參加國際學術會議經驗總結

參加國際學術會議經驗總結

一、會議前準備

1、 一般會議在第一輪只是提交一個意向說明到指定的郵箱，而且在第一輪中會大致通知重要的時間點，提交論文時間、論文意見時間、報到時間等。

2、 按時間安排提交abstract以及會議指定格式的註冊信息。

3、 第二輪一般比較重要，一般已經得知論文是否被接收，但此時仍有時機提交論文，此時會議的相關安排會更加具體，包括開會地點，大致日程安排以及費用住宿等。這裡要特別注意會務費竟包括那些費用，包不包括住宿以及早中晚餐。

4、 第二輪後一般會接到論文錄用通知及邀請函，通常首先會得到電子版的邀請函，由大會主席簽名並掃描的圖片文件。但一般國際會議辦簽證時通常都要求紙介的邀請函，此時應立刻要求郵寄紙介邀請函，以防耽誤簽證時間。

5、 預定機票，一般這個時候預定能夠便宜，可能會需要護照號，沒關係，和他們說，他們會允許你辦好後再提供。

6、 辦理護照及簽證，受到邀請函就應立刻辦理護照及簽證（當然在收到前最好自己就有護照，以便節約）。先說護照，比較好辦，只要到公安廳的出入境管理處辦理即可，辦理時需要帶身份證、戶口簿，其他的並不需要。辦理時填寫申請表都是關於自身信息的一些內容很好填，這裡要說的是一般最好辦理因私護照，因為辦理因公護照手續很繁瑣，還需要單位證明什麼的，而且就會議來說都是一樣的，簽證時不會遇到任何問題。目前護照有效期10年。辦理時通常都會在當地找個護照像20-40元，沒辦法強買強賣：）。一般加急辦理大約15天能收到護照，辦理很方便，限制很少。 辦簽證比較費勁，會議通常辦C3簽證，一般需要到那個國家大使館網站查詢需要那些申請材料。一般需要準備以下東西（當然國家不同要求內容不同） 1.護照原件及護照照片頁面 複印件1 份 2. 簽證申請表1張（需貼照片） 3. 身份證原件和複印件 4. 個人簡歷 （個人的基本信息，Education，Experience， Resent Selected Publications， Research Projects等） 5. 在職證明(需含有在職期間，負責部門等內容並蓋有公司公章) 6. 營業執照複印件 7. 戶口本原件及複印件 （戶口在外地時需要暫住證 ） 8. 邀請函原件辦理時間一般為10天，費用大約為一人200元。多人簽證通常只讓進一個人統一辦理。護照加簽證加一起最少就得25天所以通常得抓緊。 7、 在參加國際會議時通常最好提前一個月預定房間，要不可能會定不上，最好當然是國際連鎖的大hotel，實在不行就住motel，便宜，一般不用提前訂，但就怕離會場遠，或者到時候沒有位置。建議還是hotel。 8、 最後一輪通知，通常有詳細的會議安排，每天什麼時間段誰作報告，主持人是誰，都有詳細介紹，並且有機場交通圖，會場交通圖等。這頁內容一定要列印出來，標出重點，拿個活頁夾子弄好，出國放在行李的外袋，以便隨時拿出翻閱。

二、 出發前準備物品

1、 最重要的當然是PPT了，PPT一定不要用太花哨的背景，要用大量的數據及圖示說明，不要有太多的文字。還有就是海報一般一頁的內容把重要的圖表列在上面，重點說結果，原因少寫，最前面是研究內容的概要，有點像會議摘要的內容，只是加了具體數據而已，左上角要有組織標誌，在國內列印，拿捲筒帶去。

2、 當地近幾日的氣候、當地的國徽、國旗，重要的名勝、購物街、特色食品，還有就是最重要的匯率，一般只需要知道當地的一個單位等於多少整數的人民幣即可，最好忘多算不要往少算。並且查好當地的伙食、住宿標準以及可以報銷的標準。

3、 毛巾，牙膏，牙刷，這兩樣用酒店的不舒服，最好自己準備，速食麵或者餅乾一到兩包，口香糖，剃鬚刀，西服，領帶，襯衣（兩天一件）。

4、 小的筆記本電腦，相機/手機，以及相關電池存儲卡，充電器，以及當地的標準電源插頭（但高級酒店一般能為客戶提供）

5、 護照，機票一定要放在包的外側且安全的地方，並且時刻記得用完即放回原處。

6、 外匯兌換，一般可以到當地的中國銀行兌換。如果換成美鈔也可以在當地再換成當地的錢，這裡需要注意牌價分好幾種，一定要看清哦，而且周六、周日不換，因為沒牌價。

三、 參加會議

1、 入住酒店，先問好退房時間，上網費用，早餐是否包括，然後拿到門卡，一定放在西服的上外口袋裡以便隨時拿。並且實際考察一下到會場的路線，算好時間，做到心中有數。

2、 會議報到的次序，報到，填寫報到信息，交會務費，拿發票，領會議日程表，摘要集胸卡，其他安排，一定按照這個安排來，一樣不能少。

3、 會議期間盡量多參加活動這是結交朋友的好時機，特別是歡迎晚宴及歡送晚宴，而且要準備一套自我介紹的套話。

4、 發言當天的早上或中午提前20分鐘到場，把PPT拷到會議電腦中。

5、 會議過程中照相要盡量小心及隱蔽，以防找到別國專家的非議，並且盡量做到中間靠前，實在不行坐在其他的投影前也可。會議過程中也盡量和會議的字幕照張相，以便以後回憶。

6、 在整個會議過程當中的一切花銷一定要索要發票，包括各種食品，交通，住宿，只要交錢的地方就一定要發票，一手交票一手給錢。四、 返程

1、 回來時核實所帶日用品是否齊全，相機、手機、電腦、是否放好，會議所發的東西是否帶齊。

2、 各種發票統一裝袋，保存好。

3、 機票、護照、簽證放在外袋。

4、 能減少包的個數就減少，盡量合併，便於管理。

5、 盡量提前2小時到機場，一來放心，二來可以買些免稅的東西，有退稅的到機場海關退稅，海關一般讓帶2瓶酒，兩條煙，但一般超一倍也不會說，關鍵是要在託運的行李里。

五、 報銷對公報銷通常只能報銷會務費，交通費，住宿費，伙食費一般只能按國家標準每天給報多少錢，超出部分只能在自己花銷，多餘部分歸個人，並且通常每人都有一個出差補助可以一起領。算賬的時候，雖然當時是花的當地貨幣或美元，但最後結賬時每筆都應換算人民幣來算，和起來一共花了多少人民幣，這樣清晰，不容易亂。