手把手教你寫一封簡潔高效的電子郵件，外企工作必備

與書信相比，電子郵件（Email）更加簡短，因為它是針對具體問題的回復，在極短的時間內寫就，因而，電子郵件的寫作可以允許使用非書面語、省略語，甚至有時可以省略致意用語。

Email組成部分

電子郵件包含以下內容：

標題Subject line：標題欄寫明該郵件所討論的主要事項。

招呼語Salutation：可有可無。你可以用一個簡單的「Hi」開頭，也可以直呼對方的名字，比如「Clare」，還有人乾脆就不加稱謂，直入主題。

寫郵件的理由Reason for writing

要點Main point

結尾Closing：郵件結尾多種多樣，比如「Best」或者「thanks」都可以用來結尾，結尾部分也是可有可無的。

電子郵件Tips1標題要詳細用簡短一句話陳述清楚具體事項，比如「Meeting at 10am about pay rise」（10點見商議漲薪事宜），而不是簡單的一個"Urgent"（緊急）。

即便是回復他人的郵件，最好也能寫清郵件主題，而不是直接在標題欄寫 Re:或者R:R。為了避免他人將郵件誤認為垃圾郵件（spam），避免使用「hi」「hello」這樣概括性的標題。

2內容要簡短

一封郵件，最好只寫一件事。如果有需要的話，你可以為不同的事項發多封郵件，同時為每封郵件寫清不同的標題，這可以幫助對方理解郵件的內容。

你不需要在郵件內引用此前郵件的所有內容，你可以使用尖角括弧來選擇性地引用部分內容，< 引文="">>。

3語言簡明直接

在郵件中，語言盡量直截了當。以下是使用簡明英語的要點：

多用主動語態，少用被動語態

使用短句，避免長句

不要使用成語（idiom）

如果收件人和你並不是一個領域的人，則盡量避免使用技術用語和行業術語（ technical or jargon words）

4明確告知收件人要做的事情

在郵件中為收件人指明要做的事情，例如，如果你需要收件人搜集某些信息，可以寫：

Please can you find me the sales figures for 2015?

你是否可以為我找一下2015年的銷售額？

而避免寫成模糊不清的：

I"m going to need the sales figures for 2015.

我想我需要2015年的銷售額。

5斟酌郵件內容

郵件要言之有物，同時保持禮貌的態度、中立的語氣。

牢記收件人隨時可以將郵件轉發給他人（could forward your email to other people），所以要確保郵件內容可以為他人知悉，所以不要在郵件內八卦，評論，郵件內容也不能包括保密性內容。

6

發送之前檢查一遍

發送之前，使用拼寫檢查軟體，避免出現拼寫錯誤，自己大聲讀一遍，確保沒有語法和標點符號使用錯誤。

郵件範例招呼語

郵件的開頭方式多種多樣，通常你可以複製發件人的招呼語，但如果你是郵件發起者的話，以下這些招呼語都可以做參考。

朋友或者同事

Hi是非正式的詞，可以對朋友或者同事使用。當然，如果你和收件人比較熟，也可以用Hello或者「Hello+姓名」來打招呼。

非熟人

如果你知道收件人的名字的話，使用"Dear Mr/Ms Jones" ，和在信件中一樣，使用Ms而不用Miss和Mrs。

正式郵件

如果你不知道收件人的名字，直接用"Dear Sir", "Dear Madam" 或者"Dear Sir / Madam"來開頭。

群發郵件

如果你要給一群人群發郵件的話，你可以使用集體名詞來進行稱謂，如：

"Dear customers" 致顧客

"Dear partners" 致合作方

如果你是給同公司的一群人群發郵件的話，你可以用：

"Dear All" 大家好

"Dear colleagues" 同事們好

"Hello everyone" 大家好

如果你是給公司的上司們發郵件，可以用：

"Dear Managers" 經理好

"Dear Directors" 領導好

"Dear Board members" 各位董事

不用招呼語

通常在公司，你可能只是給同事發個快速的信息，就像打電話一樣，在這種情況下，你不需要進行寒暄，直接開始說事情就可以了。

正文

正文第一句話要告訴收件人郵件的主要內容。以下為常用的表達：

回復之前的郵件

Thanks for the information.

謝謝你提供的信息。

Thanks for your phone call.

謝謝你的電話。

Thanks for getting me the figures.

感謝你為我收集了數據。

介紹事項進展

Just a quick note to tell you…

一封快信，跟你說一下……

Just a quick note to let you know…

簡單跟你說一下……

Just to update you on…

告知你一下最新進展

告知有附件

Take a look at the attached file.

請查看一下郵件附件。

Have a quick look at the file I"ve attached about…

請看一下我郵件的附件內容，這是關於……

Thought you might find the attached interesting.

你也許會對附件內容感興趣。

改變原定計劃

Sorry, but I can"t make the meeting tomorrow.

不好意思，但是我明天可能不能開會了。

Sorry, but I won"t be able to meet you next week.

不好意思，但我下周不能和你會面了。

Sorry, but something has come up and I can"t meet you for lunch.

不好意思，但臨時有點事，我不能在午飯時和你見面了。

正文的第一句話最好只包含一個主題。比如你也許是想尋求幫助、分享信息或者提出問題，這種情況下，你的第一句應該如下表述：

"Have you got a few minutes to help me with…?"

不知你是否有時間幫助我……

"Just wanted to let you know…"

只想讓你知道……

"Regarding X, can you tell me if…?"

關於某事，你是否能夠告訴我……

如果你有多個事項想要說明，那麼一個事項對應一個自然段。就算一個自然段只有一行，也沒有關係。段與段之間的空行可以幫助收件人理解你有不止一項事項需要說明。

結尾

信尾客套話通常也很簡明。常常只須一個詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

署名的時候，不要把Mr., Ms., Mrs.之類頭銜一起簽。簽名也看信件的語氣，給朋友或熟人，簽一個Bill就可以。給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates。

範例Hi John你好，John

Just wanted to let you know we got the project! They"re signing tomorrow, so we should be starting the planning next week.

想告知你我們拿到那個項目了，明天將簽約，下周我們要開始計劃。

Regarding your presentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?

關於你去年給他們做的展示，你是否還留存著ppt文件呢？

Thanks

謝謝

Tom

（編輯：左卓 趙璠<實習>）

中國日報網雙語新聞

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