Excel使用技巧

Excel使用技巧此文轉www.bdaccp.com文章分類:大眾軟體Excel 使用技巧 在工作當中用電子表格來處理數據將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟體中，Excel以其功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶並不多，很多人一直停留在錄入數據的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。⒈快速定義工作簿格式 ⒉快速複製公式 ⒊快速顯示單元格中的公式 ⒋快速刪除空行 ⒌自動切換輸入法 ⒍自動調整小數點 ⒎用「記憶式輸入」 ⒏用「自動更正」方式實現快速輸入⒐用下拉列錶快速輸入數據10..兩次選定單元格11.「Shift＋拖放"的妙用12.超越工作表保護的訣竅13.巧用IF函數14.累加小技巧15.怎樣保護表格中的數據16如何避免Excel中的錯誤信息17. 不用編程--Excel公式也能計算個人所得稅18. 用EXCEL輕鬆處理學生成績19. 用EXCEL輕鬆準備考前工作20. Excel的圖表功能21. 批量修改數據22. 將Excel數據導入Access23. 辦公技巧：Excel定時提醒不誤事24. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(1)25. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(2)26. Excel中三表「嵌套」成一表27. 巧用Excel建立資料庫大法28. Excel最新提速大法之12絕招29. Excel列印故障問答錦囊30. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(1)31.Excel計算住房貸款和個人儲蓄(2)32. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(3)33. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(1)34. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(2)35. EXCEL大量數據快速錄入技巧(1)36. EXCEL大量數據快速錄入技巧(2)⒈快速定義工作簿格式首先選定需要定義格式的工作簿範圍，單擊「格式」菜單的「樣式」命令，打開「樣式」對話框；然後從「樣式名」列表框中選擇合適的「樣式」種類，從「樣式包括」列表框中選擇是否使用該種樣式的數字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內容；單擊「確定」按鈕，關閉「樣式」對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。⒉快速複製公式複製是將公式應用於其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：一是拖動制複製。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字游標至單元格右下角。待游標變成小實心十字時，按住滑鼠左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數據結尾完成公式的複製和計算。公式複製的快慢可由小實心十字游標距虛框的遠近來調節：小實心十字游標距虛框越遠，複製越快；反之，複製越慢。也可以輸入複製。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的複製。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成後按住Ctrl鍵並按回車鍵，該公式就被複制到已選中的所有單元格。還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的「複製」按鈕。然後選中需要使用該公式的單元格，在選中區域內單擊滑鼠右鍵，選擇快捷選單中的「選擇性粘貼」命令。打開「選擇性粘貼」對話框後選中「粘貼」命令，單擊「確定」，公式就被複制到已選中的單元格。⒊快速顯示單元格中的公式如果工作表中的數據多數是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用滑鼠左鍵單擊「工具」菜單，選取「選項」命令，出現「選項」對話框，單擊「視圖」選項卡，接著設置「窗口選項」欄下的「公式」項有效，單擊「確定」按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，再設置「窗口選項」欄下的「公式」項失效即可。⒋快速刪除空行有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然後刪除，這樣做非常不方便。你可以利用「自動篩選」功能來簡單實現。先在表中插入新的一行（全空），然後選擇表中所有的行，選擇「數據」菜單中的「篩選」，再選擇「自動篩選」命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇「空白」。在所有數據都被選中的情況下，選擇「編輯」菜單中的「刪除行」，然後按「確定」即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。⒌自動切換輸入法當你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數字，於是對於不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實現輸入法的自動切換。新建或打開需要輸入漢字的單元格區域，單擊「數據」菜單中的「有效性」，再選擇「輸入法模式」選項卡，在「模式」下拉列表框中選擇「打開」，單擊「確定」按鈕。選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊「數據」菜單中的「有效性」，再選擇「輸入法模式」選項卡，在「模式」下拉列表框中選擇「關閉（英文模式）」，單擊「確定」按鈕。之後，當插入點處於不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設置，自動在中英文輸入法間進行切換。就是說，當插入點處於剛才我們設置為輸入漢字的單元格時，系統自動切換到中文輸入狀態，當插入點處於剛才我們設置為輸入數字或字母單元格時，系統又能自動關閉中文輸入法。⒍自動調整小數點如果你有一大批小於1的數字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高。單擊「工具」菜單中的「選項」，然後單擊「編輯」選項卡，選中「自動設置小數點」複選框，在「位數」微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入「2」單擊「確定」按鈕。完成之後，如果在工作表的某單元格中鍵入「4」，則在你按了回車鍵之後，該單元格的數字自動變為「0.04」。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是「8888」，則在你結束輸入之後，該單元格的數字自動變為「88.88」。⒎用「記憶式輸入」有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數值，這時如果採用「記憶式輸入」會幫你很大的忙。