Excel操作技巧(3)

第3節 圖形和圖表編輯技巧 2.3.1 在網上發布Excel生成的圖形 Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數據生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web發布這類以及用於報表裝飾示意類圖形，首先單擊「工具→選項」命令，在「常規」中選擇「Web選項」，選擇是否採用便攜網路圖形格式(PNG)存儲文件，以加快下載速度和減少磁存儲空間，但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持，並非對所有瀏覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格式，Excel會自動選擇並轉換為GIF、JPG格式文件，並創建名為「文件名files」的子文件夾來保存轉換過的圖形。例如，如果文件名為「dog.htm」，則Excel將創建名為「dog/files」的子文件夾。Excel也會支持文件指定文件名，例如「image01.jpg」和「image02.jpg等。若在Web發布時選中圖表的「選擇交互」選項框，則生成的Web頁面將保留Excel的圖形與表格數據互動的功能，即頁面中顯示數據表格和對應分析圖形，用戶如果改變表格中的數據，則對應圖形隨之發生改變。但要注意的是，這一交互並不能刷新存放在伺服器端的數據表數據，如果你需要刷新或修改伺服器端的數據，則須利用VB等編製腳本程序。

2.3.2 創建圖表連接符當你繪製了一些基本圖表以後，經常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，並說明圖表中的關係。Excel 2002提供了真正的圖表連接符，這些線條在基本形狀的預設位置保持連接，當你移動基本形狀時，連接符與它們一起移動，而不需要你手工繪製它們。要創建連接符，可按以下步驟進行:首先繪製需要連接的基本性狀。在「繪圖」工具欄上單擊「自選圖形」按鈕，選擇「連接符」，並選中需要使用的連接符類型。滑鼠指針將變成帶有4條放射線的方形，當滑鼠停留在某個形狀上，形狀上預先定義的連接點將變成邊界上彩色的點，單擊希望連接符連接的點。然後在另一形狀的連接點上重複這個過程。

2.3.3 將Excel單元格轉換成圖片形式插入到Word中假如要把Excel中某些單元格區域轉換成圖片形式，可先選中要進行轉換的單元格區域，然後按住Shift鍵，單擊「編輯→複製圖片」命令，在彈出的「複製圖片」對話框中，可選擇「如屏幕所示」和「如列印效果」兩種顯示方式（圖1），如果選擇「如屏幕所示」，還可以進一步選擇「圖片」和「點陣圖」兩種格式。在這裡選擇「如屏幕所示」和「圖片」單選按鈕，單擊「確定」按鈕。然後進入Word中，單擊「編輯→粘貼」命令，即可將選中的Excel單元格區域以圖片形式粘貼過來。如果用戶沒用添加表格框線，那麼選擇「如列印效果」後，在進行「粘貼圖片」操作後圖片中沒有邊框;如果選擇「如屏幕所示」選項，「粘貼圖片」操作後，圖片會有和屏幕顯示一樣的邊框。

2.3.4 將Word內容以圖片形式插入到Excel表格中如果要把Word中的某一段內容以圖片形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟進行:首先在Word中選中要複製的內容，然後單擊「編輯→複製」命令，進入Excel中，按住Shift鍵，單擊「編輯→粘貼圖片」命令，即可將剛才複製的內容以圖片格式插入到Excel表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把「記事本」等其他程序中的內容以圖片格式粘貼到Excel中。

2.3.5 將Word中的內容作為圖片鏈接插入Excel表格中首先在Word中選中要複製的內容，然後單擊「編輯→複製」命令，進入Excel中，按住Shift鍵，單擊「編輯→粘貼鏈接圖片」命令可將選中內容作為一個圖片鏈接插入Excel中。

2.3.6 在獨立的窗口中處理內嵌式圖表在某些情況下，你可能希望在獨立的窗口中處理內嵌式圖表，例如，一個圖表比工作表窗口要大的話，那麼在它自己的窗口中處理它將更容易、更靈活。要在一個窗口中處理圖表，可在圖表區單擊滑鼠右鍵，並從快捷菜單中選擇「圖表窗口」。

