讀書 | 商務英語郵件Q&A

最近在圖書館發現一本好書，名叫《商務英語寫作實例精解》，作者是Shirley Taylor。書中詳細介紹了如何寫作常規商務文書、創意性文書、商務信函等。書中的舉例部分是英文，講解部分是中文譯文。

我在閱讀的過程中獲益匪淺、頗有啟發，於是想和大家分享一下關於商務Email中稱呼語的用法：以書中內容為基礎，綜合個人的觀察總結和實際運用，以問答的形式向大家展現。

Q：常見的稱呼語有哪幾種形式？

A：有兩種常見的形式，一種是「Dear Mr/Mrs/Ms/Miss+姓」，一種是「Dear+名」。e.g. 對方名叫Mike James，稱呼語可以用「Dear Mr James」或者直接是「Dear Mike」。前者正式，後者較正式。

「Dear Mr Mike James 」也有，但不常見。銀行、航空公司給客戶發郵件的時候會用到。

Q：稱呼語後面要不要加逗號？

A：經我觀察發現：在商務Email中有的加，有的不加；有人認為要加，有人認為不要加，有人認為加不加都行。《商務英語寫作實例精解》一書認為在完全平頭式信函中，一般稱呼語後面不加逗號。

Q：Ms, Mrs和Miss都用於稱呼女性，它們有什麼區別？

A：Miss —— 未婚，Mrs —— 已婚，Ms —— 婚姻狀況不明

e.g. Miss Smith（史密斯小姐，未婚，本姓Smith）

Mrs Smith（史密斯夫人，已婚，夫姓Smith）

Ms Smith（史密斯女士，婚姻狀況不明，本姓或夫姓為Smith）

在商務文書中，通常使用Ms，一方面是因為很多時候不確定對方婚否，另一方面是因為婚姻狀況屬於個人隱私的一部分，出於禮貌還是使用Ms更得體一些。

Q：如果letter是寫給機構，該如何使用稱呼語？

A：如果是寫給某個機構或者部門而非個人，可以用「Dear Sirs」。

Q：如果不知道對方部門／機構負責人的姓名，該如何使用稱呼語？

A：如果不知道對方的姓名，可以用「Dear Sir Or Madam」。有人也說用「To Whom It May Concern」，個人感覺這個說法用的不多，而且很正式。

Q：Email開頭用「Dear」 還是「Hi 」?

A：商務Email通常開頭都用「Dear」。開頭用「Dear」的情況主要有：

1.第一次給對方郵件

2.Email內容、整體語言都較為正式

那有沒有用「Hi 」開頭的？有，但比較少。開頭用「Hi」的情況主要有：

1.熟人／朋友之間

2.Email內容、整體語言非正式

3.多次往返的郵件（比如和對方往返郵件超過3個來回，那麼前面的郵件可以都用Dear 開頭，之後的可以用「Hi 」開頭）

Q：除了Mr/Mrs/Ms/Miss，有其他稱呼嗎？

A：有。比如如果對方擁有博士頭銜，要用「Dr」。比如說《生活大爆炸》裡面謝耳朵（Sheldon Cooper）應當被稱為Dr Cooper。再比如對方是神職人員，有時要在姓名前加上「Rev"（reverend的縮寫）。

歡迎關注微信號：thebluepetals