如在職稱統計表中要多次輸入「助理工程師」，當第一次輸入後，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入「助」字，Excel2000會用「助」字與這一列所有的內容相匹配，若「助」字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的「助理工程師」四字自動填入。按下列方法設置「記憶式輸入」：選擇「工具」中的「選項」命令，然後選擇「選項」對話框中的「編輯」選項卡，選中其中的「記憶式鍵入」即可。⒏用「自動更正」方式實現快速輸入使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，「自動更正」便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的「自動更正」項目：首先，選擇「工具」中的「自動更正」命令；然後，在彈出的「自動更正」對話框中的「替換」框中鍵入短語「愛好者」，在「替換為」框中鍵入要替換的內容「電腦愛好者的讀者」；最後，單擊「確定」退出。以後只要輸入「愛好者」，則整個名稱就會輸到表格中。⒐用下拉列錶快速輸入數據如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現。創建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區域；接著，選擇菜單「數據」菜單中的「有效性」命令，從有效數據對話框中選擇「序列」，單擊「來源」欄右側的小圖標，將打開一個新的「有效數據」小對話框；接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入「工程師，助工工程師，技術員」，然後回車。注意在對話框中選擇「提供下拉箭頭」複選框；最後單擊「確定」即可。10..兩次選定單元格　　有時，我們需要在某個單元格內連續輸入多個測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值後按Enter鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。此時，你肯定會通過選擇「工具」「選項"「編輯"，取消「按Enter鍵移動活動單元格標識框"選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多測試值，但以後你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，採用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：　　單擊滑鼠選定單元格，然後按住Ctrl鍵再次單擊滑鼠選定此單元格（此時，單元格周圍將出現實線框）。 11.「Shift＋拖放"的妙用　　在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置時，同時按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動滑鼠指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭「?"，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變為一個水平「工"狀標誌，左右拖拉時會變為垂直「工"狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，單元格間的次序即發生了變化。這種簡單的方法節省了幾個剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。12.超越工作表保護的訣竅　　如果你想使用一個保護了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇「編輯"「複製"、「粘貼"，將其拷貝到一個新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護。13.巧用IF函數　　(1).設有一工作表，C1單元格的計算公式為：=A1／B1，當A1、B1單元格沒有輸入數據時，C1單元格會出現「＃DIV／0！」的錯誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報表列印時出現「＃DIV／0！」的信息更不是用戶所希望的。此時，可用IF函數將C1單元格的計算公式更改為：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。這樣，只有當B1單元格的值是非零時，C1單元格的值才按A1／B1進行計算更新，從而有效地避免了上述情況的出現。　　(2).設有C2單元格的計算公式為：=A2＋B2，當A2、B2沒有輸入數值時，C2出現的結果是「0」，同樣，利用IF函數把C2單元格的計算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″），″″，A2＋B2）。這樣，如果A2與B2單元格均沒有輸入數值時，C2單元格就不進行A2＋B2的計算更新，也就不會出現「0」值的提示。　　(3).設C3單元格存放學生成績的數據，D3單元格根據C3（學員成績）情況給出相應的「及格」、「不及格」的信息。可用IF條件函數實現D3單元格的自動填充，D3的計算公式為：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″＝。14.累加小技巧　　我們在工作中常常需要在已有數值的單元格中再增加或減去另一個數。一般是在計算器中計算後再覆蓋原有的數據。這樣操作起來很不方便。這裡有一個小技巧，可以有效地簡化老式的工作過程。 　　(1).創建一個宏：　　選擇Excel選單下的「工具→宏→錄製新宏」選項；　　宏名為：MyMacro；　　快捷鍵為：Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷鍵重名就行)；　　保存在：個人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。　　(2).用滑鼠選擇「停止錄入」工具欄中的方塊，停止錄入宏。　　(3).選擇Excel選單下的「工具→宏→Visual Basic編輯器」選項。　　(4).在「Visual Basic編輯器」左上角的VBA Project中用滑鼠雙擊VBAProject(Personal.xls)打開「模塊→Module1」 。 　　注意：你的模塊可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。　　(5).在右側的代碼窗口中將Personal.xls－Module1(Code)中的代碼更改為：　　Sub MyMacro( )　　OldValue = Val(ActiveCell.Value)　　InputValue = InputBox(「輸入數值，負數前輸入減號」,「小小計算器」)　　ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue)　　End Sub　　(6).關閉Visual Basic編輯器。　　編輯完畢，你可以試試剛剛編輯的宏，按下Shift＋Ctrl＋J鍵，輸入數值並按下「確定」鍵。(這段代碼只提供了加減運算，藉以拋磚引玉。)　　　15.