「邏輯力」商業世界的共通語言

5W2H分析法又稱「七何分析法」，任何事情皆可用這7大面向去思考，對於不善分析問題的人，只要多加練習即可上手。銷售成績為什麽一直無法提升？產品為什麽賣不出去？為什麽每次提的計畫總是不被主管採納……。碰到問題時，許多人腦海中浮現的第一個疑問就是「為什麽」，老是想不透，到底是哪裡出了問題？ 然而，問題解決專家告訴我們，與其不斷自問「為什麽」，倒不如先學會如何提出對的問題！誠如福特汽車（Ford Motor Company）前執行長唐諾?彼得森（Donald Peterson）所說：「多問一些對的問題，就不必花費許多氣力去找尋所有的答桉。」 在職場中，頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在；但是，卻也有些人說話老是抓不到重點，講了老半天，大家還是聽不懂。碰到後者，就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」，也沒什麽用，因為所謂的「具體」，並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到，而是要看當事人對於議題了解多深入、能夠分析到多細。換言之，對於問題不夠敏感，或是根本看不出毛病，其實與平時就不善於提問大有關連。 大多數人之所以不知道如何問問題，最主要的原因就是缺乏訓練，而在所有邏輯思考法中，「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時，由美國陸軍兵器修理部所提出，之後廣泛應用於企業決策和管理議題上，有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。 5W2H分析法又稱「七何分析法」，包括：Why（為什麽做）、What（做什麽）、Where（在哪裡做）、When（何時做）、Who（由誰做）、How（如何做）、How much（成本是多少）。更詳細地說： What就是確立問題，了解「目的是什麽？做什麽工作？」 Why是說明背景或提出問題，也就是「為什麽要這麽做？理由何在？原因是什麽？」 When指的是時間，設定「什麽時間完成？什麽時機最適宜？」 Who是對象，指明「由誰來做？誰來完成？」 Where是地點，確認「在哪裡做？從哪裡入手？」 How是方法，提出「怎麽做？如何做會更好？如何實施？做法是什麽？」 How much則是花費或成本，計算「要花多少預算？金額是多少？」 任何工作如果缺少了這7個面向，即使提了桉，也不會有具體進展。舉例來說，如果只傳達「下禮拜四要開會」，卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麽地點開」「開會目的是什麽」等訊息，與會者就無法安排自己的時間表。 下次，當你再接到工作指令時，不妨試著用5W2H的角度去思考，相信做起事來更能事半功倍。主題學習／【邏輯力】MECE：抽絲剝繭拆解整理問題 MECE的意思是指：將某件事拆解成為彼此沒有重複、完全沒有遺漏的類目組合，以掌握這件事的整體關係。 當我們在思考或解決問題時，如果手邊的資料或資訊一多，腦袋常常就開始打結、失焦，不知道從何抽絲剝繭，逐步將資料或資訊拆解整理，所以很容易就會錯失資料的重點、偏離原來的主題，最後不僅很難清楚地表達自己的觀點，甚至可能導致錯誤的結論。 其實，想要改善這樣的問題並不困難，只要透過「MECE」這個思考技術，就可以有效地整理外在的資訊及內在的思緒，讓自己在分析事情或表達想法時，更加有條有理、邏輯清楚。 MECE的技術，來自於美國知名的管理顧問公司麥肯錫（McKinsey ＆Company），後來也成為許多企業人士用來提升邏輯思考能力的工具。所謂的MECE，就是「Mutually Exclusive & Collectively Exhaustive」（互不重複、全無遺漏）的英文縮寫，意思是將某件事拆解成為彼此沒有重複、完全沒有遺漏的類目組合，以掌握這件事的整體關係。 進一步來看，MECE是一種「集合」的概念。將現有的資料，或是某個主題或事件當做「母集合」，去思考如何將這個母集合區分成沒有重複與遺漏的各個「子集合」，這就是MECE。 