Excel函數實用教程

Excel是集表格、計算和資料庫為一身的優秀軟體，其數據處理的核心是函數和資料庫。本文介紹Excel函數的新增功能、常用函數和資料庫的使用方法，以及Excel的網路集成特性。

一、Excel2000函數新增功能1．公式錯誤檢查

公式是Excel處理數據的主要工具，由於它的運算符和參數比較複雜，用戶構造公式時極易發生錯誤。為了加快錯誤的排除速度，Excel提供了公式錯誤檢查功能。當單元格中的公式出現錯誤時，其左側會出現智能標記按鈕。單擊該按鈕可以打開一個智能標記菜單，其上端顯示出錯誤的名稱（如「無效名稱錯誤」），能幫助用戶迅速發現錯誤原因。

2．函數工具提示

用戶直接輸入公式的函數名和參數時，不能看到函數格式和參數的提示，這是公式發生錯誤的一個重要原因。為此，Excel增加了函數工具提示功能。以公式「=SUMIF（A1:A8）」為例，當你輸入「=SUMIF（）」後，公式下方會顯示黃色的函數工具提示條，提供了有關函數和參數的語法信息。你只要單擊其中的函數或參數名稱，就可以打開幫助獲得更多信息。

3．用自然語言搜索函數

Excel擁有數百個函數，尋找適用的函數是初級用戶面臨的難題。為此，Excel XP在「插入函數」對話框中增加了「搜索函數」功能。假如你要完成數據排序任務，可以單擊工具欄中的「插入函數」按鈕打開對話框，在其中的「搜索函數」框內輸入「排序」，然後單擊「轉到」按鈕，對話框下面的「選擇函數」框中顯示「RANK」等排序函數。

4．監視窗口

如果一個工作表的不同單元格或者多個工作表設置了公式，要想查看其內容和計算結果，必須在不同單元格或工作表中轉換。為此，Excel增加了一個名為監視窗口的工具。其使用方法是：選中含有公式的待監視單元格，再用滑鼠右鍵單擊工具欄選擇「監視窗口」。然後單擊「監視窗口」中的「添加監視」按鈕，被監視的公式及其計算結果就會顯示在監視窗口中。

5．公式審核

Excel新增了一個「公式審核」工具欄，它提供了幾個新的數據審查工具，例如「錯誤檢查」、「追蹤引用單元格」和「公式求值」。「錯誤檢查」與語法檢查程序類似，它用特定的規則檢查公式中存在的問題，可以查找並發現常見錯誤，你可以在「選項」對話框的「錯誤檢查」選項卡中啟用或關閉這些規則。「追蹤引用單元格」可以用藍色箭頭等標出公式引用的所有單元格，追蹤結束後可以使用「移去單元格追蹤箭頭」按鈕將標記去掉。「公式求值」可以打開一個對話框，用逐步執行方式查看公式計算順序和結果，能夠清楚了解複雜公式的計算過程。

二、Excel函數快速上手1．求和函數SUM

語法：SUM（number1，number2，．．．）。

參數：number1、number2．．．為1到30個數值（包括邏輯值和文本表達式）、區域或引用，各參數之間必須用逗號加以分隔。

注意：參數中的數字、邏輯值及數字的文本表達式可以參與計算，其中邏輯值被轉換為1，文本則被轉換為數字。如果參數為數組或引用，只有其中的數字參與計算，數組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯誤值則被忽略。

應用實例一：跨表求和

使用SUM函數在同一工作表中求和比較簡單，如果需要對不同工作表的多個區域進行求和，可以採用以下方法：選中Excel XP「插入函數」對話框中的函數，「確定」後打開「函數參數」對話框。切換至第一個工作表，滑鼠單擊「number1」框後選中需要求和的區域。如果同一工作表中的其他區域需要參與計算，可以單擊「number2」框，再次選中工作表中要計算的其他區域。上述操作完成後切換至第二個工作表，重複上述操作即可完成輸入。「確定」後公式所在單元 格將顯示計算結果。

