第四章 Excel
Excel是微軟公司Office辦公軟體包中的一個組件——電子表格處理軟體。它是一個數據管理與統計分析的流行工具。Excel能完成對表格中的數據的輸入、編輯、統計、檢索、生成圖表和格式化列印等多種功能，利用所提供的函數編輯公式，能完成多種複雜的計算和各種複雜的數據統計，能進行數據的分析和預測並且具有強大的製作圖表的功能；用起來方便而靈活，是辦公的得力助手。下面以Excel 2000為例講解其基本應用及部分的高級應用。
4.1 Excel 2000概述Excel 2000窗口如圖4-1所示，可以分為標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表工作區、狀態欄等部分。
圖4-1 Excel 2000 窗口
1、標題欄
位於窗口的頂部，顯示了Excel 2000打開的當前工作簿的名稱，即文件名，啟動Excel 2000時默認的文件名為Book1，用戶可以在保存文件時修改文件名。
2、菜單欄
菜單欄共有9個菜單項，它們分別是文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數據、窗口、幫助。單擊某個菜單項可以彈出相應的菜單，然後從中選擇需要的命令。
3、工具欄
工具欄以圖標按鈕的形式代替常用的命令，單擊圖標按鈕可以執行相應的命令。
（1）常用工具欄。
各按鈕的功能說明如圖4-2所示。
通過「視圖」菜單中的「工具欄」 子菜單的選擇，常用工具欄在屏幕上既可以顯示也可以隱藏。
圖4-2 常用工具欄各按鈕的功能說明
（2）格式工具欄。
格式工具欄各按鈕功能如圖4-3所示。
在使用工具欄上眾多的按鈕時，如果忘記了其名稱，只要將滑鼠停留在相應的圖標處，片刻後即可自動顯示其功能名稱。
圖4-3 格式工具欄各按鈕的功能說明
4、編輯欄
編輯欄的左部為名稱框，該名稱框顯示活動單元格的地址，可以用此框在編輯大型表格時定位活動單元格，然後在右部編輯區編輯活動單元格內容。
編輯活動單元格時，編輯區中會出現三個按鈕，如圖4-4所示。
圖4-4 編輯區按鈕
取消：放棄對單元格的編輯操作。
輸入：輸入完畢後確認輸入。
編輯公式：在編輯中需要輸入公式，先單擊此按鈕，單擊此按鈕後，左部的名稱框變為選擇函數的下拉列表，在此可以方便地選擇常用的函數。
5、滾動條
滾動條分為水平滾動條和垂直滾動條兩種，每個滾動條又分為滾動箭頭和滾動框，用來移動工作表的位置，以顯示所需的內容。
在Excel 2000中，了解滑鼠在不同形狀時的不同功能極其重要。
① 在工作區內滑鼠形狀是空心十字形，此時可以用於選定單元格。
② 移動滑鼠到選定區域的邊緣時，滑鼠形狀會變成指針形，此時拖動滑鼠可以移動選定的數據，按住Ctrl鍵拖動可以複製選定區域的數據。
③ 在選定區域的右下角有一個小黑塊（如圖4-5）稱為填充柄，將滑鼠指向填充柄時，滑鼠的形狀變為實心十字形。拖動填充柄可以將內容複製或填充日期、數值等信息到相鄰單元格中。
④ 當滑鼠移動到行號的上下和列標的左右邊沿時滑鼠會變成帶方向箭頭的十字形狀，此時拖動滑鼠可以改變行高或列寬，雙擊可以使單元格中的內容緊湊顯示。
圖4-5填充柄的位置
單元格的選定包括選定文本、單元格、區域、行和列，選定的方法如表4-1所示。
表4-1單元格的選定方法
| 選擇內容 |
具體操作 |
| 單元格中的文本 |
如果允許對單元格進行編輯，那麼選定並雙擊該單元格，然後選擇其中的文本。如果不允許對單元格進行編輯，那麼選定單元格，然後選擇編輯欄中的文本。 |
| 單個單元格 |
單擊相應的單元格 |
| 連續的矩形單元格區域 |
單擊選定該區域的第一個單元格，然後拖動滑鼠直至最後一個單元格。 |
| 超出屏幕顯示範圍的矩形單元格區域 |
單擊選定該區域的第一個單元格，然後按住 Shift 鍵再通過滾動可以使該單元格可見，單擊區域中最後一個單元格。或者先單擊第一個單元格，按F8鍵，滾動工作表單擊右下角的單元格，再按F8鍵。 |
| 不相鄰的單元格或單元格區域 |
先選定第一個單元格或單元格區域，然後按住 Ctrl 鍵再依次選定其他的單元格或單元格區域。 |
| 整行 |
單擊行號。 |
| 整列 |
單擊列標。 |
| 工作表中所有單元格 |
單擊工作表左上角的「全選」按鈕。 |
| 相鄰的行或列 |
沿行號或列標拖動滑鼠。或者先選定第一行或第一列，然後按住 Shift 鍵再選定其他的行或列。 |
| 不相鄰的行或列 |
先選定第一行或第一列，然後按住 Ctrl 鍵再選定其他的行或列。 |
| 增加或減少活動區域中的單元格 |
按住 Shift 鍵並單擊新選定區域中最後一個單元格，在活動單元格和所單擊的單元格之間的矩形區域將成為新的選定區域。 |
1、工作簿
Excel的每一個文件（擴展名為.xls）稱為一個工作簿，一個工作簿默認打開三個工作表，默認名分別為「Sheet
圖4-6 Excel 2000工作表的最右下角
2、工作表
Excel總是以表的形式打開的，我們把這樣由網格構成的一張一張的表稱為工作表，每一張工作表都有其名稱；每張工作表由256列 65536行構成，列標以A~Z、AA~AZ、BA~BZ、…、IA~IV依次標號，行號以十進位數值1~65536依次編號。
一張工作表最右下角的單元格如圖4-6所示。
3、單元格
工作表中每個行和列相交處的小格稱為單元格，每個單元格均有一個列標和行號作為標識，稱為單元格的地址，如「B7」單元格是指第B列第7行所在的單元格。當前被選取的單元格稱為活動單元格，用粗線框表示，在Excel中進行的操作都是針對具體的單元格進行的。
4.2工作表Excel 2000在啟動後就打開了一個默認模板的工作簿，用戶可以在工作簿的工作表中輸入數據並進行處理，我們所進行的任何操作都是在內存中進行的，內存中的信息在掉電或計算機死機等情況下將會丟失，所以在計算機中輸入的所有數據都要及時存檔。
圖4-7 新建對話框
1、工作簿的創建
啟動Excel 2000後，系統會自動生成一個新的工作簿文件，名為Book1，該工作簿的第一張工作表Sheet1是當前工作表。就可以對其進行輸入數據等操作。若要在編輯文件的同時新建另一個工作簿文件，可以點擊常用工具欄中的「新建」按鈕，如圖4-7所示；或者使用「文件」菜單中的「新建」命令。
如果需要創建基於模板的工作表，可在如圖4-7所示的對話框中單擊「電子方案表格」選項卡，然後在該選項卡中選擇需要的模板。
2、打開工作簿
每個工作簿作為一個文件保存在磁碟中，其擴展名為.xls，要將其打開可以先啟動Excel，然後選擇「文件」菜單中的「打開」命令或者單擊常用工具欄中的「打開」命令，彈出如圖4-8所示的「打開」對話框，在「查找範圍」欄中選擇相應的目錄，單擊選擇要打開的工作簿文件名，然後單擊「打開」按鈕，或者直接雙擊要打開的文件名，該文件就被打開了。
圖4-8 打開對話框
3、保存工作簿文件
圖4-9 另存為對話框
正在編輯的某個工作簿文件是在內存中進行的，要將操作的結果保存下來必須進行保存操作，將內存中的信息保存到硬碟或其它磁碟中。可以單擊常用工具欄中的「保存」按鈕或者選擇「文件」菜單中的「保存」命令。
當一個文件在第一次保存時打開的是「另存為」對話框。
「文件」菜單中的「另存為」命令的功能是用來將當前文件保存到另外的磁碟或文件夾中。另存為對話框如圖4-9所示，在保存文件時要清楚究竟要將文件保存到什麼磁碟的什麼文件夾中。「My Documents」（「我的文檔」）文件夾是每個Office 2000程序默認的工作文件夾。
如果在「另存為」對話框中單擊右上角的「工具」按鈕，會彈出「工具」下拉菜單，如圖4-10所示，再選擇「常規選項」命令，彈出「保存選項」對話框，在「保存選項」對話框中用戶可以為保存的工作簿設置密碼、打開方式等等，如圖4-11所示。
Excel 2000中規定，工作簿文件的默認擴展名為.xls。
圖4-10 「工具」下拉菜單 圖4-11 「保存選項」對話框
工作表中可以輸入兩種類型的數據：常量和公式。
常量可以是日期、時間、貨幣、百分比、普通數值等數值型常量，也可以是「Davy」、「作者」等字元型常量；公式是以等號開頭的一串由數值、單元格地址、函數及運算符等組成的字元串。
1、輸入數字
在Excel中，數字只可以為下列字元：
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % .E e
Excel 將忽略數字前面的正號(+)，並將單個句點視作小數點。所有其他數字與非數字的組合均作文本處理。
輸入分數：為避免將輸入的分數視作日期，應該在分數前鍵入 0（零），如鍵入 0 1/2。
輸入負數：請在負數前鍵入減號「–」，或將其置於括弧( )中。
