職場寫作|如何寫一封漂亮的工作郵件（3）

來自專欄職場寫作技巧

職場寫作|如何寫一封漂亮的工作郵件（1）

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流。由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便於閱度的字型大小和字體

中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字型大小用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字型大小和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字型大小設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。

六、結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字型大小一般應選擇比正文字體小一些。

希望對你有用！