應用實例二：SUM函數中的加減混合運算

財務統計需要進行加減混合運算，例如扣除現金流量表中的若干支出項目。按照規定，工作表中的這些項目沒有輸入負號。這時可以構造「=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）」這樣的公式。其中B2:B6，C2:C9引用是收入，而D2、E2為支出。由於Excel不允許在單元格引用前面加負號，所以應在表示支出的單元格前加負號，這樣即可計算出正確結果。即使支出數據所在的單元格連續，也必須用逗號將它們逐個隔開，寫成「=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）」這樣的形式。

應用實例三：及格人數統計

假如B1:B50區域存放學生性別，C1:C50單元格存放某班學生的考試成績，要想統計考試成績及格的女生人數。可以使用公式「=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））」，由於它是一個數組公式，輸入結束後必須按住Ctrl+Shift鍵回車。公式兩邊會自動添加上大括弧，在編輯欄顯示為「{=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））}」，這是使用數組公式必不可少的步驟。

2.平均值函數AVERAGE

語法：AVERAGE（number1，number2，．．．）。

參數：number1、number2．．．是需要計算平均值的1～30個參數。

注意：參數可以是數字、包含數字的名稱、數組或引用。數組或單元格引用中的文字、邏輯值或空白單元格將被忽略，但單元格中的零則參與計算。如果需要將參數中的零排除在外，則要使用特殊設計的公式，下面的介紹。

應用實例一：跨表計算平均值

標籤名為「一班」、「二班」和「三班」的工作表存放各班學生的成績，則它們的總平均分計算公式為「=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）」。式中的引用輸入方法與SUM跨表求和時相同。

應用實例二：忽略零的平均值計算公式

假設A1:A200隨機存放包括零在內的48個數值，在AVERAGE參數中去掉零引用很麻煩，這種情況可以使用公式「=AVERAGE（IF（A1:A200<>0， A1:A200，″″）」。公式輸入結束後按住Ctrl+Shift回車，即可對A1:A200中的數值（不包括零）計算平均值。

3．邏輯函數IF

語法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。

參數：logical_test是結果為true（真）或false（假）的數值或表達式；value_if_true是logical_test為true時函數的返回值，如果logical_test為ture並且省略了value_if_true，則返回true。而且value_if_true可以是一個表達式；value_if_false是logical_test為false時函數的返回值。如果logical_test為false並且省略value_if_false，則返回false。Value_if_false也可以是一個表達式。

應用實例一：個人收入調節稅計算

假設個人收入調節稅的稽徵辦法是：工資在1000元以下的免徵調節稅，工資1000元以上至1500元的超過部分按5%的稅率徵收，1500元以上至2000元的超過部分按8%的稅率徵收，高於2000元的超過部分按30%的稅率徵收。

假如工作表的B列存放職工姓名，C列存放工資，選中D列的空白單元格輸入公式「=IF（C2<=1000，″″，IF（（C2-1000）<=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E2<=1500，（C2-1500）*0.08，IF（C2>2000，（C2-2000）*0.3））））」，回車後即可計算出C2工資應繳納的收入調節稅。

公式中的IF語句是逐次計算的，如果第一個邏輯判斷C2<=1000成立，則公式所在單元格被填入空格；如果第一個邏輯判斷式不成立，則計算第二個IF語句；直至計算結束。如果稅率徵收標準發生了變化，只須改變邏輯和計算式中的值，如1000、1500和2000等即可。

應用實例二：消除無意義的零

用SUM函數計算工資總額等問題時，若引用的全部參數均為空白單元格，公式仍然會計算出一個「0」。這樣列印出來的報表不僅很不美觀。為此可將計算公式設計為「=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）<>0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）」，即是當SUM（A1:B1，D2:E8）計算結果不等於零時，公式所在單元格顯示SUM（A1:B1，D2:E8）的計算結果，否則顯示一個空格。

上面這個問題在財務計算中依然存在，如公式「=A1-A6-A9」有可能為零或顯示負數。為了避免列印零或負數，可以設計公式「=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9<0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））」。當A2-A6-A9=0時在單元格中填寫零，否則進行下一個邏輯判斷。如果A2-A6-A9<0則在結果前添加一個「￥」符號， 否則進行正常運算直至結束。

應用實例三：多條件求和

假設C1:C460區域內存放著職工的職稱，D1:D460區域存放著職工的性別。如果要統計具有高級職稱的男性職工總數，可以使用公式「=SUM（IF（C1:C460=″高級″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））」。這是一個數組公式，輸入結束後按住Ctrl+Shift回車即可計算出結果。

