIF函數」。

④IF（COUNTIF）>2的使用場景

我們先理解一下這個函數的意思：「如果某個值的數量超過兩個」，>2即是重複值，那這個函數的功能就是找出數據表中的重複值。可能你會想到Excel數據功能里有「刪除重複項」的功能，注意它是直接刪除，不保留數據的哦。往往在工作中罵我們是不能刪除數據的，只能是隱藏數據，所以我們需要找到重複值，然後隱藏，這樣來達到「去重」的目的。

舉栗子來說，如圖，我想看看哪個城市我統計重複了，但是我並不想刪除重複值。如果不採用這個公式，做法通常是先進行排序，然後逐一進行隱藏。