2.3.7 在圖表中顯示隱藏數據通常，Excel不對隱藏單元格的數據製圖。但是，你也許不希望隱藏的數據從圖表中消失，可以這樣操作:首先激活圖表，單擊「工具→選項→圖表」，在「圖表」標籤中取消選擇「只繪製可見單元格數據」複選框（）。要注意的是，「只繪製可見單元格數據」只適用於激活的圖表，因此，你在進行這個操作之前，必須激活圖表，否則「只繪製可見單元格數據」選項是不可選的。

2.3.8 在圖表中增加文本框只要你願意，你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動的文本內容(不限於標題)。方法為:選定圖表除標題或數據系列外的任何部分，然後在編輯欄中鍵入文本內容，接著按回車鍵，這樣，圖表中就自動生成包含鍵入內容的文本框，你可以把它移到任何地方並根據自己的喜好進行格式化。

2.3.9 建立文本與圖表文本框的鏈接在工作表的空白單元格內輸入要鏈接的文本，單擊選中圖表，在編輯欄輸入等號，然後單擊包含要鏈接文本的單元格，接著按回車鍵，該文本就出現在圖表中的某個位置上了。這樣，不管什麼時候工作表單元格內的文本發生變化時，圖表內的文本也隨著改變。但要注意的是，一旦你取消了選中文本框，就很難再用滑鼠選中該文本框進一步地修改，此時你可以使用我們前面介紹過的圖表元素選取方法，即使用箭頭鍵移動選擇圖表元素。

2.3.10 給圖表增加新數據系列有時我們需要對已創建好的圖表增加新的數據系列，雖然你可以重新創建包含新數據系列的圖表，但對已經存在的圖表增加新數據系列顯得更為簡單、方便。方法一:使用「數據源」對話框激活圖表，單擊「圖表→源數據→系列」，單擊「添加」按鈕，在「名稱」欄中指定數據系列的名稱，在「值」欄中指定新的數據系列，單擊「確定」按鈕即可（）。方法二:使用「選擇性粘貼」對話框選擇要增加的數據系列並將其複製到剪貼板上，然後激活圖表，單擊「編輯」菜單中的「選擇性粘貼」命令，出現「選擇性粘貼」對話框，選擇添加單元格為「新系列」，並選擇合適的數值軸，然後單擊「確定」按鈕即可。方法三:拖動滑鼠法選擇要增加為新數據系列的單元格區域，滑鼠指針指向區域的邊框，把它拖到圖表中。當你鬆開滑鼠按鈕的時候，圖表中就增加了新的數據系列。注意:這一方法僅對內嵌式圖表起作用。方法四:使用「添加數據」對話框激活圖表，單擊「圖表→添加數據」命令，然後選擇要增加為新數據系列的單元格區域，單擊「確定」按鈕即可。

2.3.11 快速修改圖表元素的格式通常，我們通過使用「格式」菜單或者選定圖表元素後單擊滑鼠右鍵，從快捷菜單中選擇「格式」命令來對圖表元素進行格式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會調出此圖表元素的格式對話框。根據選擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。

2.3.12 創建複合圖表複合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同時顯示折線圖和柱形圖。創建一個複合圖表只需簡單地將一個或一個以上的數據系列轉變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個數據系列，單擊「圖表→圖表類型」命令，然後選擇你所要應用到數據系列上的圖表類型，單擊「確定」按鈕即可。

2.3.13 對度量不同的數據系列使用不同坐標軸有時，你需要繪製度量完全不同的數據系列，如果你使用同樣的坐標軸，那麼很可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標軸。要為某個數據系列指定一個輔助坐標軸，首先要選定圖表中的這個數據系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊「數據系列格式→坐標軸」命令，選擇「次坐標軸」選項。

2.3.14 將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型 Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實，你可以將自己創建的圖表設置為自定義圖表類型，以便以後使用。具體方法為:創建要設置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意為止。激活此圖表，單擊「圖表→圖表類型→自定義類型」，選擇「自定義」選項，將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一個列表。單擊「添加」按鈕，將會出現「添加自定義圖表類型」對話框，為你的圖表類型輸入一個名稱和簡短的說明，然後單擊「確定」，這樣你定製的自定義圖表類型就被加入到列表中了。

2.3.15 複製自定義圖表類型如果你希望將你定製的自定義圖表類型複製到其他電腦中，只需要簡單地把C:WindowsApplicationDataMicrosoft Excel文件夾中的xlusrgal.xls文件複製到其他機器的同樣文件夾中即可。

