新年get第一技能：提升職場寫作力，讓你離成功更近一步

饅頭商學院新媒體影音團隊出品

策劃製作/ 唐小糖 仲國 嘉賓/ 溫言

還有幾天就要過年了，相信我們都一樣，不是坐在回家的車上或者就是這顆悸動的小心臟呀早已歸家，是不是這樣呢？對於愛學習的饅頭來說，快放假仍然要給你安利成長進步的好方法。我也被自己感動了，畢竟新年送給自己最好的禮物就是學習嘛！

本期嘉賓溫言，她是3本職場暢銷書的作者，也是「職場寫作」和「個人品牌」話題行家，她的文章曾多次被人民日報、羅輯思維、十點讀書、奴隸社會等自媒體大號轉載。這麼厲害的寫作能力是如何練就的呢？

今天她將跟你分享，新一年，如何通過提升職場寫作，逐漸走向人生巔峰。

大家好，我是本期饅頭FM的客座嘉賓溫言。

很多年前，我從一個500強的外企跳去一家很嚴格的英國機構，工作一年後，我的老闆找我談話說：我對你的工作態度和marketing能力都很滿意，但你能不能提高你的寫作能力？你寫的東西真是太差了！

我大吃一驚，在此之前，我一直認為溝通和寫作是我的優勢所在，這實在太顛覆自我認知了！

於是找出自己寫的東西進行比對、分析和有意識的自我訓練，我可以感知到不斷進步，也因此得到了一步步晉陞。儘管老闆從未主動誇獎過我，但她開始將一些更重要職責交付給我，甚至為大使和公使起草過重要的文書。

現在職場里有一個普遍現象：就是有個人公眾號的人越來越多，而懂得職場寫作的人卻越來越少。

大家都認同寫作是職場最基礎的能力，可另一方面，大部分人隨隨便便應付差事。實際上，職場人的寫作水平，代表著他的專業程度，越是大公司，架構越複雜，意味著大部分人了解你的唯一渠道是你的文字。

寫郵件、寫報告、每個季度的總結，甚至PPT，是個人寫作能力的一部分。全球經管類暢銷書《重來》的作者、37Signal的老闆就曾說：「如果你要從一堆人中決定出一個職位的合適人選，雇那個寫作最厲害的人。這個人不在乎是不是營銷人員、推銷員、設計師、程序員，無論是誰；他們的寫作技巧會對此有益。」

職場中的寫作與其說是一種天分，不如說是一門技能。99%的職場寫作是一種結構化的寫作，只要方法得當，經過一段時間刻意練習，任何人都可以得到迅速提升。

而今天我想重點和大家分享職場寫作中的SKB原則。

職場寫作需要大家養成「先想後寫」的習慣。在思考階段，對信息和素材進行整理、組織、提煉要點；再用結構化的套路，用文字呈現出來，達成預期的效果。

許多人在職場寫任何東西，都不加思考，一蹴而就，這是非常錯誤的作法。因為工作中但凡需要落到筆頭上的文字，都至少有兩個目的：

K邏輯結構：

因此職場里的任何寫作，都要先問自己「寫這個東西的目標是什麼？」這個目標，就決定了SKB法則里的K，關鍵點；

S關鍵點：

用什麼樣的邏輯順序和結構把它們組織在一起，凸顯你的關鍵點；

B簡潔：

職場里每個人的時間都很寶貴，再善良的同事，也不可能在你寫的東西上花費比在她自己身上更多的時間，你老闆、老闆的老闆時間更加金貴，如果你不能在五秒鐘之內，讓他一目了然地看到「你在說什麼、你想要他做什麼」他根本沒有耐心把你的東西看完。

1: 金字塔結構

寫作是線性的過程，我們只能一個字一個字地寫。而職場中，讀你文章的人卻不是一個字一個字的讀，大部分人都是跳躍著、找到其中的關鍵段落或語句來閱讀的。所以職場中的寫作，應該按讀者最容易理解的順序來寫，而不是寫作者的自然思路。

金字塔結構是指：先給結論、分述要點、歸納分類、落實行動。

舉個例子，假如兩個好朋友要絕交，A給B寫信，先回憶兩個人一起成長的經歷，相互扶持的歷史，最後說B搶了自己的男朋友，最後說：我要和你絕交。

那麼就太曲折了！按照金字塔結構，A應該上來就明確說明：B，我要和你絕交。然後再說理由是：你搶走了我男朋友，儘管我們有美好的過往，但你深深傷了我的心，我只能和你絕交。

之前提到過，職場里大家閱讀任何文字，都是跳躍著來、抓重點的。如果你將許多關鍵點密集地塞在一段落里時，人們就有可能會錯過其中的重要內容。如果有某個段落太長，超過了五行文字，請盡量把它分成兩段。

2：k關鍵點的部分

以上是職場寫作中的結構部分，接下來我們來看K關鍵點的部分。

當我們講述比較複雜的狀況，或作出提議時，往往會拆分成一二三四五條，其實三條已經足夠，不要講太多的點，對方容易讀煩，也記不住。在《像TED一樣演講》這本書里，作者強調了數字三的法則，人們能夠很好地記住三項信息，增加則記憶量大大減少。

