請示彙報，不是件簡單的事兒

06-07

文/黃傑婷

在實際工作中，下屬對上司請示彙報往往無所適從。在快消品牌任職銷售經理的Lily，對如何跟頂頭上司彙報工作苦惱不已。市場多變，需要跟上司商議的事情頗多，可是上司是大區經理，經常出差巡區，即使在辦公室也有不同區域經理前來溝通工作，很難約見；即使見到面，溝通時間短，情況還沒充分反映，上司就責難：「這麼重要的情況，為何現在才彙報？」「這個問題，你應該先請示再處理的。」

在保險公司做行政主管的Susan每天也是過得提心弔膽，老闆是一個完美主義者，交待下來的事情，Susan認為自己已經主動、高效地完成了，可老闆卻覺得不合心意：「你就不能讓我省心一點嗎？你沒理解我的想法，這不是我想要的結果。」逐漸Susan變得謹小慎微，老闆不叫，寧可不做，老闆不說，不肯多做。可老闆卻越發不滿，覺得Susan工作不主動，讓人操心。

下對上的溝通從來就是職場人每天都要面對的工作節點。職場菜鳥戰戰兢兢，不知從何入手；年資稍長的人面對不同的上司、不同的狀況，也需要多加斟酌，未必都能得心應手。

我們最好要先去理解上司需要怎樣的下屬，學會怎麼去適應他們，做好溝通。上司希望得到下屬的尊重，保持溝通，使上司不是最後一個知道情況的；上司希望下屬理解他，能聽懂他的語言，特別是話中話；上司希望下屬應主動工作，積極配合，有獨立的工作能力，也願意幫助團隊成員；上司欣賞有責任感，敢於承擔的下屬。上下級通過不斷的磨合，雙方能逐步締結信任的關係；通過艱苦的項目協同作戰，雙方能不斷積累「戰友」的情感。在信任關係的基礎上，雙方的溝通機制才會逐漸變得順暢，達成默契。

請示彙報，首先要恰當把握時機。如果問題複雜，需要做出謹慎選擇的事情，最好選取上司較為空閑、情緒冷靜、心情輕鬆的時候。如果反映問題或意見，最好是一對一，不要在公開場合張口就說。新發現、市場變動、競爭對手情況、重大事項，應在事前彙報，第一時間請示；老闆交待的事情，一定不能忘了及時反饋，哪怕沒完成；執行中的項目，也需要定期做過程彙報；工作整體完成後，要及時做結項彙報，上司往往最想知道的是工作成果和經驗分享，而下屬往往最想傾訴的是工作努力和付出的過程，因此下屬彙報工作時，不妨先說結果，然後簡述工作要點和心得，如上司追問細節，再把過程娓娓道來。千萬不要流水賬般自顧自說，結果還沒說完，上司已經無興趣聽下去。

【員工曬經驗】

廣告公司的項目主管Betty正在忙一個大客戶項目，上司剛好有空，問她項目進展的情況，Betty可算逮到機會了，一股腦地跟上司吐苦水，說客戶如何刁難、供應商如何難以配合，搞得自己每天都加班到很晚。上司聽得皺眉頭了，Betty還繼續抱怨項目時間如何緊。上司終於忍不住了，一句話擋回去：「大家都很忙，做這行加班是家常便飯，我還有電話會議，就這樣吧。」Betty只顧著說過程，卻忘了最重要的事情——向上司要人手去配合完成項目。如果她在上司皺眉頭的時候，及時發現，調整話題，就不會失掉了向上司爭取資源的機會了。

請示彙報更要注意溝通的技巧，注意溝通場合的氣氛，關註上司的情緒變化。事先做好筆記提要，有主題有中心，一事一議，語言簡明扼要，切忌詞不達意，把領導說急；領導提出意見，不妨虛心接受，不可一再和領導辯駁。如果反映問題和意見，最好帶著解決問題的想法和方案，和上司共同探討，最好讓上司做選擇題，而不是填空題。不要問「領導，你看這件事該怎麼辦」，而要主動說「領導，考慮了兩個解決方案，您看哪個比較好」。上司統管全局，他需要從宏觀的角度去考慮和協調問題，有時下屬可能不會完全明白，我們應該在闡述完自己的意見之後給上司思考和決策的時間和空間。即使上司不願採納你的建議，也應該感謝上司傾聽你的意見和建議，讓上司感覺到你對工作的熱誠和思考能力。上司做決策前詢問下屬意見的時候，要多角度分析利弊，概括了解到各方面的可行性；上司一旦做出決策，下屬要明確其想法的目的，列出要點，確認和領導想法一致後，再去施行。上司要的高效，是要在保證效果的前提下，還要有效率。

Rachel是一家遊戲公司的HR，最近公司流失率上升，影響到遊戲開發進度，老總憂心不已，召集各部門開會彙報情況，其他部門都在抱怨新員工難以上手、老員工積極性不高，Rachel則準備了提高現有常規福利和員工自選彈性福利兩套方案，建議公司做出員工保留決策，提高員工福利待遇。在彙報時，Rachel從容地分析了遊戲公司年輕員工多的特點，繼而對兩套方案的利弊、市場同行的操作、操作成本做了簡要的數據展示。老總在兩者之間很快就做出了決策。在施行過程中，Rachel還注意收集員工對自選彈性福利的反響，及時反饋給管理層，持續改進，員工的流失率因此逐步下降，員工隊伍保持平穩。

請示彙報還要把握溝通的方式。對項目執行詳細的過程分析或結項彙報，可以採取書面報告；簡要的情況變化反映或請示，可以口頭或者SMS溝通；需要附帶資料說明的事項，最好採取郵件彙報。一對一的溝通，口頭請示或彙報效率更高；一對多的溝通，最好先口頭跟上司或決策者進行溝通後，再進行書面溝通。對於比較重要的事項，書面的請示和回復會更為保險。閱讀型的上司喜歡書面彙報，深思熟慮；互動型的上司則樂意麵對面溝通，講究效率。

Seven任職於金融企業的運營部門，政策變動對該企業的運作影響較大，某日一項地方性金融政策出台後，影響到日常操作流程的修改，Seven收集到信息後，和風險部門進行評估後，修改了操作流程。發布前需要領導審核，Seven通過郵件把請示，連同政策資料等發到分管老總的郵箱，卻遲遲得不到回復。Seven一周後見到老總時，問到此事，老總漠然地說：「我不清楚這件事的來龍去脈，怎麼可以輕易做出批示？」Seven方恍然大悟，自己遺漏了發送郵件前和老總進行面對面的溝通，進而說明政策影響和流程修改的情況。由此可見，口頭溝通是實際操作中必不可少的步驟。

作為下屬，敢於擔當，敢於作為，敢於為上司排憂解難，才會得到信任。如果凡事被動等待，消極應對，不反饋不彙報，擅自行動，則容易給上司留下壞印象，遭棄用。人在職場，切要重視請示與彙報，因為這是和上司溝通的主要渠道。若然每次事先做足準備，把請示和彙報做到得體到位，上司對你的認同就會逐步加深，你在日後的工作中就可不斷積累信任的資本，打造出職業發展的通途。