有一本書，它會教你如何將知識管理和個人管理做到極致

文/楊何

有那麼一段時間，我特別喜歡跟別人展示、炫耀自己的印象筆記，當別人誇讚說我是一個很強大、很厲害的人時，我就會特別滿足。我的這種虛榮心讓我自以為自己是一枚大象的資深用戶，自以為自己在知識管理上已經很精通了，也自我陶醉地以為通過這樣的日積月累，自己的很多夢想都可以實現。

後來，在知乎上看了一些真正的資深用戶的經驗分享後，才漸漸意識到自己的差距。也從那時候開始，我開始了大量的模仿與學習。

而真正帶我深入了解印象筆記的深奧與精髓的是這本《印象筆記，留給你的空間》。通過這本書，我也終於對知識管理和自我管理有了一個全新的認識。

（1）它不是教你印象筆記怎麼用，而是教你怎麼用印象筆記

不管是大象的官方教程，還是知乎上的大牛，他們分享的大多是印象筆記的各個功能如何使用、個人總結的使用經驗等， 而這本書卻從另一個角度，分享了為什麼我們要記錄？為什麼要對信息進行分類？為什麼要搭建自己的知識管理體系？等等。

（2）不是標準用法，而是私人用法

一千個人眼裡就有一千個哈姆雷特。印象筆記並沒有提供標準用法，每個人都在使用的過程中總結了一套適合自己的使用經驗。我們可以在別人「私人用法」的基礎上，完善自己的用法。

（3）不僅是管理資料，還是管理自己

建立信息的秩序、記錄人生軌跡、個人任務管理，這些都是對自我的管理。如果我們能夠把書里的方法用在工作、生活中，我們的內心就會更加平靜，同時創造出更多想像的空間。

手繪思維導圖（處女作）

（1）建立思維的秩序

a、為什麼要記錄

記錄的目的是為了遺忘。我們的大腦面臨著三重考驗：雜事、各類靈感和想法、海量的信息，而我們的大腦最擅長的是思考而不是記憶，因此通過工具和方法，建立思維和信息的秩序，我們才能達到那種「活在當下」的理想境界。

b、記錄什麼

無論是需要做的事情、想做的事情，還是沒有形成系統的靈感，都可以記錄下來。記錄需要做和想做的事情，可以從「關注當前任務」、「責任和關注點」和「短期目標、長期目標」出發，將注意力放在當前任務上，並根據自己的角色、關注點和長短期目標列出需要做和想做的事項；捕捉大腦中的各種靈感，主要是記錄碎片化的胡思亂想，以及主動探索式的創造性思維。

c、如何記錄

使用便利貼是最為有效的方式，它可以幫助我們創造更為專註的工作環境。如果你正在專註地從事一件事情，切換程序或使用手機會分散我們的注意力。記錄和建立思維的秩序，需要兩個步驟：

第一步：用便利貼記錄我們需要做、想做的事情以及各類靈感和想法，並將這些便利貼進行重組。最簡單的辦法就是把牆壁當作便利貼的收集箱，再用一張白紙將這些便利貼進行重組。

第二步：將重組好的內容用印象筆記的拍照功能保存，還可以將這些內容繪製成思維導圖，並用文字加以描述和總結。

建立信息的秩序，是印象筆記的基本功能，也是其最強大的功能之一。不管是什麼類型的信息（如紙質資料、圖片、聲音、視頻、網頁等），以及什麼來源的信息（如電話、簡訊、IM、郵件、網頁、APP等），都可以通過印象筆記進行管理。

因為這些都是非常基本的功能，就不一一介紹了。

a、構建知識體系的意義

知識體系相當於骨架，有了這個架構，學習了新知識，就知道應該放在哪個位置，萬物各得其所。但是如果沒有這個架構，新的知識就沒有存儲的地方，我們所學習的內容就會變得零散，甚至是一團亂麻。

b、獲取知識的途徑

經典閱讀：閱讀是我們獲取新知識的主要途徑之一，當你研究某個主題時，可以通過對相關書籍進行主題閱讀來獲取知識。經典閱讀的關鍵是有所輸出，寫下自己的觀點。

淺閱讀：微博、微信公眾號以及其他眾多閱讀類APP都是淺閱讀的代表。淺閱讀往往會在不知不覺中佔據我們很多的時間，解決這個問題的方法是養成「刷」的習慣，把感興趣何有價值的內容保存到印象筆記，再到印象筆記中進行整理、閱讀和加工。這樣做的目的是把上網的時間轉化為淺閱讀時間，把印象筆記變成你的閱讀工具。

