[GTD]時間管理健身房 兩個下一步清單 - Linux技術討論/軟體/遊戲下載區 - 手...

您會遇到以下的問題嗎？

這篇文章就是我對這些問題的反思，下一步行動清單在GTD中佔著很重要的地位，不同於行事曆，行事曆的事情是一定要在今天完成的，下一步清單屬於ASAP（As Soon As Possibel,儘快完成）的層級，但是我們也總會發現，需要儘快完成的事情還真多，而且相當的複雜。DavidAllen說，只要工作時數超過兩分鐘，又無法委派的事情，都需要追蹤，這可不得了，大多數人都有50-150件事情需要追蹤，沒有適當的方法根本是把自己弄的一團亂。這篇文章的目的就是介紹我管理下一步清單的方法，我先把下一步清單分成兩部份，INBOX NA及任務 NA，NA就是下一步行動(Next Action)這個字的縮寫。（1）INBOX NAINBOX就是GTD中的收件匣，GTD主張要把所有的雜事、想法都放到一個固定的收件匣，這樣子才能對事情做有效的批次處理，加工成行動，之後執行。INBOXNA如同字面上的意思，就是由收件匣加工後產生的下一步行動。我們大部分的行動都是如此，老闆的交辦事項、老婆要我們下班後要去領錢、對同事的承諾、和朋友的約會、拿給XX一張CD等，我們都可以將之放在收件匣後，經過加工，便成為一個個 的行動，這些就是INBOX NA。我自己管理INBOX NA的工具是PALM上面的程式DIDDLEBUG，實際使用的方法，我曾經寫過一篇文章"如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇"，詳細討論DIDDLEBUG管理INBOX NA的用法，也請參照（2）任務 NA任務 NA就有點複雜了，我先舉一個實例來說明好了，最近我工作的學校要辦一個園遊會，我個人負責的工作主要有三項，擺攤位賣霜淇淋，製作攤位海報一張，販賣園遊卷給家長。這三件事情性質不同，所以等於是三個小任務。

這三小任務又因為持續的工作進行，目前進行的狀況變成以下的方式

這些打電話，請司機協助，請同事看草稿，和同事換園遊卷等工作，就是我說的任務NA。我們必須完成這些事情，任務才能有效的推動，當擺攤位賣霜淇淋，製作攤位海報一張，販賣園遊卷給家長，這三個小任務完成了，我的園遊會任務就完成了。說起來簡單，但是這些事還真的是難管理。以前一開始我是不停的更改在TODO中的工作事項，但是這需要坐在電腦前打字，還要不斷的更新，堅持了一陣子後就宣告放棄。後來是利用心智圖整理，雖然架構非常清楚，但是總不能每天更新心智圖，也沒辦法突然想到點子就更新，宣告失敗。第三個嘗試是把這些任務NA放在DIDDLEBUG中，這樣總算不會忘記了，但是由於DIDDLEBUG屬於手寫塗鴉軟體，檢視自己要做哪些事情時，時常重複看到同一張NOTE，浪費了許多時間，但是這個方法勉強可用。損失了一些效率，但是換來每一件行動都放在自己的系統中。但我也開始思考這個問題，並發現了任務NA的幾個要點：（1）雖然任務NA常常變動（如"請請同事看草稿"完成後，接下來就變成"修改草稿"或"購買合適的海報用紙並印出海報"），但是任務本身（製作攤位海報一張）變化的很慢。（2）任務NA需要和任務本身的連結（如"製作攤位海報一張"--"請同事看草稿"），否則檢視時，看了一堆行動的內容，卻不知道哪一個任務有進展，要做的下一個行動為何？一個任務也可能有許多的任務NA，或許現在無法執行，但是要留下來提醒自己，接下來可以做這件事情。（3）任務有許多的層面，而且可能增加新任務，例如主管可以突然要你協助規劃園遊會的場地佈置。等於臨時增加了一個小任務。沒有方法及工具配合的想法是空想，經過一些尋找及實驗，我也找到了一個可以解決以上問題的工具TODO PLUS。

TODO PLUS是一個手寫塗鴉的TODO加強軟體，我把TODO PLUS當作任務清單，如果有新任務，我可以立刻增加。如果有對這個任務有任何想法，我也可以立刻用手寫塗鴉功能，寫上自己對這個任務的想法。

每天我就檢視安排在今天的任務，並看一下其手寫塗鴉的事項，有哪些可以在今天執行的，並優先執行（比INBOX NA優先）。如果有時間相關性的任務NA，也可以設定鬧鐘提醒自己。再配合之前提過的每日行動清單，可以讓一天的事情非常有組織。每天我會先看看行事曆，這些事最重要，不可不做的事情，完成大半後，接著做TODO PLUS中的任務NA，繼續推動各個任務，有空時，再做INBOX NA，把一些承諾別人的小事完成。由於TODO PLUS是用打字的方式寫出任務，所以可以一個畫面下看到許多任務，加上TODO PLUS的FILTER功能做的很好，可以大幅節省檢視時間，更改任務NA時，又採用手寫方式，可以迅速的修改NA。所以解決了以上我提到的三個問題點。

任務NA由上到下，由任務中思考合適的NA並加以執行，INBOXNA，由下到上，把一個零辛事情及承諾做到滴水不漏，運用TODOPLUS及DIDDLEBUG兩者搭配，可以掌握任務的架構，又能掌握細節，見樹又見林，是很好的搭配組合，在此強力的推薦。我們也可以採用45/15法則讓工作的效率更好，花大部分的時間執行任務 NA，零辛時間處理INBOX NA，做事更有效率。延伸閱讀46/100 時間管理健身房 45/15法則37/100 時間管理健身房 雙槍2/100 時間管理健身房 每日工作清單的運用1/100 時間管理健身房 每日工作清單本文在我部落格的位址