對齊數字：在默認狀態下，所有數字在單元格中均右對齊。如果要改變其對齊方式，可以單擊「格式」菜單「單元格」命令，再單擊「對齊」選項卡，並從中選擇所需的選項。
數字的顯示方式：單元格中的數字格式決定 Excel 在工作表中顯示數字的方式。如果在「常規」格式的單元格中鍵入數字，Excel 將根據具體情況套用不同的數字格式。例如，如果鍵入 $14.73，Excel 將套用貨幣格式。如果要改變數字格式，先選定包含數字的單元格，再單擊「格式」菜單上的「單元格」命令，然後單擊「數字」選項卡，再根據需要選定相應的分類和格式。
「常規」數字格式：如果單元格使用默認的「常規」數字格式，Excel 會將數字顯示為整數（789）、小數（7.89），或者當數字長度超出單元格寬度時以科學記數法（7.89E+08）表示。採用「常規」格式的數字長度為 11 位，其中包括小數點和類似「E」和「+」這樣的字元。如果要輸入並顯示多於 11 位的數字，可以使用內置的科學記數格式（指數格式）或自定義的數字格式。
15 位限制：無論顯示的數字的位數如何，Excel 都只保留 15 位的數字精度。如果數字長度超出了15 位，Excel 則會將多餘的數字位轉換為0 (零)。
將數字作為文本輸入：即使用「單元格」命令將包含數字的單元格設置為「文本」格式，Excel 仍將其保存為數字型數據。如果要使 Microsoft Excel 將類似於學號之類的數字解釋為文本，需要先將空單元格設置為「文本」格式，再輸入數字。如果單元格中已經輸入了數字，需要對其應用「文本」格式，然後單擊每一個單元格並按 F2 鍵，再按 ENTER 鍵重新確認數據。
2、輸入日期和時間
用斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分：例如，可以鍵入「
3、輸入字元
字元型數據的默認對齊方式是左對齊。當一個單元格內輸入字元型常量，系統自動將該單元格屬性轉換成字元型，一個單元格內最多可輸入32000個字元。如要把一個數字當字元處理，可以在數值前加一單引號（』）。例如：直接輸入「012244」確認後結果為「12244」，因為Excel把012244作為一個數值型常量，而數值型常量前面的0是無效的，所以自動捨去了，但有時還必須保留這個0，如學生的學號往往是0開頭的，這時就可以使用「』」開頭，將其強制轉換成字元型常量來保留之，但在單元格中並不顯示「』」。
輸入數據後確認的方法有以下幾種：
u 按回車鍵。
u 單擊編輯欄中的「輸入」按鈕。
u 按上下左右游標鍵。
u 單擊別的任意單元格。
u 按Tab鍵。
4、輸入公式
詳細內容將在4.3節「公式和函數」部分介紹。
工作表在建立後，經常需要對單元格中的數據進行修改、插入、刪除、複製等操作。同時，對工作表經常需要進行更名、移動、複製、插入、刪除等操作。
1、數據的修改
修改工作表中的數據很方便，一般採用的方法是直接雙擊要修改的單元格，在單元格中就會出現插入點游標，直接修改數據即可；也可以單擊要修改的單元格，使其成為活動單元格，然後在編輯區中修改數據。如果完全不要單元格原有內容，可以在單擊該單元格後直接將正確的內容輸入其中即可。
2、數據的插入
（1）插入一行或一列
以如圖4-12為例，如果要在「B5」所在行之前添加一行，可以這麼做：選定「B5」所在的行，單擊右鍵在快捷菜單中選擇「插入」命令或者選擇「插入」菜單中的「行」 命令就可以在第5行前增加一行。用同樣的方法可以插入一列。
我們可以看到，使用「插入」命令是在行或者列前面插入空行或者空列的，而其它行或者列自動往後移動。
圖4-12 在快捷菜單中選擇「插入」命令
（2）插入一個單元格
比如要在「B4」處插入一個空的單元格，先定位B4單元格為活動單元格，單擊右鍵選擇「插入」命令或者選擇「插入」菜單中的「單元格」命令後會彈出如圖4-13對話框，可以根據需要選擇合適的選項，再單擊「確定」按鈕，會產生如圖4-14所示的效果。
圖4-13 單元格插入對話框
圖4-14 單元格插入後的結果
由此同樣可以看出，「插入」命令所插入的內容均在活動單元格之前。
3、數據的刪除
（1）刪除一行或一列
先選擇要刪除的行或列，單擊右鍵，選擇「刪除」命令或者選擇「編輯」菜單中的「刪除」命令，即可將相應的行或列刪除。
注意：不能刪除同時有行和列一起選中的選擇區域。
（2）刪除單元格
選定要刪除的單元格，使其成為活動單元格，點擊右鍵選擇「刪除」命令或者選擇「編輯」菜單中的「刪除」命令，會彈出如圖4-15所示的對話框，根據需要選擇適當選項，單擊「確定」按鈕即可。
圖4-15 單元格刪除對話框 圖4-16 「清除」選項
3、清除單元格
清除與刪除是不同的，清除只是刪除單元格里的內容、格式、批註或全部三項，而單元格本身仍然保存在工作表中。如果刪除了不再需要的單元格，Excel將從工作表中移去這些單元格，並調整周圍的單元格填充刪除後的空缺。
選定要清除的數據範圍，單擊右鍵選擇「清除內容」命令或直接按Del鍵可清除單元格中的內容；在「編輯」菜單選擇「清除」命令，會彈出下級子菜單（如圖4 -16所示），從中可以選擇要清除的具體對象：
全部：清除單元格中的所有信息，包括數據的格式、單元格邊框、內容等。
格式：清除單元格內數據的格式，如邊框、顏色等。
內容：清除單元格內的常量或公式。
批註：只清除單元格的批註信息 。
選擇合適的選項，可以完成相應的操作。
4、數據的移動
選定要移動的數據範圍，將滑鼠移到選定區域的黑色邊框上，滑鼠變成指針箭頭後拖動滑鼠會出現一個虛線邊框，虛線邊框移動到合適的位置釋放滑鼠，數據就移動到了新的地方。
5、數據的複製
方法一：選定要複製的數據範圍，移動滑鼠到選定區域的黑色邊框，使之變成空心指針箭頭，按住Ctrl鍵，拖動滑鼠會產生一個虛線框，拖動虛框到合適的地方，再釋放滑鼠，新的一份內容就複製出來了。
方法二：選定要複製的數據範圍，移動滑鼠到選定區域的黑色邊框，使之變成空心箭頭，拖動滑鼠會產生一個虛線框，拖動虛框到合適的地方，按住Ctrl鍵，釋放滑鼠，一份新的數據也能複製成功。
6、數據的填充
填充是指將數據複製到相鄰的單元格中。
例1：如圖4-17，在A2單元格中輸入「計算機工程系」，確認後單擊A1對話框，移動滑鼠到填充柄處，滑鼠變成實心十字形時，拖動滑鼠到A8單元格，「計算機工程系」就填滿了所有拖動到的單元格了。
圖4-17 文字的填充
例2：如圖4-18，在A1單元格中輸入「二○○二年七月三十日」，在B1單元格中輸入「星期二」。
圖4-18 數據的填充
用滑鼠拖動選定A1、B1單元格，在填充柄處拖動滑鼠到B8，釋放滑鼠，我們可以看到日期隨著填充的進行在改變，星期也在改變。此功能在 Excel 2000中用得很多，也很方便，可以節約很多的輸入工作。
例3：如圖4-19(a)，在A2、A3單元格中分別輸入1、2；在B2、B3單元格中分別輸入1、3；在C2、C3單元格中輸入1、2，先用滑鼠拖動選定A1、B1單元格，用滑鼠拖動填充柄到B8處，釋放滑鼠。結果如圖4-19(b)所示。再用滑鼠拖動選定C2、C3單元格，用滑鼠右鍵拖動填充柄到C8處，釋放滑鼠，會彈出一個快捷菜單，如圖4-19(b)所示。選擇「等比序列」，結果如圖4-19(c)所示。
快捷菜單中各項功能如下：
u 複製單元格：與原數據相同的填充。
u 以序列的方式填充：以間距值為一個單位填充序列。
u 以格式填充：僅以單元格格式填充選定的區域，單元格中的數值不被複制。
u 以值填充：僅將數值填充到全部區域，不改變單元格格式。
u 以工作日填充：使用5天工作日填充序列。
u 以天數填充：針對日期系列，以一日為間距填充序列。
u 以月填充：以月為單位填充序列。
u 以年填充：以年為單位填充序列。
u 等差序列：以起始值按等差級數方式填充，見例3。
u 等比序列：以起始值按等比級數方式填充，見例3。
u 序列：根據需要單擊不同的選擇項，以產生數據序列。
(a) (b) (c)
圖4-19 自動輸入數據系列菜單及窗口
表4-2 填充功能的擴展數據
| 初始值 |
擴展序列 |
| 1, 2, 3 |
4, 5, 6 |
| 9:00 |
10:00, 11:00, 12:00 |
| Mon |
Tue, Wed, Thu |
| 星期一 |
星期二、星期三、星期四 |
| Jan |
Feb, Mar, Apr |
| 一月、四月 |
七月、十月、一月 |
| Jan-99, Apr-99 |
Jul-99, Oct-99, Jan-00 |
| |
|
| 1999, 2000 |
2001, 2002, 2003 |
| |
|
| 產品 1、延期交貨 |
產品 2、 延期交貨、 產品 3、延期交貨… |
| text1, textA |
text2, textA, text3, textA,... |
| 1st Period |
2nd Period, 3rd Period,... |
