打電話、接電話的基本禮儀

一、電話鈴響兩遍就接,不要拖時間。拿起呼筒第一句話先說「您好」。如果電話鈴響過四遍後,拿起聽筒應向對方說:「對不起,讓您久等了」,這是禮貌的表示,可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要,應做好電話記錄,包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容,通話日期、時期和對方電話號碼等。

二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。通電話時要注意盡量使用禮貌用詞,如「您好」、「請」、「謝謝」、「麻煩您」等等。打電話時,姿勢要端正,說話態度要和藹,語言要清晰,即不裝腔作勢,也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候,也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會使人心情開朗,也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後,主動問好,並問明對方單位或姓名,得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事),以使對方感到為難。

三、打電話時,應禮貌地詢問:「現在說話方便嗎」?要考慮對方的時間。一般往家中打電話,以晚餐以後或休息日下午為好,往辦公室打電話,以上午十點左右或下午上班以後為好,因為這些時間比較空閑,適宜談生意。

四、打電話、接電話時,如果對方沒有離開,不要和他人談笑,也不要用手後住聽筒與他人談話,如果不得已,要向對方道歉,請其稍候,或者過一會兒再與對方通電話。

五、對方要找的人不在時,不要隨便傳話以免不必要的麻煩,如必要,可記下其電話、姓名、以回電話。

六、要學會配合別人談話。我們接電話時為了表示認真聽對方說話,應不斷地說:「是,是」、「好,好吧」等,一定要用得恰到好處,否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況,應付方式各異。

七、掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前,向對方說聲:「請您多多指教」、「抱歉,在百忙中打擾您」等等,會給對方留下好印象。

八、辦公場合盡量不要打私人電話,若在辦公室里接到私人電話時,盡量縮短通話時間,以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。


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