怎樣保護表格中的數據　　假設要實現在合計項和小計項不能輸入數據，由公式自動計算。　　首先，輸入文字及數字，在合計項F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小計項B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默認情況下，整個表格的單元格都是鎖定的，但是，由於工作表沒有被保護，因此鎖定不起作用。　　選取單元格A1∶F8，點擊「格式→單元格」選單，選擇「保護」選項，消除鎖定複選框前的對勾，單擊確定。然後，再選取單元格F4∶F7和B8∶F8，點擊「格式→單元格」選單，選擇「保護」選項，使鎖定複選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點擊「工具→保護→保護工作表」選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼後，點擊確定，工作表就被保護起來了，單元格的鎖定也就生效了。今後，可以放心地輸入數據而不必擔心破壞公式。如果要修改公式，則點擊「工具→保護→撤消保護工作表」選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入正確的密碼後，就可任意修改公式了。16．如何避免Excel中的錯誤信息在Excel中輸入或編輯公式後，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一個錯誤信息，引起錯誤的原因並不都是由公式本身有錯誤產生的。下面我們將介紹五種在Excel中常出現的錯誤信息，以及如何糾正這些錯誤。　　錯誤信息1—＃＃＃＃　　輸入到單元格中的數據太長或單元格公式所產生的結果太大，在單元格中顯示不下時，將在單元格中顯示＃＃＃＃。可以通過調整列標之間的邊界來修改列的寬度。　　如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產生了負值，將在整個單元格中顯示＃＃＃＃。如果仍要顯示這個數值，請單擊「格式」菜單中的「單元格」命令，再單擊「數字」選項卡，然後選定一個不是日期或時間的格式。　　錯誤信息2—＃DIV/0!　　輸入的公式中包含明顯的除數0，例如－120/0，則會產生錯誤信息DIV/0!。　　或在公式中除數使用了空單元格(當運算對象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值)或包含零值單元格的單元格引用。解決辦法是修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。　　錯誤信息3—＃VALUE!　　當使用不正確的參數或運算符時，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤信息＃VALUE!。　　在需要數字或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數據類型。這時應確認公式或函數所需的運算符或參數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格B3中有一個數字，而單元格B4包含文本，則公式=B3＋B4將返回錯誤信息＃VALUE!。　　錯誤信息4—＃NAME?　　在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產生錯誤信息＃NAME?。可以從以下幾方面進行檢查糾正錯誤：　　(1)如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在。在「插入」菜單中指向「名稱」，再單擊「定義」命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用「定義」命令添加相應的名稱。　　(2)如果是名稱，函數名拼寫錯誤應修改拼寫錯誤。　　(3)確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(A1：C10)。　　注意將公式中的文本括在雙引號中。　　錯誤信息5— ＃NUM!　　當公式或函數中使用了不正確的數字時將產生錯誤信息＃NUM!。　　要解決問題首先要確認函數中使用的參數類型正確。還有一種可能是由公式產生的數字太大或太小，Excel不能表示，如果是這種情況就要修改公式，使其結果在－1×10307和1×10307之間。17. 不用編程--Excel公式也能計算個人所得稅個人所得稅的計算看起來比較複雜，似乎不用VBA宏編程而只用公式來計算是一件不可能的事。其實，Excel提供的函數公式不但可以計算個人所得稅，而且還有很大的靈活：可以隨意改變不扣稅基數，隨意改變各扣稅分段界限值及其扣稅稅率（說不定以後調整個人所得稅時就可以用到。）　　不管是編程還是使用公式，都得將個人所得稅的方法轉化為數學公式，並且最好將這個公式化簡，為以後工作減少困難。以X代表你的應繳稅（減去免稅基數）的工薪收入（這裡的個人所得稅僅以工薪為例），Tax代表應繳所得稅，那麼：　　當500＜X≤2000則TAX=（X-500）*10+500*5 =>TAX=X*10-25　　當2000＜X≤5000則TAX=（X-2000）*15+2000*10 =>TAX=X*15-125 　　．．．．．．　　依此類推，通用公式為：個人所得稅=應繳稅工薪收入*該範圍稅率-扣除數　　在此,扣除數=應繳稅工薪收入上一範圍上限*該範圍稅率-上一範圍扣除數　　其實只有四個公式，即綠色背景處。黃色背景處則為計算時輸入數據的地方。各處公式設置即說明如下：　　E3：=C3*D3-C3*D2+E2　　E4-E10：根據E3填充得到，或者拷貝E3粘貼得到　　C15：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)如果所得工薪大於不扣稅基數，則應納稅工薪為工薪減去為零不扣稅基數，否則，應納稅工薪零。　　D15：=VLOOKUP(C15,$C$2:$C$10,1)查閱應納稅工薪屬於哪個扣稅範圍。　　E15：=C15*VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,3)查閱該扣稅範圍扣稅稅率和應減的扣除數。這裡主要用到VLOOKUP函數，可查閱幫助獲取更多信息。　　C15，D15的公式可以合併到E15中，那樣可讀性會差很多，但表格會清晰一些。合併後公式：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)*VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,3)實際上是將公式中出現的C15，D15用其公式替代即可。18. 用EXCEL輕鬆處理學生成績期末考試結束後，主任要求班主任自已統計本班成績，儘快上報教導處。流程包括錄入各科成績→計算總分、平均分並排定名次→統計各科分數段人數、及格率、優秀率及綜合指數→列印各種統計報表→製作各科統計分析圖表等。有了EXCEL，我們可用不著躬著身、駝著背、拿著計算器一個一個算著學生的成績了！　　我迅速地打開電腦，啟動EXCEL2000，錄入學生的考試成績，如圖1所示。然後在J2單元格處輸入公式"=sum(c2:i2)",然後拖動填充柄向下填充，便得到了每人的總分。接著在k2單元格處輸入公式"=average(c2:i2)"，然後拖動填充柄向下填充，便得到了每人的平均分。 　　平均分只需保留一位小數，多了沒用。