舉例來說，如果將「公司平日獲得的資訊」視為母集合，就可以將其分為「定期」和「不定期」這兩個互不重複、全無遺漏的子集合；而定期的資訊，又可再分為「每日」「每周」「雙周」「每月」「每季」「每年」這幾個子集合，依此類推。 透過MECE的方式，可將主題或事件所包含的元素或結構，以「立體化」的方式呈現出來，有助於工作者釐清其中的關係。而站在聽者或讀者的立場，這樣的做法也是最容易理解的溝通表達方式。 此外，在運用MECE時，有一個很重要的關鍵，就是要找到分類的「切入點」，以將母集合區分沒有遺漏或重複的子集合。比如說，當母集合是一群人時，性別就是一種切入點，可分為男性、女性這兩個子集合。 不過，MECE的切入點往往不只一種，擅長用MECE思考的人，可從各種角度、立場去拆解一件事。因此，在使用MECE分析資料或事情時，最好能盡量從不同的角度思考，才能找到最有助於表達觀點、解決問題的切入點，同時也可以刺激自己的想像力和創意。 MECE這個名詞乍看之下很深奧，其實卻是一個相當簡單的方法，隨時隨地都能練習。只要讓腦袋熟練這樣的思考模式，無論在工作或生活中，人人都可以輕鬆地分析所遇到的問題，進而理出頭緒，找到解決之道。 主題學習／【邏輯力】So What？Why So？充分依據 驗證解答 從整理好的資料中找出「到底是怎麽一回事」，並且確認「真的是這樣嗎」，進一步的驗證、確認，以檢視做出的結論能不能符合原訂的需求與目的。 「老闆，昨天和經銷商開會的紀錄，我已經整理出來了，請您過目一下。」 「好，整理得挺詳細的……咦，你的結論A和結論C的關係，看起來好像滿牽強的耶！」 「嗯，這個嘛……」 上述的對話，你是不是覺得似曾相識呢？ 無法從資料中順利引出正確的根據和有用的結論，是許多工作者常犯的毛病，也是問題無法解決的關鍵。所以，在思考、分析事情時，除了必須利用MECE的方法，毫無遺漏且互不重複地拆解資料之外，還要從整理好的資料中，找出「其中到底是怎麽一回事」，並且確認「真的是這樣嗎」。而能做到這一點的技術，就是所謂的「So What？Why So？」。 顧名思義，「So What？Why So？」可分為兩部分。「So What？」是指從整體資料或經過分類整理的內容中，萃取出可以回答問題的重點。比如說，顧客為餐廳所填寫的回函中，會有各式各樣的意見。如果將這些意見分為人員、餐飲、環境等項目，便可從中找出顧客不滿意的主要因素，包括「服務生對菜色不夠了解」「餐廳標示不夠清楚」等，這就是「So What？」。 「Why So？」則是針對「So What？」所得到的結果，再去追問「為什麽會有這樣的結論」，並且以手邊的資料做進一步的驗證、確認。在上述的例子中，以「服務生對菜色不夠了解」這項關鍵因素來看，在歸納出「加強訓練」「只錄用大專學歷的人」等結論的同時，還必須回頭檢視這些解決方法，有沒有事實或依據；如果沒有，就不是正確答桉。 根據邏輯思考專家照屋華子與岡田惠子的看法，「So What？Why So？」還可再細分為兩類，一類是「觀察型So What？Why So？」，一類是「洞察型So What？Why So？」。 觀察型是指透過分析，正確地說明存在的現象或事實重點；洞察型則是從多種現象或事實，發掘出其中共通的事項或機制，是更進階的分析方法。不過，對一般工作者來說，無論是觀察型或洞察型，兩者都是必備的思考技巧，可以依不同的目的來使用。 透過「So What？Why So？」的方法，可快速地找出資料中有助解決問題的菁華部分，並確保思考邏輯的正確性，不會出現前後無法扣連的結論，也可在溝通時讓雙方就事論事，降低發生爭議的機會。若能靈活而熟練地運用，碰到再複雜的問題，都可迎刃而解！ 【實用祕技】人脈祕技／6個小細節，擴大人脈網路 剛下班的你，打算去參加一個社交活動，覺得那是廣結人脈的好機會。然而，如果你忽略了某些重要的準備工作，你很可能會無功而返。面對任何社交活動，事前留意到以下6個小細節，將會讓你自信出擊，滿載而歸： 第一步：拿到出席者名單 這應該不難，只要向活動主辦人或聯絡人提出要求即可。萬一有人詢問為何要索取名單，不妨坦白回答：「我非常期待能有所貢獻，讓活動辦得很成功，所以希望事先做好準備。」 第二步：評估名單 拿到賓客名單時，可從幾個層面展開評估。首先，練習唸出名單上的名字，尤其是比較罕見難讀的字和英文名字。每個人在聽到別人正確唸出自己的名字時，都會很高興。這雖然是小事，卻是表達尊重非常有效的方法，能展現你對細節的重視，讓別人留下好印象。 