2.3.16 旋轉三維圖表你可以非常靈活地旋轉調節三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。 方法一:使用「設置三維視圖格式」對話框激活三維圖表，單擊「圖表→設置三維視圖格式」命令，選擇合適的控制命令或數據來旋轉和進行透視改變（）。方法二:使用滑鼠實時拖動「角點」旋轉圖表點擊圖表，圖表邊角出現黑色的控制點(稱為「角點」)。你可以拖動一個角點，旋轉圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以單擊「圖表→設置三維視圖格式」命令，單擊「默認值」按鈕，恢復原來的標準三維視圖。當你旋轉三維圖表時，如果在拖動的同時按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至於把圖表搞得奇形怪狀的。

2.3.17 拖動圖表數據點改變工作表中的數值選擇圖表數據系列中的一個數據點，然後按照數值增大或減少的方向拖動數據點，你會發現工作表中的相應數值隨著圖中數據點的新位置改變而改變。如果你知道一個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法在大多數情況下是危險的，因為你可能在不經意間更改了不應該更改的數值。

2.3.18 把圖片合併進你的圖表 Excel能很容易地把一個圖案、圖形文件作為組成元素合併到圖表中。 方法一:使用「圖案」對話框雙擊某個數據系列，選擇「圖案」標籤，單擊「填充效果」按鈕，在「填充效果」對話框中選擇「圖片」標籤，單擊「選擇圖片」按鈕，選擇一個要使用的圖形文件即可。方法二:使用剪貼板將圖像複製到剪貼板上，激活圖表，選擇數據系列或數據系列中的一個數據點，再單擊「編輯→粘貼」命令。這種方法適用於需要調用的圖像不在文件中的時候，只要圖像可以複製到剪貼板上，則這種方法就可行。方法三:使用鏈接圖片我們知道，圖表中可以使用數據表。如果你覺得圖表中的數據表不是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數據表。下面是具體的操作方法: 創建好圖表，並將數據表使用的單元格區域按你的需要進行格式化。選定需要的單元格區域，按住Shift鍵，單擊「編輯→複製圖片」命令，出現一個「複製圖片」對話框，單擊「確定」接受默認選項。這樣，選定的單元格區域就作為一個圖片複製到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板中的內容粘貼到圖表。此時所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區域(或直接用滑鼠選擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數據區域鏈接的圖片，對於工作表單元格區域中的任何改變，都會直接反映在圖錶鏈接的圖片中。

2.3.19 用圖形美化工作表我們在製作Excel工作表時，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意，首先在「繪圖」工具欄上按下「自選圖形」按鈕，然後選擇「其他自選圖形」，從中選擇一個你需要的圖案。插入此圖形後，在工作表中選中它，單擊「編輯欄」，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，然後回車。這樣，鏈接單元格的內容將會出現在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內容變動時，圖案上的數據也會跟著反映出變動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用滑鼠雙擊圖形，打開「設置自選圖形格式」對話框。在這個對話框中，你可以改變目前所使用的格式，例如調整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。

2.3.20 讓文本框與工作表網格線合二為一在「繪圖」工具欄中單擊「文本框」按鈕，然後按住「Alt」鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網格線重合。

2.3.21 快速創建默認圖表我們知道，創建圖表一般使用「圖表嚮導」分4個步驟來完成，在每個步驟中你可以根據需要調整各個選項的設置。其實，如果你想使用默認的圖表類型、圖表選項和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來製作圖表數據的工作表，選取用來製作圖表的數據區域，然後按F11鍵即可快速創建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個二維柱形圖。

2.3.22 快速創建內嵌式圖表在工作表中選取用來製作圖表的數據區域，然後單擊「默認圖表」按鈕即可，不過，一般預設時，「默認圖表」工具按鈕不會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法把「默認圖表」按鈕顯示出來:單擊「工具→自定義→命令」，在「類別」列表中選擇「製作圖表」，並在「命令」列表中找到「默認圖表」，用滑鼠將它拖到屏幕上工具欄中適當的位置即可。