c、建立知識體系的方法

一個人的知識體系中存放什麼內容，與這個人的興趣、愛好和個人目標密不可分。建立個人知識體系的方法和步驟包括：

第一步：根據興趣、愛好和目標建立關注點。我們的關注層面可以分為三類：當前任務、長短期目標以及角色與責任。

第二步：建立收件箱。我們可以將印象筆記的默認筆記本設置為收集箱，用來存放未被加工過的信息或臨時信息。無論是從哪一類終端來瀏覽信息，都可以隨時用印象筆記記錄或收藏下來。

第三步：為關注的領域建立筆記本。我們可以根據自己的關注點，為每一個關注點建立一個筆記本，並將同類型的筆記本合併為筆記本組。存放在這些筆記本和筆記本組中的信息就是我們個人知識體系的組成部分，我們還需要經過不斷的完善、充實和調整才能使其更加滿足自己的需要。

第四步：定期對收集的信息進行整理和加工。被加工過的信息經過組織後才可以被稱為知識，而只有當知識被用到時，才可以變成人的智慧。信息的收集只是一個開端，我們還要定期將信息進行整理和加工，才能讓其從信息轉化為知識。

d、信息的存儲與加工

信息加工的三個關鍵要素是：命名、分類和標籤。

命名：印象筆記的筆記命名和電腦上的文件命名並無差異，為了便於搜索，可以將筆記的關鍵信息寫在筆記的名稱中，如日期、地點和其他關鍵信息等。

分類：印象筆記支持兩級分類：「筆記本組-筆記本-筆記」。分類的邏輯主要有「FSR分類邏輯」和「工作任務與關注點分類邏輯」兩種。

第一種：FSR分類邏輯。FSR即「工作流Flow-經驗庫Stock-知識體系Reference」。其中，工作流（Flow）為當前正在進行中的任務。可以為其建立一個筆記本組，這個筆記本組只保存正在進行的工作任務，這樣可以讓你更加關注與當下的工作。經驗庫（Stock）為存放已經結束的工作任務的筆記本，在工作流中的工作任務結束後，就可以整理放入到經驗庫中。知識體系（Reference）存放相關的參考資料，這些資料可能在我們開展下一項工作時用到。

第二種：工作任務與關注點分類邏輯。以工作任務的不同來進行筆記本的分類，比如，有些需要長期進行的任務，就可以單獨建立筆記本組。另外你的一些關注點，也可以作為筆記本組分類的依據，比如閱讀、旅行、電影等。

筆記的分類沒有標準、統一的標準，思路清晰、符合習慣的分類邏輯就是合理的。當然，各種分類邏輯也可以結合起來使用。

標籤：標籤可以給你的筆記增加很多維度，讓你的筆記內容並不局限在某一個領域，從而充分發揮我們大腦的想像力。添加標籤的一個重要原則是應盡量避免使用原文中的字眼。

關於標籤的具體用法，在下文中會有很多具體的實例。

a、紙質資料電子化

筆記本的電子化：隨手攜帶一個筆記本，在任何場合都是一個高效的做法。筆記本可以在掃描或拍照後存入印象筆記。印象筆記的高級搜索功能可以輕鬆識別圖片中的文字，還有「圈點」功能標註重點。

紙質書籍的電子化：讀過一本書，製作書摘、寫書評或讀書筆記，這一系列工作結束後，才算真正讀過一本書。我們可以通過以下幾種方法將一本書的精華部分電子化：直接在電腦上錄入、利用OCR軟體識別、直接對書籍進行拍照。

b、建立個人信息庫

人脈管理系統：可以通過印象筆記多方位存儲人脈信息，搭建個人的人脈管理系統。包括通訊錄備份、辦公室聯絡方式、同學錄/參會人員通訊錄和微博即博客信息等。

個人圖書庫：可以在印象筆記中建立三個書籍相關的筆記本：「我的書庫」、「讀書筆記」、「推薦書單」。「我的書庫」中存放所有書的原始信息，包括電子化的紙質書、拍照的書摘等；「讀書筆記」中存放讀書筆記、書評和思維導圖等；「推薦書單」中存放和書籍有關的推薦。