4．快捷方式或鏈接創建函數HYPERLINK

語法：HYPERLINK（link_location，friendly_name）。

參數：link_location是文件的路徑和文件名，它可以指向文檔中的某個具體位置。如Excel工作表中的特定單元格或區域，或某個Word文檔中的書籤，也可以指向硬碟中的文件或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name為單元格中顯示的鏈接文字或數字，它用藍色顯示並帶有下劃線。如果省略了friendly_name，單元格就將link_location顯示為鏈接。

應用實例：管理文檔或網站地址

如果你擁有大量文檔或收集了許多網站地址，管理起來一定有困難。如果能夠將其中的文檔名、URL等與文檔等對象鏈接起來，不僅管理方便，還可以直接打開文檔或訪問站點。具體操作方法是：首先根據文檔類型建立管理工作表，其中的文件名或網站名必須使用以下方法輸入：選中一個空白單元格，單擊Excel XP工具欄中的「粘貼函數」按鈕，打開「粘貼函數」對話框，在「函數分類」框下選中「查找與引用」，然後在「函數名」框內找到HYPERLINK函數。單擊對話框中的「確定」按鈕，彈出「HYPERLINK」函數嚮導。在「link_location」框中輸入文件的完整路徑和名稱（包括擴展名），如「C:＼my documents＼IT網站集錦.doc」，然後在「friendly_name」框中輸入文件名（如「IT網站集錦」）。確認輸入無誤單擊「確定」按鈕，所選單元格即出現帶下劃線的紫色文件名「IT網站集錦」。

此後你就可以從工作表中打開文檔，方法是：打開工作表，在其中找到需要打開的文件。箭頭游標指向文件名會變成手形，若停留片刻則會顯示該文件的完整路徑和名稱，單擊則會調用關聯程序將文件打開。

如果你收集了許多網站的URL，還可以用此法建立一個大型「收藏夾」。既可以用Excel的強大功能進行管理，又可以從工作表中直接訪問Web站點。

5．計數函數COUNT

語法：COUNT（value1，value2，．．．）。

參數：value1，value2．．．是包含或引用各類數據的1～30個參數。

注意：COUNT函數計數時數字、日期或文本表示的數字會參與計數，錯誤值或其他無法轉換成數字的文字被忽略。如果參數是一個數組或引用，那麼只有數組或引用中的數字參與計數；其中的空白單元格、邏輯值、文字或錯誤值均被忽略。

應用實例：及格率統計

假如C1:G42存放著42名學生的考試成績，在一個空白單元格內輸入公式「=COUNTIF（C1:C42，″>=60″）/COUNTA（C1:C42）」回車，即可計算出該列成績的及格率（即分數為60及以上的人數佔總人數的百分比）。

6．最大值函數MAX、最小值函數MIN

語法：MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。

參數：number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30個數值、數組或引用。

注意：函數中的參數可以是數字、空白單元格、邏輯值或數字的文本形式，如果參數是不能轉換為數字的內容將導致錯誤。如果參數為數組或引用，則只有數組或引用中的數字參與計算，空白單元格、邏輯值或文本則被忽略。

應用實例：查詢最高分（最低分）

假如C1：G42存放著42名學生的考試成績，則選中一個空白單元格，在編輯欄輸入公式「=MAX（C1:C42）」，回車後即可計算出其中的最高分是多少。

如果將上述公式中的函數名改為MIN，其他不變，就可以計算出C1：G42區域中的最低分。

7．條件求和函數SUMIF

語法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。

參數：range是用於條件判斷的單元格區域，criteria是由數字、邏輯表達式等組成的判定條件，sum_range為需要求和的單元格、區域或引用。

應用實例：及格平均分統計

假如A1:A36單元格存放某班學生的考試成績，若要計算及格學生的平均分，可以使用公式「=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，″>=60″）。公式中的「=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）」計算及格學生的總分，式中的「A1:A36」為提供邏輯判斷依據的單元格引用，「>=60」為判斷條件，不符合條件的數據不參與求和，A1:A36則是邏輯判斷和求和的對象。公式中的COUNTIF（A1:A36，″>=60″）用來統計及格學生的人數。

8．貸款償還計算函數PMT

語法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）.