| 產品 1 |
產品 2, 產品 3,... |
7、數據的查找與替換
查找是根據某條件，在整個工作表或某個區域內尋找符合條件的內容。
查找往往是從活動單元格開始的，所以一般應該在查找之前將活動單元格定位於A1單元格。
選擇「編輯」菜單中的「查找」命令，屏幕上就會出現如圖4-20所示的「查找」對話框。
圖4-20 查找對話框
在此對話框中我們可以設定其查找的方式、搜索範圍、匹配、區分大小寫等查找條件，在查找內容文本框中輸入查找內容，單擊「查找下一個」按鈕即將活動單元格定位於找到的第一個符合條件的單元格上。 再單擊「查找下一個」按鈕可以定位在下一個符合條件的單元格上，直到找不到為止。
替換是將查找到的內容修改成新的內容。
選擇「編輯」菜單中的「替換」命令，屏幕上就會出現如圖4-21所示的「替換」對話框。
圖4-21 替換對話框
替換的操作與查找相似。替換中有一個活用：當替換值為空值時，其功能是刪除查找的內容。
8、工作表的操作
在Excel 2000中，一個工作簿默認打開3個工作表（Sheet1~Sheet3）。在Excel 2000窗口中，可以對選定的工作表進行更名、複製、移動、刪除、添加等操作。
（1）工作表的選定
在對工作表操作之前，必須先選定工作表，根據需要選定一個或多個工作表。
選定一個工作表，只需單擊該工作表標籤；要選定多個連續的工作表，先單擊第一個工作表標籤，然後按住Shift鍵再單擊最後一個工作表的標籤；選擇多個不連續的工作表，先單擊第一個工作表標籤，按住Ctrl鍵，再依次單擊其它要選定的工作表標籤。
如果要選定全部工作表，先將滑鼠移到某個工作表標籤上，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇「選定全部工作表」命令。如圖4-22所示。
（2）工作表的更名
Excel 2000 中的任意一張工作表都能改名，工作表名字的長度最多可以是31個字元。更改工作表名字的方法是雙擊要改名的工作表標籤後，直接輸入新的表名即可。或者在相應的工作表標籤上單擊右鍵，在快捷菜單中選擇「重命名」命令也可對工作表表名進行編輯。
圖4-22 選定全部工作表 圖4-23 移動或複製工作表對話框
（3）工作表的移動和複製
工作表的移動和複製的方法有兩種：
① 滑鼠拖動法
用滑鼠拖動要移動的工作表標籤，移到合適的位置釋放滑鼠即可；
複製工作表只要按住Ctrl鍵然後拖動滑鼠，即可以完成工作表的複製。
② 菜單法
選定要移動或要複製的工作表，在選定的工作表標籤上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇「移動或複製工作表」命令，彈出「移動或複製工作表」對話框，如圖4-23所示。
在此對話框中先選擇移動或複製出來的工作表要放的位置，再單擊「確定」按鈕。如果選定對話框下邊的「建立副本」複選框則是複製操作，否則是移動操作。
以上的操作是在同一個工作簿中進行的，若要移動或複製工作表到另一個工作簿，則在選定要移動或複製的工作表後接著打開目標工作簿，然後在「移動或複製工作表」對話框中選擇目標工作簿。
（4）工作表的添加
在要添加工作表位置的工作表標籤按鈕處單擊右鍵，在快捷菜單中選擇「插入」命令，在對話框中選擇「工作表」，再單擊「確定」按鈕即可。也可使用「插入」菜單中的「工作表」命令來完成。
（5）工作表的刪除
可以直接右鍵單擊要刪除的工作表標籤，在彈出的快捷菜單中選擇「刪除」命令即可，也可以使用「編輯」菜單中的「刪除工作表」命令。
4.3 公式和函數電子表格的一大特性就是能夠利用公式自動進行數據處理。Excel 2000提供了豐富的功能創建複雜的公式，並提供了大量的函數幫助編輯公式。
公式是由數值、運算符、單元格引用和函數構成的。在單元格中輸入公式以「=」開頭，輸入完畢後在單元格處顯示計算結果，但在編輯欄仍顯示公式內容（如圖4-24所示）。
圖4-24 單元格中輸入公式
在B2單元格輸入「=614-2*
運算符對公式中的元素進行特定類型的運算。Microsoft Excel 包含四種類型的運算符：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。
1、算術運算符
算術運算符用於算術運算，包括：加（+）、減（-）、乘（*）、除（/）、百分比（%）、乘方（^）等，如公式「=4^
2、文本運算符
使用「&」符號加入或連接一個或更多的字元串以產生一個長文本。如圖4-25所示：
圖4-25 文字的運算
在A3單元格中寫有公式「=A1&C1&E
3、比較運算符
用於判斷。當條件成立，返回的值為TRUE（真），如果不成立，返回的值為FALSE（假）。可以使用表4-3所列的邏輯運算符比較兩個值。使用邏輯運算符所得的結果是一個邏輯值（TRUE或FALSE）。
表4-3 邏輯運算符及其意義
| 運算符 |
意義 |
| = |
等於 |
| > |
大於 |
| < |
小於 |
| >= |
大於等於 |
| <= |
小於等於 |
| <> |
不等於 |
例如公式：「=100>
4、引用運算符
引用表4-4的運算符可以將單元格區域合併計算。
表4-4 引用運算符的意義
| 引用運算符 |
含義 |
示例 |
意義 |
| : (冒號) |
區域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內的所有單元格進行引用 |
B5:B8 |
引用了B5~B8的單元格 |
| ,（逗號） |
聯合操作符將多個引用合併為一個引用 |
SUM(B5,B6,B7,B8) |
求B5~B8單元格中數值的和 |
| 空格 |
求兩個區域的相交部分 |
D4:G |
引用了F8~G12單元格 |
Excel公式中單元格的引用可以是當前工作表也可以是非當前工作表中的單元格，也可以是多個公式同時引用同一個單元格，甚至可以引用不同工作簿中的單元格。單元格地址是由列標和行號組成，列標在前，行號在後，如：D3。
單元格的引用中，根據公式中單元格的地址被複制到其它單元格時是否會改變，可以分為相對引用、絕對引用和混合引用。
1、相對引用
相對引用是指，一個含單元格引用的公式複製到另外的單元格或者填充到另外區域時，公式中的單元格地址會隨公式位置的相對變化也相應地變化。
特點是組成單元格地址的列標和行號前無任何標記，直接由列標和行號組成。
例如：在E8單元格中有公式「=A3+B4+C3+D
E8—→G6的過程中，列標由E到G增加了2個字母的相對位置，則公式中不帶「$」符號的所有列標均要增加2個字母的相對位置；行號由8到6減少了2個數值的相對位置，則公式中不帶「$」符號的所有行號均要減少2個數值的相對位置，其他都不變，得出的公式就是G6單元格中的公式，結果為「=C1+D2+E1+F
表4-5 常見的單元格引用方法
| 如果要引用 |
請使用 |
| 列 A 行 10 中的單元格 |
A10 |
| 屬於列 A 和行 10 到行 20 中的單元格區域 |
A10:A20 |
| 屬於行 15 和列 B 到列 E 中的單元格區域 |
B15:E15 |
| 行 5 中的所有單元格 |
5:5 |
| 從行 5 到行 10 中的所有單元格 |
5:10 |
| 列 H 中的所有單元格 |
H:H |
| 從列 H 到列 J 中的所有單元格 |
H:J |
| 從 A 列第 10 行到 E 列第 20 行的單元格區域 |
A10:E20 |
2、絕對引用
絕對引用是指，一個含單元格引用的公式複製到另外的單元格或者填充到另外區域時，公式中的單元格地址不會隨公式位置的相對變化而變化。
特點是組成單元格地址的列標和行號前都有一個「$」符號。
例如：在E8單元格中有公式「=$A$3+$B$4+$C$3+$D$
3、混合引用
混合引用是指，同時具有相對引用和絕對引用的單元格地址。
特點是組成單元格地址的列標和行號前只有一個帶「$」符號，即列標和行號中只有一個（不帶$符號的）會隨公式複製到另外的單元格或者填充到另外的區域而改變。
例如：在E8單元格中有公式「=$A3+B$4+$C3+D$
E8—→G6的過程中，列標由E到G增加了2個字母的相對位置，則公式中不帶「$」符號的所有列標均要增加2個字母的相對位置；行號由8到6減少了2個數值的相對位置，則公式中不帶「$」符號的所有行號均要減少2個數值的相對位置。其他都不變得出的公式就是G6單元格中的公式，結果為：「=$A1+D$4+$C1+F$
4、非當前工作表中單元格的引用
工作簿是由多個工作表組成，如果一個公式要引用另一個工作表中的單元格，那麼就要使用工作表引用。如Sheet1!A5的引用指的是工作表Sheet1中A5單元格的相對引用。
5、非當前工作簿中單元格的引用
