學會「彙報」,才是進步的王道

06-05

在 60 後 70 後領導的眼裡,80 後 90 後的員工不愛開口,不做反應,工作態度很成問題。可冤屈的 80 後 90 後自己明白,工作累得像老黃牛,領導卻一點都不知道!因為從小不喜歡發言、講演和當眾講話,缺乏語言表達能力的培訓,導致領導總覺得你不會拿捏工作態度。這讓眾多被貼上「說話不著調」的標籤的努力小青年們,何處訴冤屈?

　　光把工作本身做好還不夠,還要學會向上司恰到好處地展示。彙報工作不是炫耀工作業績,而是與領導「交心」的一個重要途徑。

　　平民百姓不靠拼爹只能拼自己。那除了做拚命低頭工作的「孺子牛」,是否還有其他選擇?比如同樣認真工作到常向上司請示彙報的「望天猴」?

　　有很多老闆在家不放心, 出門在外不放心,就是因為自己的下屬不懂得彙報工作,讓他很心焦。追隨松下幸之助 30 年的江口克彥在《我在松下三十年— 上司的哲學下屬的哲學》中曾經專門談到過這個問題。他認為 :「對於上司來說,最讓人心焦的就是無法掌握各項工作的進度......如果沒有得到反饋, 以後就不會再把重要的工作交給這樣的下屬了。所以要知道,雖然只是一個簡單的彙報,卻能讓你得到上司的肯定。」

　　彙報之前 :以老闆的姿態把工作做到位

　　「無論我怎麼做,他老人家都覺得不好,真是個難剃的頭。」很多員工從領導辦公室出來後都悻悻然地如此抱怨。事實上,為了完成領導吩咐的差事, 他們也確實做了很多工作,相當賣力, 怎麼就不討巧呢?

　　其實,若你在進門之前能換位思考一下,以老闆的姿態要求自己,這樣的抱怨你就說不出口了。

　　你和老闆存在分歧的根源在於你們所站的高度和角度不同,老闆著眼於全局,全盤考慮,而員工往往著眼於本職崗位,考慮到個人或本部門的利益,鮮有人第一反應就站在全局利益上統籌規劃。所以你以為你做得很好了,是站在你個人或部門的角度來看很好了,但站在全局的高度審視,你做得還遠遠不夠。

　　「老闆心態」會要求你這樣作為 : ●不計較延長工作時間?●行動在老闆前面?●時刻勉勵自己

　　彙報時機 :給上司畫張「心理周期圖」

　　除了極個別素質異常深厚的領導外,大部分的領導者都會有周期性的情緒表現—與人的生理周期一樣,上司情緒高低、好壞往往也是有跡可循的,呈現出一種周而復始的曲線。下屬了解上司這種情緒周期,可以知道在什麼時候、什麼語境下提出什麼意見或溝通什麼樣的問題是最有效的。

　　加拿大心理學家、麥吉爾大學教授德比·莫斯考維茨曾做過一個有趣的研究,根據人一周的行為規律畫出了一幅一周工作節律圖,她認為,人的一周是有規律性的。周一到周五,工作節律大不相同,一周的前半部分,人的精力旺盛, 態度和行為比較激進 ;一周的後半部分, 人的精力逐漸下降,卻也更易通融。

　　這一規律同樣適用於你的上司,你要根據他一星期內的生理節律行事，才能少碰壁。

　　星期一——工作成堆，非誠勿擾

　　星期二——是彙報計劃的好時間

　　星期三——超人總動員，領導心很煩

　　星期四——「黎明前的黑暗」領導易妥協

　　星期五——最奇妙的溝通時機

　　彙報技巧：帶好解決方案

　　「我挺注意彙報工作的,可是每次都被上司痛斥一頓,說我只會給他添亂找麻煩。

　　你想知道為什麼這些人嘴裡的「彙報」反而成為上司眼裡的「添亂找麻煩」嗎?那你就要分清「討教」和「彙報」的區別。

　　簡單地說,討教的公式是 :您告訴我該怎麼做?而彙報的公式則是 :我這樣做您同意嗎?

　　很多人喜歡向上司討教工作,而不喜歡向上司彙報工作,這是因為不論我們遇到什麼樣的問題和困難,都可以用一句「您認為這個問題應該怎麼辦」來輕鬆搞定。但這卻是一個容易惹惱上司, 且自討沒趣的辦法。

　這實際上是把「上下關係」顛倒過來了,不是上司在給下屬安排工作,而是下屬在給上司安排工作。這樣的下屬不僅對上司無用,反而會給上司帶來無謂的麻煩。上司要我們做什麼?上司需要我們能夠解決存在的問題,而不是僅僅把問題羅列出來。這種自作聰明的做法必然會遭到上司的討厭和反對,最終只能是自欺欺人。

　　實際上，上司和下屬是一種需要與被需要的關係,作為下屬要想收穫自己「被需要」的價值感和成就感，就要讓自己成為問題的剋星, 而不是問題的推手。

　　1、一分鐘彙報法則

　　●放棄客套話、口頭禪和抱?怨

　　?●用適當的方式炒熱場，但嚴防「高密度」

　　●學習時間的「密度感」,平時多訓練自己對一分鐘的時長感受

　　2、職場新人最好每日一報

　　KPT(Keputo)是來日本的一種工作記錄方法,已在很多地區被接受成為工作彙報的模板。 KPT 由三個部分組成,既能充分體現你當前的工作狀態,又能層次分明地向領導傳遞工作困難與你的工作能力。

　　● Keep :當前你正在做的事務或項目的正常描述

　　● Problem :你今日所遇到的問題

　　● Try :你明天準備要嘗試的解決方案

　　3、「討教」和「彙報」的區分

　　●能不討教,則不討教

　　好的下屬必然是討教少彙報多。首先我們要清楚什麼樣的事需要請示討教,什麼樣的事不需要,能自己做主的要自己做主,這是一個優秀下屬的基本要求。威廉·翁肯和唐納德·沃斯在《誰背上了猴子》這篇文章中曾經把下屬的主動性分為五個層次,其中「自己主動行事,然後定期彙報」是最高層次的主動性。

　　實際上,有許多工作是我們職責範圍內的事,需要我們獨立做出決策並組織實施,我們只需要把工作完成後向上司做出彙報而已。主動性高的下屬往往討教請示少而彙報多,主動性差的下屬往往是討教請示多而彙報少。

　　●至少要有三個方案

　　好的下屬手裡往往會有 3 個解決方案。如果我們需要就某一項工作先行請示而後行動的時候,我們必須要有自己的想法和方案,而且至少要有 3 個方案 :最可行的方案、最大膽的方案和最可能失敗的方案。而且,對每個方案都要進行利弊分析。當上司徵求你的意見時,你要能夠提出哪一個方案是可以優先考慮的方案,哪一個是不得已而為之的方案等等。

　　●方向要正,方法要奇

　　好的方案一定是守正出奇的。要體現組織的價值追求,體現上司的目標和要求。不能執拗於自我的想法和目標,要與上司在方向和目標上保持一致,「守正」是基本的原則。不能上司提出向東,我們卻提出向西,與上司的方向和目標背道而馳。

　　達成目標的方法和途徑是可以變的, 要有創意,能夠有效地解決問題,能夠超越上司的期望和要求。我們會發現同一件事有的人做的好,有的人做的不好,為什麼呢?就在於你的方法是不是「出奇」,你有沒有別人想不到的方法,也就是俗稱的「好點子」。