所以選中第k列，用滑鼠右鍵單擊，從彈出的快捷菜單中選"設置單元格格式（F）…",如圖2所示，在數字標籤中選中"數值"，小數位數設置為1位。　 　　下面按總分給學生排出名次。　　在L2單元格處輸入公式"RANK(J2,J$2:J$77,0)",然後拖動填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次（請參考圖1）。 　　說明：此處排名次用到了RANK函數，它的語法為：　　RANK(number,ref,order)　　其中number為需要找到排位的數字。　　Ref為包含一組數字的數組或引用。Ref 中的非數值型參數將被忽略。　　Order為一數字，指明排位的方式。 　　·如果 order 為 0 或省略，Microsoft Excel 將 ref 當作按降序排列的數據清單進行排位。　　·如果 order 不為零，Microsoft Excel 將 ref 當作按升序排列的數據清單進行排位。 　　最後，單擊L1單元格，然後在「工具」菜單中選「排序」－＞「升序」，即可按照名次順序顯示各學生成績。 　　另外，我們還希望把不及格的學科突出顯示，最好用紅色顯示。於是拖拉選擇C2:E78(即所有學生語、數、外三科成績)，然後執行"格式"菜單下"條件格式"命令，彈出"條件格式對話框"。我們把條件設為小於72分的用紅色顯示（因為這三科每科總分為120分），點擊"格式"按鈕，把顏色設為紅色。再按"確定"按鈕。然後用同樣的方法把理、化、政、歷四科小於60分的也用紅色顯示（因為這四科每科總分為100分）。　　下面我們來統計各科的分數段以及及格率、優生率、綜合指數等。　　下面我們來統計各科的分數段以及及格率、優生率、綜合指數等。　　（1）60分以下人數：在C78單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<60")"，拖動填充柄向右填充至I78單元格處；　　（2）60分~69分人數：在C79單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=60")-COUNTIF(C2:C77,">=70")"，拖動填充柄向右填充；　　（3）70分~79分人數：在C80單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=70")-COUNTIF(C2:C77,">=80")"，拖動填充柄向右填充；　　（4）80分~89分人數：在C81單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=80")-COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖動填充柄向右填充；　　（5）90分以上人數：在C82單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖動填充柄向右填充；　　（6）平均分：在C83單元格處輸入公式"=AVERAGE(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I83；　　（7）最高分：在C84單元格處輸入公式"=MAX(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I84；　　（8）低分率：是指各科40分以下人數與總人數的比值。在C85單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<=40")/COUNT(C2:C77)*100"，拖動填充柄向右填充至I85；　　（9）及格率：語、數、外三科及格分為72分，所以在C86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=72")/COUNT(C2:C77))*100"，並拖動填充柄向右填充至E86；而理、化、政、歷等四科及格分60分，所以在F86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=60")/COUNT(F2:F77))*100"，並拖動填充柄向右填充至I86；　　（10）優生率：語、數、外三科96分以上為優生，所以在C87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=96")/COUNT(C2:C77))*100"，拖動填充柄向右填充至E87；理、化、政、歷等四科80分以上為優生，所以在F87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=80")/COUNT(F2:F77))*100"，拖動填充柄向右填充至I87處；如圖3所示。　　（11）綜合指數：我們學校的綜合指數的計算公式為z=[(1+優生率－低分率)/2+及格率+平均分/該科總分]/3。所以在C88單元格處輸入公式"=((1+C87/100-C85/100)/2+C86/100+C83/120)/3"，拖動填充柄向右填充至E88；在F88單元格處輸入公式"=((1+F87/100-F85/100)/2+F86/100+F83/100)/3"，拖動填充柄向右填充至I88。　　對了，為了讓別人對各科的分數段有一個較直觀的認識，可以考慮採用圖表。單擊「插入」菜單中「圖表」命令，彈出「圖表嚮導」對話框，在「圖表類型」列表框中選擇一種圖型，如「餅圖」，單擊「下一步」，單擊「數據區域」文本框右邊的壓縮列表框，拖拉選擇B78：C82，再次點擊該壓縮列表框；單擊「下一步」，輸入圖表標題，如「高一（1）班語文成績分析圖」；單擊「下一步」，再單擊「完成」。如圖4所示。其它各科同樣處理，但在拖拉選擇數據區域時，因為是不連續的區域，所以要按住「Ctrl」鍵。好！一切OK！　　且慢！為了以後的考試中不再重複上述繁瑣的工作，最好把上述工作表另存為一個模板。於是我把上述工作表複製一份到另一工作簿中，然後刪掉所有學生的單科成績（即表中C2:I77部分），執行"文件"菜單中的"另存為"命令，在"保存類型"下拉列表框中選"模板（*.xlt）"，把它保存為一個模板文件，這下可以一勞永逸了。19. 用EXCEL輕鬆準備考前工作大考在即，主任要求「考務工作必須電子化」，為了萬無一失，還特意提供給班主任一份考務工作流程圖：　　考前：考場編排→列印單科成績冊→列印考場記錄單→列印准考證號　　考後：錄入各科成績→計算總分、平均分並排定名次→統計各科分數段人數、及格率、優秀率及綜合指數→列印各種統計報表→製作各科統計分析圖表　　既然任務已經明確，先把考前的準備工作做好吧！具體工作包括：考場編排→列印單科成績冊→列印考場記錄單→列印准考證號　　1、單科成績冊的編製和准考證號的自動編製　　（1）我負責的班級這次考試共7門課程，為了區分科目，只需在EXCEL表頭處設置「科目」、「班級」和「任課教師姓名」等。考生的姓名可以從學生學籍表中提取，考號如何編製和處理呢？為了以後登分和查找方便，考號基本按學籍號順序把整個年級的考號放在一起編碼。編碼由兩部分組成：①考場編號（三位數字），②班內順序號（三位數字）。為了加快錄入速度，分別把它們放在兩列中，這樣可以分別進行填充。　　（2）新建工作表「考場編號」（如圖1），從學生學籍表中複製「姓名」列置於該表A列，首先設置B（准考證號）、C（班內編號）、D（考場編號）列的數據格式為文本方式。　（3）在B2單元格輸入公式「=D2&C2」 （其中的「& 」為連接運算，將「考場編號」和「班內編號」連接成一個字元串），用滑鼠選中B2單元格，將滑鼠指向該區域右下角的填充柄，雙擊滑鼠（這可是本人總結出來的最快的填充方法，下稱「雙擊填充法」）即可將該公式自動填充至最後一個考生（因為此時還沒有在C、D列輸入數據，暫時B列中數據也沒有出現）。