用戶還可引用不同工作簿中的單元格，只要在工作表引用的前面加上帶方括弧的工作簿名。例如[Book1]Sheet3!$E$5的引用指的是工作簿Book1里工作表Sheet3中的E5單元格的絕對引用。
函數是一個預先定義的內置公式。例如，可以使用函數「= SUM (B1:B6)」將B1到B 6單元格中的值進行累加。如果使用標準的算術運算符，則為「=B1+B2+B3+B4+B5+B
通常，用戶通過鍵盤直接將函數輸入到單元格公式中。如果用戶將「= Max（1, 2, 3）輸入到單元格中，Excel對函數進行處理，顯示結果為「3」。
輸入函數最容易的方法是使用「常用」工具欄中的「編輯公式」按鈕。也可以使用「插入」菜單中的「函數」命令輸入。彈出的對話框如圖4-26所示：
圖4-26 粘貼函數對話框
在這個對話框中，函數按類別列出，如財務、日期與時間、數學與三角函數等。當用戶選中某個函數時，可以看到關於函數及其參數的簡略說明。用戶可以從Excel豐富的函數集合中選擇一個函數。「粘貼函數」嚮導幫助用戶添加Excel中的函數到公式。
1、求和函數 SUM
格式：SUM(number1,number2,…)
功能：求多個數據或單元格數值的和。
圖4-27 求和函數
說明：number1,number2等參數可以是單元格的引用，也可以是數值或數值表達式等。如圖4-27所示，要在A5單元格中求A列數據的和，有如下幾種方法：
u 在A5單元格（也可以在編輯欄）直接輸入「=SUM(12,56,5,44)」。
u 在A5單元格（也可以在編輯欄）直接輸入「=SUM(A1,A2,A3,A4)」； 如果單元格數量很少，可以採用此方法。
u 在A5單元格（也可以在編輯欄）直接輸入「=SUM(A1:A4)」；兩個以上的連續單元格，我們通常都採用此方法。其中冒號（:）表示A1~A4的連續單元格區域。
u 將活動單元格定在A5，單擊「粘貼函數」按鈕或選擇「插入」菜單中的「函數」命令，在彈出的對話框中選擇SUM函數，單擊「確定」按鈕會彈出如圖4-28所示的對話框。
圖4-28 粘貼函數對話框
在「Number1」處有一個自動添加的單元格範圍，請檢查是否符合任務要求，如果符合，單擊「確定」按鈕；這裡的範圍如果不符合任務要求，可以更改。
方法1：在「Number1」文本框輸入「A1:A
方法2：將此對話框拖到一邊，用滑鼠選擇要求和的範圍；然後單擊「確定」按鈕即可。
如果要求B5、C5處的和，可以重複此操作，但我們通常不這麼做。我們可以使用前面講的填充操作（選定已經求過和的單元格A5，在填充柄處用左鍵拖動滑鼠到其它要求和的單元格處）。
2、求平均值函數 AVERAGE
格式：AVERAGE（Number1,Number2,…）
功能：計算多個數值或單元格數據的平均值。
說明：Number1,Number2等參數可以是數值，也可以是單元格的引用。
其基本用法與SUM極其相似。
3、計數函數 COUNT
格式：COUNT（Number1,Number2,…）
功能：求多個數據或單元格數值的個數（非數值不算）。即：當單元格中的內容是文字、邏輯值或空白時，將不記數。
說明：Number1,Number2等參數可以是數值，也可以是單元格的引用。
其基本用法與SUM極其相似。
4、求最大值函數 MAX
格式：MAX（Number1,Number2,…）
功能：取多個數據或單元格數值的最大值。
說明：Number1,Number2等參數可以是數值，也可以是單元格的引用。
其基本用法與SUM極其相似。
5、求最小值函數 MIN
格式：MIN（Number1,Number2,…）
功能：取多個數據或單元格數值的最小值。
說明：Number1,Number2等參數可以是數值，也可以是單元格的引用。
其基本用法與SUM極其相似。
6、條件取值函數 IF
格式： IF（Logical-Test,Value-if-True,Value-if-False）
功能：當Logical-Test的值為真時，取Value-if-True的值；當Logical的值為假時，取Value-if-False的值。
說明：Logical-Test的值可以是邏輯型數據單元格地址、邏輯值（True或False）、邏輯表達式，Value-if-True、Value-if-False的值可為任意數據類型的單元格地址、表達式、數值。
例如：由於在大學的體育課男生與女生分開上，因此評分標準不同，為了在評獎學金時的尺度一樣，計劃給某班的所有女生體育成績增加5分，如圖4-29所示。
可以先在E3單元格輸入公式「=IF(C3="女",D3+5,D3)」，為了使公式活化（能使用填充功能）邏輯表達式（Logical-Test）使用C3這一單元格的地址，「C3="女"」用來判斷當前學生是否為女生，如果C3的內容是女生，表達式值為真（True），否則為假（False）。當判斷結果為真時（即為女生），則D3+5（D3是原來的體育成績，增加5分）；如果為假（即為男生），成績為原來的體育成績D3。
圖4-29 IF函數的運用
注意：字元型常量在公式中必須用半形雙引號括起來。
思考：能否使用公式「=IF(C3="男",D3,D3+5)」來解決上面的問題。
公式「=IF(B3>14,MAX(D4:E5),MIN(D4:E5))」，此公式的意義是：當B3單元格中的值大於14時，則返回D4~E5單元格中的最大值，當B3單元格中的值小於或等於14時，則返回D4~E5單元格中的最小值。
7、邏輯與函數 AND
格式：AND（Logical1,Logical2,…）
功能：求Logical1,Logical2,…邏輯值的與運算。
說明：Logical1,Logical2,…均應該是邏輯型表達式或者是引用邏輯型數據的單元格。
與運算的規則：如果所有的表達式的值為TRUE，則函數返回的值為TRUE，否則函數返回的值為FALSE。
8、邏輯或函數 OR
格式：OR（Logical1,Logical2,…）
功能：求Logical1,Logical2,…邏輯值的或運算。
說明：Logical1,Logical2,…均應該是邏輯型表達式或者是引用邏輯型數據的單元格。
或運算的規則：如果所有的邏輯表達式的值均為假，函數返回的值為FALSE，否則函數返回的值為TRUE。
9、條件記數函數COUNTIF
格式：COUNTIF(range,criteria)
功能：計算給定區域內滿足特定條件的單元格數目。
說明：Range為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域，Criteria為確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。
例如，條件可以表示為 32、"32"、">32"、"apples"等。
假設 A3:A6 中的內容分別為 "apples"、"oranges"、"peaches"、"apples"，
則COUNTIF(A3:A6,"apples") 等於 2。
假設 B3:B6 中的內容分別為 32、54、75、86，則COUNTIF(B3:B6,">55") 等於 2。
在單元格中輸入公式時經常會出現一些出錯信息，出錯信息以#開頭，常見出錯信息的含義如表4-6所示：
表4-6 出錯信息的分析
| 出錯信息 |
含義 |
| ##### |
單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬或者單元格的日期時間公式產生了一個負值 |
| #NAME? |
在公式中輸入了未定義的名字 |
| #DIV/0! |
公式被0除 |
| #VALUE! |
在需要數字或邏輯值時輸入了文本值（參數不適當） |
| #N/A |
遺漏了公式中的參數，或者使用了不當的參數 |
| #REF! |
引用了無效單元格 |
| #NUM! |
在數學函數中使用了不適當參數 |
| #NULL! |
指定的兩個區域不相交 |
4.4 美化工作表
建立工作表時，所有的單元格都具有默認的相同的行高和列寬，而在實際的使用中，可以根據需要進行任意的調整。
圖4-30 調整行高的菜單及對話框
1、設置行高
方法a：將滑鼠指針移動到要改變行高的行號的底邊線，滑鼠就會變成帶上下箭頭的十字形狀，上下拖動滑鼠，即可以改變行高；
方法b：選定要調整高度的所有的行，選擇「格式」菜單中的「行」子菜單中的「行高」命令，在彈出的對話框中設定高度，單位為英寸，如圖4-30所示。
2、改變列寬
方法a：將滑鼠指針移動到要改變列寬的列號的右邊線，滑鼠就會變成帶左右箭頭的十字形狀，左右拖動滑鼠，即可以改變列寬。
方法b：選定要調整寬度的所有的列，選擇「格式」菜單中的「列」子菜單中的「列寬」命令，在彈出的對話框中設定寬度，單位為英寸，如圖4-31所示。
