電子檔案存儲管理制度

06-05

第一章總則

第一條為了加強電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件存儲與管理規範》、〔GB/T 18894-2002〕《重慶市實施〈中華人民共和國檔、案法〉辦法》和有關法規、國家標準、行政規章，結合重慶市實際制訂本制度。第二條本制度參照重慶市電子檔案管理技術標準執行。第三條本制度以維護電子檔案的真實性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。第四條基本術語解釋（一）電子文件是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數字形態記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字(比特)形態表現，通過編碼和解碼來輸入和輸出。（二）電子檔案是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件存儲管理規定處理並且已經存儲的電子文件。

第二章電子檔案的存儲

第五條電子文件具有對計算機系統的依賴性、非人工直接識讀性、複製傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩定性等特性，並且對於不同信息類型的電子文件，由於其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、演算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據電子文件的特點分別採取措施保證其原始性、真實性、完整性：（一）字處理文件 1、TXT 文檔可以作為電子檔案直接存儲。 2、XML 文檔可以作為電子檔案直接存儲。 3、對於其它類型的文檔，如果無法轉換為 XML 或 TXT 格式，則應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一併存儲。（二）圖像文件 1、TIFF 格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。 2、JPEG 格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。

3、其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數的要作說明。 4、對於無法轉換格式的圖片應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一併存儲。 5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對於普通紙質檔案來說光學解析度不低於200dpi，對於照片檔案來說解析度不得低於600dpi。 6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對於16mm 膠片來說解析度不低於200 dpi，對於35mm 膠片來說解析度不低於600dpi。（三）圖形文件 1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。 2、存儲時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟體及各種數據信息應一併存儲。（四）影像文件 1、MPEG 格式、比特率4Mb/S 以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。 2、對於無法轉換格式的影像文件應按原格式存放並將有關的軟體、壓縮演算法和計算機系統信息一併存儲。（五）聲音文件 1、WAV 格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。 2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。 3、對於無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一併存儲。（六）多媒體文件 1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。 2、多媒體文件依賴的計算機軟硬體信息及相關參數應一併存儲。（七）資料庫文件 1、資料庫文件 DBF 格式可以作為電子文件直接存儲。 2、對於無法轉換格式的資料庫文件應按原格式存放並將有關的軟體和計算機系統信息一併存儲。（八）超文本文件，1、超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數據的完整性。 2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。 3、超文本文件依賴的計算機軟硬體信息應一併存儲。（九）計算機程序 1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。 2、計算機程序依賴的軟、硬體平台說明應一併存儲。（十）數據文件 1、數據文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。 2、數據文件應對數據來源進行說明並一同存儲。第六條對電子檔案的說明性文檔一律用 TXT 文檔編寫。第七條在符合軟、硬體平台條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，並能准確輸出。第八條電子檔案中涉及的口令、密匙、許可權管理說明等應同電子檔案一併存儲。第九條保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立準確、可靠的標識關係。第十條用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果採用非標準演算法，則應將相關軟件一併存儲。