2.3.23 改變默認圖表類型 Excel的默認圖表類型是二維柱形圖連同一個淺灰色區域、一個在右邊的圖例以及水平網格線。如果你不喜歡這種默認圖表類型，可以通過以下方法來改變它:單擊「圖表→圖表類型」命令，選擇一個你想作為默認值的圖表類型(它可以是標準類型或自定義類型中的一種)，然後單擊「設置為默認圖表」按鈕，確認即可。如果你需要創建很多個同一類型的圖表，你就可以通過這種改變默認圖表類型的方法來提高你的效率。

2.3.24 快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表你可以輕易轉換內嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創建的圖表，可以看到Excel的「數據」菜單變為「圖表」菜單，單擊「圖表→位置」命令，出現「圖表位置」對話框，你可以在「作為新工作表插入」和「作為其中的對象插入」兩者之間作出選擇（圖5），同時選擇一個工作表。這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇的方式移動圖表到指定的工作表中。

2.3.25 利用圖表工具欄快速設置圖表通常，我們使用「圖表」菜單中的命令來對圖表進行適當的設置。其實，我們可以用滑鼠右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出現的快捷菜單中選擇「圖表」。這樣就激活了圖表工具欄，我們看到其中包含了「圖表對象」、「圖表區格式」、「圖表類型」、「圖例」、「數據表」、「按行」、「按列」、「順時針斜排』』和「逆時針斜排」等按鈕（圖6），當然你還可以通過自定義的方法將「默認圖表」等其他一些製作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用「圖表」菜單更方便，而且速度更快。

2.3.26 快速選取圖表元素圖表創建好以後，我們還需要對某些圖表元素進行編輯和格式化。圖表區包括整個圖表和它的全部元素，當你選取圖表區後，你就可以看到8個黑色小方塊。要想調整單個的圖表對象，首先必須選取該對象，然後更改其屬性。通過把滑鼠指向某一特定圖表對象來選取該對象，可能會很困難，特別是在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位於「圖表」工具欄上左側的「圖表對象」下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項目，也就等於在當前圖表中選取了那個項目。其實，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以後，你可以通過使用箭頭鍵快速、連續地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續地選取圖表每一個可以選取的元素，包括每一個數據系列中的單個數據點，以及圖例中的彩色圖例符號和文本條目。

2.3.27 通過一次按鍵創建一個Excel圖表這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創建一個圖表，選擇你需要繪製的數據並按下F11鍵。Excel將自動為你創建圖表。另外，在選好單元格後按下「Alt+F1」，你將得到相同的結果。

2.3.28 繪製平直直線在Excel繪製直線時是不是很難？其實，在應用直線繪製工具時，只要按下Shift鍵，則繪製出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪製矩形即變為正方形、繪製橢圓形即變為圓形。

平一直 2005-11-19 10:17

第4節 函數和公式編輯技巧

2.4.1 巧用IF函數清除Excel工作表中的0 有時引用的單元格區域內沒有數據，Excel仍然會計算出一個結果「0」，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很彆扭。怎樣才能去掉這些無意義的「0」呢？利用IF函數可以有效地解決這個問題。 IF函數是使用比較廣泛的一個函數，它可以對數值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表達式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如A1>=100就是一個邏輯表達式，如果A1單元格中的值大於等於100時，表達式結果即為TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表示當logical_test為真時返回的值，也可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式「＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),「」)」所表示的含義為:如果單元格B1到C1內有數值，且求和為真時，區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之，單元格B1到C1內沒有任何數值，求和為假，那麼存放計算結果的單元格顯示為一個空白單元格。

2.4.2 批量求和對數字求和是經常遇到的操作，除傳統的輸入求和公式並複製外，對於連續區域求和可以採取如下方法:假定求和的連續區域為m×n的矩陣型，並且此區域的右邊一列和下面一行為空白，用滑鼠將此區域選中並包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，單擊「常用」工具條上的「Σ」圖標，則在選中區域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，並且系統能自動識別選中區域中的非數值型單元格，求和公式不會產生錯誤。

2.4.3 對相鄰單元格的數據求和如果要將單元格B2至B5的數據之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入「=」，再雙擊常用工具欄中的求和符號「∑」;接著用滑鼠單擊單元格B2並一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區域，這時在編輯欄和B6中可以看到公「=sum(B2:B5)」，單擊編輯欄中的「√」（或按Enter鍵）確認，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數據，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。同樣的，如果要將單元格B2至D2的數據之和填入單元格E2中，也是採用類似的操作，但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在「單元格格式」對話框中的「水平對齊」中選擇「常規」方式 , 這樣在單元格內顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數據之和分別填入C6、D6和E6中，則可以採取簡捷的方法將公式複製到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6，單擊常用工具欄中的「複製」圖標，再選中C6到E6這一區域，單擊「粘貼」圖標即可將B6中已建立的公式相對複製到C6、D6和E6中。

