商務禮儀—商務迎賓禮儀

商務禮儀—商務迎賓禮儀

迎賓它所指的是,在人際交往中,在有約在先的情況下,由主人一方出動專人,前往來訪者知曉的某一處所,恭候對方的到來,

一、迎賓儀式內容

在一般情況下,迎賓儀式包括如下內容:

1、賓主雙方熱情見面。

2、向來賓獻花。獻花者通常應為女青年,或少先隊員。若來賓不止一人,可向每位來賓逐一獻花,也可以只向主賓或主賓夫婦獻花。向主賓夫婦獻花時,可先獻花給女主賓,也可以同時向男女主賓獻花。

3、賓主雙方其他人員見面。依照慣例,應當首先由主人陪同主賓來到東道主方面的主要迎賓人員面前,按其職位的高低,由高而低,一一將其介紹給主賓。隨後,再由主賓陪同主人行至主要來訪人員的隊列前,按其職位的高低,由高而低,一一將其介紹給主人。

4、主人陪同來賓與歡迎隊伍見面。

二、在迎賓過程前期準備和後期接待

在迎賓工作之中,要進行必要的先期準備,以求有備而行,有備無患。

1、掌握基本狀況

一定要充分掌握迎賓對象的基本狀況。來賓尤其是主賓的個人簡況。例如,姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、學歷、學位、專業、專長、偏好、著述、知名度,等等。必要時,還需要了解其婚姻、健康狀況,以及政治傾向與宗教信仰。在了解來賓的具體人數時,不僅要務求準確無誤,而且應著重了解對方由何人負責、來賓之中有幾對夫婦,等等。來賓此前有無正式來訪的記錄。如果來賓,尤其是主賓此前前來進行過訪問,則在接待規格上要注意前後協調一致。無特殊原因時,一般不宜隨意在迎賓時升格或降格。來賓如能報出自己一方的計劃,例如,來訪的目的、來訪的行程、來訪的要求等等。在力所能及的前提之下,應當在迎賓活動之中兼顧來賓一方的特殊要求,儘可能地對對方多加照顧。

2、制定具體計劃

一定要詳盡制定迎接來賓的具體計劃,可有助於使接待工作避免疏漏,減少波折,更好地、按部就班地順利進行。根據常規,它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娛活動、遊覽、會談、會見、禮品準備、經費開支以及接待、陪同人員等各項基本內容。

單就迎賓而言,接待方亦應有備在先,最為重要的有五項內容。即一是迎賓方式,二是迎賓人員,三是迎賓時間,四是迎賓地點,五是交通工具。

(1)迎賓方式

要不要搞迎賓活動,如何安排迎賓活動。怎樣進行好迎賓活動。

(2)一定要精心選擇迎接來賓的迎賓人員,數量上要加以限制,身份上要大致相仿,職責上要劃分明確。在迎賓工作中,現場操作進行得是否得當,乃是關鍵的一環。

(3)時間問題:

a、要預先由雙方約定清楚。

b、要在來賓啟程前後再次予以確認。

c、要提前到達迎賓地點。

(4)地點問題:

a. 交通工具停靠站。例如,機場、碼頭、火車站、長途汽車站等等。

b. 來賓臨時下榻之處。例如,賓館、飯店、旅館、招待所等等。

c. 東道主一方用以迎賓的常規場所。例如,廣場、大廳等等。

d. 東道主的辦公地點門外。例如,政府大院門口、辦公大樓門口、辦公室門口、會客廳門口等等。

前三類地點多用以迎接異地來訪的客人。其中的廣場,主要用以迎接貴賓。第四類地點也就是辦公地點門外,則大多用以迎接本地來訪的客人。

3、確認來賓的身份,通常有四種方法可行。

(1)使用接站牌。

使用接站牌時,牌子要正規、整潔,字跡要大而清晰。不要隨便用紙亂寫。盡量不要用白紙寫黑字,讓人感到晦氣。

接站牌的具體內容,有四種主要寫法:

a、「熱烈歡迎某某同志」,

b、「熱烈歡迎某單位來賓的光臨」,

c、「某單位熱烈歡迎來賓蒞臨指導」,

d、「某單位來賓接待處」。

(2)使用歡迎橫幅。

(3)使用身份胸卡。

(4)自我介紹。在方便、務實的前提下,上述四種確認來賓的方法,可以交叉使用。

4、施禮問題:在迎賓之時向來賓施禮、致意,最重要的是要做到下列四點。

(1)是與來賓熱情握手;

(2)是同來賓主動寒暄;

(3)是對來賓有問必答;

(4)是為來賓服務周到。接到來賓後,在步出迎近地點時,迎賓人員應主動為來賓拎拿行李。不過,對於來賓手中的外套、提包或是密碼箱,則沒有必要為之「代勞」。

5、引導問題:來賓的引導,指的是迎賓人員在接待來賓時,為之親自帶路,或是陪同對方一道前往目的地。

在一般情況下,負責引導來賓的人,多為來賓接待單位的接待人員、禮賓人員、專門負責此事者,或是接待方與來賓對口單位的辦公室人員、秘書人員。

(1)在賓主雙方並排行進時,引導者應主動在外側行走,而請來賓行走於內側。

(2)若三人並行時,通常中間的位次最高,內側的位次居次,外側的位次最低。

(3)在單行行進時,賓主之位此時可酌情而定。循例應由引導者行走在前,而使來賓行走於其後,以便由前者為後者帶路。

a、在出入房門時,引導者須主動替來賓開門或關門。此刻,引導者可先行一步,推開或拉開房門,待來賓首先通過。隨之再輕掩房門,趕上來賓。

b、出入無人控制的電梯時,引導者須先入後出,以操縱電梯。出入有人控制的電梯時,引導者則應後入先出,這樣做主要是為表示對來賓的禮貌。

c、出入轎車。如果引導者與來賓出行,賓主不同車時,一般應引導者座車在前,來賓座車居後;賓主同車時,則大都講究引導者後登車、先下車,來賓先登車,後下車。

d、在引導來賓時,切勿一味沉溺於高談闊論,免得令來賓走神,「一失足成千古恨」,當眾跌跤丟人。


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