在C2單元格中輸入「001」，C3單元格輸入「002」，用滑鼠拖動區域C2：C3，將滑鼠指向該區域右下角的填充柄，用上述「雙擊填充大法」即可對全班學生順序編號。然後每隔30人（一個標準考場）插入一空行，在D2和D3單元格中全部輸入「001」，同樣用「雙擊填充大法」迅速將第一考場的編號全部填充。此時B2：B31單元格已經全部自動填上了考生的准考證號。對第二考場，只需在D33和D34格中輸入「002」，並向下填充即可。　　2、列印考場記錄單　　考場記錄單是供監考教師監考時核對考生數目和身份時用的。在上述「考場編號」工作表中，利用Excel的「分類匯總」功能，可以快速方便的達到這一目的。操作步驟如下：　　（1）在表中單擊任一數據單元格，在「數據」菜單中，單擊「分類匯總」命令。　　（2）在「分類欄位」下拉列表框中，單擊需要用來分類匯總的數據列（「考場編號」列）。　　（3）在「匯總方式」下拉列表框中，選擇「計數」。　　（4）在「選定匯總項（可有多個）」框中，複選「考場編號」框。　　（5） 複選「每組數據分頁」選項，以便每個考場單列印一頁。其他兩項「替換當前分類匯總」和「匯兌結果顯示在數據下方」可根據情況選定。　　（6）單擊[確定]，考場記錄單就已經做好了（如圖2）。　　（7）為了使每一頁都列印同樣的表頭：「2001年期末考試 第X考場 考場單」，單擊菜單「文件→頁面設置→頁眉/頁腳→自定義頁眉(C)……」，進行相關設置。為了更加美觀，在「頁面設置」的「頁邊距」窗口複選「水平居中」和「垂直居中」，並定義好紙張的大小。　　說明：　　（1）「分類匯總」前，必須按「考場編號」列排序，本例中已經是排好順序的。　　（2）對「分類匯總結」的結果不滿意時，可以清除「分類匯總」，Excel將同時清除分級顯示和插入「分類匯總」時產生的所有自動分頁符。 方法是：單擊任一單元格，在「數據」菜單中，選擇「分類匯總」命令，單擊[全部刪除]按鈕。 　　3、列印准考證號碼條　　准考證號碼條一般粘貼在課桌左上角，供考生尋找自己的座位用，過去主要靠手工抄寫的方法完成。這裡我用Word的「郵件合併」功能巧妙地完成了這一任務。方法如下：　　啟動Word 2000，執行「工具」菜單下的「郵件合併」命令，彈出「郵件合併幫助器」，首先在當前窗口創建一個郵件標籤。依次點擊「創建→郵件標籤→活動窗口」，然後點擊[獲取數據]按鈕，在下拉列表中選「打開數據源」，在文件類型列表框中把文件類型改為「MS Excel工作簿」，打開剛才「考場編號」工作表，按[確定]按鈕。接著設置主文檔，點擊[新建標籤]按鈕，彈出如圖3所示「新建自定義標籤」對話框。　　在「標籤名稱」文本框中填上「座位號」，在「頁面尺寸」下拉列表框中選「A4橫向」。按[確定]按鈕，出現「創建標籤」對話框。點擊「插入合併域」，插入「准考證號」、「姓名」兩個域，按[確定]按鈕，最後按[合併]按鈕。　　好，現在的考前準備工作基本完成，只等考試成績出來了！20. Excel的圖表功能Excel的圖錶轉換功能具有更大的吸引力。Excel能夠根據工作表中的數據創建圖表（即將行、列數據轉換成有意義的圖象）。圖表能幫助辨認數據變化的趨勢，而在工作表中就很難辨別。　　我們在Excel下先簡單地製作一個記錄正弦函數y=sin(x-a)數據的工作表：x(度）y1(a=0度)y2(a=30度)y3(a=60度)00-0.5-o.86630-0.50-0,560 0.866 0.5 090 1 0.866 0.51200.866 1 0.866150 0.5 0.866 1180 0 0.5 0.866210 -0.5 0 0.5240 -0.866 -0.5 0270 -1 -0.866 -0.5300 -0.866 -1 -0.866330 -0.5 -0.866 -1360 0 -0.5 -0.866　　然後根據工作表中的部分數據製作正弦曲線y2。其步驟如下：　　1．通過拖動滑鼠選中x欄的數據。按住Ctrl鍵不放，拖動滑鼠再選中y2欄的數據。注意，欄目標題不要選，因為它們不是數據。　　2．選擇插入 | 圖表菜單項，或者直接點擊工具欄?quot;圖表嚮導"按鈕，調出圖表類型窗口。在該窗口的標準類型頁面，列出了柱形圖、條形圖、折線圖等圖表類型可供選擇。這些類型大多適用於一維數據，對於二維數據表，如果想轉換成折線圖，不能直接選折線圖，而應先選xy散點圖為主類型，然後在子圖表類型中選折線散點圖或平滑線散點圖。　　3．按"下一步"按鈕，進入圖表源數據窗口。此時，Excel已根據你所選的數據將正弦曲線y2顯示在窗口中。　　4．按"下一步"按鈕，進入圖表選項窗口。在該窗口標題頁，你可以給圖表標題框輸入：正弦函數y=sin(x-a)，給數值(x)軸框輸入：x（度），給數值(y)軸框輸入：y。在圖例頁，你還可以選擇是否顯示圖例，等等。　　5．按"下一步"按鈕，進入圖表位置窗口。我們選擇選項：⊙作為新工作表插入，這樣，Excel會為你新建一個圖表頁。如果選擇選項：⊙作為其中的對象插入，則Excel會將新建的圖表插入在原工作表頁面。　　6．按"完成"按鈕，Excel就會按照你的設置將所選數據轉換成圖表。我們看到，一個新建的正弦曲線y2顯示在整個屏幕上，同時，在下方工作表標籤欄，新增加了圖表1標籤。通過滑鼠點擊這些標籤，可以與Sheet1、Sheet2、Sheet3等工作表進行頁面切換。　　假如，你還想把y1、y2、y3三條正弦曲線都建在一個圖表上，則可以點擊Sheet1標籤，回到原始的工作表頁面，從工作表中選擇全部的數據單元格，再重複以上步驟，即可又創建一個新圖表，同時工作表標籤欄新增圖表2標籤。這時點擊文件 | 保存，則工作表及其圖表將作為一個Excel文檔存檔。圖表也是工作表，一個Excel文檔最多可包含255個工作表。　　圖表建好後，如對選擇的設置不滿意，還可以通過圖表菜單的子菜單回到以上的任一步驟進行修改。通過格式菜單的子菜單，則可以設置圖表區、繪圖區、坐標軸的圖案、字體、刻度。或者直接用滑鼠右鍵單擊圖表的圖表區、繪圖區或坐標軸，調出快捷菜單來設置修改它們。我們將x軸刻度最大值由400改為360，將刻度單位值由50改為30，這樣設置更為合適。如果不顯示圖例，則應當為三條正弦曲線加註標識y1、y2、y3（通過添加文本框）。現在，設置好的圖表2如下所示： 　　人們在科學實驗中經常需要對大量的實驗數據進行處理，Excel的圖表功能可以幫助我們觀察和分析客觀世界變數的內在規律和函數關係，特別是通過Excel的圖表 | 添加趨勢線功能菜單還可以幫助趨勢預測和回歸分析，為科學工作者的工作提供了極大的便利。21. 批量修改數據在EXCEL表格數據都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的數據進行修改呢？　　比如我們做好一個EXCEL表格，填好了數據，現在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原來的數據的基礎上加8，有沒有這樣的公式？是不是非得手工的一個一個數據地住上加？對於這個問題我們自然想到了利用公式，當你利用工式輸入A1=A1+8時，你會得到EXCEL的一個警告：「MICROSOFT　EXCEL不能計算該公式……」只有我們自己想辦法了，這裡介紹一種簡單的方法：　　第一步：　　在想要修改的列（假設為A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（為B列），並在B列的第一個單元格（B1）里輸入8。　　