開放、透明、信息化條件下檢察檔案安全體系建設的思考

06-05

檔案安全始終是檔案工作的生命線和底線。檢察檔案作為檢察工作的原始記錄，面對日益開放、透明、信息化的執法形勢和執法環境，要積極順應人民群眾對檢察工作的新要求新期待，始終把構建檢察檔案安全體系擺在突出位置，堅持以推進檔案工作規範化管理為抓手，促進檢察檔案工作上新台階，為檢察工作全面發展進步提供良好服務。

一、形勢與要求：開放、透明、信息化的執法形勢和執法環境對檢察檔案安全體系建設提出新的要求和挑戰

周永康同志深刻提出，在開放、透明、信息化的條件下，政法機關的執法活動越來越成為社會各界和新聞媒體關注的焦點，必須著力解決制約公正廉潔執法的突出問題，使執法能力、執法水平、執法公信力有一個質的提高。隨著開放的社會全面形成、透明的執法環境逐步建立、信息化的時代迅速到來，檢察機關面臨著新的執法形勢和執法環境。檢察檔案作為檢察工作的組成部分，在開放、透明、信息化的執法形勢和執法環境下也面臨著許多新的要求和挑戰，檔案安全體系建設顯得尤為重要。

（一）加強檢察機關執法公信力建設的迫切要求，對檢察檔案安全體系建設提出了新的要求。進入21世紀以來，隨著信息時代的挑戰和全球一體化的不斷推進，檢察機關的執法環境發生了巨大變化，從人民群眾的要求看，人民群眾不但期盼準確的打擊犯罪維護穩定，而且要求司法機關要規範、高效地履行職責；不但期盼嚴懲腐敗，而且要求司法理性和文明。從發達的信息化環境看，民主的呼聲和法治的需求通過各種信息載體傳播並且交互，形成一種巨大力量，推動檢察機關以更開放的姿態和更透明的方法從事執法活動，這都迫切要求檢察機關切實加強執法公信力建設。檔案工作是檢驗司法公正，保護人民群眾合法權益的基礎性工作。檢察機關辦的案件公不公正，老百姓滿不滿意，經不經得起歷史的檢驗，最基礎的就是執法辦案時所形成的案卷。因此，在開放、透明、信息化的執法形勢和執法環境下，客觀公正記錄執法過程，及時高效提供查詢利用，萬無一失保障檔案安全，對於提高檢察機關執法公信力具有重要的基礎作用。

（二）強化檢察機關自身監督的客觀需要，對檢察檔案安全體系建設提出了新的要求。檢察機關作為國家法律監督機關，始終強調監督者更要接受監督，始終堅持把強化自身監督放到與強化法律監督同等重要的位置來抓。檔案工作的真諦就是有序性、條理性，它是促進檢察工作規範化、科學化、精細化、現代化的重要手段和重要環節，在檢察工作規範化、科學化、精細化、現代化管理中發揮著特殊作用。我們的執法檔案，包括訴訟文書，一經移交歸檔，實際上對執法是一個有效的監督，歷史資料有據可查，你不做到嚴格文明規範執法的話，這個東西都擺在這裡，這是一種監督促進。因此，通過建立檔案並利用檔案，能有效地促進我們人、財、物的科學管理，能真實地反映工作中的各個環節、各個崗位、各個職能部門的情況，有效促進自身正、自身硬、自身凈。

（三）應對數字檔案信息安全的現實挑戰，對檢察檔案安全體系建設提出了新的要求。隨著公共檔案信息服務的加快推進和信息技術的飛速發展，電子文件的大量產生，給檔案工作帶來了新的工作內容，同時也給非傳統載體檔案信息安全帶來了新的難題。同時，在檔案電子信息形成過程中缺乏安全監控手段，在電子信息傳輸過程中容易造成信息泄露。檔案電子信息數據備份流於形式，疏於管理，許多電子文件同其相對應的紙質文件管理關係鬆散，不能達成統一管理，相輔相成。所有這些，都對檔案安全體系建設提出了新的挑戰，要求把檔案安全擺在突出位置抓緊抓好。

二、實踐與做法：堅持抓基礎、重利用、強保障，著力推進檔案規範化管理，有效服務檢察工作科學發展

近年來，郴州市檢察院以推進檔案規範化管理為抓手，堅持抓基礎、重利用、強保障，著力服務檢察工作科學發展，取得了一定成效。2011年，市院、宜章縣院成功晉陞檔案規範化管理省特級，五個基層院通過檔案規範化管理省一級複查，市院多次被評為全市檔案工作優秀單位。