2.4.4 對不相鄰單元格的數據求和假如要將單元格B2、C5和D4中的數據之和填入E6中，操作如下: 先選定單元格E6，輸入「=」，雙擊常用工具欄中的求和符號「∑」;接著單擊單元格B2，鍵入「，」，單擊C5，鍵入「，」，單擊D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式「=sum（B2，C5，D4）」，確認後公式即建立完畢。

2.4.5 利用公式來設置加權平均加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，並不是一項很複雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均後得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。

2.4.6 自動求和在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個更長的公式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。藉助這個功能更強大的自動求和函數，你可以快速計算所選中單元格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭，並單擊要用的公式，然後按Enter。

2.4.7 用記事本編輯公式在工作表中編輯公式時，需要不斷查看行列的坐標，當編輯的公式很長時，編輯欄所佔據的屏幕面積越來越大，正好將列坐標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？打開記事本，在裡面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還有滾動條,其結果又是純文本格式，可以在編輯後直接粘貼到對應的單元格中而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。

2.4.8 防止編輯欄顯示公式有時，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設置: 右擊要隱藏公式的單元格區域，從快捷菜單中選擇「設置單元格格式」，單擊「保護」選項卡，選中「鎖定」和「隱藏」（）。然後再單擊「工具→保護→保護工作表」命令，選取「內容」，單擊「確定」以後，用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。

2.4.9 解決SUM函數參數中的數量限制 Excel中SUM函數的參數不得超過30個，假如我們需要用SUM函數計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示「太多參數」。其實，我們只需使用雙組括弧的SUM函數;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數和其他擁有可變參數的函數的引用區域數。

2.4.10 在絕對與相對單元引用之間切換當你在Excel中創建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對於公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。藉助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕鬆地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。

2.4.11 快速查看所有工作表公式只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下「Ctrl+`」（與「~」符號位於同一鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位於「1」鍵的左側）。

2.4.12 實現條件顯示統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，顯示為「不及格」;輸入60以上的分數時，顯示為「及格」。這樣的效果，不妨稱之為「條件顯示」，用IF函數可以實現。假設分數在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那麼在C3單元格中輸入以下公式實現不同的等級: =if(b3<=60,「不及格」，「及格」)　 分「不及格」和「及格」2個等級 =if(b3<=60,「不及格」，if(b3<=90,「及格」，「優秀」))　分3個等級 =if(b3<=60,「不及格」，if(b3<=70,「及格」，if(b3<90,「良好」，「優秀」))) 　分為4個等級 注意:符號為半形，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層

平一直 2005-11-19 10:17

第5節 數據分析和管理技巧

2.5.1 管理載入宏 Excel包括各種特殊作用的載入宏，它們使用自定義的函數、嚮導、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情況下，每個載入宏都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要某個載入宏時，都要找Office光碟安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以後可能需要的載入宏安裝，或者全部安裝它們。單擊「工具→載入宏」，出現「載入宏」對話框，選擇可能對你有用的載入宏，如「分析工具庫」、「規劃求解」、「條件求和嚮導」等，單擊「確定」，Excel會提示所選載入宏尚沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇「是」，然後插入Office安裝光碟完成安裝。不要在每次啟動Excel時載入每個載入宏，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個載入宏都佔用了大量的內存。建議你將「自動保存」載入，井設置適當的「自動保存時間間隔」，這樣在Excel使用過程中能自動創建備份文件，避免了掉電時丟失尚未保存的文件內容。

2.5.2 在工作表之間使用超級連接首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書籤，然後在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在「插入超級鏈接」對話框的「鏈接到文件或URL」設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在「文件中有名稱的位置」設置欄中輸入相應的書籤名，也可以通過「瀏覽」方式選擇。完成上述操作之後，一旦使用滑鼠左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現Excel自動打開目標工作表並轉到相應的位置處。

