書信禮儀

來源:《工友》2009年第11期　　書信是人類生活中最普通、最古老、最具有準確性的一種溝通方式。儘管電話、可視電話已經普及，但書信的功效仍然不會被其他的溝通方式所完全取代。儘管書信禮儀現在一般都已經表現為電子郵件禮儀，但書信的作用仍然是無法替代的，而且在偏遠地方和中老年人群中，書信仍然是他們社交與溝通的重要方式之一。那麼書信禮儀的規範有哪些呢？　　1、書信的格式　　（1）書信開頭的格式：第一排通常頂格寫稱謂，後加冒號，以示尊敬。稱謂應當符合對方的身份，並充分照顧到雙方關係的遠近親疏程度，就是既要長幼有序，又要禮貌得體。長幼之間，長對幼可用名字、小名等，幼對長則必須用尊稱；上下級之間可稱同志，也可稱職務。總的原則是：長幼有序、禮貌待人，因人而異、大方得體。　　（2）書信正文內容：可根據不同情況採取不同文風，如公事可用平淡之口吻，私事可用起伏之口氣，情人之間可用動情之語言。首先是問候：除了「你好！」「節日好！」之外，一般地說，很多人都比較喜歡用的問候語有「近好！」「還好吧？」之類。其次是詢問對方近日情況，以示關心。再次是回答對方上封信所提問題，或自己對此事的看法及打算。最後可陳述自己對對方的要求、希望或一些其他想法。正文的格式：問候語比較短的可以緊接在稱謂之後寫，也可以另起一行並空兩格寫，其它段落均應在開頭處空兩格。　　（3）書信結尾：可寫上「順祝冬安！」之類，也可寫上希望加強雙方聯繫云云。其格式是：另起一行寫上「順祝」或只寫一個「祝」字，不能不空格或過多地空格。另起一行，也可空兩到四行，頂格寫上「冬安」、「夏安」之類的話，並在後面加上感嘆號。　　（4）書信落款：姓名、日期，還可寫上附言。其格式為：在「冬安」之類的右下角，通常必須至少空一行，也可視整封信的內容及佔用紙張的情況適當多空幾行，所有落款最好都不要寫到頂住右邊行末，距離行末大概以兩到五個字為宜。　　2、信封　　信封的正面應依次寫上郵編、地址、單位名稱，收信人全名及稱呼，一般應寫「同志」、「先生」或「小姐」、「女士」即可。其後應寫上「收」、「啟」、「鑒」或「敬啟」的字樣。其標準格式應當是：在信封的左上角六個空格內填寫郵政編碼；另起一行於信封中間寫上收信人地址、單位、部門；再另起一行於信封正中間寫上收信人姓名及稱謂，也可加寫一個「收」或「啟」字等；最後另起一行，於信封的右下方寫上寄信人的地址、單位、部門，寄信人的姓名一般可以不寫，再另起一行，落款處可寫上某某緘，意思是寄信者封口。最後，與落款對應位置下面寫上寄信人的郵政編碼。　　3、注意事項　　第一，寫信時禁忌用紅筆或鉛筆，私人的書信最好不用列印方式書寫，公函則可以用列印方式，但是末尾的簽字必須由寫信者親筆書寫。信不能開著口子發出去，假如是請人帶信的話，就要開著口子當面交給帶信人，以示信任。如果是他人讓你帶信時，最好是當面把開口信封好，以表示謹慎、認真。　　第二，信寫完以後，一定要檢查一下，至少閱讀一遍，看看有無遺漏、錯別字等，如果有，就要糾正過來。遺漏的意思和話寫在附語里，附語寫多少條都無關緊要。還有一點要特別注意，即同時寫幾封信時，一定要把信封和信紙（內容）看清楚，千萬不可張冠李戴，把給王某的信寄給張某，而把張某的信又寄給王某，一錯就必然是兩個同時錯，因此，必須注重這些細節。　　傳統書信值得借鑒的內容很多，這裡著重介紹一下書信中使用的敬稱和謙稱。　　（1）敬稱　　敬稱是對他人表示尊敬的稱呼。　　敬稱的方式很多，比較常見的方法之一，是將古代爵稱等轉換成敬稱。例如「君」，原指天子或者君王，後來，「君」轉化為比較寬泛的敬稱：稱父親為家君，稱已故的祖先為先君，妻子稱丈夫為夫君等等。也可以用作對他人的尊稱。　　古代天子有三公、九卿，公、卿，也都被用作敬稱。如果對方德高望重，可以在他的姓之後加「公」字，稱為「某公」，抗戰期間，周恩來以其獨特的人格魅力，使當時的民主黨派、甚至是國民党進步人士均尊稱他為「周公」就是一個很典型的例子。　　稱呼他人的親戚，一般在稱謂前加「令」字，如令尊大人、令堂大人、令伯、令叔、令兄、令弟、令妹等。對於他人的孩子也是如此，稱對方的兒子為令郎或令息，女兒為令愛或令媛。也可以在稱謂前加「賢」字，如賢伉儷（夫婦）、賢喬梓（父子）、賢弟等。　　（2）謙稱　　謙稱是與敬稱相對的稱謂，一般用於自己。　　對他人用敬稱，對自己用謙稱，是中國人的傳統。從先秦文獻可以知道，當時的貴族都有特定的謙稱，如《老子》說：「王侯自稱孤、寡、不穀。」「孤」和「寡」都是少的意思，王侯稱孤道寡，是謙稱自己德行淺少的意思；「谷」是善的意思，「不穀」猶言不善。　　古人每每用「臣妾」作為謙稱。古代有「男曰臣，女曰妾」之語，「臣妾」的本義，猶後世言奴才。司馬遷在他的《報任安書》中自稱「仆」、「牛馬走」。「仆」也是奴僕的意思，日本人至今還以「仆」作為第一人稱的謙稱。「牛馬走」，意思是像牛馬一樣供驅使奔走的人。與此相類似的用法，是謙稱自己的兒子為犬子、賤息等。　　對自己的父母固然要敬重，但在與他人提及自己的家人時，就不能用敬稱，而要用謙稱，一般是在稱謂之前加一「家」字，如稱自己的父親為「家父」，或者「家君」、「家嚴」；稱自己的母親為「家母」，或者「家慈」。如果父母已經去世，則對人要稱「先父」、「先大人」、「先母」。同樣，對他人稱呼自家的其他親戚，也都要加一「家」字，如「家伯」、「家伯母」；「家叔」、「家叔母」；「家兄」、「家嫂」；對比自己年齡小的，則可以稱「舍弟」、「舍妹」等。自稱或者用「愚」字，如「愚兄」、「愚弟」。　　對他人稱呼自己的妻子，一定要用謙稱，如「內人」、「內子」、「拙荊」；或者用平稱「愛人」、「太太」。常常聽到有人向對方介紹自己的妻子時說：「這是我夫人。」如果介紹的一方地位較高則問題不大，如果地位較低，這樣介紹就顯得非常失禮，如前所說，諸侯的元配才能稱為「夫人」。普通人相交，稱對方配偶為夫人，略有恭維的意思。稱自己的配偶為夫人，就顯得有些自大了。（汪連天）　　
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