在Excel中使用公式來實現數據快速錄入的3種方法

在Excel中錄入數據時，為了提高錄入效率，用戶往往希望能夠在錄入關鍵數據後自動錄入其他對應的數據。實現這種快速錄入的方法很多，本文介紹在Excel中使用公式來實現數據快速錄入的3種方法。

1、啟動Excel並打開工作簿，工作簿中「工資表」的結構如圖1所示。打開「統計表1」工作表，選擇B3:I20單元格區域，在編輯欄中輸入公式「=IF($A3="","",VLOOKUP($A3,工資表!$A:$I,MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0),0))」，按Ctrl+Enter鍵結束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側相應單元格中將自動輸入對應的信息，如圖2所示。

圖1　「工資表」的結構

圖2　使用VLOOKUP()函數和MATCH()函數獲得信息

提示

MATCH()函數可以在單元格區域中搜索指定項，並返回該項在單元格區域中的相對位置。VLOOKUP()函數可以搜索單元格區域的第一列，然後返回該區域相同行上單元格中的值。在這裡，使用MATCH()函數在「工資表」的第2行獲取對應欄位的位置列號，使用VLOOKUP()函數在「工資表」的A列搜索對應的員工編號並返回編號所定義行的信息，這樣就可以實現輸入編號後的信息自動錄入。

2、打開「統計表2」工作表，選擇B3:I20單元格區域，在編輯欄中輸入公式「=IF($A3="","",HLOOKUP(B$2,工資表!$A$2:$I$20,MATCH($A3,工資表!$A$2:$A$20,0)，01)」，按Ctrl+Enter鍵結束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側的單元格中自動錄入其他信息，如圖3所示。

圖3　使用HLOOKUP()函數和MATCH()函數獲取信息

提示

HLOOKUP()函數在表格或數值數組的首行查找指定的數值，其可以在表格或數組中指定行同一列中返回一個數值。其與VLOOKUP()函數的區別在於，其是在數據區域的首行搜索值，返回同一列第N行的值;而VLOOKUP()函數是在數據區域的首列搜索值，返回同一行第N列的值。在這裡，使用MATCH()函數在「工資表」的A列搜索員工編號的位置行號，使用HLOOKUP()函數在「工資表」的第2行搜索列欄位，返回對應列欄位及其信息，這樣就可以實現輸入編號後的信息自動錄入。

3、打開「統計表3」工作表，選擇B3:I20單元格區域，在編輯欄中輸入公式「=INDEX(工資表!$A:$I,MATCH($A3,工資表!$A:$A,0),MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0))」，按Ctrl+Enter鍵結束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側的單元格中自動錄入其他信息，如圖4所示。

圖4　使用INDEX()函數和MATCH()函數獲取信息

提示

INDEX()函數可以返回表格或區域中的值或對值的引用。這裡使用兩個MATCH()函數分別獲取員工編號和列欄位的位置列號，然後使用INDEX()函數來引用行列號交叉區域的單元格的內容，這樣就可以實現輸入編號後的信息自動錄入。