第二步：　　把滑鼠放在B1的或下角，待其變成十字形後住下拉直到所需的數據長度，此時B列所有的數據都為8。　　第三步：　　在B列上單擊滑鼠右鍵，「複製」 B列。　　第四步：　　在A列單擊滑鼠的右鍵，在彈出的對話框中單擊「選擇性粘貼」，在彈出的對話框中選擇「運算」中的你所需要的運算符，在此我們選擇「加」，這是本方法的關鍵所在。　　第五步：　　將B列刪除。　　怎麼樣？A列中的每個數據是不是都加上了8呢？同樣的辦法可以實現對一列（行）的乘，除，減等其它的運算操作。原表格的格式也沒有改變。　　此時整個工作結束，使用熟練後，將花費不到十秒鐘22. 將Excel數據導入Access如果想將Excel中的數據轉換到Access中，可以採取下面的直接導入法和建立鏈接法來完成。　　一、直接導入法　　1.啟動Access，新建一資料庫文件。 　　2.在「表」選項中，執行「文件→獲取外部數據→導入」命令，打開「導入」對話框。　　3.按「文件類型」右側的下拉按鈕，選中「Microsoft Excel（.xls）」選項，再定位到需要轉換的工作簿文件所在的文件夾，選中相應的工作簿，按下「導入」按鈕，進入「導入數據表嚮導」對話框（圖1）。　　4.選中需要導入的工作表（如「工程數據」），多次按「下一步」按鈕作進一步的設置後，按「完成」按鈕。　　注意：如果沒有特別要求，在上一步的操作中直接按「完成」按鈕就行了。　　5.此時系統會彈出一個導入完成的對話框（圖1的中部），按「確定」按鈕。 　　至此，數據就從Excel中導入到Access中。　　二、建立鏈接法　　1.啟動Access，新建一資料庫文件。　　2.在「表」選項中，執行「文件→獲取外部數據→鏈接表」命令，打開「鏈接」對話框。　　3.以下操作基本與上述「直接導入法」相似，在此不再贅述，請大家自行操練。　　注意：「直接導入法」和「建立鏈接法」均可以將Excel數據轉換到Access中，兩者除了在Access中顯示的圖標不同（圖2）外，最大的不同是：前者轉換過來的數據與數據源脫離了聯繫，而後者轉換過來的數據會隨數據源的變化而自動隨時更新。 23. 辦公技巧：Excel定時提醒不誤事　　如果您從事設備管理工作，有近千台機械設備需要定期進行精度檢測，那麼，就得每天翻閱「設備鑒定台賬」來尋找「到期」的設備——實在是太麻煩了！用Excel建立一本「設備鑒定台賬」是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函數嵌套TODAY函數來實現設備「到期」自動提醒。 　　首先，運行Excel，將「工作簿」的名稱命名為「設備鑒定台賬」，輸入各設備的詳細信息、上次鑒定日期及到期日期（日期的輸入格式應為「年-月-日」，如：2003-10-21，如圖1）。　　 　　然後，選中圖1所示「提示欄」下的F2單元格，點擊插入菜單下的函數命令，在「插入函數」對話框中選擇「邏輯」函數類中的IF函數，點擊[確定]按鈕，就會彈出「函數參數」對話框，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入「到期」、Value_if_false行中輸入「" "」(如圖2)，並點擊[確定]按鈕。這裡需要說明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態下的雙引號，是Excel定義顯示值為字元串時的標識符號，即IF函數在執行完真假判斷後顯示此雙引號中的內容。為了醒目，可在「單元格屬性」中將F2單元格的字體顏色設置為紅色。 　　最後，拖動「填充柄」，填充F列以下單元格即可。 　我們知道Excel的IF函數是一個「條件函數」，它的語法是「IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)」，具體地說就是：如果第一個參數logical_test返回的結果為真，則執行第二個參數Value_if_true的結果，否則執行第三個參數Value_if_false的結果；Excel的TODAY函數［語法是TODAY()］是返回當前系統日期的函數。 　　實際上，本文所應用的IF函數語句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數返回的日期，則在F2單元格中顯示「到期」，否則就不顯示，TODAY函數返回的日期則正好是系統當天的日期。　　 　　Excel的到期提醒功能就是這樣實現的。24. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(1)　　Excel中的窗體控制項功能非常強大，但有關它們的資料卻很少見，甚至Excel幫助文件也是語焉不詳。本文通過一個實例說明怎樣用窗體控制項快速構造出動態圖表。 　　假設有一家公司要統計兩種產品(產品X，產品Y)的銷售情況，這兩種產品的銷售區域相同，不同的只是它們的銷售量。按照常規的思路，我們可以為兩種產品分別設計一個圖表，但更專業的辦法是只用一個圖表，由用戶選擇要顯示哪一批數據——即，通過單元按鈕來選擇圖表要顯示的數據。 　　為便於說明，我們需要一些示例數據。首先在A列輸入地理區域，如圖一，在B2和C2分別輸入「產品X」和「產品Y」，在B3:C8區域輸入銷售數據。 　　一、提取數據 　　接下來的步驟是把某種產品的數據提取到工作表的另一個區域，以便創建圖表。由於圖表是基於提取出來的數據創建，而不是基於原始數據創建，我們將能夠方便地切換提取哪一種產品的數據，也就是切換用來繪製圖表的數據。 　　在A14單元輸入=A3，把它複製到A15:A19。我們將用A11單元的值來控制要提取的是哪一種產品的數據(也就是控制圖表要描述的是哪一批數據)。現在，在A11單元輸入1。在B13單元輸入公式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它複製到B14:B19。 　　OFFSET函數的作用是提取數據，它以指定的單元為參照，偏移指定的行、列數，返回新的單元引用。例如在本例中，參照單元是A2(OFFSET的第一個參數)，第二個參數0表示行偏移量，即OFFSET返回的將是與參照單元同一行的值，第三個參數($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函數將檢查A11單元的值(現在是1)並將它作為偏移量。因此，OFFSET(A2,0,$A$11)函數的意義就是：找到同一行且從A2(B2)偏移一列的單元，返回該單元的值。25. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(2)　　現在以A13:B19的數據為基礎創建一個標準的柱形圖：先選中A13:B19區域，選擇菜單「插入」→「圖表」，接受默認的圖表類型「柱形圖」，點擊「完成」。檢查一下：A13:B19和圖表是否確實顯示了產品X的數據；如果沒有，檢查你是否嚴格按照前面的操作步驟執行。把A11單元的內容改成2，檢查A13:B19和圖表都顯示出了產品B的數據。 　　二、加入選項按鈕 　　第一步是加入選項按鈕來控制A11單元的值。選擇菜單「視圖」→「工具欄」→「窗體」(不要選擇「控制項工具箱」)，點擊工具欄上的「選項按鈕」，再點擊圖表上方的空白位置。重複這個過程，把第二個選項按鈕也放入圖表。 　　右擊第一個選項按鈕，選擇「設置控制項格式」，然後選擇「控制」，把「單元格鏈接」設置為A11單元，選中「已選擇」，點擊「確定」，如圖二。 　　把第一個選項按鈕的文字標籤改成「產品X」，把第二個選項按鈕的文字標籤改成「產品Y」(設置第一個選項按鈕的「控制」屬性時，第二個選項按鈕的屬性也被自動設置)。