（一）強化三個保障，著力構建檔案組織管理體系。一是強化組織保障。成立檢察長為組長的檔案工作領導小組，將檔案工作晉陞省特級列為重點品牌項目，按照「任務項目化、項目品牌化、品牌精品化」思路，上下協調，全院參與。二是強化隊伍保障。招錄專職檔案員，明確內勤兼職檔案員責任，聘用臨時工作人員協助從事檔案資料庫建設。採取集中授課、個別檢查、跟班學習等方式加強業務培訓，提升整體業務素質。三是強化經費保障。按照《關於湖南省檢察機關檔案庫房建設保管保護設備配置的意見》要求，投入30餘萬元資金，為檔案室配齊檔案保管保護設施，提高檔案保管保護能力。目前，市院檔案庫房配備密集架45M3，配備專門電腦3台、複印機1台、照相機1台、掃描儀2台、防磁櫃1台、除濕機2台等。

（二）突出三個重點，紮實開展檔案基礎業務工作。一是有序推進歸檔工作。制定檔案移交、保管、利用、鑒定、保密工作制度，將檔案管理納入機關科學管理考核內容。每年初召開一次機關內設機構立卷歸檔工作會議，部署上年度文件收集、整理、移交工作。二是規範整理管理編目。對1990年以來的訴訟檔案和2001年以來的文書檔案全部進行補充整理歸檔，對檢察機關恢復重建之前的所有檔案目錄實行電子錄入，加強基建、聲像、實物等門類檔案的收集整理，對各類檔案採用規範的分類編號系統，合理布局，有序排列。三是紮實推進數字化檔案室建設。緊跟檔案工作管理現代化趨勢，在加強對電子公文檔案管理的同時，推進目錄資料庫、全文資料庫、多媒體資料庫建設。目前，已編製庫存檔案電子目錄5.5萬條，掃描文書檔案11萬餘頁，製作了檔案工作電視專題片。

（三）注重三個轉變，充分發揮檔案信息資源價值。一是服務內容由單一載體向綜合載體轉變。在原有單一的文書檔案基礎上，注重收集實物檔案、錄音錄像、電子文檔，建立文書、訴訟、會計、基建、聲像、實物、技術等檔案目錄資料庫，滿足利用需求。二是服務方式由單一借閱向多形式服務轉變。開展檔案編研工作，積極向文檔查閱、檔案編研、檔案宣傳、檢察歷史文化研究等服務轉變，深入發掘檔案內容，整合加工檔案信息，為領導決策提供服務。三是服務理念由被動服務向主動服務轉變。編研《檢察院工作報告集》、《基礎數字彙編》、《檢察年鑒》、《組織沿革》等資料，為檢察工作提供高效服務。

三、問題與困惑：儘管檢察檔案工作取得了一定成效，但整體發展還不均衡，開發利用水平還有待提升

（一）在以執法辦案為中心的背景下，對檢察檔案工作的重視程度還有待提升。以執法辦案為中心，是檢察機關服務大局、實現法律監督職責的基本手段，也是全部檢察工作的核心所在，其他各項檢察工作都是圍繞執法辦案展開，服從、服務於執法辦案。在這種背景下，不少單位和檢察人員存在「重辦案輕檔案」的思想認識，認為執法辦案是硬任務，檢察檔案的軟指標，對如何準確把握犯罪事實、運用證據證明犯罪關注的多，而對檔案材料完整規範、及時準確的歸檔注重的少；在日常工作中不能做到檔案材料隨結案隨裝訂成卷，對歸檔的檔案材料重數量不重質量，不符合歸檔工作標準；檔案資料保存不完整，有價值該歸檔的材料沒有及時歸檔。

（二）在以檢察官為主體的背景下，檢察檔案管理人員變動較為頻繁，素質有待提升。2008年，市檢察院在全省檢察機關和全市市直各單位中率先招錄了一名湘潭大學檔案專業本科畢業的人員負責檔案管理，為提高全市檢察檔案水平發揮了重要作用。但由於檢察機關進入門檻較高，需要通過國家統一的司法考試才能進入。因此，一旦通過司法考試進入檢察機關，很少有人願意長期從事檔案工作，致使全市檢察檔案管理人員變動較為頻繁。目前，全市11個基層院中有9個基層院為聘用制人員具體負責檢察檔案工作，有的還兼統計、會計、出納等多項工作。這部分人多數未經過系統的檔案專業知識培訓，對於新規範、新規則、新技術的應用等方面還較難適應，客觀制約了檔案工作的發展。