參數：如今貸款買房子或車子的人越來越多，計算某一貸款的月償還金額是考慮貸款的重要依據，Excel XP提供的PMT函數是完成這一任務的好工具。語法中的rate是貸款利率；nper為貸款償還期限；pv是貸款本金；fv為最後一次付款後剩餘的貸款金額，如果省略fv，則認為它的值為零；type為0或1，用來指定付款時間是在月初還是月末。如果省略type，則假設其值為零。

應用實例：購房還款金額

假如你為購房貸款十萬元，如果年利率為7%，每月末還款。採用十年還清方式時，月還款額計算公式為「=PMT（7%/12，120，-100000）」。其結果為￥-1，161.08，就是你每月須償還貸款1161.08元。

9．樣本的標準偏差函數STDEV

語法：STDEV（number1，number2，．．．）。

參數：number1，number2，．．．為對應於總體樣本的1到30個參數，它們可以是數值、引用或數組。

注意：STDEV函數的參數是總體中的樣本，並忽略參數中的邏輯值（true或false）和文本。如果需要用全部數據計算標準偏差，則應使用STDEVP函數。如果參數中的邏輯值和文本不能忽略，請使用STDEVA函數。

應用實例一：成績離散度估計

假設某班共有36名學生參加考試，隨機抽取的五個分數為A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。如果要估算本次考試成績相對平均分的離散程度，即學生的考試成績偏離平均分的多少，可以使用公式「=STDEV（A1:A5）」。其計算結果為33.00757489，標準偏差的數值越大成績越分散。

應用實例二：質量波動估計

質量控制等場合也能用到STDEV函數，如從一批鋼絲繩中隨機抽出若干進行試驗，分別測出它們的抗拉強度。根據STDEV函數的計算結果即可判斷鋼絲繩的抗拉強度是否分散，如果計算的標準偏差比較小，說明抗拉強度的一致性好，質量比較穩定。反之說明鋼絲繩的質量波動較大，抗拉強度不夠一致。

10．排序函數RANK

語法：RANK（number，ref，order）。

參數：number是需要計算其排位的一個數字；ref是包含一組數字的數組或引用（其中的非數值型參數將被忽略）；order是用來說明排序方式的數字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式）。

應用實例：產值排序

假如圖1中的E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值。

(^60090106a^1)

計算各車間產值排名的方法是：在F2單元格內輸入公式「=RANK（E2，$E$2:$E$4）」，敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式複製到剪貼板，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計算出其餘兩個車間的產值排名3和1。如果B1單元格中輸入的公式為「=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）」，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。

需要注意的是：相同數值用RANK函數計算得到的序數（名次）相同，但會導致後續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1（降序時）。即176.7出現兩次時，鑄造和維修車間的產值排名均為3，後續金工車間的排名就是1（沒有2）。

11．四捨五入函數

語法：ROUND（number，num_digits）。

參數：number是需要四捨五入的數字；num_digits為指定的位數，number將按此位數進行四捨五入。

注意：如果num_digits大於0，則四捨五入到指定的小數位；如果 num_digits 等於 0，則四捨五入到最接近的整數；如果 num_digits 小於 0，則在小數點左側按指定位數四捨五入。

應用實例：消除計算誤差

假設Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12，需要將D2與E2之和乘以0.1，將計算結果四捨五入取整數，再將這個結果乘以1.36（取兩位小數）得到最終結果。

一般用戶的做法是選中某個單元格（如F2），使用「單元格」命令將它的小數位數設為零，然後在其中輸入公式「F2=（D1+E1）*0.1」。再將G2單元格的小數位數設成兩位，最後把F2*1.36的結果存入其中就可以了。從表面上看，上述方法沒有什麼問題。因為（D1+E1）*0.1在F2單元格顯示48（注意：是顯示48），如果F2單元格的小數位數為零，（D1+E1）*0.1經四捨五入後的結果就是48。接下去卻出了問題，因為F2*1.36的計算結果是65.90，根本不是48*1.36的正確結果65.28，其中65.90是（D2+E2）*0.1未經四捨五入直接乘以1.36的結果。