圖4-31 調整列寬的菜單及對話框
對於工作表中的數據，可以根據需要設置數據的各種格式，例如數據的對齊方式、表示成百分數、數據的小數點位數、貨幣的符號等，下面介紹如何設置數據的格式。
圖4-32 「單元格格式」對話框
1、設置數字格式
設置數字格式有：數值格式、貨幣格式、日期格式、時間格式、自定義格式等。
選定要設置格式的單元格，單擊右鍵選擇「設置單元格格式」命令，或者選擇「格式」菜單中的「單元格」命令，會打開如圖4-32所示的對話框。選擇「數字」選項卡，其中有很多格式類型供選擇，下面具體介紹幾種常見的數字格式：
（1）數值格式
數值格式（如圖4-33），我們可以設定其小數點後保留的位數、是否使用千分位分隔符及負數的表示樣式。
（2）貨幣格式
在「數字」選項卡「分類」欄中選擇「貨幣」項，在右邊就會出現關於貨幣的一些參數類型設置，我們可以選擇貨幣符號的樣式、貨幣符號的位置、負數的表示方法等進行設置。
（3）日期格式
選擇「日期」項，對話框右邊就會出現關於日期的一些參數「類型」供用戶選擇（如圖4-34所示）。
圖4-33數值的格式類型 圖4-34 日期的格式類型
（4）時間格式
時間有如圖4-35所示的樣式供選擇。
圖4-35 時間的格式類型
（5）自定義格式
Excel 2000提供了豐富的數據格式，用戶還可以自己定義數據的顯示格式（如圖4-37所示）。方法是在「數字」選項卡中選擇「自定義」項，然後在「格式」欄中輸入自定義的格式。例如：輸入「0.00E+
我們可以把選中的數字都設置為百分數的形式：選中這些單元格，單擊工具欄上的「百分比樣式」按鈕，這些單元格中的數字就變成了百分比的樣式。
我們還可以把這些數字直接設置為貨幣形式：單擊工具欄上的「貨幣樣式」按鈕，在所有選中的數字前面就都出現了一個「￥」或「$」符號等。
2、設置對齊方式
Excel 2000中的對齊方式是文字默認靠左對齊、數字靠右對齊。我們也可以對它們設置任意的其它格式。
我們在單元格格式對話框中選擇「對齊」選項卡，如圖4-36所示。該選項卡中有「文本對齊」、「文本控制」、「方向」三個區。
圖4-36 「對齊」選項卡
圖4-37 「自定義」數據格式
（1）「方向」區
在Excel 2000中，用戶可以讓單元格中的字元旋轉顯示。在「對齊」選項卡中，用戶或者可以通過單擊「方向」區中的「文本」指針來改變字元旋轉的角度，或者在「方向」區中的「度」編輯框中鍵入一個數字來指定字元旋轉的角度。
（2）處理長文本
用戶在「對齊」選項卡中，通過「文本控制」區中的幾個複選框來使長文本顯示在一個單元格中。
u 選擇「自動換行」複選框可使選定單元格中的文本在超過列寬時自動換行顯示。
u 選擇「縮小字體填充」複選框可使選定單元格中的少量數據在超過列寬時自動縮小顯示。
u 選擇「合併單元格」複選框可使選定的單元格區域合併為一個單元格，並使用區域左上角的單元格引用為合併單元格的引用。
如果去掉複選框中的標記，可使選定的單元格恢復原來的格式。
注意：「跨列居中」與「合併及居中」有一定的區別，「跨列居中」是將第一個單元格的內容顯示在選定的連續幾列同行空單元格的中間，空單元格仍然存在；「合併及居中」是將選定的連續單元格合併成一個單元格，合併後只保留最左上角單元格的數據。
（3）「水平對齊」和「垂直對齊」
設置數據的水平對齊格式有：常規（默認格式）、靠左、居中、靠右、填充、兩端對齊、跨列居中、分散對齊；
垂直對齊格式有：靠上、居中、靠下、兩端對齊、分散對齊。根據需要可以選擇合適的對齊方式。
3、設置字體
在「單元格格式」對話框中，單擊「字體」選項卡，該選項卡除可用來設置字體、字形、字型大小和顏色外，還可以設置各種各樣的下劃線以及特殊效果。
4、設置邊框
在「單元格格式」對話框中，單擊「邊框」選項卡，該選項卡給出了較多的邊框線形，而且還可以為邊框線設置不同的顏色。
單擊「格式」工具欄上的「邊框」按鈕旁邊的下拉箭頭，可以完成常用邊框的設置工作，如圖4-38所示。
圖4-38 設置邊框
5、設置圖案
在「單元格格式」對話框中，單擊「圖案」選項卡，該選項與「格式」工具欄中的「填充顏色」按鈕相比增加了背景圖案，如圖4-39所示。用戶可選擇一種顏色，再在「圖案」下拉列表框中選擇一種需要的圖案。
圖4-39 「圖案」選項卡
6、保護工作表
當工作表處於保護狀態時，在默認情況下，該工作表的所有單元格被鎖定，用戶不能修改其中的內容。
圖4-40 「保護」選項卡
（1）單元格的鎖定與隱藏。
在「單元格格式」對話框中選擇「保護」選項卡，如圖4-40所示，其中包括「鎖定」和「隱藏」兩個複選框。在默認情況下，「鎖定」複選框已經選中，表示被保護工作表的所有單元格都處於鎖定狀態。當然，我們可以更改這種默認狀態，使得在工作表中有的單元格處於鎖定狀態，有的單元格處於未鎖定狀態。在默認情況下，「隱藏」複選框未被選中，表示對被保護的工作表中的每一個單元格，無論它是處於鎖定狀態還是未鎖定狀態，我們都可以通過編輯區查看內容。我們也可以使部分單元格隱藏掉，被隱藏的單元格只能看到單元格中的顯示值，而無法通過編輯區查看原值。在這種情況下，對於存放有公式的單元格，只能看到公式的結果，不能看到公式本身。
要注意，無論執行了「鎖定」還是「隱藏」操作，最後一步都應該通過「工具」菜單中「保護」子菜單中的「保護工作表」命令來保護該工作表，否則，「隱藏」和「鎖定」的設置不生效。
（2）保護工作表。
保護工作表要使用「工具」菜單中「保護」子菜單中的「保護工作表」命令，執行該命令後，彈出如圖4-41「保護工作表」對話框。
圖4-41 保護工作表對話框
其中，「密碼」框用於輸入口令，那麼當以後從「工具」菜單的「保護」子菜單中選擇「撤消工作表保護」命令時，必須輸入正確的口令才能取消對該工作表的保護；如果不設置口令，可以直接取消工作表的保護。
在前面給單元格設置了很多種的格式，比如字體、字型大小、邊框和底紋、數字格式等，這些格式都是可以複製的，也是可以刪除的。
選中要複製格式的單元格，單擊常用工具欄上的「格式刷」按鈕 ，滑鼠將變成「 」，然後在要複製格式的單元格上單擊，就可以把格式複製過來了。
注意：單擊「格式刷」按鈕只能複製一次，雙擊「格式刷」按鈕能複製多次（多次複製完成後，單擊「格式刷」按鈕或按<Esc>鍵，結束格式複製）。
選中要刪除格式的單元格，單擊「編輯」菜單中的「清除」命令，再選擇子菜單中的「格式」命令，選中的單元格格式就變成了默認的格式。
1、自動套用格式
Excel 2000的「自動套用格式」可在選定的區域內快速格式化工作表。在使用「自動套用格式」的基礎上，還可以用更多的格式來修改工作表以突出重要的單元格信息。
圖4-42 某車間工資表
如將圖4-42的工作表進行快速格式化，具體操作如下：選定A1~J9單元格區域，然後單擊「格式」菜單中的「自動套用格式」命令，打開如圖4-43所示的「自動套用格式」對話框，在對話框中選擇「經典2」，再單擊「確定」按鈕。
圖4-43 「自動套用格式」對話框
格式化後工作表的顯示效果如圖4-44所示。
圖4-44 自動套用「經典2」後的效果
2、條件格式
有時候，我們希望某些單元格的數據在滿足某條件時，以特定的格式顯示，否則按原來格式顯示。例如，查看某班級學生的成績時，為了看清楚哪些學生有不及格的科目，可以這樣操作：選定所有學生成績的單元格，選擇「格式」菜單中的「條件格式」命令，打開如圖4-45所示的對話框，在第二個下拉列表框中選擇「小於」，在第三個框中輸入「60」，單擊「格式」按鈕，在彈出的對話框中設定「不及格」成績的字體格式，這裡選擇「紅色」，單擊「確定」按鈕。單擊「添加」按鈕還可以增加多個條件的格式。
圖4-45「條件格式」對話框
4.5 圖表圖表是工作表數據的圖形表示，能更形象、生動、直觀、清晰地描述數據間的關係，快速簡潔地說明和預見問題。
圖表有兩種基本形式：嵌入式圖表和工作表圖表。用得比較多的是嵌入式圖表，它是建立在工作表內的圖表；工作表圖表是指獨佔一張工作表的圖表。
圖4-46 嵌入式圖表
在講如何製作圖表之前，我們先來看一個簡單的圖表例子。
如圖4-46所示，在正中間的就是一個嵌入式圖表，這個圖表很清晰地描述出了2001年學校圖書館的借書分布情況，從中可以清楚地分析出學生的愛好和課餘生活的某些情況。
在工作表中，與該圖表相關的數據有「總和」行數據（由此行數據產生餅圖的各項分配），還有餅圖的圖例與「類別」行相關。因此我們在製作圖表前必須明白跟圖表相關的數據內容，在選定數據時，最好包含行、列的標題文字，這樣，在生成圖表時，Excel 2000會自動將它們用作圖例文字。
下面我們來看製作此圖表的基本過程：
圖4-47 圖書流通表
（1）選定與圖表相關的數據：「總和」和「類別」如圖4-47所示。
圖4-48 「圖表嚮導」步驟之1
（2）單擊常用工具欄中的「圖表嚮導」按鈕或者選擇「插入」菜單中的「圖表」命令將彈出如圖4-48所示的「圖表嚮導」對話框。