這時候你可能會遇到實際的困難，我要講的東西，三條說不完呀？

你可以把要點分門別類進行匯總和提煉，儘可能把要說的東西歸納為3點。還有一種方法，是判斷一下是否其中一些點可以直接刪除掉。

我們總是容易敝帚自珍，覺得自己寫的東西什麼都好，哪一條都捨不得刪除，最後羅列一堆擺在那裡。這樣的後果在於閱讀者已經沒有耐心去讀了，很可能他會全部錯過或者放棄，那些重要的東西也無法呈現給對方。

職場中一半的寫作恐怕都和電子郵件息息相關。一封郵件的標題既是郵件內容最大的關鍵點，也是最難寫的部分。

我以前的一份工作，每天要處理近200封郵件，我的同事也都是類似情況。淹沒在郵件的海洋里，有近三分之一的郵件根本不會被打開。

這時郵件的標題就起到了決定性的作用，它需要在爭分奪秒的時間裡爭奪寶貴的注意力。

其實就是「你寫的這些，和我有什麼關係」。那些根本不會被打開的郵件，就是從標題就被判斷為「與我無關」的郵件。

第二就是提煉培訓最有價值的點，放到標題中，「時間管理培訓」或者「銷售說服力提升技巧」，這樣打開率一下子超過了一半。即便對方已經有安排了，也願意打開郵件看看培訓大綱，或者寫郵件詢問是否可以獲取培訓材料。

3、B簡潔

以上是關於寫作中關鍵點的技巧，我們再來看B簡潔。

在職場中，除了特定工作外，大部分崗位並不需要你運用大量的修辭來寫作，「短平快」最好。沒有人喜歡讀一大段冗長的文字，對方也沒有大量時間來閱讀您的郵件。

這裡的寫作技巧，是需要通過反覆訓練來完成的。

就是找出你工作中寫過的任何一篇東西，進行刪除。一句話說清楚的內容，絕不用兩句話來說。一直刪到沒有一個多餘的「的」字，且每個字都有用，那麼就成功了。它意味著你寫的每個字，都在全身心地為你服務，向你的讀者展示價值。

我曾參加過一個有關寫作的培訓課，訓練師是一個英國老太太。她給我們出了一道題:

假設你是一個校刊的編輯，學校即將發生一件大事，要求你用儘可能簡潔的文字把它表述出來，這件事是：

下周四，校長將率全校教職員工前往位於伯明翰西部的聖約翰學院，進行為期一天的交流研討活動，該活動由伯明翰市政廳教育部門組織，將就公立中學的結構改革問題進行交流和徵集方案。

當時經過分小組討論，每個組都給出了不一樣的答案。最成功的一個小組只用了7個字，就把這件事表述清楚了，並且絕對吸引眼球。答案是：下周四全校放假。

最後放送一個大招，講講如何在職場的寫作中，管理你的老闆？

我一個朋友曾經在聊天中，和我講過一件事：她曾在一家圖書公司做過5年的圖書編輯。公司很小，只有幾十個人，總共和老闆說過2次話，一次是在電梯里偶遇，還有一次是離職的時候，老闆和她進行離職懇談。

相信這是很多人遇到的情況，即便沒有那麼極端，但很多人沒有意識到其實去充分和老闆溝通，向上去表達自己，是一個職場人最需要學會的技能，也是一切的基礎。

老闆有各種各樣風格，越是將自己隱藏起來，越得不到上司的重視，更不可能有信任而言。而通過溝通，可以讓自己在老闆面前透明度越高，他對您越放心，因為一切在他的控制中。

基於這些，就需要你定期向老闆進行進度或工作彙報，抓住平時的郵件往來、工作進度溝通，以及成果彙報的機會，儘可能通過文字有理有據地展現自己。

這SKB原則就發揮了強大的作用：

在結構上：先陳述最重要的觀點，可能是結論，也可能是你申請老闆批示的內容。結論先行，而證明結論的要素，再徐徐鋪開，這樣當老闆時間有限的情況下，完全可以越過去忽略這段文字內容。

在陳述你的關鍵點時，盡量使用正面語言，比如在郵件標題不要只寫「重大困難」而要寫「解決重大困難」，本來這封郵件是講「問題和困難」的，但前面加上一個正面的動詞，整個郵件的基調就變了，傳遞的信息更加積極正面。

再有要用老闆不能拒絕的方式提出你的請求。

你在寫申請的時候，就考慮到老闆可能挑戰的問題，列出每一條如何應對，再在申請文章里，表述出來。這些清晰的內容，結合具體的數字和客觀的事實，會比主觀的「我建議。。」「我覺得」「我猜測」更容易說服你的老闆，也更容易得到批准。

此外不要忘記給老闆準備1-3個備選方案，供他考慮和選擇。不要讓老闆做問答題和填空題，只讓老闆做選擇題和判斷題。

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