以上計算結果說明：「單元格格式」、「數字」選項卡設置的「小數位數」，只能將單元格數值的顯示結果進行四捨五入，並不能對所存放的數值進行四捨五入。換句話說，單元格數值的顯示結果與實際存放結果並不完全一致，如果不注意這個問題，計算工資等敏感數據就會出現錯誤。例如在上例中，F2單元格內的數值雖然顯示為48，但實際存放的卻是48.45，自然得出了48.45*1.36=65.90的結果（按計算要求應為65.28）。

要解決這個問題並不難，你只須在G2單元格內輸入公式「=（ROUND（（D2+E2）*0.1，0））*1.36」，就可以按要求計算出正確結果65.28。式中的ROUND函數按指定位數對「（D2+E2）*0.1」進行四捨五入，函數中的參數0將「（D2+E2）*0.1」四捨五入到最接近的整數。

12．條件計數函數COUNTIF

語法：COUNTIF（range，criteria）。

參數：range為需要統計的符合條件的單元格區域；criteria為參與計算的單元格條件，其形式可以為數字、表達式或文本（如36、″>160″和″男″等）。條件中的數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。

應用實例：男女職工人數統計

假設 A1:A58區域內存放著員工的性別，則公式「=COUNTIF（A1:A58，″女″）」統計其中的女職工數量，「=COUNTIF（A1:A58，″男″）」統計其中的男職工數量。

COUNTIF函數還可以統計優秀或及格成績的數量，假如C1：G42存放著42名學生的考試成績，則公式「=COUNTIF（C2：G2，″>=85″）」可以計算出其中高於等於85分的成績數目。如將公式改為「=COUNTIF（C2：G2，″>=60″）」，則可以計算出及格分數的個數。

13．百分排位預測函數PERCENTILE

語法：PERCENTILE（array，k）。

參數：array為定義相對位置的數值數組或數值區域，k為數組中需要得到其百分排位的值。

注意：如果array所在單元格為空白或數據個數超過8191，則返回#NUM！錯誤。如果k<0或k>1，則返回#NUM！錯誤。如果k不是1/（n-1）的倍數，該函數使用插值法確定其百分排位。

應用實例：利潤排行預測

假設C1:C60區域存放著幾十個公司的利潤總額。如果你想知道某公司的利潤達到多少，才能進入排名前10%的行列，可以使用公式「=PERCENTILE（C1:C60，0.9）」。如果計算結果為9867萬元，說明利潤排名要想進入前10%，則該公司的利潤至少應當達到9867萬元。

14．數值探測函數ISNUMBER

語法：ISNUMBER（value）。

參數：如果value為數值時函數返回ture（真），否則返回false（假）。

應用實例一：無錯誤除法公式

如果工作表為C1設計了公式「=A1/B1」，一旦B1單元格沒有輸入除數，就會在C1中顯示錯誤信息「＃DIV／0！」。這不僅看起來很不美觀，一旦作為報表列印還可能引起誤會。為避免上面提到的問題出現，可將C1單元格中的公式設計成「=IF（ISNUMBER（B1），A1/B1，″″）」。式中的ISNUMBER函數對B1單元格進行探測，當B1被填入數值時返回true（真），反之返回false（假）。為真時IF函數執行A1/B1的運算，為假時在C1單元格中填入空格。

應用實例二：消除無意義的零

使用SUM函數計算工資總額時，若引用的單元格區域沒有數據，Excel仍然會計算出一個結果「0」。這樣列印出來的報表不符合財務規定，為此可將公式設計成「=IF（ISNUMBER（A1:B1），SUM（A1:B1），″″）」。

式中ISNUMBER函數測試SUM 函數所引用的單元格區域是否全部為空，當不為空時返回true（真），反之返回fales（假）。為真時IF函數執行SUM（A1:B1），為假時在存放計算結果的F1單元格中填入空格，這樣即可避免在F1單元格中出現「0」。

15．零存整取收益函數PV

語法：PV（rate，nper，pmt，fv，type）。

參數：rate為存款利率；nper為總的存款時間，對於三年期零存整取存款來說共有3*12=36個月；pmt為每月存款金額，如果忽略pmt則公式必須包含參數fv；fv為最後一次存款後希望得到的現金總額，如果省略了fv則公式中必須包含pmt參數；type為數字0或1，它指定存款時間是月初還是月末。