Excel 2000提供了14種不同的圖表類型以供選擇，每種類型又包含多種不同的子類型，默認值為「柱形圖」。
（3）選擇「餅圖」後，如果直接單擊「完成」按鈕，則將按餅圖的默認格式自動建立一張嵌入式圖表，如圖4-46所示。而如果單擊「下一步」按鈕，屏幕上出現「源數據」對話框，如圖4-49所示。
圖4-49 「圖表嚮導」步驟之2
（4）在「源數據」對話框中可以改變產生圖表的數據區域，選擇圖表數據系列按行或列組織的選擇等。單擊「下一步」按鈕，屏幕上出現「圖表選項」對話框，如圖4-50所示。
圖4-50 「圖表嚮導」步驟之3
（5）在「圖表選項」對話框中可以設置圖表標題、坐標軸、網格線、圖例、數據標誌和數據表。比如可以在「圖表標題」欄內輸入「圖書館借書類別分布圖」。在這裡只有一項是活動的，其它均為灰色，如果在別的類型圖表中相應的項就會激活。然後再單擊「下一步」按鈕，會出現如圖4-51所示「圖表位置」對話框。
圖4-51 「圖表嚮導」步驟之4
（6）在「圖表位置」對話框中可以選擇圖表的類型，即要建立嵌入式圖表還是工作表圖表，如果要建立一張工作表圖表，只要單擊「作為新工作表插入」單選鈕，並鍵入該圖表的名稱（或採用其默認的名稱）。如果我們選擇「作為其中的對象插入」單選鈕，單擊「完成」按鈕，一張嵌入式工作表就製作完成了。
圖表在建立後，可以根據實際的需要，對圖表進行任意的修改。下面以上節中的例子為例介紹操作過程。
1、圖表的移動及改變大小
圖表的移動和改變大小類似Windows窗口操作。
移動圖表：單擊圖表，在圖表的周圍會出現8個黑色的小方塊，稱為尺寸柄。把滑鼠指針移在圖表中按住滑鼠左鍵拖動滑鼠時，會有一個虛線框隨著滑鼠指針一起移動，把虛線拖動到新的位置，鬆開滑鼠，則圖表就被移動到了新的位置。
改變大小：單擊圖表，把滑鼠移動到某個尺寸柄上，滑鼠就變成雙箭頭形狀，用滑鼠左鍵拖動滑鼠，虛線框就隨著改變大小，當拖動到合適的位置時，鬆開滑鼠，圖表就調整到相應的大小。拖動四個角上的尺寸柄，能同時改變圖表的高度和寬度，拖動四個邊上的尺寸柄，能改變圖表的高度或寬度。
2、更改圖表類型。
圖表建立好後，有時候為了更加清晰、直觀地描述數據類型，可以更改圖表類型。只要選定要更改的圖表，選擇「圖表」菜單中的「圖表類型」命令，屏幕上就會出現「圖表類型」對話框，從中選擇需要的圖表類型即可。
3、更改圖表中的標題。
建立圖表時，可以給圖表標題、X軸、Y軸標題命名。圖表建立好後，根據需要也可以對它們進行修改。只要選擇「圖表」菜單的「圖表選項」命令，出現「圖表選項」對話框（如圖4-52）。在此對話框中可以更改它們的標題。
圖4-52 更改圖表標題
4、刪除圖表
要刪除圖表，首先單擊圖表將其選定。選擇「編輯」菜單的「清除」命令，在彈出的子菜單中選擇「全部」。
5、圖表的特徵
圖表在創建完畢後並不是獨立存在的，而是與生成圖表的數據緊密相聯繫的，當與圖表相關的數據被修改時，圖表會自動發生相應的變化。如圖4-53所示。
圖4-53 數據修改後自動變化的圖表
6、圖表的活用
利用Excel的公式自動填充的功能以及自動生成圖表的特性，可以繪製數學函數圖象。我們從以比較熟悉的正弦函數和餘弦函數為例來說明如何繪製函數圖象。
（1）建立數據（如圖4-54）
圖4-54 三角函數數據的製作
在第一行中B1至N1分別輸入0、30、60、90、…、360（單位：度）；
在第二、三行分別在A2、A3中輸入SIN、COS函數；
注意：SIN、COS三角函數在Excel中使用的是弧度值，因此必須先將角度值轉為弧度值。Sin(x)的公式為（以C1為例）： =SIN(C1*PI()/180)，Cos(x)的公式為（以E1為例）：=COS（E1*PI()/180）。
（2）製作正、餘弦函數
選擇全部數據，再選擇如圖4-55所示的「無數據點平滑線散點圖」，選擇「完成」。
圖4-55 選擇圖表類型
（3）調整圖表長與寬，可以利用Alt鍵配合進行精確定位。效果如圖4-56所示，該圖表精確定位在區域C4∶L14上。
圖4-56 三角函數效果圖
4.6 Excel 2000窗口的操作Excel 2000允許在一個屏幕上同時打開多個工作簿，或者同時打開一個工作簿中的幾張工作表，即具有多窗口操作的功能。在「窗口」菜單中有如下幾條命令（如圖4-57所示）：新建窗口、重排窗口、隱藏、拆分、凍結窗格。
「新建窗口」命令：打開一個新窗口，新窗口中的內容與活動窗口的內容相同，這樣便可以同時查看一個文件的不同部分。
圖4-57 「窗口」菜單 圖4-58 「重排窗口」對話框
「重排窗口」命令：會彈出如圖4-54所示「重排窗口」 對話框供我們選擇窗口的排列方式。如果選擇「水平並排」項，同時選擇「當前活動工作簿的窗口」，結果如圖4-59所示。
「隱藏窗口」命令：隱藏當前工作簿窗口，但隱藏的窗口仍然是打開的。
「拆分」命令：將當前工作表拆分成四個窗口，四個不同的窗口顯示同一張工作表。如圖4-60所示。
圖4-59 水平重排窗口的效果
圖4-60 拆分窗口的效果
「凍結窗格」命令：將窗口分成四塊，窗格凍結後活動單元格的左邊欄位只能上下移動，上邊的標題行或個別記錄只能左右移動，便於查看大型工作表數據（如圖4-61所示）。
圖4-61 凍結窗口的效果
在「窗口」菜單中列出的文件名是指當前打開了的工作簿（如圖4-57所示）。單擊某一文件，可切換到該文件所在的窗口。
4.7 資料庫管理資料庫與數據清單是Excel 2000的重要功能，它通過數據清單來實現資料庫管理的功能。
資料庫是數據按照一定的聯繫結構組織起來的數據集合，其特點是數據高度共享，數據的冗餘度小，易於維護和使用，因此廣泛用於對數據的管理。
在Excel 2000中，可以把工作表中的數據做成一個類似資料庫的數據清單。
在資料庫中，數據清單按照行、列的方式組織數據，每一列稱為一個欄位，第一行稱為標題行，由欄位名組成，除標題行外的每一行稱為一條記錄。
特點：
u 一張數據清單獨佔一個工作表；
u 數據清單中最好不要出現空行和空列；
u 同一列數據類型相同。
如圖4-62所示是一張學生成績數據清單，「學號」、「姓名」、「電子技術」、「高等數學」等稱為欄位名，其中「姓名」所在的列稱為一個欄位，此數據清單由8個欄位組成，比如第10行這樣的一行稱為一條記錄，圖中顯示共有12條記錄。
圖4-62 單元格的選定
建立數據清單分兩步：一、建立數據清單的標題行（由欄位名組成的行）；二、輸入各個記錄值。
建立標題行很簡單，只要在數據清單的標題行中鍵入各欄位名。記錄的輸入可以直接在數據清單中完成。但是，在Excel 2000中一個工作表可以是65536行256列的巨型表格，如圖4-63所示，在數據錄入或者查看數據時，S41單元格的數據不知道代表什麼，在錄入數據時容易出錯，查看數據時也很不方便。如何解決這個問題呢？有以下兩種方法：
圖4-63 含義不清的數據
方法一：標題行的凍結法。
先將數據清單移動到表頭，將活動單元格定位在要凍結的位置，注意凍結的是活動單元格的上邊和左邊的單元格，再選擇「窗口」菜單中的「凍結窗格」命令。例如，在這個例子中我們定位活動單元格在C2，即將A列、B列和第一行凍結。然後選擇「窗口」菜單中的「凍結窗格」命令凍結窗口，結果如圖4-64所示。凍結後的表格中，C2單元格的左邊欄位只能上下移動，標題行只能左右移動。
圖4-64 凍結的效果
圖4-65 記錄單
方法二：使用記錄單。
Excel 2000提供了一種稱為「記錄單」的窗體，要注意的是使用記錄單之前須選建立數據清單的標題行。記錄單的缺點是欄位數最多不能超過32個欄位。使用此記錄單可以很方便地查看、更改和錄入數據。其界面如圖4-65所示，左半部分是數據清單的各欄位名以及相應的文本框；中間是一垂直滾動條，用來在數據清單的各記錄間移動；右半部分是7個命令按鈕，用於數據記錄的添加、修改、刪除和查找等操作。
Excel 2000可以方便地對數據進行排序，可以對數據清單的一部分排序，也可以對整張數據清單進行排序；既可以按升序排，也可以按降序排；既可以按列排序，也可以按行排序。
比如對某班學生成績進行處理，如圖4-66所示，通過排序，我們可以知道某課程的具體成績排名、全班的最高分，某個學生的總成績在班組中的位置等等。
圖4-66 排序示例
如果我們想了解這個班級「大學英語」的成績排名，可以將活動單元格定位在「大學英語」欄位的任意一個單元格上，單擊常用工具欄中的「降序」按鈕可直接將所有記錄按大學英語成績降序排列。也可以選擇「數據」菜單中的「排序」命令，會彈出如圖4-67所示的「排序」對話框。此時，「主要關鍵字」默認就是「大學英語」，表示對「大學英語」排序，如果要對其它欄位排序，可以對其進行修改。次要關鍵字用於指定在主要關鍵字相同的情況下對記錄排序的依據。
圖4-67 「排序」對話框
