從優秀到卓越--讓自己變成時間的主人

讓自己變成時間的主人德魯克曾在《卓有成效的管理者》中論述過：時間是最特殊的一項資源,絲毫沒有彈性。做任何事情都少不了時間，時間是必須具備的一個條件。管理者總會覺得時間不夠用。而實際上，不是時間不夠用，是用得不得當。這世界上只有時間對人是最公平的。時間管理看似個人的事情，但是對企業管理者來說，他的日程表實際上就是企業資源分配的一個縮影，也是管理者工作狀況的體現，更可以看見他背後公司的文化及價值觀。在日常管理工作中，哪些時間是你覺得必須要花的？哪些又是沒必要的？哪些時間是你最期待的？哪些又是最害怕的……數數這時間管理的「七宗最」，或許有一個最與你相關：最期待的時間—自己的時間越是大的組織，管理者可能越會感慨屬於自己的時間太少。那你在工作中，給了員工多少屬於他們自己的時間呢？Google20%的私人時間可是在上班時間內的20%呢。我們不能要求每個公司都很「Google」。但是，你給員工的空間有多大，員工就能回報出大於此多倍的時間和智慧。而忙碌的你，如果真的給你一段20%工作中的自由時間，你打算怎麼過？最容易消失的時間—會議開會！有點兒頭疼。該怎樣開會？該怎樣利用開會這個管理工具為企業帶來效益？德魯克認為，一個結構設計臻於理想的組織，應該沒有任何會議(在今天動態的世界中，這樣的組織當然只是理想而已)。 順馳卻因為圈內知名的「夜總會」(夜裡總開會)成就了其在地產界的位置，無論是過去的「夜總會」還是現在的例會，讓員工有了共同的價值目標。對於頗浪費時間的會議安排，還是應該想辦法在時間上縮短些的。例如日本的會議室，沒有椅子。這樣的效率一定高。最該花的時間—有效溝通想想，你最近是不是太忙，很少與下屬溝通？管理大師德魯克曾指出，在大型組織中，如果知識工作者的績效表現不錯，往往是因為該組織的高級主管能定期地抽出時間來與他們進行交流，甚至與一些資歷較淺的知識工作者交流：「你認為我們組織的領導，對你的工作應該了解些什麼？你對我們這個組織有什麼看法？你覺得我們還有哪些尚未開拓的機會？你覺得我們有哪些尚未察覺的危機？」如果沒有這樣的交流，知識工作者就容易喪失熱情，成為得過且過的人，或者是只關注自己的專業領域，看不到整個組織的需要和機會。最值錢的時間—正確的堅守以往人們最重視的是企業的發展戰略，但人們逐漸認識到企業已很難僅靠戰略取勝。能不能制訂和堅守一個表述清晰、重點明確的戰略，並堅定不移地貫徹始終，使企業的戰略適應力不斷強化，是企業成功與否的關鍵所在。值得慶幸的是，大多數成功企業在一開始，並沒有在多個領域內奪得頭魁，而是基於對目標市場的深刻了解以及對公司自身客觀評估，制訂一個明確的戰略，並在實踐中一步一步地加以說明。在維持戰略連貫性的前提下，對戰略不斷地進行改進，這就是克服複雜性的最好良藥。最緊缺的時間—學習當一個CEO不容易，當一個新CEO更不容易，新上任的CEO頭100天是最關鍵的。恐怕，現在新上任的CEO好像「瓷器店的公牛」—越來越少了吧。很多新CEO利用這段時間來聆聽。如果有人覺得在頭100天內有話要說，那麼他便可能遺漏對今後或許有用的許多觀點。最抓狂的時間—打擾打擾是時間的大盜賊。 每個人一天有一大半時間是被打擾的。相信嗎？你的日常管理工作就是在這樣無數次的被打擾中度過的。防止郵件的打擾：最好集中一個時間段處理；防止電話的打擾：再多授些權給秘書；防止不必要的會議：更充分地授權給下屬。利用好授權，你會發現自己背上的猴子越來越少了。最適合自己的時間—現在行動哪種時間管理方式更適合你？找到它，現在就開始吧!德魯克說，要知道怎樣去花時間，為什麼去花這個時間，我們必須先對自己的時間分配做充分的了解，只有這樣才能對症下藥——把脈你的時間第一步，記錄時間耗用的實際情形。要了解時間是怎樣耗用的，從而據此管理時間，我們必須先記錄時間。「記錄時間」這套方法，幾乎所有國家在工業管理上都被運用。但在某些越來越重要的工作領域，我們卻沒有應用這套方法，尤其是管理者的工作。須知只有在這些方面，時間的運用和浪費才是直接攸關有效性和成果的。時間記錄的具體方法，我們在此不必贅述。重要的是，必須在處理某一工作的「當時」立即加以記錄，而不能事後憑記憶補記。許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管理者往往以連續三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內記錄兩三個時段。半年之後，他們都會發現自己的時間耗用得很亂，浪費在種種無謂的小事上。經過練習，他們在時間的利用上必有進步。管理時間必須持之以恆，才能避免再回到浪費的狀態上去。第二步，做有系統的時間管理。 先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，儘可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個問題。1.找出什麼事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助於成果。將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：「這件事如果不做，會有什麼後果？」如果認為「不會有任何影響」，那麼這件事便該立刻取消。然而許多大忙人，天天在做一些他們覺得難以割捨的事，比如應邀講演、參加宴會、擔任委員和列席指導之類，不知佔去了他們多少時間。而這些工作，他們本身既不感興趣，做得也根本不夠精彩。然而他們得承受這些負擔，一年又一年，就像從天而降的災難一樣躲也躲不了。其實，對付這類事情，只要審度一下對於組織有無貢獻，對於他本人有無貢獻，或是對於對方的組織有無貢獻。如果都沒有，只要謝絕就得了。2.「時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？」多年來在管理方面都在研究授權問題。幾乎每一位主管人員都接到過上級有關做好授權的指示，而且他們本人也曾屢屢對其下屬闡明授權的重要。但是這樣的諄諄告誡是否產生效果，實在令人懷疑。原因非常簡單：只是因為沒有完全明了授權的意義。如果認為所謂授權，意思是說：「我的」工作應由別人來做，那就錯了；因為你既拿了薪水，就該做你自己的工作。又有人認為：充分授權之後，最閑散的經理人便應該是最好的經理人。這樣的看法不但荒唐，而且也是不道德的。但是我卻從來沒見過一位管理者，在檢討過自己的時間記錄後，還不改變自己的習慣，將不必親自處理的事交給別人。只要翻閱一下時間記錄，他就能立刻發現他的時間全用在不必要的事上了，而對於確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經承諾過的事，他卻沒有時間來處理。其實他如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。3.還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制並且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間。這種現象並不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬：「請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？」問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時間的浪費。許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。能夠大量削減不必要的和非生產性的工作，則工作就進行得快多了。事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。大膽減少無謂的工作，絕對無損於有效性。相關文章：管理時間七宗最之最期待的時間管理時間七宗最之最容易消失的時間管理時間七宗最之最該花的時間管理時間七宗最之最適合自己的時間
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