一線所合伙人告訴你：法學生最重要的基本功是什麼？

從一個 Associate 發的英文郵件就能八九不離十看出其執業水平和態度，之所以一些普通法學院學生能夠 PK 掉清北學生拿到 Return offer ，正是因為他們抓住了每一次證實自己能力的機會。

——上海某一線所合伙人

當前，Email 是律師最常用的溝通方式之一。隨著法律市場愈加國際化，能夠寫一封漂亮、清晰的英文Email ，不僅是涉外律師工作中的必備技能，更是所有律師日常工作中的一部分。

無論是對於想進入紅圈所的法學生，還是對於想在律所工作中脫穎而出的新人律師，英文郵件書寫都是項能夠影響到法律人職業發展的基本能力。

很多初出茅廬的律師除了知道文末署名前寫上「 best regards 」外，完全不知道要寫什麼連接詞、要用哪些常用的句式表達，以及有哪些注意事項。接下來，筆者將為大家分享一下在律所實務中，英文郵件書寫有哪些 Tips 與雷區。

01

清晰表達比口吐蓮花更重要

在律所工作中，英文郵件的書寫重點是通過有限的詞數來傳達最核心、有效的信息，而不在於用華麗的辭藻給對方留下深刻印象。因此，要寫好英文郵件，首先要明確的就是：寫郵件不是寫作文，不需要多麼有文采、口吐蓮花，而是要講究寫作技巧。

很多同學在接受了各種英文應試教育浸潤後，寫作文時都慣用各種複雜從句、華麗修飾詞，在進行英文郵件書寫時，也將這些舊習慣自然而然套用在工作郵件中。而作為職場新人，在英文的寫作中最重要的是將事情表述清楚，口吐蓮花這類錦上添花的事應該留到之後。

那麼，要寫出通俗易懂的法律語言，都有哪些 Tips 呢？

- 使用主動語態的句子；

-使用短句，用標點符號將複雜的長句斷開；

-避免主語和謂語、謂語與賓語之間距離過長；

-避免冗長的表述，使用準確的表述；

-結構儘可能具有邏輯性

02

從標題到附件，哪些雷區不能踩？

很多缺乏經驗的法學生認為，可能英文郵件溝通僅限於涉外律師處理跨國案件或涉外業務時才會用到的，因此沒有做過多掌握。而在進入律所實習後，即使自身英文基礎不錯，但由於缺乏實際經驗，並且不懂得如何將英語、職場用語、法言法語相結合，發出的英文郵件在高年級律師、合伙人，甚至是外國客戶看來十分直白、不夠婉轉甚至態度無禮。

那麼，在律所工作中，如何從最開始的標題、郵件正文，到附件每一個環節都保持謹慎、體現專業呢？

【 標題欄 】

Re：不超過三個，注意大小寫格式

很多律所實習生、新人律師發送的英文郵件，還沒點開就給人感覺是非常慘不忍睹。尤其是有的時候，一封郵件經過層層轉發和抄送，最後的主題欄很有可能變成「 Re:Cris Escrow Agreement Re:Mack Re:Michalle Re:Director Fw:Re:Reps and Warranties in the Merger Agreement 」。這種標題對於發件人來說是省事了，但是完全不考慮收件人的效率和心情。不僅一眼望過去根本掃不到郵件重點，而且對於涉及到的律師來說，如果想在項目結束很久後再來搜索某一封郵件的內容時，會十分低效。

為避免這種看不到頭尾、重點的郵件標題出現，最好的辦法是：留下抄送的關鍵人物或是老闆，然後將主題詞精簡歸納，讓人明確郵件說的是什麼事就好，不必像項目第一次發郵件時主題寫得那麼精確。

此外，標題中的大小寫問題也十分重要，主題欄的內容最好 Capitalize Each Word（除了 a , and , the , but , by , at , for ,in , nor , of , on , so , or , to , up , yet 等）。

eg:Subject Line:Memo on Potential Matters Involving Chinese Law 而非memo on potential matters involving Chinese law .

雖然一封郵件不能完全說明什麼，但它在很大程度上代表著你對收件人的尊重程度以及你個人的修養。那些格式過於不規範的郵件標題，可能還沒出現在 par 的面前就被移去垃圾箱了。

【 正文內容 】

注意特定位置英文表達及行文語氣

關於一些特定位置的英文表達，很多同學在一開始上手的時候就形成了錯誤的習慣，想要再糾正就十分難了。

如郵件正文開頭，很多在企業里實習過的同學會習慣性地加上「 Dear, 」，進入律所後也會習慣性沿用之前的用法。但在實踐中，律所面對的客戶和公司郵件交流的對象不同，在英文交流環境下，對誰都用「 Dear 」在外國人看來「套近乎」傾向有點明顯。

