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許多團隊管理者常常會說：「我們的內部溝通非常頻繁，無論是上下級之間，還是平級之間都會進行交流，我們也會針對相關的工作進行交流，可是為什麼內部的執行還是一團糟呢？」或者他們會說：「我們經常開會，並且平時也會在一起討論問題，可是為什麼問題最終得不到有效的解決呢？」

在這裡，這些團隊管理者產生疑惑的原因在於他們只是單純地進行了溝通，或者打造了比較完善的溝通體系，可是卻忽略了一個最重要的問題：並不是進行溝通，就一定能夠解決問題，就能夠提升內部的執行力，只有有效的溝通才能產生價值。

什麼是有效溝通？簡單來說，就是溝通的一方準確表達了信息，而接收的一方也準確接收並理解了這些信息，溝通雙方能夠順利傳遞並理解信息。雖然說起來很容易，但是想要真正做到有效溝通，就需要掌握一定的技巧和步驟。

一般來說，有效溝通有四個步驟：注意、了解、接受、行動。

所謂「注意」就是引起溝通對象的關注，或者談論對方感興趣的話題，如果對方對類似的話題非常感興趣，那麼就可能會表現出願意進一步交流的願望，至少也會保留進一步交流的機會，這樣就為話題的延續創造了條件。談論對方感興趣的人或者事，談論對方從未接觸過的新鮮事物，尤其是那些不同尋常的事情，這些都會引起對方的興趣。

所謂「了解」其實就是指雙方在進一步交流之後，挑起話題的這一方應該想辦法尋求一種共同語言，只有雙方在同一個話題上找到共同點，才能夠有效且順暢地將話題延續下去。一般來說想要尋找共同語言，就需要事前進行了解，比如觀察對方平時喜歡什麼（包括衣服、食物、商品、運動等不同的類型），也可以觀察對方的神情，弄清楚自己一開始所提出的那些讓人感興趣的話題是否能夠讓雙方產生共鳴。

當雙方找到共同語言之後，整個談話的氛圍會變得相對輕鬆，彼此之間原有的隔閡和本能的防備會不斷消除，而在交流期間，雙方會加深了解，並由共同的話題延伸到其他話題當中來，從而更好地轉移到那些重要的問題上去。

所謂「接受」是指溝通的受眾對象接受交談者的觀點、命令、意見或者建議，經過前面兩個步驟之後，談話雙方已經比較了解，而且整個談話氛圍也被帶動起來，這個時候雙方開始建立起最基本的信任，對方事實上會更加容易接受提出請求或者建議的這一方。

最後就是「行動」，行動指的是受眾對象接受命令、意見或者建議之後，會立即採取相關的行動來踐行自己的任務，並努力達到預期的目標和滿足對方提出的要求。

這四個步驟其實也可以分為三個階段，在第一階段，溝通雙方只有很少的共同經歷，表達方式不相同，立場不一致，很容易產生誤解和矛盾；在第二階段，雙方的了解開始不斷加深，彼此願意談論一些共同經歷，表達方式開始相互遷就，彼此之間也能相互理解和配合；第三階段，雙方的共同話題越來越多，表達方式開始趨於一致，理解和信任程度不斷加深。

在整個過程和步驟當中，溝通者需要把握一些要點：

對他人的話語進行正確的回應，贊同的就需要立即表態，不贊同的不要直接予以否定，可以先進行傾聽，然後想辦法進行進一步交流；

注意溝通的態度，不要過於情緒化，尤其是觀點不一致時，一定要尊重別人的觀點，並保持謙虛的姿態；

不要急於把握話語權，最重要的是注意傾聽，儘可能了解他人的觀點和想法；

不斷確認溝通的訊息，以此來明確各自的立場和觀點，同時確保重要信息不會被忽視；

使用讓人印象深刻的溝通話語，這樣可以有效吸引他人的注意。

以上步驟都是提升溝通效率的重要方法，不過關於有效溝通，往往可以從不同的角度進行解讀，比如語言哲學家保羅·格萊斯曾經提出了一套「合作原理」，在這個原理中，有四條用於保障溝通效率的基本準則：

第一條是量的準則，所謂量的準則就是溝通時要提供所需的信息量，但是不能過多。如果上級提問：「你準備如何去完成這件事？」而執行者給出的答案是「一切都計劃好了」，那麼這樣的答案明顯面臨著信息量不足的問題，無法完成一次完整的溝通，因此執行者的回答實際上違背了量的準則。

第二準則是關係準則，這一準則的重點在於溝通者必須保持敘述內容的相關性，不能夠隨意改變方向或者主題。部門主管問道：「這一次的會議中，經理究竟說了什麼？」員工回答說：「我已經呈交了那個方案。」在整個溝通中，雙方的交談完全脫節，根本沒有太多的聯繫，因此整個溝通無疑是失敗的，違反了格萊斯的關係準則。

第三準則是方法準則，所謂方法準則就是指在溝通中盡量避免晦澀難懂的描述和出現歧義。比如某員工說「三個部門的經理下達了指令」，這句話往往容易產生歧義，因為它所包含的意思有好幾個：三個經理參加了會議，他們分別來自三個部門；一個經理來參加會議，他身兼三個部門的經理職務；經理有很多個（不止三個），他們來自三個部門。很明顯，由於所說的話意思太多，很容易在溝通中引發誤會，因此這樣的溝通違背了格萊斯第三準則。

第四準則就是質的準則，該準則要求人們在溝通中敘述那些絕對真實的事物。老闆詢問主管「是否按照要求去基層進行調查」，主管什麼也沒有做，為了避免受到責備，於是謊稱自己完成了任務，甚至還偽造了一份調查報告。這樣的回答其實就違背了格萊斯第四準則。

格萊斯準則通常作為溝通的原則和標準來使用，它有助於溝通雙方形成對話的默契，並依靠這些有價值的溝通為接下來的執行奠定基礎。任何一個團隊，想要提升內部的執行力，都需要將格萊斯準則當成最基本的溝通標準，畢竟只有溝通雙方形成默契，才能夠保障執行的力度。