文秘人員必須掌握的電腦技巧
一、紅頭文件的製作及標準1、進行頁面設置選擇「文件」——「頁面設置」選擇「頁邊距」附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇「版式」附簽，將「頁眉和頁腳」設置成「奇偶頁不同」,在該選項前打「√」。選擇「文檔網格」附簽，「字體設置」，「中文字體」設置為「仿宋」；「字型大小」設置成「三號」，單擊「確定」按鈕，選中「指定行網格和字元網格」；將「每行」設置成「28」個字元；「每頁」設置成「22」行。然後單擊「確定」按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。2、插入頁號選擇「插入」——「頁碼」，「位置」設置為「頁面底端（頁腳）」，「對齊方式」設置為「外側」。然後單擊「格式」按鈕，「數字格式」設置為全形的顯示格式，單擊「確定」按鈕，再次單擊「確定」按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線；並將頁碼字型大小設置成「四號」；字體任意；奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。3、發文機關標識製作選擇「插入」——「文本框」——「橫排」菜單項，滑鼠將會變成「┼」，在Word2000版面上單擊滑鼠左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文本框，單擊滑鼠右鍵——「設置文本框格式」，在這裡來設置紅頭的屬性。選擇「顏色和線條」附簽，「顏色」設置成「無填充顏色」。選擇「大小」附簽，「高度」設置成「2cm」；寬度設置成「15.5cm」。註：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇「版式」附簽，單擊「高級」按鈕，水平對齊：「對齊方式」設置成「居中」，「度量依據」設置成「頁面」；垂直對齊：「絕對位置」設置成「頁邊距」，「下側」設置成「2.5cm」——平行文標準，「8.0cm」——上行文標準，註：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊「確定」。選擇「文本框」附簽，左、右、上、下都設置成「0cm」，單擊「確定」完成。文本框屬性全部設置完成，單擊「確定」按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成「紅色」，字體設置成「小標宋簡體」，字型大小根據文本框的大小設置成相應字型大小，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭製作完成。
4、紅線製作首先將「視圖」——「工具欄」——「繪圖」選中，單擊「繪圖」工具條的直線工具，滑鼠會變成「十」字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動滑鼠從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊滑鼠右鍵，選擇「設置自選圖形格式」，紅線的屬性在這裡進行設置。選擇「顏色和線條」附簽，「顏色」設置為「紅色」；「虛實」設置為「實線」；「粗線」設置為「2.25磅」。選擇「大小」附簽，「寬度」設置為「15.5cm」。選擇「版式」附簽，單擊「高級」按鈕，水平對齊：「對齊方式」設置成「居中」，「度量依據」設置成「頁面」，垂直對齊：「絕對位置」設置成「頁邊距」，「下側」設置成「7cm」——平行文標準，「13.5cm」——上行文標準，註：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。5、文號製作平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字體；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。註：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇「插入」——「符號」——「符號」附簽，找到六角符號後，將游標置於準備插入的地方，單擊「插入」按鈕即可。6、主題詞製作選擇「表格」——「插入」——「表格」，選中表格，單擊滑鼠右鍵——表格屬性——「表格」附簽，「對齊方式」設置為「居中」；然後單擊「邊框和底紋」按鈕，在「預覽」窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊「文件」——「保存」，「保存類型」：選擇「文檔模板（*.dot）」；「文件名」：給模板命名；「保存位置」：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇「文件」——「打開」，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然後單擊「打開」按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版1.依據模板建立新公文：選擇「文件」——「新建」——「常用」附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。2.製作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟體中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：標題——二號小標宋字體，居中顯示；主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全形方式；正文——三號仿宋字體；成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，「○」和六角符號的輸入方法一致，不能使用「字母O」或「數字0」代替。文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word製作電子公章1、圖章輪廓選擇「插入→圖片→自選圖形」，在「繪圖」工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為「無填充色」，線條寬度為2磅，顏色為紅色，「疊放次序」為「最底層」。2、編輯文字在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容後設置字體、字型大小，然後用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，並放在已經畫好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。並把藝術字設置成紅色。3、插入五角星在「自選圖形→星與旗幟」中選中五角星，然後在文檔中畫出一個大小適合的五角星，並設置成紅色，移動到圓中合適的位置，然後選中圓、藝術字、五角星，單擊滑鼠右鍵，選擇「組合」，一個公章就製作出來了，要用時複製一個到目標處，是不是很正規啊！但是，用Word製作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿製，這時候，我們可以用辦公之星來製作可以防偽的電子公章。製作可以防偽的電子公章在辦公之星中，製作公章就簡單得多，直接在「插入→印章→圓形印章」中即可加入印章。在對話框中設置好印章的參數時，在文本中就可以看到印章的情況。特別的是，軟體對生成的印章有對應的數字防偽標識，你還可以給印章設置密碼來進行保護，防止非授權的編輯。當要查看印章的真偽或對印章進行修改、複製時，可以右擊印章，出現「印章密碼」對話框，要求輸入正確的密碼，同時顯示印章的數字防偽標識（在此可以驗證印章的真偽）。其實，如果要進行網上發文件，可以先在辦公之星中製作出一個標準的電子印章後，複製到Word中，保存後，就可以經常調用了。如何設置文檔、文字、圖片「不列印」1、打開選項2、視圖----格式標記-----（勾選）隱藏文字3、確定4、在文檔列印任何文字，或是插入文本框，在文本框內輸入文字。①選擇你不想列印的文字，②CTRLD（字體），③在效果欄--隱藏文字（勾選--確定）。此時你文檔的文本是你看的到，但不列印的。
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