（三）在以檔案信息化為途徑的背景下，檢察檔案開發利用有待加強。檔案工作的宗旨就是更加有效地利用檔案，發揮檔案的社會效益和經濟效益，而如何創新利用服務，把「死」檔案變成「活」材料，也是目前整個檢察檔案工作的突破口和生長點。縱觀全市檢察機關在開發檔案信息資源，努力為機關工作和檢察業務提供優質高效的服務等方面所採取的一些舉措，效果並不盡如人意，其中被動地提供利用多，拓展服務領域、創新服務機制、增強服務效果下功夫少，服務質量和服務水平都有待進一步提高。

四、對策與建議：以全面晉陞檔案規範化管理省特級為目標，突出抓好安全體系建設，推進全市檢察檔案工作再上新台階

檔案工作規範化管理涵蓋組織管理、保管保護條件、基礎業務工作和檔案開發利用等內容，是檢驗和衡量檔案工作水平的重要標準，也是構建檢察檔案安全體系、確保檢察檔案安全的基本路徑。要以全面晉陞檔案規範化管理省特級為目標，突出抓好檢察檔案安全體系建設，推進檢察檔案工作再上新台階，更好地服務檢察工作全面發展進步。

（一）深化認識，推進檢察檔案管理規範化。檔案工作是檢察工作的重要組成部分，是推動檢察事業科學發展的具有獨特價值的、不可替代的重要工作。檔案工作雖然不是檢察業務工作的中心，但影響中心、牽動中心；雖然不是檢察工作的全局，但服務全局、影響全局。要把晉陞檔案工作規範化管理「省特級」作為辦公室系統落實市院黨組抓品牌、創特色工作思路的重要舉措，通過工作任務項目化、項目管理品牌化、品牌創建精品化，分步實施、整體推進，確保在2014年以前全市檢察機關全部晉陞檔案工作規範化管理省特級。要切實加強檢察檔案隊伍建設，在編製允許的情況下，嘗試招錄一批檔案專業人員負責檢察檔案管理工作；對於採用聘用制書記員的，要簽訂一定期限的勞務合同，加強政治理論和檔案業務培訓，確保檢察檔案管理隊伍穩定。

（二）夯實基礎，推進檢察檔案制度科學化。一是建立健全檔案資料收集制度，把好檔案「入口關」。做好收集工作是順利開展檔案工作的前提，要按照《機關檔案工作條例》中所規定的「凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門或業務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔」的要求，督促各部門及時、完整地收集各類文件資料，做到不丟失、不遺漏、不拖拉。二是建立健全檔案保管、保密制度，把好檔案「安全關」。要制定並認真貫徹落實涵蓋和囊括整個利用過程的檔案管理標準、工作標準，認真做好保管、保密工作，對檔案進行規範化管理，明確責任分工和考核標準，保持良好的利用秩序，切實加強利用過程的檔案安全管理。三是要建立健全檔案督促檢查制度，把好檔案「考核關」。將檢察檔案工作納入全市基層院建設分類綜合考核體系中，設立考核指標，形成引導推動機制；市院辦公室在年度工作考核中，加大對檔案工作的考核權重，力促全市檢察機關形成爭創省特級檔案室的良好氛圍；不定期部署開展專項督查、聯合督查、實地督辦等活動，及時掌握全市檢察檔案工作的情況，找准存在的問題，抓好整改落實，切實做到以改促建，提升全市檔案工作整體水平。

（三）加大力度，推進檢察檔案形式數字化。一方面要加快紙質檔案數字化進程。把建立歷年來室藏各類檔案目錄資料庫和所有文書檔案全文資料庫作為晉陞檔案工作規範化管理「省特級」的基礎性工作來抓，細化數字化流程，確保數據詳盡；另一方面；認真管好電子文件，確保電子文件安全。凡作為紙質文件內容應該歸檔的電子文件，都應該歸檔保存，並納入檔案管理範圍。與歸檔紙質文件內容相應或相關的視頻、音頻文件，以及業務資料庫、公務電子郵件、網站內容等也應該歸檔保存，以便電子信息更全面地得到保存。全面落實檔案備份制度，所有資料庫必須按年度進行離線備份（光碟、硬碟）並對備份載體進行封存保管。

（四）注重實效，推進檢察檔案利用現代化。檔案的收集和管理是基礎，檔案的安全是保證，檔案的使用和利用才是根本。要從服務檢察工作全局出發，正確處理好管與用的關係，強化檔案編研工作，通過檔案信息的深度挖掘、科學開發和綜合利用，實現檔案資源的增值服務，更好地為檢察事業發展提供決策參考和實踐服務，這是根本目的，也是發展方向。