應用實例：零存整取收益函數PV

假如你每月初向銀行存入現金500元，如果年利2.15%（按月計息，即月息2.15%/12）。如果你想知道5年後的存款總額是多少，可以使用公式「=FV（2.15%/12，60，-500，0，1）」計算，其結果為￥31，698.67。

式中的2.15%/12為月息；60為總的付款時間，在按月儲蓄的情況下為儲蓄月份的總和；-500為每月支出的儲蓄金額（-表示支出）；0表示儲蓄開始時賬戶上的金額，如果賬戶上沒有一分錢，則為0否則應該輸入基礎金額；1表示存款時間是月初還是月末，1為月初0或忽略為月末。

16．內部平均值函數TRIMMEAN

語法：TRIMMEAN（array，percent）。

參數：array為需要去掉若干數據然後求平均值的數組或數據區域；percent為計算時需要除去的數據的比例，如果 percent = 0.2，說明在20個數據中除去 4 個，即頭部除去 2 個尾部除去 2 個。如果percent=0.1，則30個數據點的10%等於3，函數TRIMMEAN將在數據首尾各去掉一個數據。

應用實例：評比打分統計

歌唱比賽採用打分的方法進行評價，為了防止個別人的極端行為，一般計算平均分數要去掉若干最高分和最低分。假如B1:B10區域存放某位歌手的比賽得分，則去掉一個最高分和一個最低分後的平均分計算公式為「=TRIMMEAN（B1:B10，0.2）」。公式中的0.2表示10個數據中去掉2個（10×0.2），即一個最高分和一個最低分。

17．日期年份函數YEAR

語法：YEAR（serial_number）。

參數：serial_number為待計算年份的日期。

應用實例：「虛工齡」計算

所謂「虛工齡」就是從參加工作算起，每過一年就增加一年工齡，利用YEAR函數計算工齡的公式是「=YEAR（A1）-YEAR（B1）」。公式中的A1和B1分別存放工齡的起止日期，YEAR（A1）和YEAR（B1）分別計算出兩個日期對應的年份，相減後得出虛工齡。

18．起止天數函數DAYS360

語法：DAYS360（start_date，end_date，method）。

參數：start_date和end_date是用於計算期間天數的起止日期，可以使用帶引號的文本串（如"1998/01/30"）、系列數和嵌套函數的結果。如果start_date在end_date之後，則DAYS360將返回一個負數。

19．取整函數TRUNC

語法：TRUNC（number，num_digits）。

參數：number是需要截去小數部分的數字，num_digits則指定保留到幾位小數。

應用實例：「實工齡」計算

實際工作滿一年算一年的工齡稱為「實工齡」，如1998年6月1日至2001年12月31日的工齡為3年。計算「實工齡」的公式是「= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，0）」，公式中的DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″）計算兩個日期相差的天數，除以360後算出日期相差的年份（小數）。最後TRUNC函數將（DAYS360（A1，B1）/360的計算結果截去小數部分，從而得出「實工齡」。如果計算結果需要保留一位小數，只須將公式修改為「= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，1）」即可。

如果你要計算參加工作到系統當前時間的實工齡，可以將公式修改為「= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，NOW（）））/360，0）」。其中NOW（）函數返回當前的系統日期和時間。

20．字元提取函數MID

語法：MID（text，start_num，num_chars）或MIDB（text，start_num，num_bytes）。

參數：text是含有要待提取字元的文本，start_num是要提取的第一個字元的位置（其中第一個字元的start_num為1以此類推），num_chars 指定MID從文本中提取的字元個數，Num_bytes指定MIDB從文本中提取的字元個數（按位元組計算）。

應用實例：姓氏提取和統計

假如工作表C列存放著職工的姓名，如果想知道某一姓氏的職工人數，可以採用以下方法。首先使用公式「=MID（C1，1，1）」或「=MIDB（C1，1，2），從C1中提取出職工的姓氏，採用拖動或複製的方法即可提取其他單元格中的職工姓氏。然後使用公式「=COUNTIF（D1:D58，″張″）」統計出姓張的職工數量，隨後改變公式中的姓氏就可以統計出其他姓氏職工的數量。

