談辦公網上建設數字檔案室的保密工作

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數字檔案室的建設是檔案信息化工作的重要組成部分，而且是整個檔案信息化工作的基礎。為了加快數字檔案室建設步伐，一些行業系統（如國家電網系統、公安系統）、一些地區（如龍岩市直機關協同辦公系統）都建立了網上數字檔案室，如2015年龍岩市數字辦將龍岩市協同辦公網上數字檔案室與市第二期協同辦公系統同時建設，市直300多個單位一下有了數字檔案室管理系統，數字檔案室所需的伺服器和檔案管理軟體都在市檔案局機房，每個單位不再購買檔案管理軟體、伺服器，統一了檔案管理軟體，大大減少了重複建設、減少了建設經費，加快了整個系統或一個地區檔案數字化、信息化的步伐。但已建成的辦公網上數字檔案室如果在非保密網上運行，存在嚴重的保密安全隱患，必須引起各級檔案部門的高度重視。

一、辦公網上數字檔案室的主要功能

（一）可實時歸檔辦公電子文件。在網上辦理的收文或發文，在辦理完畢後，公文辦理人員點一下歸檔，所經辦的電子公文就歸到本單位數字檔案室去了，所有辦理的公文都可以實現實時歸檔。

（二）可在網上開展電子檔案的鑒定、整理和編目等工作。公文辦理歸檔的電子檔案首先存放在臨時庫內，檔案人員對這些電子檔案可在平時或年終一次性對這些電子檔案進行鑒定，確定保管期限，自動生成電子目錄。

（三）可對電子檔案進行管理和利用。對一些從紙質載體中流轉的文件可經掃描後導入數字檔案室，要查找利用電子檔案可到數字檔案室查找，併網上傳輸或列印所需的紙質材料提供給利用者。

（四）可在網上報送電子目錄和電子檔案。由於在辦公網上建設數字檔案室，各單位可在網上向當地檔案行政管理部門報送檔案電子目錄數據和電子檔案。

（五）可在網上開展檔案業務指導和檢查案卷質量。上級檔案管理部門（如國網總公司）或同級檔案行政管理部門（如龍岩市檔案局）可在網上看到每個單位數字檔案室的情況，比如今年的檔案有沒有整理、檔案收集是否完整、檔案保管期限鑒定是否準確、電子目錄編製是否規範等等，並提出改正的意見，檔案人員可根據這些意見進行整改。

（六）可在網上諮詢服務、信息交流和數據交換，並可通過授權開展查閱利用等。

二、辦公網數字檔案室要在保密網上運行

辦公網上建設的數字檔案室雖然具有多項功能，但檔案工作是一項政治性很強的工作，各單位的檔案中含有大量應當保密和內部使用的信息，如果辦公網上的數字檔案室有各單位的所有檔案內容和目錄信息，這些數字檔案室就必須在保密辦公網上運行，比如公安系統辦公網就是保密網，公安系統數字檔案室就可在該辦公網上運行，數字檔案室的各項功能就能得到充分的發揮和使用。但從目前各地各系統運行的辦公網來看，如國家電網公司、龍岩市協同辦公網等，幾乎都不是保密網，而僅僅是內部網，如果每個單位都將所有檔案進入數字檔案室網上運行，將會造成嚴重的泄密事故。因此，對於非涉密網的辦公系統數字檔案室，只能保存非密的文件材料（如在網上辦公運行的電子文件和掃入一些非密的文件材料），而對於要保密和內部使用的文件材料則不得進入網上辦公系統數字檔案室。這種情況造成了網上辦公系統數字檔案室達不到原先設計的功能，如電子檔案的不齊全、電子目錄的不齊全、無法實現所有電子目錄的網上報送、網上審核、無法實現所有電子檔案全文網上傳輸、無法完全實現網上檢查檔案整理質量、收集完整情況、所有電子目錄錄入情況、無法異地利用保密文件等等。如果沒有保密網，辦公系統數字檔案室幾乎失去了它的大部分功能和優勢，在沒有保密網的條件下是否建立辦公系統數字檔案室還值得商榷。

