分享打電話的技巧和禮儀

分享打電話的技巧和禮儀 當今，電話已成為人們彼此聯繫和互通信息的重要工具，成為社交的重要渠道，所以我們一定要掌握打電話的技巧，注意打電話的禮貌。一、怎樣打電話我們中國人打電話語氣不夠婉轉，常常是單刀直入，電話鈴一響，拿起電話不是報自己的電話號碼或單位、姓名，而是問對方；「找誰呀?」如果對方找的不是本單位的人，可能串線了，就問對方：「你要哪兒啊?」對方回答後，一聽錯了，二話不說，「叭」地把電話掛了。如果通過電話向對方講述一件事後，中國人習慣最後問對方：「你聽明白了嗎?」 。有禮貌地打電話應當是，態度友善，語調溫和，以自然的音量講話，不要大喊大叫，也不要粗聲粗氣地講話，因為打電話是看不到人的表情的，對方只有從你的語調上判斷你的態度，不要給人以無禮的印象，甚至不自覺地得罪了人。 通話雙方都要注意講話緩慢些，清楚些。凡講到人名、地名、數字，或關鍵的詞句，最好重複一遍。當對方講話時，應靜靜地認真地聽，不要隨便打斷。為了表示自己在用心聽對方講話，或表示理解和同意，可以不時地發出迴音「嗯」、「對」、「是」等。 打電話要選擇好時間，早上8點以前，晚上10點以後，午休時間及用餐時間不要給別人打電話，以免影響對方的休息和用餐。有要事、急事，必須在這些時間內打電話的，通話開始首先向對方道歉，而且通話越短越好。 電話鈴響了，拿起電話一聲「喂」之後，接著報自己的姓名或電話號碼，這樣好讓撥電話的人知道他的電話是不是打對了。當你在電話中向對方講述了一件事後，不要直通通地問對方：「你聽明白了嗎?」應婉轉地說：「不知我是否表述清楚了。」 給人往家中打電話時，要讓電話鈴多響一些時間，至少響過六次還沒有人接時，再掛電話，否則對方聽到電話鈴響，急忙放下手中的活，跑到電話跟前了，電話也掛了，那該讓人多麼掃興啊! 二、怎樣接辦公電話 在辦公室電話鈴響時，應趕快接電話，接電話時應主動報自己的單位和姓名。如果你是經理的秘書，那麼除了報你自己的名字外，還應報出經理的名字，如「這是李經理辦公室，我是王萍。」如果對方是找你的，馬上就可以交談起來了。如果是找你的經理的，這有兩種情況，第一種情況，經理不在或你不想讓不必要的電話打擾他，那麼你可提出可否替來電話者轉告，那麼你可說：「他現在不在，我可以轉告嗎?」或「他正在開會，我可以幫您轉告嗎?」如果是第二種情況，你的經理在，你要叫他接電話，但你作為秘書，必須告訴他，誰給他來電話。如果按我們中國人的習慣就會直接問；「您是誰?」西方人一般問·的都很婉轉，他們會這樣提問：「我可以告訴他您是誰嗎?」這樣打電話的人就可告訴你他的姓名了。 如果有人來電話找你的一位同事，碰巧他不在，是你接的電話，你最好先告訴對方，他不在，然後再問：「請問是哪一位找他?」不能先問對方是誰後，再說他要找的人不在，這樣會使對方懷疑他要找的人實際是在，而是不願接他的電話，這樣會造成不良後果。如果是自己打電話找人，電話接通以後，就告訴對方你的單位和姓名，然後才可以說：「我要找XX先生講話。」 如果你要打電話找人，禮貌的做法，應自己親自撥電話，而不要秘書代勞。若不得已請秘書代撥電話，自己也應等待電話接通後，馬上通話，否則叫對方等得太久，使人感到你是在擺架子。在通電話時，不要同別的人談話或干別的事情。如果不得已，必須暫時中斷通話，應當向對方說明：「對不起，我必須處理一件急事，請等一會。」