稱呼方面，在律所中，對不熟悉的人或級別較高的人不宜直接稱呼其英文名，但也有例外情況，如美國的客戶都比較喜歡直接稱呼對方姓名，這樣好處是避免尷尬（如果光看某些外國人名字會無法判斷對方性別，貿然稱呼 Mr. 會產生不必要的尷尬）。此外，英文稱呼後應加上逗號。

關於行文語氣，更是尤其要注意的問題。有的用詞在西方人看來是很不合適的，但由於文化上的差異，中國人不會有很明顯的感覺。

如，用「 I assume you understand 」，可能在中國人看來沒有什麼，但在西方人看來就是十分傲慢的語氣；

再如，律師告訴客戶三天以內給客戶回復，最後說一句「 I hope that is fine with you 」，也是十分不妥當的，這會讓客戶感覺是要求客戶配合律師的時間安排。如果換一種表述，就會讓客戶看起來有完全不同的感受，譬如可以說：我們預計在什麼時間給客戶回復，如果客戶有特別緊急的情況的，請告訴我們等等。

【附件】

遺漏是大忌，要站在收件人的角度考慮問題

關於 attachment 附件的問題，有一條鐵律說的就是：如果郵件的正文說有附件，那麼一定不可以忘記 attach 上相應的附件。忘記貼附件或者貼錯附件就發送出去，在職場中原本就是大忌，更不用說是在以謹慎、細緻為職責的律師行業。

此外，關於附件總體的原則還是要站在收件人的角度考慮問題：

如：「Under the Shareholders Agreement(attached),at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.」

以上表述看似沒有問題，但如果收件人想要確認一下郵件中的信息是否準確，打開了附件中的 Shareholders Agreement , 發現裡面有一百多頁的文件，那麼這時他應該看哪裡呢？難道是一頁頁翻閱完直到看到想要看的地方嗎？

因此，為了節約收件人（通常都是上級領導或客戶）的時間，最好的辦法就是找到 Constitute Quorum 的相關條款，高亮標示，並在郵件正文中寫明：「Under Section 7(c)(iii)of the Shareholders Agreement(see page 10 of the attached),at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.」

03

常用基本英文郵件句式有哪些？

感謝用語

中文郵件一般不喜歡太多客套話，都是直入正題，最後客氣一下。而美國人寫郵件時都要互相感謝，基本上開頭會感謝別人回復自己的郵件，如：Thanks for the quick reply／Thanks for getting back to me／Thanks for the update information.

道歉用語

此外，出於禮貌，如果預感自己的言辭過於激烈，可以提前向對方表示歉意，如：I apologize if this may make you feel uncomfortable／bad／I apologize if this may sound a little harsh.

收尾套路

收尾一般都是詢問對方對於某件事的態度如何，有什麼想法（不要使用 please tell me……這種句式，十分不地道），建議使用：Please let me know what you think／Please let me know if you have any questions or concerns(較常見)／Please review the lengthy e-mail and provide feedback on how we canproceed.

最常使用但需要區分含義的用法示例

「according to 」與「 in accordance with 」

前者意思是「據……說」，但不確認說的內容是否真實，如「根據路透社的新聞報道……」；後者意思是「根據……」。如果想表達根據某法律的規定，用 according to 就欠妥，建議用 in accordance with .

「requirement "與「 request 」

這兩者區別要格外注意。法律上、客觀上的要求可以用 requirement ，而 request 是指請求，使用時可以用「 as pre your request 」（根據你方要求）。

「commission」與「 committee 」

Commission是指某一機構或部委，Committee 是指機構中的一個委員會。

「equity 」與「 share 」

股權應當翻譯成 equity 或 equity interest ，而不是share ，除非是想表述一個股份有限公司、股權佔多少份額時，股權可以用 share 。對於股東的翻譯，通行做法是將股東統稱為 shareholders 。

常見語法和用詞錯誤示例

1、慎用 conversation ，因為該辭彙意思是聊天，而在備忘錄及工作記錄中使用 discussion 之類的詞更為恰當。

2、evidence、equipment 等詞沒有複數，很多人會犯加「 s 」的錯誤。

3、語法錯誤，如：Judging from the evidence, the case has no merits，這是錯句，主語與分詞的關係不對，judging 只能由人來完成。此句可以改為：Judging from the evidence, I am of the view that the case has no merits.

04

結語

英文郵件書寫在律所工作中的重要性已無需多言，尤其是對於有志於進入Entry Level 較高且增長更可觀的非訴領域的法學生來說，英文郵件更是工作中不可避開的一環。

不難發現，看似簡單基本的英文郵件背後蘊藏著許多律所實務工作中的方法和技巧。對於正在申請律所實習，或是剛進入律所的新人律師來說，想要切實提升英文郵件水平，最好的途經就是實踐和積累，不僅要提升自身英文水平，更是要在此基礎上多去掌握律所工作中的英語語言用法與表達，無法投機取巧學成。

— END —

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編輯 | Eleven

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