你必須知道的郵件禮儀

你必須知道的郵件禮儀

對於大多數研究生來說，電子郵件可以說是個既正式，又不正式的工具。簡單說來，就好像是另一個QQ，只在QQ不方便，或者對方要求使用的時候才用。所以郵箱和郵件一直都用的隨心所欲，根本不知道有啥規則。而那些申請過國外留學的同學相對來說會對郵件禮儀有初步的了解，不那麼隨心所欲。等研究生工作了以後，會突然發現，寫郵件也有很多講究，是不能隨心所欲的瞎寫的。所以我們最好從開始寫郵件起，就按照基本的郵件禮儀來寫，這樣不僅能體現出你的「專業」的一面，更重要的是在這個互聯網高度發達的時代，郵件常常是他人認識你的唯一途徑，好的郵件能給你帶來更多的機會。

1.註冊個有逼格的郵箱吧

研究生髮郵件，常常直接用QQ郵箱發。但是QQ郵箱會帶著你的昵稱，對方如果不認識你，就只能看到發件人是你的昵稱。我們知道QQ昵稱往往是費勁心機取的，有時酸的掉牙，有時霸氣側漏，有時幼稚的要死，但偏偏就是不正式。想像一下，在正式場合，收件人看到「海綿寶寶」「西門吹雪」或者「柳條細腰」發來的郵件會是神馬感覺！

所以郵件禮儀的第一條就是：註冊儀式正式的郵箱。一是域名要正式，最好是單位郵箱。但是我國企事業單位的郵箱往往非常難用，時不時的漏掉重要郵件，這時可以考慮大型的免費郵箱，比如gmail（大陸用不了）、hotmail、163、126或者新浪郵箱。二是郵箱名要正式，最好是人名。當然我國重名的太多，直接用名字註冊往往提示已經被註冊了，這時可以藉助下劃線、數字來進行區分。比如li_lei, meimei_han2017等，或者單位名稱縮寫加姓名。重要的是正式且讓對方好記。

2.郵件標題

正式郵件，甚至所有的郵件，都應該寫標題。而且標題一定要概括郵件的內容。標題就是郵件的臉，這張臉應該讓收件人一看就知道郵件內容大概是什麼，該如何處理。

有時對郵件標題有特殊的要求，比如報名活動，統計活動中，往往要求標題用「單位+名稱」來命名，這也是為了方便收件人處理郵件。這個時候不是你彰顯個性的時候，乖乖的按照要求寫好標題吧，少年！

3.簡潔大方的格式

正文內容一定要簡潔大方。字體顏色用黑色，字體用宋體，大小適中。杜絕花里胡哨的顏色和字體。

其次是每一個主題單獨一段，同時利用縮進表層層次關係。需要重點突出的地方用加粗提醒閱讀者。

4.邏輯清晰的正文

首先是稱呼：尊敬的XX，見信好！或者是尊敬的XX，您好！然後分段闡明內容。每段內容不宜太多，不要有多餘的廢話。要使用簡答此，避免使用複雜詞（尤其是英語郵件中）

之後結尾中總結郵件中的內容並再次強調對方需要跟進的事項。

最後是「祝：工作順利」或者「祝近安」，「祝好」等

結尾可以使用簽名檔，多數為公司的logo，公司名，地址，聯繫方式等。

最後是發送前檢查：收件人，稱呼，錯別字，附件

5.良好的回信習慣

容易被忽視的是收到郵件後的禮儀。收到郵件要儘快回復，尤其是重要的郵件一定要及時回復，如果一時不能完成對方郵件中的要求，也要回復郵件表示對方的郵件已收到，將立即按照對方的要求開展工作，並會向對方通報進展等。這是能力、效率和重視程度的體現。

回信時，注意要回復全部，包括抄送，因為一般來說抄送者需要全程關注信件往來內容。如果郵件來回次數過多或主題變化，不方便今後查找，應該修改郵件主題，或者重新寫郵件進行回復。

6.及時整理，歸檔

對於重要郵件，要及時整理歸檔，按照郵件主題，或者項目的主題將郵件整理到單獨的文件夾中，方便日後查找。
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