三、在非保密辦公網上運行的數字檔案室要做好保密工作

（一）不得涉及有保密的文件目錄和全文

由於非保密辦公網上禁止含有涉密材料網上運行，因此，在這些網上運行的數字檔案室也不得有涉密文件材料，如龍岩市協同辦公網上禁止一切含有保密字樣的文件和目錄運行，為了使數字檔案室得到更好的應用，龍岩市在建設協同辦公網數字檔案室時，對一些保密文件較多的單位（如市委辦、市政府辦、市紀委、市委宣傳部、市委組織部、市公安局、市安全局、市機要局、市保密局、市外事僑務辦等單位）採取單獨安裝檔案管理軟體的辦法，這些單位的數字檔案室不與辦公網相連，而是單機運行，以確保這些單位能夠使用數字檔案室管理軟體而又不泄密。而對於大量的其他機關單位，要求只能將無密的文件材料和目錄進入網上數字檔案室，不得將涉密內容掃描到數字檔案室，也不得打入涉密電子目錄。只有這樣，才能確保各單位不泄密，也確保辦公網上數字檔案室正常運行。

（二）要另外建立單機版的數字檔案室

為了確保各單位所有檔案的數字化和信息化，建立一套完整的電子檔案目錄和全文資料庫，各單位除了在辦公網上有數字檔案室外，還必須另外建立單機版的數字檔案室，配備電腦和檔案管理軟體，將辦公網上數字檔案室的電子目錄和全文數據導入這個單機版數字檔案室，再將涉密的和內部的檔案目錄和全文數據存放在此，只有在樣，這個庫內才能找到本單位的全部檔案的電子目錄和全文數據，向當地檔案行政管理部門報送的檔案電子目錄和全文數據時才能完整齊全。如果沒有這個單機版的數字檔案室，就沒有檔案管理軟體來管理涉密和內部檔案，無法形成這些檔案的電子目錄和全文資料庫，向當地檔案行政管理部門報送電子目錄和全文數據時就會不完整齊全。要查找利用本單位的全部檔案也無法實現電腦查找。如國家電網公司所屬各級國網公司由於沒有另外建立單機版的數字檔案室，這些單位的涉密檔案和內部材料（如機密文件、黨組會議記錄、紀檢案件材料、內部統計材料等）就沒有掃入網上數字檔案室，而是以紙質方式存放在各單位檔案室，這就造成網上數字檔案室保存的數字檔案不完整。

（三）要離線報送電子目錄和全文數據

多數單位檔案的電子目錄和全文數據或多或少都含有涉密和內部使用的內容，當各單位要將這些數據向當地檔案行政管理部門移交時，就不能從非涉密的辦公網上數字檔案室中傳輸了，否則就會造成泄密，如龍岩市數字辦和網監部門若發現在辦公網上傳輸涉密材料，將會馬上顯示警報，泄密單位和有關人員將被嚴肅處理。因此，各單位在向當地檔案行政管理部門移交檔案電子目錄和全文數據時必須用光碟刻錄或用U盤離線報送，確保檔案目錄和全文數據的安全。如龍岩市檔案局為了確保傳輸的檔案電子目錄和全文數據的安全，已將網上數字檔案室有關檔案電子目錄和全文數據傳輸功能進行了關閉，只能以離線形式向市檔案局報送有關檔案電子目錄和全文數據，以防泄密事件的發生。

（四）檔案行政管理部門還要到各單位檢查指導

檔案行政管理部門每年除了在非涉密辦公網上數字檔案室上開展檔案業務指導和整理質量檢查外，還得到各單位檢查未納入此網上數字檔案室的涉密、內部檔案的歸檔情況和整理質量的檢查，檢查這些檔案是否歸齊全，檔案保管期限劃分是否準確、電子目錄編製是否規範、網上數字檔案室的電子目錄和全文數據是否下載與單位版的數字檔案室進行了整合、單機版數字檔案室有無接入外網和非涉密的內部網、有無使用過非密的U盤等等，總之，單從網上審核數字檔案室的內容是不夠的，還得每年到每個單位開展檢查指導工作，才能確保各單位檔案收集齊全、整理規範、安全保管，推動各單位檔案管理信息化建設。

作者單位龍岩市檔案局劉公懿

轉載來源：福建檔案信息網