工作郵件，你真的會發嗎？

06-07

來源 | 玉茗公子（ID：yuminggongzi666）

作者：玉茗公子

一旦進入職場，你會發現，你的工作與郵件密不可分。一般，公司都會給每個員工開設一個帶有公司域名的郵箱。對於職場人士來說，郵件是處理工作事宜、工作交流、商務談判等的一種專業形式。

可能，很多人回想，我很小就開始發郵件了，這有什麼難的？是的，發郵件並不難，但是要做到專業要注意很多細節。

收件人和抄送

收件人和抄送都是與郵件相關的人，但是哪些人應該屬於收件人？那些人應該抄送？這裡面是有很大的學問的。但是記住幾個小秘訣：

收件人是與此事直接相關的人。

領導一般都是抄送的，但是注意不要大事小事都天天抄送老闆，這有一種「我其實什麼也沒做的」的感覺。

收件人一定不能是與郵件不相關的外部人員，這樣會違反公司保密協議的哦！

公司人事部門、層級比較複雜，一定要向你的上級諮詢清楚，不然郵件發出去，卻出現「領導在收件人，下級在抄送」等情況，那不僅尷尬，還會前途堪憂啊！

郵件主題

當人們收到一封郵件的時候，一般都會先看郵件主題，有些人甚至以此判斷郵件值不值得馬上閱讀。所以，郵件主題，一定要寫，不然會很尷尬，很不禮貌，而且寫的時候還要注意以下幾點：

標題要簡潔精要，不要過長，一般盡量做到不出現「···」。

一般一封郵件一個主題，禁忌在一封郵件多個主題。

郵件主題重要標記一定要使用恰當，不要請求幫忙還標個「！！！！」，這會讓人非常不爽。

回復郵件時，尤其是這封郵件經過多次往來，一定不要「RERE」一大串，要注意修改主題。

郵件主題一定要從內容中提煉，不要等對方讀完郵件發現，根本毫無相關。

稱呼和問候

郵件開頭的稱呼和問候，是表達禮貌和尊重的方式。但不是我們以前常用的，如：

「親愛的寶貝：

展信開心！

······」

要是在工作中也這樣寫，那就完蛋了！人家肯定會覺得你十分不專業。

工作郵件的稱呼，一般為「XXX女士、XXX先生、XXX總······」，下一行空4格寫問候「你好或您好」。

郵件正文

郵件正文是郵件的中心部分，能否寫好，至關重要，一般需要注意以下幾點：

行文通順流暢，簡明扼要。

一件事情能說清楚不分兩次。

邏輯清晰，最好能夠分條闡述。

正確運用標點符號，禁忌錯別字。

盡量多使用「謝謝、請」等禮貌字眼。

選郵件落款

記得以前上學的時候，老師說：「我們同學，發給我的郵件，連個落款都沒有，我都不知道是誰發的。」

郵件落款一定要注意寫清楚兩點：一是發件主體，二是發件時間。這不僅可以讓對方知道你是誰，什麼時候發的郵件，這也是一種禮貌的表現。

可能很多人說，我的郵件左下角設計了個性的簽名，一樣的效力。我想說，簽名檔一般都有，這是你的個人名片，但是為了做到更好的尊重，請大家再寫個落款吧，不需要花多少時間，卻可以體現你的專業度，何樂而不為呢？

郵件附件

工作中的郵件，很多都會帶有附件，添加時一定要注意：

附件一定要有相對應的名字，尤其不要出現「新建文件夾」等字眼。

附件一般不超過4個，過多的情況下記得打包發送。

附件一定要在正文中提及。

附件最好能黏貼在最後，不行也最好PDF格式，用word最好能發送通用的格式，如果特殊格式最好說明。

其他注意事項

一定不要越級發郵件，更不要以郵件去挑釁你的上級，不然會像玉茗同事一樣死的很慘。

工作郵件切忌不要摻雜任何私事。

郵件數據一定要保留好，尤其是客戶往來的重要郵件，以免日後缺乏證據。

郵件發送的時候，注意不要打擾他人。

不要轉發不該轉發的，回復不該回復的。