然後要用手捂住話筒，或一些有封鎖聲音設備的新式電話機，就可以按一下電鈕不讓對方聽到聲音，儘快把事情處理完，或接另一個電話。在恢復通話時，應向對方說一聲「對不起」或「很抱歉」，再繼續談下去。如果你知道事情短時間內處理不完，你不能讓對方拿著電話筒等上十幾、二十分鐘，就應當向對方說：「很對不起，我有件急事要辦，不得不中斷同你的談話，過一會我給你去電話。」如果通話中，電話突然中斷，不管是由哪方造成的，即使電話中斷是由接受電話的一方造成的，都應當由撥電話的一方重撥電話。 通話以後，一般規矩應由撥電話的人先掛斷電話，而不應當由收話人首先掛斷。一邊通電話一邊吃東西，包括嚼口香糖，都是不禮貌的。三、怎樣處理打錯的電話 如果是自己撥電話，不知什麼原因錯了，不要問對方的電話號碼是多少，而應該主動報自己撥的電話號碼問對方是不是這個號碼，如果確實是錯了，不要馬上把電話掛斷，而要向對方表示歉意：「對不起，錯了，打擾了。」然後再掛上電話。 即使是對方打錯了電話，不要像過去我們中國人的習慣那樣，對方在電話中說找某人，你一聽你們單位沒這人，顯然是錯了，我們往往會問：「你要哪裡呀?」語氣上有些責怪對方。禮貌的做法，應對人家也表示歉意，而且婉轉地指出打錯了，可以這樣說：「對不起，您的電話可能打錯了。」 四、怎樣做電話邀請打電話邀請朋友參加聚會，應怎樣說，要有所考慮。要使客人根據自己的意願進行選擇，不要使客人無法轉彎，處於尷尬的境地。如果主人一開始就問：「你星期六晚上有事嗎?」客人可能順口說：「沒事。」主人接著就說：「那你來我家吃頓便飯，唱卡拉OK，楊小莉、XX、XX也來。」這位客人對唱歌不感興趣，他尤其不想見楊小莉，可是他已經回答沒事了，所以也不好拒絕了。 也可能出現這種情況，他一開始就回答他星期六晚上已有約會，可是當他聽到你要邀請他去唱卡拉OK，他非常有興趣，可是也不好改口了。 因此打電話邀請人時，開始應這樣說，「星期六晚上我想邀幾個朋友到我家來吃飯，唱卡拉OK，楊小莉、XX、XX都來，你們夫婦有空嗎?一起來玩玩吧屍這種問法，就可以使被邀請人根據自己的意願做出選擇。如果他對唱卡拉OK有興趣，星期六晚上又沒約會，他就會答應赴約，或者他雖然無事，但不想見楊小莉，那他可以說：「非常抱歉，我們星期六很忙。」在答覆電話邀請時，如果一時決定不了，不能僅僅說「我以後告訴你」，這樣是不禮貌的，你應該緊接著做出解釋，「我得問一下周末有沒有工作安排」，或者說，「對不起，我得問一下我的妻子是否有安排」。沒有一定的理由，只說「我以後告訴你」，聽起來好像你還要等待看看還有沒有別的邀請，然後擇優應邀。五、怎樣結束通話有時候來電話的人講個沒完，你不願花許多時間和他無休止地談下去，遇到這種情況，也不要在對方沒把話講完，就把電話掛斷，可以有禮貌地說：「我不想占你太多的時間，要同你說再見了。」也可找個理由，比如說：「我有個約會，要晚了。」 再—種情況，有人打電話來，你正好有客人在，伯：接電話後覺得這個電話一、兩分鐘講不完，為了尊重來訪客人，你應當客氣地告訴對方；「我這裡有客人，過一會兒我給你回電話好嗎?」而不應當在電話上講個沒完，讓客人在那兒久等。當然你也要記住，在方便的時候給對方回電話。
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