混好職場，從發郵件開始

「企業中90%的工作都是在溝通，而且有90%的同事誤解、工作誤會都是由於溝通造成的。」那麼混好職場，從發郵件開始。

無憂精英網 · 2018/03/27 10:54

無憂精英網的會員Tom上周promotion考核沒有過，反覆打聽了一圈，領導給到的原因居然是，Tom來公司一年多了，連郵件都不會發！Email規則都不懂，怎麼混職場！

的確，聰明的職場人，往往從一封Email中，就能看出發件人的一些為人處事的態度。會忘記附上附件的發件人，往往做事馬虎；郵件冗長，贅述過多的人，往往抓不住重點；發郵件不帶稱謂的發件人，往往不懂尊敬…….郵件並不像微信那麼隨意，當你見證過各部門主管根據郵件內容在公司例會上拍桌子，互推責任後，你就會發現，哦，郵件還可以當呈堂證供。無憂精英網，今天就跟大家一起討論討論，到底，郵件應該怎麼發？

1.主題與收件

曾幾何時，精英君也是一個發郵件總是忘記寫標題的發件人。每次發出之後看到Outlook用「…」才能顯示完自動生成的標題時，精英君就會倒吸一口涼氣。其實，郵件標題才是接收者了解郵件的第一信息。提綱挈領的標題，可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。當遇到特別緊急或者重要的事情時，可適當使用大寫字母或特殊字元(如「！」等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度。另外，一封郵件儘可能地只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，可以便於日後的郵件整理，回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要轉發了十幾層「RERERERERE」一大串。

編輯正文之前，請先在腦海里過濾好這封郵件的接收人，發送（To）、抄送（cc）和密送（bcc）是不一樣的！To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，並對郵件予以回復響應的；cc的人只需要知道這件事，沒有義務對郵件予以響應；密送一般不被使用，但老司機有時會把這個功能當作抄送給自己的機會，用來備份。

2.稱呼與簽名

郵件的開頭，要稱呼收件人，如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「趙經理、王總、李總等」；如果不清楚職務，則應按通常的「趙先生」、「周小姐」等稱呼。不熟悉的人不要直呼其名，更不要濫用「親愛的」。在多個收件人的情況下可以稱呼大家。使用英文時，開頭寫上Dear XX，記得帶上title，例如Dear Dr. Ouyang，如果不清楚title及性別，可以直接用Dear Sir or Madam；在多個收件人的情況下可以用Dear all。

郵件的開頭結尾要有問候語。開頭寫個「你好」，結尾寫個「祝好」之類的就可以了。使用英文時，開頭不需要寫Hi/Hello，但在最後需要寫上Best regards。最後的最後，千萬別忘記署名了！電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的，尤其是對外郵件。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，信息不宜行數過多，一般不超過4行。但是，在使用對內郵件時，過於正式的簽名檔反而會顯得疏遠，簡單附上姓名等基本信息即可。

這裡精英君建議大家在outlook中多設置幾個簽名檔，靈活調用。

3.正文與附件

郵件的正文要簡明扼要，建議用1234羅列幾個段落，進行分類說明，清晰明確，也便於回復。正文中應該具備3W要素：What：這是一件什麼事情，作為收件人，對方需要做什麼；When and why：計劃在什麼時間做，deadline是哪天，以及事情的原因及重要性。可以適當地用顏色、加粗等手段提示重要信息，但注意是合理提示，過多的提示反而會讓人抓不住重點，影響瀏覽速度。

如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件，注意附件的命名，一般附件的標準命名格式是日期+主題+姓名，如20180310工作總結（張三）。如果附件的數量較多，請打包在一個文件夾內並壓縮。附件最好是普遍使用的格式，如doc、pdf、jpg等。

這裡，精英君用血淚的教訓提醒大家，千萬別在正文里提示了附件，最後卻忘記附上附件了！一模一樣的內容重新發一封，然後告訴對方剛剛忘記附上附件的事情，實在是太尷尬了。

曾經的管理大師說：「企業中90%的工作都是在溝通，而且有90%的同事誤解、工作誤會都是由於溝通造成的。」那麼混好職場，從發郵件開始。

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