三、Excel資料庫速成

Excel具有強大的資料庫功能，對包含大量數據的表格進行排序、篩選等處理易如反掌，下面介紹常用的資料庫操作。

1．數據排序

Excel第一行的單元格具有特殊作用，其中的文字相當於資料庫欄位名，可作為關鍵字參與排序、記錄單等各種操作。

（1）文本排序

選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果你要將圖1數據表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關鍵字所在列（或行）的首個單元格，單擊Excel「數據」菜單下的「排序」命令打開對話框，再單擊其中的「選項」按鈕。選中「排序選項」對話框「方法」下的「筆畫排序」，再根據數據排列方向選擇「按行排序」或「按列排序」，「確定」後回到「排序」對話框。如果你的數據帶有標題行（如「單位」之類），則應選中「有標題行」（反之不選），然後打開「主要關鍵字」下拉列表，選擇其中的「單位」，選中排序方式（「升序」或「降序」）後「確定」，表中的所有數據就會據此重新排列。此法稍加變通即可用於「第一名」、「第二名」等文本的排序，請大家自行摸索。

（2）自定義排序

如果你要求Excel按照「金工車間」、「鑄造車間」和「維修車間」的特定順序重排工作表數據，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決：首先單擊Excel「工具」菜單下的「選項」命令，打開「選項」對話框中的「自定義序列」選項卡。選中左邊「自定義序列」下的「新序列」，游標就會在右邊的「輸入序列」框內閃動，你就可以輸入「金工車間」、「鑄造車間」等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在於工作表，可以選中序列所在的單元格區域單擊「導入」，這些序列就會被自動進入「輸入序列」框。無論採用以上那種方法，單擊「添加」按鈕即可將序列放入「自定義序列」中備用。

使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是你要打開「排序選項」對話框中的「自定義排序次序」下拉列表，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。回到「排序」對話框後根據需要選擇「升序」或「降序」，「確定」後即可完成數據的自定義排序。

2．數據檢索

如果Excel XP工作表中的數據欄位很多時，查看一條或幾條記錄需要左右滾動屏幕，此時可以採用以下方法檢索並查看：單擊「數據」菜單下的「記錄單」命令打開對話框（^60090106b^2）。

再次單擊其中的「條件」按鈕。對話框中的欄位就會變成空白等待輸入，並且「條件」按鈕變為「表單」按鈕。在對話框的相應欄位位置輸入條件，如果在「序號」欄位框內輸入12回車，則序號為12的數據就會顯示在對話框中。當然，你輸入的檢索條件可以使用>、<、>=、<=、<>邏輯符號。例如單擊「條件」按鈕後在「總分」框內輸入「>170」，則表示檢索總分大於170的記錄，回車後第一條大於170的數據就會顯示在對話框中。繼續單擊「上一條」或「下一條」按鈕，可以查看檢索出來的其他數據。

3．數據篩選

上面介紹的方法可以檢索滿足某一條件的記錄，但是檢索條件比較複雜時（如檢索總分大於170和小於120的紀錄），這種檢索方法就無能為力了。此時可以使用Excel XP提供的自定義篩選功能，操作方法是：單擊「數據」、「篩選」子菜單下的「自動篩選」命令，每個欄位名的右側會出現一個下拉按鈕。根據你要篩選的欄位單擊下拉按鈕，在下拉菜單中選擇「自定義」命令打開對話框（^60090106c^3）。

單擊第一行左側的下拉按鈕，選擇其中的「大於」，然後在其右邊輸入170；按相同方法在第二行中選擇「小於」，並在右邊輸入120，選中兩行中間的「或」後單擊「確定」按鈕，工作表會自動顯示所有符合篩選條件的記錄。篩選出來的記錄可以執行複製等操作，如果你要清除篩選結果，只要將「數據」、「篩選」子菜單下的「自動篩選」前的選中標記去掉即可。

4．數據匯總

小計、合計是應用非常廣泛的數據統計方式，Excel XP分類匯總是此類操作的高手。你只要將游標放在工作表的任一單元格中，單擊「數據」菜單下的「分類匯總」命令打開對話框。如果要對某個班級的數學、語文成績進行匯總，則應在「分類欄位」中選中「班級」，在「匯總方式」中選擇「求和」，在「選擇匯總項」中選中「數學」和「語文」。如果選中「匯總結果顯示在數據下放」，單擊「確定」按鈕後匯總結果會顯示在工作表數據的下面，反之則會顯示在工作表數據上方。如果你想清除工作表中的分類匯總結果，只要打開「分類匯總」對話框，單擊其中的「全部刪除」按鈕就可以了。