關於書本身的信息，可以通過標籤實現。你可以為每本書建立一個標籤，同時，為了排序方便，可以在書名前加上書名的首字母。另外，還可以發揮自己的想像力，為個筆記建立擴展標籤。

多媒體管理系統：可以通過印象筆記隨時保存工作靈感、屏幕截屏、聲音和視頻等信息。

家庭管理系統：印象筆記還可以幫助你更好地打理家庭的各個方面：建立個人醫療檔案、說明書管理系統、實用信息管理（各類證件、個人品牌基本信息）等。

a、關於任務管理

任務是你認定一定會做的事情，是有計劃要完成的事情。還有一類事情，它們在時間上沒有明確的規劃，在意願上也沒有十分確定，甚至還沒有明確做這些事情的行動，被稱為「將來/也許」事務，這些事情一旦有了明確的計劃，就可以轉化為任務。

任務由行動和資料組成，兩者缺一不可。當明確了某一項行動後，就可以為一個任務建立行動清單。一個可以執行的行動，必須包含幾個元素：人、事、時間點。和行動相對應，完成一件任務除了關注行動，還需關注和行動有關的資料。

b、專註當下工作流

將精力專註在當前任務上，做事情可以降低很多干擾。對普通任務建立「當前任務筆記本組」用來管理正在進行的任務，不同的任務建立不同的筆記本，並用帶有任務名稱和時間的名稱區分。對複雜和常用的任務需要單獨建立筆記本組，可以根據需要在筆記本組下在建立筆記本，用以保存不同類型的資料。

c、建立個人經驗庫

從工作流到個人經驗庫需要經過以下幾個步驟：任務完成後的行動後反思、任務資料的加工和組織、紙質資料的電子化。對於一些反覆進行的任務，還可以考慮為其制定標準化工作流程SOP，以提高效率。

a、記錄的意義和幾個層面

記錄有助於提高意志力、幫助明確下一步行動和不斷積累經驗。記錄的幾個層面有以天為單位的記錄、以小時為單位的記錄和以周為單位設置檢查點。

b、晨間日記

推薦使用九宮格晨間日記，它包括「今天是什麼日子」、「有理想才不會變鹹魚」和「先吃掉那隻青蛙」等九個部分。為了方便，還可以在印象筆記中建立一個一列多行的表格，適合在手機上使用。

晨間日記的管理方法：將晨間日記存在兩個筆記本里：「當前晨間日記」和「存檔晨間日記」，並通過命名 標籤進行管理。命名採用「年月日」 「關鍵事件」的方式，標籤採用「年月」、「月日」和「紀念日」等方式。

c、時間日誌

記錄時間日誌的目的，就是讓我們將主觀時間和客觀時間統一起來，讓我們清楚地認識到自己的時間消耗在哪裡，投入在哪裡，被哪些人佔用，被哪些項目佔用，讓時間不再是看不見、摸不到。

如果你覺得工作和生活比較忙碌混亂，就可以用這種方法連續記錄3-7天，看看自己的時間消耗在哪裡，通過分析，找到改進的方法，指導自己的行動。

d、周回顧

周回顧是將目標計劃執行到位的一個非常關鍵的因素。每個人搭建起的個人管理系統，都希望它能夠正常有效地運轉。做好周回顧，就等於為你計劃的落實添加了一道雙保險。

周回顧要做的事情包括：清空收集箱、瀏覽日程表、檢查任務清單、制定下周計劃、經驗庫及知識體系盤點和大腦清掃等。

（1）靈活運用便利貼

日常生活中，這樣的尷尬場景經常會出現：上一秒鐘剛剛想到的一個好點子，眨眼間的功夫因為其他事情的干擾，突然就忘記了。避免這種尷尬的最有效方法就是快速拿起筆記錄下來，藉助便利貼隨時隨地捕捉靈感和想法。

（2）建立高效的標籤體系

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我的標籤體系是在看完這本書後才開始慢慢建立和完善的。大概一個月前的時候，我還特意為了學習印象筆記的標籤用法，搜遍了知乎，但始終不得要領。幸虧遇到這本書，讓我建立了一套適合自己的一套標籤體系。（關於這部分的心得以後會有一篇文章專題介紹）

（3）將一本書讀到極致

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