點擊第一個選項按鈕(產品X)把A11單元的值設置為1，點擊第二個選項按鈕把A11單元的值設置為2。 　　點擊一下圖表上按鈕之外的區域，然後依次點擊兩個選項按鈕，看看圖表內容是否根據當前選擇的產品相應地改變。 　　按照同樣的辦法，一個圖表能夠輕鬆地顯示出更多的數據。當然，當產品數量很多時，圖表空間會被太多的選項按鈕塞滿，這時你可以改用另一種控制項「組合框」，這樣既能夠控制一長列產品，又節約了空間。 　　另外，你還可以把A11單元和提取出來的數據(A13:B19)放到另一個工作表，隱藏實現動態圖表的細節，突出動態圖表和原始數據。26. Excel中三表「嵌套」成一表　　問題的提出：期末考試完後，學校領導要我出一份簡報，以反映全校的教學情況（簡報的式樣見表一）。我已經在Excel中存儲有：全校各班各科任課教師名單（見表二）、全校各班各科平均成績（見表三）、全校各班各科及格率（見表四）等基本數據，可以說只要把這後三張表的數據綜合到一起也就完成了簡報的製作。全校有50多個班，考試科目又多，把上述數據再輸一遍，工作量之大是可想而知的。好在這三種表格的式樣基本相同，於是我先採用逐級逐科「複製→粘貼」的方法來工作。但是這要不斷地選、不斷地複製、不斷地在窗口間切換，費時費力且易出錯。「如果後三種表格能向Flash中的透明圖層一樣相互嵌套就好了」，在這種理念的驅動下，我大膽探索，終於找到了解決Excel表格「嵌套」的方法。 　　解決的方法：怎樣才能實現Excel中表格的「嵌套」呢？方法其實很簡單，下面我們一起來看看吧！ 　　1. Excel中新建一名為「簡報」的文件，並按式樣繪製表一。 　　2. 打開表二，在各科目的後面插入兩個空列（這主要是為了與表一的式樣相同）。 　　3. 選定各學科的任課教師名單，執行「複製」命令。 　　4. 將窗口切換到表一，選擇相應的目標單元格，執行「編輯→選擇性粘貼」命令。 　　5. 在「選擇性粘貼」對話框的最下面選中「跳過空單元」選項（這一步可是表格「嵌套」的關鍵），單擊「確定」。這樣我們就完成了表二「嵌套」到表一的工作。 　　6. 分別打開表三、表四，重複執行2—5步驟，將表三、表四也「嵌套」到表一中。簡報的製作就這樣輕鬆完成了。 　　當我在短時間內將簡報清樣送到領導手中時，他們的吃驚程度是可想而知的。其實我想說：「這沒什麼，精彩的還在以後呢！呵呵。」27. 巧用Excel建立資料庫大法　　日常工作中，我們常常需要建立一些有規律的資料庫。例如我為了管理全鄉的農業稅，需建立一資料庫，該資料庫第一個欄位名為村名，第二個欄位名為組別。我鄉共19個村，每個村7～17個組不等，共計258個組。這個資料庫用資料庫軟體（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來輸入吧，這些數據似乎還嫌不夠規則（每個村對應的組數不一定相同），這個程序編寫可就不那麼簡單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。 　　其實Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕鬆搞定這些資料庫： 　　第一步：打開Excel97（Excel2000當然也行），在A列單元格第1行填上「村名」，第2行填上「東山村」，第19行填上「年背嶺村」（註：東山17個組，2＋17=19據此推算），第28行填上「橫坡村」（演算法同前，牛背嶺村9個組：19＋9=28），如此類推把19個村名填好。 　　第二步：在第B列第1行填上「組別」，第2行填上「第1組」並在此按滑鼠右鍵選擇「複製」把這三個字複製剪貼板，然後在每一個填有村名的那一行的B列點一下滑鼠右鍵選擇「粘貼」在那裡填上一個「第1組」。 　　第三步；用滑鼠點擊選中A2「東山村」單元格，然後把滑鼠單元格右下角（此時滑鼠變為單「十」字形），按住滑鼠往下拖動，拖過的地方會被自動填上「東山村」字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用滑鼠「一拖了之」。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為「第1組」，只要你別把「第1組」寫成「第一組」，Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動「第1組」時，填寫的結果為「第2組」「第3組」……填完這兩個欄位後，其它的數據可以繼續在Excel中填寫，也可等以後在資料庫軟體中填寫，反正勞動強度差不多。 　　第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access資料庫，那麼別管它，就用Excel默認的「.xls」格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro資料庫，那麼請以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。 　　第五步：如果需要的是Access資料庫，那麼你還必需新建一個Access資料庫，在「新建表」的對話框里，你選擇「導入表」然後在導入對話框中選擇你剛剛存檔的「.xls」文件。（什麼？你找不到？！這個對話框默認的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導入文件後，你只要注意把一個「第一行包含列標題」的複選框 芯托辛耍ㄈ綣 你不需要ID欄位，你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇「不要主關鍵字」），其餘的你都可視而不見，只管按「下一步」直至完成。導入完成後你可以打資料庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro資料庫，那麼更簡單，可以直接用FoxPro打開上一步你存檔的「.dbf」文件，根據需要進行一些諸如欄位寬度、欄位數據類型設置就可以使用了。 　　說到這裡，你可能會說「呀，太簡單了，我也會」，那麼好了，我寫這篇文章的目的就是要大家儘可能不再做那些很麻煩的事，「該偷懶時就偷懶」嘛。28. Excel最新提速大法之12絕招　Excel是一個全能的電子表格，它功能強大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各種表格外，還可以對表格中的數據完成很多資料庫的功能。下面向您介紹幾個快速使用Excel的方法技巧。 　　1、快速啟動Excel。若您日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，設置方法：(1)啟動「我的電腦」進入Windows目錄，依照路徑「Start MenuPrograms啟動」來打開「啟動」文件夾：(2)打開Excel 所在的文件夾，用滑鼠將Excel圖標拖到「啟動」文件夾，這時Excel的快捷方式就被複制到「啟動」文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 　　若Windows已啟動，您可用以下方法快速啟動Excel。方法一：雙擊「開始」菜單中的「文檔」命令里的任一Excel工作簿即可。方法二：用滑鼠從「我的電腦」中將Excel應用程序拖到桌面上，然後從快捷菜單中選擇「在當前位置創建快捷方式」以創建它的快捷方式，啟動時只需雙擊其快捷方式即可。 　　2、快速獲取幫助。對於工具欄或屏幕區，您只需按組合鍵Shift＋F1，然後用滑鼠單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。 　　3、快速移動或複製單元格。