內賓接待座次之拍照禮儀

在接待工作中，拍照是一項非常常見的活動形式。一次較為正式的會面，賓主雙方往往需要合影留念。通過合影，雙方進一步加深了感情，能夠更好地記住對方，也為雙方的交往留下了正式的憑據和美好的回憶。在正規的接待活動中，無論是接待單位，還是被接待的來訪人員，無一不對合影相當重視。正是因為合影在接待雙方的交往中能夠起到「催化劑」的作用，可以鞏固賓主雙方的友誼，所以接待人員要重視拍照禮儀，講究拍照禮儀。 儘管在人們的普遍認識中，拍照是一件很簡單的事情，但拍照事實上是有很多講究和忌諱的。對於接待人員來說，要處理好合影的問題，通常要求關注下述4個重點問題：一、合影準備 既然合影有著十分重要的意義，那麼正式進行之前，具體負責操辦此事的接待人員就應該進行認真的準備，千萬不可掉以輕心。在進行準備工作時，必須特別注意以下4個方面的細節： (一)主隨客便 所謂主隨客便，是指在合影之前，接待人員所在的主辦方應該先徵求來賓的意見，只有在來賓們都同意的情況下才能夠進行拍照。如果是正式的會晤或會議合影，最好在請柬上就註明有拍照等事宜，以便來賓提前做好著裝等準備。如果來賓不願照相，可以好言勸說，熱情邀請；但如果來賓由於種種原因而堅持不照的話，合乎禮儀的做法是以來賓的意見為主，切勿強人所難。例如有些外國人士出於宗教方面或其他方面的原因，往往忌諱拍照，因而他們對合影多會有抵觸情緒，接待人員應該尊重外賓所屬國的文化和習俗。 (二)布置場所 在拍照活動中，合影場所的選擇和布置是一個十分重要的環節。它能夠反映出主辦方對此次活動的重視程度。如果合影場所十分隨便或是簡陋，則會相應地降低會晤或會議的檔次。應該說，越是正式的合影，就越應該先期選擇好場地，並進行認真的布置。臨時湊合，往往欠妥。 1．選擇好合適的場所。在場所選擇方面，又分為室內和室外兩種情況。在室內照相時，要注意場地的大小和光線的明暗等問題。在室外照相時，則要重點考慮天氣和位次等問題。特別要注意的是，若是大風天、陰天或是十分寒冷、炎熱的天氣，不宜在室外進行拍照。如果因為拿不準天氣的情況而事先不好做決定時，最佳方法是提前做好兩手準備，到時再根據現場情況臨時決定，以防手忙腳亂。 2．考慮到背景的布置。比如是否要掛橫幅、橫幅上如何書寫、橫幅講究與否都是事先就應該安排好的問題。同時，如果合影人數較多，還要考慮來賓在拍照時所用座椅的擺放問題。在必要的時候，也可以去租借專門用於合影的背景站架。 (三)備好器材 拍照時所需要使用的一切器材，如照相機、閃光燈、三角架、膠捲以及根據合影規模而選擇的相應的鏡頭等等，均應提前備好、備足，防止在合影時發現短缺，令人措手不及以致影響到合影的效果。在正規的拍照活動中，最好請專業的攝影師，使用專業的攝影器材進行拍攝，因為這樣才能保證拍照效果的到位。同時在拍照活動中，相同的場景最好也多拍幾張，以防萬一，更不能拿著「傻瓜機」進行拍照。 (四)確定時間 正規的合影，在必要時要向所有參加者通報具體的時間，使大家有所準備。此外，還應要求大家遵守時間、準時到場。同時，在拍照活動中，要抓緊時間，講究效率。用最快的速度組織參與拍照的人員排好位次，開始拍照。拍照活動最忌諱的就是無人組織或者是組織不力，以至大家拖拖拉拉，把拍照當成了聊天敘舊和自由活動。這樣，不但耽誤大家的時間，而且還會顯得主辦方組織能力欠缺，使接待人員在專業水準的表現上「丟分」。二、合影排位 合影時，有時需要排定具體位次，有時則不必。但是在正式場合所拍攝的合影，一般應當進行排位。在非正式場合所拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。 如果有必要排列合影參加者的具體位次時，應首先考慮到是否方便拍攝。與此同時，還應注意以下7點：場地的大小；人數的多少；背景的陳設；光線的強弱；合影參加者具體的身份，高矮和胖瘦；方便與否。 在一般情況下，正式合影的總人數宜少不宜多。在合影時，所有的參與者一般均應站立。在必要之時，可以安排前排人員就座，後排人員則可在其身後呈梯級狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現場擺設便於辨認的名簽，以便參加者準確無誤地各就各位。 在安排合影的具體排位問題時，關鍵是要知道內外有別，注意以下幾點： (一)了解國內合影的排位習慣 國內合影時的排位，一般講究「居前為上」、「居中為上」和「以左為上」。具體來看，它又有「人數為單」 (見圖4～26)與「人數為雙」 (見圖4～27)的分別。在合影時，國內的習慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即「以左為尊」。