5．數據透視表

數據透視表是Excel XP資料庫功能的重要組成部分，它能夠非常靈活的匯總數據。如果你要對一個學生成績工作表進行統計，計算所有學生的數學成績總分，採用數據透視表可以快速完成任務。

單擊「數據」菜單下的「數據透視表和數據透視圖」命令打開嚮導，首先選擇數據源類型和創建的報表類型，完成後單擊「下一步」按鈕。這時要選擇建立數據透視表的數據區域，你只要用滑鼠在工作表中拖動即可將引用的數據區域放入對話框。接著選擇數據透視表的位置，可以選擇「新建工作表」或「現有工作表」。單擊「完成」按鈕，將「數據透視表欄位列表」中的「數學」拖入工作表的指定位置，Excel XP會立刻計算出所有學生的數學成績合計。

6．數據查找

數據篩選的對象是工作表中的某條記錄，這裡介紹的查找對象則是單元格中的數據，Excel XP可以執行的查找有以下幾種類型：

（1）普通查找

它利用編輯菜單中的查找命令查找特定的數據，操作方法如下：單擊「編輯」菜單中的「查找」命令，打開「查找」對話框。在「查找內容」後輸入要查找的內容，單擊「查找下一個」按鈕，游標就會停留在首先發現數據的單元格中。如果沒有發現要查找的數據，Excel XP會彈出對話框告知用戶。

（2）特殊查找

特殊查找可以找出包含相同內容（如文本）或格式的所有單元格，或者存在內容差異的單元格，其操作步驟如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有單元格，請選中含有文本任意一個單元格，然後單擊「編輯」菜單中的「定位」命令。再單擊對話框中的「定位條件」按鈕，選中「定位條件」對話框中的「常量」，再選中複選項中的「文本」。單擊「確定」按鈕後，所有符合條件的所有單元格就會選中。

如果你要找出數據行或列中與活動單元格不匹配的部分，可以打開「定位條件」對話框。如果需要找出特定行中與活動單元格不同的單元格，可以選擇「行內容差異單元格」；若要找出列中與活動單元格不同的單元格，則應選中「列內容差異單元格」，單擊「確定」按鈕即可完成查找。

四、Excel網路集成1．Web數據共享

Excel XP可以從網頁中導入數據進行分析。你只須選擇「數據」、「導入外部數據」子菜單下的「導入數據」，在「選取數據源」對話框中找到Web頁，單擊「打開」按鈕就可以將其導入Excel。當你進行過一次數據導入後，用滑鼠右鍵單擊打開的網頁，可以看到快捷菜單中增添了「導出到Microsoft Excel」命令。如果希望從遠程數據源導入數據，則應使用「數據連接嚮導」，它可以從Microsoft SQL Server、開放式資料庫連接（ODBC）以及聯機分析處理（OLAP）等數據源中查找並導入數據。

此外，Excel可以直接粘貼Word表格，從而共享其中的數據，進一步擴大了兩者協同工作的範圍。

2．E-mail功能

Excel的「常用」工具欄帶有一個「電子郵件」按鈕。單擊它可以在當前窗口顯示一個郵件發送工具欄，其界面與Outlook Express很相似，你只要輸入收件人的E-mail地址和主題等，就可以將文件以附件或正文的形式發送出去。作為正文發送時，只須填寫對方的E-mail地址，並在「主題」欄內進行簡單介紹，然後單擊「發送該工作表」按鈕（如果你選中了工作表中的部分區域，該按鈕變成「發送所選區域」）即可。當其他用戶收到郵件後，可以直接對正文進行編輯修改，處理完畢後用同樣方法將文件發給你。單擊「附加文件按鈕」，可以打開「插入附件」對話框，像Outlook Express那樣插入並發送附件。

3．網頁保存和預覽

Excel「文件」菜單下有一條「保存為Web頁」命令，用戶可以選擇將工作簿或當前工作表保存為Web頁（HTML、XML），還可以在工作表中添加交互功能。

Excel內建了網頁瀏覽功能，如果你想將工作表發布到網上，只要單擊「文件」菜單下的「Web頁預覽」命令，Excel就會自動調用IE打開工作表。

推薦閱讀：