先選定單元格，然後移動滑鼠指針到單元格邊框上，按下滑鼠左鍵並拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要複製單元格，則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。 　　4、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：(1)單擊工具欄中的「打開」按鈕，在「打開」對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；(2)在「文本屬性」編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是您認為是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功；(3)選擇「開始查找」即可。在找到滿足條件的文件前，「打開」對話框的狀態欄都會顯示「找到了0個文件」的信息，您應該耐心等待，只有當「打開」按鈕由灰化狀態變成可用狀態時，才表明搜尋結束。 　　5、快速列印工作表。若選擇「文件」菜單中「列印」命令來列印，會出現「列印」對話框讓您選擇，程序繁瑣。若要跳過該對話框，您可以單擊「常用」工具欄上的「列印」按鈕或者按下Shift鍵並單擊「列印預覽」按鈕，Excel將使用「選定工作表」選項列印。 　　6、快速切換工作表。按Ctrl＋PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl＋PageDown組合鍵可激活後一個工作表。您還可用滑鼠去控制工作表底部的標籤滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然後單擊工作表進行切換。 　　7、快速切換工作簿。對於較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用「窗口」菜單最方便。「窗口」菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從「窗口」菜單選擇它的名字即可。「窗口」菜單最多能列出9個工作簿，若多於9個，「窗口」菜單則包含一個名為「多窗口」的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。 　　8、快速插入Word表格。Excel可以處理Word表格中列出的數據，您可用以下方法快速插入Word表格：(1)打開Word表格所在的文件；(2)打開要處理Word表格的Excel文件，並調整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區域；(3)選中Word中的表格；(4)按住滑鼠左鍵，將表格拖到Excel窗口中，鬆開滑鼠左鍵將表格放在需要的位置即可。 　　9、快速鏈接網上的數據。您可以用以下方法快速建立與網上工作簿中數據的鏈接：(1)打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，並在工作簿選定數據，然後單擊「編輯」菜單的「複製」命令；(2)打開需要創建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格；(3)單擊「編輯」菜單中的「選擇性粘貼」命令，在「選擇性粘貼」對話框中，選擇「粘貼鏈接」按鈕即可。若您想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。 　　10、快速創建工具欄。通過工具欄您可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，您可以根據需要快速創建自己的工具欄。方法為：單擊「工具」菜單中的「自定義」命令，選擇「工具欄」選項卡，單擊「新建」按鈕，輸入「新建工具欄」名稱，然後單擊「確定」。這時新建工具欄出現在窗口，您就可以用滑鼠把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此「落戶」。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕複製過來。注意：不能將按鈕拖到「自定義」對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。 　　11、利用模板創建工作簿。模板是一用來作為創建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創建相似的工作簿。創建模板方法為：(1)打開一個要作為模板的工作簿；(2)選擇「文件」菜單中「另存為」命令，打開「另存為」對話框；(3)在「文件名」框中輸入模板的名字，從「保存類型」列表中選定「模板(＊.xlt)」選項，這時「保存位置」會自動切換到默認的模板文件夾Templates文件夾；(4)在「保存位置」中選擇「電子表格模板」文件夾，單擊「保存」即可。這樣，您就可以根據該模板快速創建新工作簿了。 　　12、用「超級連接」快速跳轉到其它文件。用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若您要切換到其它文件，只需用滑鼠指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然後單擊滑鼠即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊「Web」工具欄上的「返回」按鈕即可。29. Excel列印故障問答錦囊　問：我想列印彩色的頁眉，卻不能為頁眉應用彩色格式。如何解決？　　 　　答：頁眉中的文字只能列印為黑色，即便使用彩色印表機，也不能對頁眉和頁腳中的文字應用彩色。要列印彩色頁眉，可以使用列印標題代替頁眉。例如，要在每頁的頂端列印公司的徽標與地址，將徽標與地址信息放置在工作表的前幾行；在「文件」菜單上，單擊「頁面設置」，單擊「工作表」選項卡，然後在「頂端標題行」框中，輸入包含徽標與地址的行。　　 　　問：我使用「格式」菜單上的「背景」命令，為工作添加了背景圖案，但列印時，卻沒有列印工作表背景。為什麼？如何解決？　　 　　答：用「格式」菜單上的「背景」命令添加到工作表中的背景圖案不會被列印出來。但用「插入」菜單中的「圖片」命令添加到工作表中的圖案和用「格式」菜單上的「單元格」命令添加到工作表中的單元格背景圖案或陰影，都會被列印出來。　　 　　問：在我列印工作表時，Excel忽略了所設置的分頁符。為什麼？　　 　　答：如果已設置讓Excel將工作簿列印到特定數目的頁面中，那麼，Excel將忽略已設置的手動分頁符，並縮小列印工作表的尺寸。若要將工作表列印到指定的頁數中並使用手動插入的分頁符，請單擊「文件」菜單上的「頁面設置」，再單擊「頁面」選項卡，然後單擊「縮放比例」。如果「縮放比例」不能產生預期效果，你可以在設置列印區域時，將其中的每一頁都選定為獨立的區域，Excel會將列印區域中不相鄰的區域列印到獨立的頁面上。　　 　　問：我在工作表中設置了多個列印區域後，Excel卻不能將多個列印區域列印到同一頁上。如何解決？　　 　　答：如果列印區域中包含工作表中的不相鄰區域，在默認情況下，Excel將把每個區域列印到單獨的頁面上。你可以使用下列方法指定工作表中的獨立區域，並將它們列印到同一頁面上。　　 　　1．將不相鄰的列列印到相鄰的位置上：
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