在對話框的右端有遞增和遞減的單選按鈕，表示記錄的排列順序，我們選擇「遞減」，即降序，排列結果如圖4-68所示。
這樣，我們對這個班級學生的大學英語成績就有了一個清楚的了解。
圖4-68 排序結果
記錄篩選是在數據清單中只顯示出符合條件的所有記錄，而把不符合條件的所有記錄全部隱藏起來。
例如，我們要對如圖4-69所示數據清單中篩選出所有男職工的記錄，可以這樣操作：
把活動單元格定位於數據清單中的任意單元格，選擇「數據」菜單中的「篩選」子菜單下的「自動篩選」命令。
圖4-69 篩選
然後單擊「性別」欄位名處的自動篩選箭頭，打開下拉列表，從中選擇「男」，篩選結果如圖4-70所示。
圖4-70 篩選後的效果
如果需要篩選的是數值型欄位，例如要篩選出獎勵工資大於等於250的所有記錄，可以單擊「獎勵工資」處的自動篩選箭頭，打開下拉式列表，如圖4-71所示。從中選擇「自定義」，將彈出如圖4-68所示的對話框，在相應的地方填入篩選條件，單擊「確定」按鈕即可。
圖4-71 「篩選」選項 圖4-72 「自定義自動篩選方式」對話框
分類匯總是指對記錄按照某一欄位的內容進行歸類，即把該欄位值相同的記錄歸為一類，然後對每一類進行統計。在執行「分類匯總」命令前必須進行「排序」操作。
圖4-73 分類匯總對話框
例如，對某車間工人工資的記錄按性別分類，然後對每類記錄統計實發工資的平均值，操作步驟如下：
（1）單擊數據清單中的任一單元格。
（2）按「性別」欄位遞增的順序對數據清單中所有記錄排序。
（3）選擇「數據」菜單中的「分類匯總」命令，屏幕上出現「分類匯總」對話框，如圖4-73所示。
在「分類匯總」對話框中，「分類欄位」欄用於指定按哪一欄位對數據清單中的記錄分類。
「匯總方式」欄用來指定統計時所用的函數計算方式。
「選定匯總項」欄用來指定對哪個欄位或哪些欄位進行統計工作。
「替換當前分類匯總」選項，將用新的分類匯總值替換數據清單中原有的所有分類匯總值。否則將保留原來已有的分類匯總值。
「每組數據分頁」選項，將在進行分類匯總的各組數據之間自動插入分頁線。
「匯總結果顯示在數據下方」選項，將把匯總結果和「總計」行置於相關數據之下。
在對話框中，「分類欄位」選擇「性別」，「匯總方式」選擇「均值」，「選定匯總項」選擇「實發工資」。
（4）單擊「確定」按鈕，於是對數據清單中的記錄進行分類匯總，結果如圖4-74所示。
圖4-74 分類匯總的效果
在上圖中，工作表左側的3個小方塊用於控制對各組數據和全體數據的隱藏和顯示，它們叫做分級顯示符號。例如，單擊第一個分級顯示符號，將隱藏第一組數據，並在這個分級顯示「＋」號。如果再次單擊這個符號，將重新顯示第一組數據。
若要取消分類匯總，只需再單擊圖4-73所示的「分類匯總」對話框中的「全部刪除」按鈕即可。
通過前面小節的學習已經知道：在Excel 2000中，可以有多種方法從工作表中提取有用的數據：利用排序的方法可以重新整理數據，讓我們從不同的角度觀察數據；利用篩選的方法可以將一些特殊的數據提取出來；利用分類匯總的方法可以統計數據。除此之外，Excel 2000還提供了一項數據透視表的功能，可以將排序、篩選和分類匯總3項操作結合在一起，讓用戶非常簡單而迅速地重新組織和統計數據。
1、創建數據透視表
在創建數據透視表之前，先去掉所有的篩選和分類匯總結果。如果要從已經存在的數據清單中創建數據透視表，可以按照以下步驟進行：
（1）先單擊數據清單中的任一單元格，選擇「數據」菜單中的「數據透視表和圖表報告」命令，屏幕上出現「數據透視表和數據透視圖嚮導――3步驟之
圖4-75 數據透視表嚮導1
（2）在該對話框中可以讓用戶指定數據源，Excel 2000默認選擇「Microsoft Excel數據清單或資料庫」選項。單擊「下一步」按鈕，屏幕出現「數據透視表和數據透視圖嚮導――3步驟之
圖4-76 數據透視表嚮導2
（3）在該對話框中可指定數據源的區域。在「選定區域」框中已經選擇了整個數據清單，如果想修改該區域，可以用滑鼠在數據清單中重新選擇，新選擇的區域將出現在「選定區域」框中。單擊「下一步」按鈕，彈出「數據透視表和數據透視圖嚮導――3步驟之
圖4-77 數據透視表嚮導3
（4）在該對話框中可以指定生成的數據透視表的保存位置，系統默認選擇「新建工作表」，Excel 2000將新建一張工作表保存新生成的數據透視表，並將它放在當前工作表之前；如果選擇「現有工作表」，則會將生成的透視表保存到當前工作表中，當然，還需要指定在當前工作表中保存數據透視表的區域。保持默認選擇「新建工作表」，單擊「完成」按鈕。新建的數據透視表如圖4-78所示。
圖4-78 數據透視表數據的拖動
（5）要指定數據透視表的結構，只需用滑鼠將對話框下邊顯示的欄位名拖到「行」、「列」、「數據」和「頁」位置即可。其中，拖放到「頁」位置中的欄位按鈕相當於選擇了「自動篩選」命令；拖放到「行」位置中的欄位按鈕變成了行標題；拖放到「列」位置中的欄位按鈕變成了列標題；拖放到「數據」位置中的欄位按鈕相當於選擇了「分類匯總」命令。
2、編輯數據透視表
有時，生成的數據透視表可能不是你所希望建立的，在這種情況下，既可以重新建立數據透視表，也可以修改數據透視表，直到符合自己的要求為止。
修改數據透視表有兩種方法，第一種方法是在數據透視表中直接將欄位拖到新的位置，就可以改變數據統計的方式；第二種方法是首先單擊數據透視表中任一單元格，然後選擇「數據」菜單中的「數據透視表和圖表報告」命令，彈出「數據透視表和數據透視圖嚮導――3步驟之
說明：對於數據透視表的編輯修改，還包括在數據透視表中增加或刪除欄位；單元格數據格式化；更改統計函數等等，實際使用中可以根據需要自行選擇。
我們在日常生活中經常會將一些數據性質的內容用Excel等數據處理軟體來保存，而一些文字性的具有格式性比較強的內容往往會保存成Word等文字處理軟體。
許多人都有過同時給多個人發信的經歷，例如生日邀請、節日問候，或者單位寫給客戶的信件等。這些郵件當然不能「批量發信」了事，必需使用特定的稱呼和問候語，使得每封信就像單獨寫出來一樣。但如果分別給每個人寫信，又實在太麻煩了，是不是用「複製」、「粘貼」的辦法來做呢？這樣太麻煩了。微軟公司製作了一個「郵件合併」的功能，其最初的目的是為了解決列印信封的難題。
下面我們利用「郵件合併」這功能來做一些其他的事情。郵件合併涉及兩個文檔：第一個文檔是內容，這是所有郵件相同的部分，以下稱「主文檔」；第二個文檔是數據文檔包含收件人的稱呼、地址等每個郵件不同的內容，所以我們就可以運用郵件合併功能就能，非常方便、快捷的完成。
例：製作《錄取通知書》
（1）在Word中編輯好要求的樣板文書（如圖 ），注意，該格式會應用到所有產生的文檔當中，因此要化較多的時間，以求更好的效果。
（2）準備好錄取人員數據表格
該表格包含欄位：編號、姓名、職務、會議座位號等信息如圖 保存數據文件的時候注意文件名要使用英文，這裡忌諱使用中文文件名，這裡我們保存成Excel格式，文件名為youjianhb.xls。
圖2.2
(3)郵件合併的步驟
選擇「工具」菜單中「郵件合併」命令，彈出如圖 對話框，單擊「創建」選擇「套用信函」在彈出的對話框中選擇「活動窗口」（如圖 所示），然後再選擇「獲取數據」按鈕（如圖 ）
圖 創建郵件合併
圖 插入/打開數據源
圖 插入數據時選擇文件類型和文件
在這個步驟要注意選擇文件類型，我們這裡選擇「MS Excel工作簿(*.xls)」類型,選擇準備好的Excel文件youjianhb.xls。如圖 選擇「整張電子表格」然後單擊「編輯文檔」
我們可以發現，在這以後工具欄上多了如圖所示的「郵件合併」工具條，游標定位於「編號」位置，選擇該工具條上（如圖 ）的「編號」，依次將需要的欄位插入到住文檔當中，插入後效果如圖 所示。
圖 插入數據文件後的對話框
圖 打開了「郵件合併」工具條
圖 插入欄位
為了節約紙張,可以在通過複製在一頁中列印多份,但是我們會發現直接這麼複製會出現完全相同的記錄,可以通過如圖 所示單擊「插入Word域」中的「下一記錄」來實現。注意，如果有多份，且在自動換頁的時候，最後一個「下一記錄」需要刪除，因為在換頁的時候，Office會自動將記錄指針指向下一條記錄，如果不刪除，每生成一頁就要丟失一條記錄，造成不必要的麻煩。
圖 插入記錄控制域
我們還可以單擊如圖 所示「郵件合併」工具條中的「查看合併數據」按鈕來查看或刷新數據。
圖 「查看合併數據」按鈕
如圖 所示（左右對比）是按「查看合併數據」前後的效果對比。
圖 查看/刷新前後的效果
檢驗符合條件後可以按如圖 所示「郵件合併」工具條中的「合併至新文檔」按鈕全部生成所有的《錄取通知書》檢查無誤後方可列印輸出。
圖 「合併至新文檔」按鈕
如圖 所示是生成全部新文檔後的效果。
圖 生成全部文檔的效果
4.8列印輸出Excel 2000的文件菜單中提供了4項與列印有關的命令：頁面設置、列印區域、列印預覽、列印。
