職場名片的交換禮儀

名片是商務人士的必備溝通交流工具,名片像一個人簡單的履歷表,遞送名片的同時,也是在告訴對方自己姓名、職務、地址、聯絡方式。由此可知,名片是每個人最重要的書面介紹材料。在我們從業...名片是商務人士的必備溝通交流工具,名片像一個人簡單的履歷表,遞送名片的同時,也是在告訴對方自己姓名、職務、地址、聯絡方式。由此可知,名片是每個人最重要的書面介紹材料。在我們從業之初,設計及印製名片是首要任務,於名片空白處或背面寫下個人資料,以幫助相互了解。精美的名片使人印象深刻,也能體現你的個人風格,但發送名片的時機與場合可是一門學問。 名片的用途十分廣泛,最主要的是用作自我介紹,也可隨贈送鮮花或禮物,以及發送介紹信、致謝信、邀請信、慰問信等使用,並在名片上面留下簡短附言。使用時最重要的是知道如何建立及展現個人風格,使名片更為「個性化」,例如:送東西給別人,在名片後加上親筆寫的:「友誼天長地久&rdquoldquo;祝你工作順利,早日升職加薪,職業生涯順風順水」等。 若想適時地發送名片,使對方接受並收到最好的效果,必須注意下列事項: 1. 首先要把自己的名片準備好,整齊地放在名片夾、盒或口袋中,要放在易於掏出的口袋或皮包里。不要把自己的名片和他人的名片或其它雜物混在一起,以免用時手忙腳亂或掏錯名片。  2. 出席重大的社交活動,一定要記住帶名片。參加會議時,應該在會前或會後交換名片,不要在會中擅自與別人交換名片。 3. 處在一群彼此不認識的人當中,最好讓別人先發送名片。名片的發送可在剛見面或告別時,但如果自己即將發表意見,則在說話之前發名片給周圍的人,可幫助他們認識你。 4. 不要在一群陌生人中到處傳發自己的名片,這會讓人誤以為你想推銷什麼物品,反而不受重視。在商業社交活動中尤其要有選擇地提供名片,才不致使人以為你在替公司搞宣傳、拉業務。 5. 對於陌生人或巧遇的人,不要在談話中過早發送名片。因為這種熱情一方面會打擾別人,另一方面有推銷自己之嫌。 6. 除非對方要求,否則不要在年長的主管面前主動出示名片。 7. 無論參加私人或商業餐宴,名片皆不可於用餐時發送,因為此時只宜從事社交而非商業性的活動。 8. 遞交名片要用雙手或右手,用雙手拇指和食指執名片兩角,讓文字正面朝向對方,遞交時要目光注視對方,微笑致意,可順帶一句「請多多關照。」 9. 接名片時要用雙手,並認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話,不要將名片收起來,應該放在桌子上,並保證不被其他東西壓起來,使對方感覺到你對他的重視。 10. 破舊名片應儘早丟棄,與其發送一張破損或臟污的名片,不如不送。 11. 交換名片時如果名片用完,可用於凈的紙代替,在上面寫下個人資料。 西方人的名片 西方人在使用名片時通常寫有幾個法文單詞的首字母,它們分別代表如下不同含義: 1. p.p.(pour presentation):意即介紹,通常用來把一個朋友介紹給另一個朋友。當你收到一個朋友送來左下角寫有&ldquo.p.」字樣的名片和一個陌生人的名片時,便是為你介紹了一個新朋友,應立即給新朋友送張名片或打個電話。 2. p.f.(pour felicitation):意即敬賀,用於節日或其它固定紀念日。 3. p.c.(pour condoleance):意即謹唁,在重要人物逝世時,表示慰問。 4. p.r.(pour remerciement):意即謹謝,在收到禮物、祝賀信或受到款待後表示感謝。它是對收到&ldquo.f.」或&ldquo.c.」名片的回復。 5. p.p.c.(pour prendre conge):意即辭行,在分手時用。 6. p.f.n.a.(pour feliciter lenouvel an):意即恭賀新禧。 7. n.b.(nota bene):意即請注意,提醒對方注意名片上的附言。 按照西方社交禮儀,遞送名片應注意到,一個男子去訪問一個家庭時,若想送名片,應分別給男、女主人各一張,再給這個家庭中超過18歲的婦女一張,但決不在同一個地方留下三張以上名片; 一個女子去別人家作客,若想送名片,應給這個家庭中超過18歲的婦女每人一張,但不應給男子名片; 如果拜訪人事先未約會,也不想受到會見,只想表示一下敬意,可以把名片遞給任何來開門的人,請他轉交主人。若主人親自開門並邀請進去,也只應稍坐片刻。名片應放在桌上,不可直接遞到女主人手裡。 名片的管理 名片這樣有用,但是你是否對收到的名片進行了有效的管理?你是不是有過這種情況:參加一次人際活動之後,名片收到了一大把,你往家裡或辦公室里隨手一放,可是有一天,你急於尋找一位曾經結識的朋友幫忙,卻東找西翻,就是找不到他留給你的名片和聯繫方法。 因此,對名片的管理十分必要。首先,當你和他人在不同場合交換名片時,務必詳盡記錄與對方會面的人、事、時、地、物。交際活動結束後,應回憶複習一下剛剛認識的重要人物,記住他的姓名、企業、職務、行業等。第二天或過個兩三天,主動打個電話或發個電郵,向對方表示結識的高興,或者適當地讚美對方的某個方面,或者回憶你們愉快的聚會細節,讓對方加深對你的印象和了解。其次,對名片進行分類管理。你可以按地域分類,比如:按省份、城市;也可以按行業分類;還可以按人脈資源的性質分類,比如:同學、客戶、專家等。第三,養成經常翻看名片的習慣,工作的間隙,翻一下你的名片檔案,給對方打一個問候的電話,發一個祝福的簡訊等,讓對方感覺到你的存在和對他的關心與尊重。第四,定期對名片進行清理。將你手邊所有的名片與相關資源數據作一全面性整理,依照關聯性重要性、長期互動與使用機率、數據的完整性的因素,將它們分成三堆,第一堆是一定要長期保留的,第二堆是不太確定,可以暫時保留的,第三堆是確定不要的。當確定不要時銷毀處理。 北京宏威職業顧問總經理兼首席諮詢師郭策先生友情提示: 職場交往中,不要小看了小小的名片,它可是你人脈管理中重要的資源。友誼之花,須經年累月培養,使用好自己的名片,讓你的名片受到重視;管理好朋友的名片,讓你的人脈得到擴展,從而使你的事業亨通。
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