其次，進一步查核和了解賓客的背景、事業重心及近期的活動，從中獲得寶貴的資訊。 第三步：尋找可結交的人脈和有用的關係 要了解特定場合中有哪些值得建立的重要關係，建議可針對名單上的公司和個人，上網搜尋相關資料。當在會場上碰到這些人，需要找些話題來閒聊時，你的事前研究就會發揮極大的價值。 第四步：準備話題 你能不能有深度地談論最近的新聞事件？介紹一本好書？或是談論某位現代藝術家或作家？建議可在參加活動前，先下一些功夫，準備幾個當下最熱門的話題，這樣才能留給別人深刻的印象。 第五步：設定優先順序 瀏覽名單上是否有你很想見到的人士，並且依據對你工作上的幫助程度，排定先後次序。切記，出現在社交場合時，心裡想著「我待個20分鐘就走」的人，絕對不只你一個，因此腦中一定要牢記優先順序，才不會來不及見到想見的人。 第六步：構思一句搶眼的自我介紹 設計一段簡潔而吸引人的自我介紹，內容可以隨著說話對象的不同而調整。不過，在專業場合裡，介紹內容一定要包含自己的全名、公司名稱和職銜。唯有讓談話對象清楚知道你所屬的行業和工作，他們才會知道能怎麽幫你，而你又可以在哪些方面幫他們的忙。 【實用祕技】思考祕技／大前研一的4個思考訓練法 大前研一在暢銷著作《思考的技術》中，與讀者分享了他個人的許多訓練思考的方法。1.用英語表達想法 大前說，當他用英語說話時，常常能幫助他得到更多更好的構想。也就是說，當他把用日文邏輯所思考的事情，以英語來說明時，反而會更順暢，因為努力想用英語做說明的同時，有時候就會出乎意料地產生新的構想。 2.坐在車子左側靠窗位置 晚間乘車時，朝著行進方向坐在左側靠窗位子，從車窗向外看，街景的燈光如同走馬燈般一閃一閃而過，應可藉由強化左眼的使用，而刺激右腦。這時，如果能寫點東西、認真思考，常會不可思議地湧現新的構想，或是理出一些思緒。 3.閉眼行走 找個安全的地方，最好是在辦公室附近，一個你十分熟悉，知道哪裡會有些什麽的地方，然後將視覺遮蔽，只仰賴耳朵及其他感官走路，你將會「看到」與以往截然不同的景觀。 前面真的沒東西擋住嗎？應該快碰到轉彎處了吧？你或許會因為不確定前方道路有無阻礙，而產生不安或恐怖的感覺，但這麽做將可刺激大腦中某些平常沒用到的部位。 4.逆向做筆記 在做筆記或找靈感時，可試著使用藍色方格紙，並且由左下方往右上方記錄重點，最後就會在方格紙右上方，完成一個金字塔結構，進而導出一個結論。這大概是因為反其道而行，所以容易出現對不同事物的看法。 人類是懶惰的動物，一旦用腦的方式模式化後，就很難用別的方法再予以刺激。所以，為了訓練思考邏輯以產生髮想或構想的思考邏輯，就必須常常刺激腦中各個不同的部位，這是很重要的一點。 【實用祕技】職場密技／川普開除員工的5不原則 拜電視影集（The Apprentice）之賜，美國房地產大亨唐納?川普（Donald Trump）最為人熟知且津津樂道的一句話就是：「你被開除了！」（You`re fired!）這個真人實境的競賽節目中，川普每集照例會開除一位表現欠佳的參賽者。 「你被開除了」這幾個字，似乎很輕易就能說出口，但實際上，川普很清楚，開除員工一點都不容易。 「即使是開除世上最惡劣、最愚蠢的笨蛋，都無法讓人開心，」川普指出，做出開除員工的決定就夠讓人苦惱，到了真正執行的時候，更是經常出現難以預料的麻煩。所以，川普建議，主管在開除員工之前，最好能將下列「5不」謹記在心： 第1不：不要貿然行事，最好照規定來 開除員工的風險其實很大，若處理不當，往往會導致被開除員工心生不滿，甚至控告前僱主。最好是能制訂相關規範，做為開除員工的理由及方法依據，並依照規範來執行，才能保護自己。第2不：不要在憤怒的情況下開除人 在憤怒時，往往會做出情緒化的錯誤判斷。假如你覺得自己快要生氣了，先找個地方讓自己冷靜下來。等到心平氣和的時候，再和可以提供你客觀建議的人討論整個情況。 第3不：不要在別的員工面前發脾氣 當你對某位員工不滿，欲與對方進行討論時，千萬不要選在公開場合，或是其他員工可能會不小心看到或聽到的地方。 第4不：要開除員工時，不要在你的辦公室會面 選一個中立的場所（例如會議室），萬一情況不對時，你才能轉身走人。 第5不：不要與員工爭辯 在開除員工時，千萬不要與員工爭辯，要文明，要實事求是。對方一定會難過，因此要直接而有禮貌，一定要給予對方充分發言的機會。
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