(二)堅持涉外合影的排位慣例 在涉外場合合影時，應遵守國際慣例，講究「以右為尊」，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開。簡而言之，就是講究「以右為上」 (見圖4～28)。

三、拍照表現 在正規場合拍照是一件很嚴肅的事情，因此各方人士都要認真對待。具體到個人表現時，主要講究的是著裝正規、儀錶整潔和表情自然這3方面。 (一)著裝正規 在拍照場合中，合影的參與人員的著裝要求是正統、端莊、規範。一般說來，參與人員在拍照場合最為標準的著裝，主要是深色的西裝、套裙或制服。具體而言，男性的著裝應做到正規、乾淨、文明、整潔，而女性的著裝則應力求達到高雅、莊重、嚴肅。通常，男性可以穿上下同色、同質的毛料中山裝、西裝或民族服裝。女性則可以穿各式套裝或者長裙等等，要努力從服裝上顯示出自己的修養和氣度。在正規拍攝場合，一般來說，都不宜穿著夾克衫、牛仔褲等便裝，更不能穿著短褲或背心。同時，要注意鞋襪的搭配，不要在褲腳露出襯褲，或者是深色的鞋褲中有一截淺色襪子，更不要出現「三截腿」的情況。從總體上說，女性要根據「TPO」原則和自己的特點來選擇服飾，使服裝與時間、地點、環境相匹配，要懂得「揚長避短」，不要把自己打扮成「花蝴蝶」而以遭側目。男性則要特別講究「三色原則」，以防自己的服裝出現三種以上的顏色而顯得雜亂無章。 (二)儀錶整潔 儀錶整潔是每一個人在社交場合中的首要禮儀要求，在拍照場合就更應該如此。因為照片成型後就無法再改，所以在參與拍照活動時，個人儀錶通常都會備受關注。作為第一印象，儀錶將影響到他人對自己的整體評價。因而參與合影人員應該依照規範並且參照個人條件。對儀錶進行必要的修飾，揚其長，避其短，設計和塑造出美好的個人形象，令人賞心悅目。具體而言，要做到儀容美，就要注意乾淨整潔、略加修飾。所謂乾淨整潔，是指要注意個人衛生，其日常儀容必須做到無異物、無異味。所謂略加修飾，則是指對個人儀容的修整和裝飾，如理髮，修剪鼻毛、耳毛、指甲等。尤其要注意的是，通常來說，人們講究「上看頭、下看腳」，所以參與合影的人員應特別注意髮型的選擇和設計。此外，女士應該適當地進行化妝，但切記一定是「清水芙蓉」，淡妝示人。 (三)表情自然 對於參加拍照的人員來說，在拍照活動中，不論是神態表情過度誇張，還是過於沉重，或者根本沒有任何神態表情，都是不應該的。拍照時的基本表情應當和藹、親切、友善。所謂表情和藹，是指其在拍照場合中要努力使人感覺易於接近。而所謂表情親切、友善，則是指表情要放鬆，要自然，能夠令人感到與人為善，一見如故，沒有距離，平易近人。若態度冷漠、沉重、呆板、做作甚至懷疑、敵視，是絕對不會令人感到親切的。總體而言，在拍照過程中，大家要有友好的眼神、真誠的笑容以及自然的表情。 (四)舉止有禮 在拍照時，還要注意行為舉止必須彬彬有禮，特別講究「站有站相、坐有坐相」。比如，手不能隨意插在褲袋裡。無論天氣怎樣炎熱，都不能當眾解開紐扣或脫下衣服。不要在排列隊伍中標新立異，與眾不同，還要注意不要遮擋了別人的鏡頭。同時，如果不是患有眼疾，一般情況下不應該戴著墨鏡照相。四、拍照忌諱 在拍照活動中，對於接待人員而言，除了注意上述的禮儀要求之外，還要特別注意防止犯忌。 (一)提供照片 合影之後，主辦方應主動向參與合影的各方人士提供照片，並保證人手一張。不能「虎頭蛇尾」，更不能「有頭無尾」。那樣會讓合影的各方人士產生自己是「道具」之感，是很不禮貌的。 (二)忌諱他用 接待人員切記，公務合影照片，只宜作為資料或紀念。一般不宜用於商務活動，更不能在沒有徵求拍照參與者同意的情況下就隨便發表。