選擇「文件」菜單中的「頁面設置」命令可以打開如圖4-79所示的「頁面設置」對話框，「頁面設置」對話框用於設置選定的一個或多個工作表的紙張大小、列印方向、縮放比例、起始頁號、列印質量等內容。
在對話框的「頁面」選項卡中單擊「紙張大小」下拉列表框，可以從彈出的列表中選擇一種合適的紙型，同時還可以設置紙張的方向，即橫向或者縱向列印，在縮放比例微調數值框中可以設定列印比例。
圖4-79 「頁面設置」對話框
在「頁邊距」選項卡中，可以設定頁面的上、下、左、右邊距，頁眉與頁頂端之間的距離、頁腳與頁底端之間的距離及水平、垂直居中方式。
頁眉、頁腳是指列印多頁數據表時，每頁頂端或底端的左、中、右三段敘述性的文字，底端的稱為頁腳，頂端的稱為頁眉。在「頁眉/頁腳」選項卡中，可以輸入或設定頁眉或頁腳的內容。
在「工作表」選項卡中，可以更改列印區域、列印標題及列印行、列的先後順序等內容。
Office的一大特色就是「所見即所得」，在列印工作表之前可以先預覽一下列印的效果，這樣可以防止列印出來的工作表不符合要求。
單擊工具欄上的「列印預覽」按鈕，或者選擇「文件」菜單中的「列印預覽」命令就可以打開「列印預覽」對話框，如圖4-80所示。在Word 2000中曾經用過這個功能，它的作用就是查看列印的效果。單擊「縮放」按鈕，可以把顯示的內容放大，再次單擊，又可以返回整個頁面的視圖形式。如果滿意，就可以單擊「列印」按鈕將整個工作表列印出來，單擊「關閉」按鈕則可以返回到編輯狀態。
圖4-80 列印預覽的效果圖
通過列印預覽，如果覺得效果滿意的話，就可以列印輸出了。
選擇「文件」菜單中的「列印」命令，屏幕上彈出「列印」對話框，如圖4-81所示。
在「範圍」欄中有兩個選項：
全部：列印當前工作表中的所有數據，功能跟單擊常用工具欄中的「列印」按鈕相同。
頁：可以設定列印的頁碼範圍。
注意：如果只想列印某工作表的圖表，只要選定該圖表，直接使用「列印」命令即可。
圖4-81 「列印」對話框
「列印」欄中有三個選項：
u 選定區域：只列印用戶選定的區域；
u 整個工作簿：將整個工作簿中的所有工作表中的數據一一列印；
u 選定工作表：只列印選定工作表中的所有數據。
在此對話框中，同時還可以設定列印的份數，提高列印效率。
習題四一、判斷題
1．在Excel 2000中，若只需列印工作表的部分數據，應先把它們複製到一張單獨的工作表中。
2．在Excel 2000中，數據透視表可用於對數據清單或數據表進行數據的匯總和分析。
3．在Excel 2000中，如果一個數據清單需要列印多頁，且每頁有相同的標題，則可以在「頁面設置」對話框中對其進行設置。
4．在Excel 2000的數據清單中，[數據]菜單的[記錄單]命令可以方便地插入、刪除或修改記錄數據及公式欄位的值。
5．電子表格軟體是對二維表格進行處理並可製作成報表的應用軟體。
二、單選題
1．在Excel 2000中，當公式中出現被零除的現象時，產生的錯誤值是 。
A．# N/A B．# DIV/0! C．# NUM! D．# VALUE!
2．在Excel 2000數據清單中，按某一欄位內容進行歸類，並對每一類作出統計的操作是 。
A．分類排序 B．分類匯總 C．篩選 D．記錄單處理
3．在Excel 2000中，利用填充柄可以將數據複製到相鄰單元格中，若選擇含有數值的左右相鄰的兩個單元格，左鍵拖動填充柄，則數據將以 填充。
A．等差數列 B．等比數列 C．左單元格數值 D．右單元格數值
4．Excel 2000中，要在公式中使用某個單元格的數據時，應在公式中鍵入該單元格的 。
A．格式 B．附註 C．條件格式 D．名稱
5．在Excel 2000中的某個單元格輸入文字，若要文字能自動換行，可利用「單元格格式」對話框的 選項卡，選擇「自動換行」。
A．數字 B．對齊 C．圖案 D．保護
6．在Excel 2000的數據清單中，若根據某列數據對數據清單進行排序，可以利用工具欄上的「降序」按鈕，此時用戶應先 。
A．選取該列數據 B．選取整個數據清單
C．單擊該列數據中任一單元格 D．單擊數據清單中任一單元格
7．在Excel 2000公式複製時，為使公式中的 ，必須使用絕對地址（引用）。
A．單元格地址隨新位置而變化 B．範圍隨新位置而變化
C．範圍不隨新位置而變化 D．範圍大小隨新位置而變化
8．Excel 2000環境中，用來儲存並處理工作表數據的文件，稱為 。
A．單元格 B．工作區 C．工作簿 D．工作表
9．在Excel 2000的單元格內輸入日期時，年、月、日分隔符可以是 （不包括引號）。
A．「/」或「-」 B．「.」或「|」 C．「/」或「」 D．「」或「-」
10．在Excel 2000數據清單對應的記錄單中，對話框的右上角顯示著「5/
A．當前記錄是第5條記錄 B．當前記錄單僅允許100個用戶訪問
C．當前記錄是第100條記錄 D．當前是訪問記錄單的第5個用戶
11．在Excel 2000中，設E列單元格存放工資總額，F列用以存放實發工資。其中當工資總額>800時，實發工資=工資總額-(工資總額-800)*稅率；當工資總額≤800時，實發工資=工資總額。設稅率=0.05。則F 列可根據公式實現。其中F2的公式應為： 。
A．=IF（E2>800,E2-(E2-800)*0.05,E2）
B．=IF（E2>800，E2，E2-（E2-800）*0.05）
C．=IF（「E2>
D．=IF（「E2>
12．在Excel 2000中，用Shift或Ctrl選擇多個單元格後，活動單元格的數目是 。
A．一個單元格 B．所選的單元格總數
C．所選單元格的區域數 D．用戶自定義的個數
13．在Excel 2000工作簿中，某圖表與生成它的數據相鏈接，當刪除該圖表中某一數據系列時， 。
A．清除表中對應的數據 B．刪除表中對應的數據及單元格
C．工作表中數據無變化 D．工作表是對應數據變成0
14．在Excel 2000中，函數可以作為其它函數的 。
A．變數 B．常量 C．公式 D．參數
三、雙選題
1．在Excel 2000的數據清單中，當以「姓名」欄位作為關鍵字進行排序時，系統可以按「姓名」的 為序重排數據。
A．拼音字母 B．部首偏旁 C．區位碼 D．筆劃
2．退出Excel 2000軟體的方法有 。
A．雙擊Excel 2000控制菜單圖標
B．使用[文件]菜單的[退出]命令
C．使用最小化按鈕
D．使用[文件]菜單的[關閉]或[關閉文件]命令
3．在Excel 2000電子表格中，設A1、A2、A3、A4單元格中分別輸入了：3、星期三、5x、
A．=A1^5 B．=A2+
4．在Excel 2000中，有關圖表的敘述， 是正確的。
A．圖表的圖例可以移動到圖表之外
B．選中圖表後再鍵入文字，則文字會取代圖表
C．圖表繪圖區可以顯示數據值
D．一般只有選中了圖表才會出現[圖表]菜單
四、填空題
1．在Excel 2000中輸入文字，則它默認的對齊方式為 。
2．在Excel 2000工作表中，要在屏幕內同時查看同一工作表中不同區域的內容，可以使用________操作。
3．在Excel 2000的某工作表中，已知A列第5行至D列第20行是學生成績，若要求出其中的最大值，並放入E1單元格，則E1中應填入 。
4．在Excel 2000中，假定存在一個資料庫工作表，內含：型號、單價、數量、金額等項目，現要求對相同型號的商品按金額從高到低進行排序，則要進行多個關鍵欄位的排序，並且主關鍵欄位是 。
5．在Excel 2000工作表中，先用滑鼠單擊C4單元格；然後按住Shift鍵，單擊G8單元格；再按住Ctrl鍵，單擊D11單元格。則選定的區域有 個單元格。
6．在Excel 2000中已輸入的數據清單含有欄位：學號、姓名和成績，若希望只顯示成績處於前5名的學生信息，可以使用 功能。
7．在Excel 2000中，若要對A3至B7、D3至E7兩個矩形區域中的數據求平均數，並把所得結果置於A1中，則應在A1中輸入公式 。
8．在Excel 2000中，表示Sheet2中的第2行第5列的絕對地址是 。
9．在Excel 2000中，為了區別「數字」與「數字字元串」，在輸入的「數字字元串」前應加上 符號以區別「數字」。
10．在Excel 2000工作表中，A列存放著可計算的數據。公式「=SUM（A1：A5，A7，A9：A12）」，將對 個元素求和。
11．在Excel 2000中，已知在（A1：A10）中已輸入了數值型數據，現要求對（A1：A10）中數值小於60的用紅色顯示，大於等於60的數據用藍色顯示，則可對（A1：A10）單元格使用[格式]菜單的 命令。
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