職場會議:做菜鳥,還是在會議室里「偷偷」長大?
會議室不是教室,卻是職場中菜鳥們能夠近距離接近的戰場,如何從「觀戰」中「偷偷」成長,並迅速積累經驗值,讓自己能夠提前出師,全靠在會議當中的「知識收集」。
一、老大們不會告訴你的會議室潛規則1. 請讓手機安靜沉睡進入會議室請將手機調成振動,因為除你之外的大部分人,對悅耳的鈴聲並沒有興趣。尤其有重要客戶在場的時候,應格外注意,這是最最基礎的禮貌,甚至關乎到一次談判的成功與否。
當然,現在很多人有手機不離手的習慣,遇到令自己感覺無趣的話題便開始刷微博或者玩遊戲。會議本身的作用,是思想的交流並作出決策。刷微博這種行為,在內部小型會議中雖無大礙,但你的行為在告訴別人,你對正在討論的工作並不在意,甚至錯過重要的細節,同時也是對會議組織者和發言者的不尊重。
2. 筆記本和筆是必備品
無論會議的重要程度是幾顆星,既然走進會議室,筆記本與筆一定要隨身攜帶。
首先,這是向大家亮出的一種態度,表明對此事的認真對待。其次,如若有事項需要記錄,在會議結束後也方便整理會議紀要,協助工作任務的分配。
3. 領導發言,適當予以回應在聆聽他人觀點的時候,主要需要作出兩方面的回應,一個是肢體語言,另一個是聲音語言。
肢體語言,顧名思義,就是通過眼神、手勢等表達你的意識。這也是最難進行掩飾的語言,所以,一定要真誠。比如在領導表述時,積極的進行眼神交流,身體略略前傾,適當的時候點頭表示你已經聽懂了。
聲音語言,即有時候講話者在表達完意見會有「對不對?是不是?」之類的提問,在點頭的同時,回應下「對、是」等單個詞語,能夠立刻拉近你與講話者的距離,留下一個好印象。
4. 積极參与互動,表達自己的觀點在領導需要大家集思廣益的會議當中,切不可沉默不語。很多菜鳥往往認為自己是新人,對此了解尚淺不便表態。這種想法是非常錯誤的。
由於你是新人,你有犯錯的資本,即便觀點很幼稚甚至漏洞百出,但你表達出來,大家才能了解到你的錯誤在哪裡,幫助你到正確的方向。
如果沉默不語,大多數人會認為你沒有思考,即時你的內心已經否定了你的第100個創意。
二、會議室「吸血」大法1.會議筆記如何做會議記錄在一頁的最上端,記錄下會議主題,會議時間、地點,參會人員。在記錄人員姓名的時候,最好按照就座的次序記錄,便於在回憶發言內容時與人員一一對應。
接下來記錄整體的會議流程,在會議開場前會議發起者會做以說明,把這些記錄下來以便自己確認議題的主次以及記錄的篇幅。
在會議內容正文當中,建議採取兩欄法。即左邊記錄會議的詳細議程,右邊記錄當中的疑點與關鍵語句。
左邊的議程內容可用作會後整理會議紀要,而右側的筆記則是這場會議的「課堂筆記」。聽不懂的地方可會後詢問同事或者查找資料,豐富自己的專業知識,通過這種學習方式能夠迅速的進步,很快就能和別人一樣暢所欲言了。
2.開會到底聽什麼在流水賬式記錄之餘,也需要邊聽邊思考。遇到長時間的學術話題討論,聽不懂的菜鳥們很容易犯困或者走神,接收會議信息的效率也會降低。
遇到這種情況應該怎麼辦?就要讓自己的思路活躍起來。
嘗試根據此前的會議議程對討論結果做出預估,在多方意見有分歧的時候,自己對這些意見做以考量,預估哪一個最終能夠確認落實。待到會議結束後,可將會議結果與自己的預估結果做以對照。
長期堅持下來,不僅對會議的議題有了更深刻的理解,評判方式也會逐漸趨於正確。
3.他們都是你的老師所有與會人員都可以是你的老師。從身邊的人學起,是自我成長的第一步。
①會議掌控方式
會議的節奏可快可慢,但效率往往取決於會議主持者的掌控。作為職場新人,對此經驗不多,應該在會議的進程中,從細節學習。比如怎樣推進進程,話題出現偏轉如何收回,意見產生分歧如何求同存異等等。
②如何表達自己的觀點
表達自己的觀點,是職場中的重要技能之一。在觀察的過程中,發現哪些人的表達方式你更願意接受,哪一種表達的語氣是令人感覺不舒服的,哪一種反駁方式更有力度,如何讓別人更快的理解你的想法。
③工作任務的分配
當議題討論完成,在任務分配環節亦是學問多多。如何分配最為合理,讓大家發揮自己的長處並順利完成。
這需要對團隊成員的狀況有較深的了解,並能夠協調多方進行實現。
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