2.5.3 快速鏈接網上的數據你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接: 1.打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，並在工作簿選定數據，然後單擊「編輯→複製」命令; 2.打開需要創建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格; 3.單擊「編輯→選擇性粘貼」命令，在「選擇性粘貼」對話框中，選擇「粘貼鏈接」按鈕即可。若你想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。

2.5.4 跨表操作數據設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。

2.5.5 查看Excel中相距較遠的兩列數據在Excel中，若要將距離較遠的兩列數據(如A列與Z列)進行對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個數據表「變」成兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。把滑鼠指針移到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，滑鼠指針便會變成一個雙向的游標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工作表被一分為二，出現了兩個數據框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示A列數據，另一個數據框中顯示Z列數據，從而可以進行輕鬆的比較。

2.5.6 如何消除縮位後的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品）有時我們輸入的數字是小數點後兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮位後顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是:單擊「工具→選項→重新計算」，選中「以顯示值為準」（），這樣計算結果就沒有誤差了。事實上並不是計算上有誤差，而是顯示設置的四捨五入。採用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。

2.5.7 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算如果某Excel工作表中有大量數字格式的數據，並且你希望將所有數字取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個空單元格中輸入「-1」，選擇該單元格，並點擊「編輯→複製」命令，選擇目標單元格。點擊「編輯→選擇性粘貼」命令，選中粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點擊「確定」，所有數字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數值縮小1000或更大倍數。

2.5.8 Web查詢保持Excel工作表總是最新 Web頁上經常包含適合在Excel中進行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信息分析股票報價。但如果你需要經常更新信息就必須藉助Web頁上的最新信息。現在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個任務來創建新的可刷新Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數據的Web頁，把數據複製並粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數據下方將出現一個粘貼選項智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的箭頭，再單擊創建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點擊你想要查詢的數據表前面的黃色箭頭，單擊導入。在Excel中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新方法如下:在外部數據工具欄上，單擊數據區域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想要的選項的複選框。注意:當你從Web站點獲取數據時，可能會丟失一些格式或內容，像腳本、gif圖像或單個單元中的數據列表。

2.5.9 在Excel中進行快速計算 查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態欄中。狀態欄就是工作表窗口下方的水平區域。如果沒有出現狀態欄，單擊視圖菜單中的狀態欄，滑鼠右擊狀態欄，然後單擊最大值，現在你就可以在狀態欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量（選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。

2.5.10 自動篩選前10個有時你可能想對數值欄位使用自動篩選來顯示數據清單里的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用「前10個」自動篩選。當你在自動篩選的數值欄位下拉列表中選擇「前10個」選項時，將出現「自動篩選前10個」對話框，這裡所謂「前10個」是一個一般術語，並不僅局限於前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個、12個等。

2.5.11 同時進行多個單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品）如果我們現在有多個單元格的數據要和一個數據進行加減乘除運算，那麼一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用「選擇性粘貼」功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。我們要將C1、C4、C5、D3、E11單元格數據都加上25，那麼可以這樣做:首先在一個空白的單元格中輸入25，選中這個單元格後點擊滑鼠右鍵選擇「複製」。然後按住Ctrl鍵依次點擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點擊滑鼠右鍵選擇「選擇性粘貼」，在「選擇性粘貼」對話框中勾選「運算」框內的「加」選項，點擊「確定」。現在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時被加上了25。

2.5.12 讓Excel出現錯誤數據提示 Excel除了可以對單元格或單元格區域設置數據有效性條件並進行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區域時顯示幫助性「輸入信息」，也可以在用戶輸入了非法數據時提示「錯誤警告」。選取單元格或單元格區域，單擊「數據→有效性」命令，單擊「輸入信息」選項卡，選定「選定單元格時顯示輸入信息」複選框，輸入標題，如「注意」，輸入顯示信息如「這裡應輸入負數！」（），單擊「確定」按鈕。此後，再選定那些單元格或單元格區域時，Excel將自動提示上述信息。另外，你還可以對設置了有效性條件檢查的單元格或單元格區域，再設置「出錯警告」信息，方法是:選取單元格或單元格區域，單擊「數據→有效性」命令，單擊「出錯警告」選項卡，選定「輸入無效數據時顯示出錯警告」複選框（），選擇警告樣式，輸入標題如「警告」，輸入出錯信息如「不能輸入正數！」，然後單擊「確定」按鈕即可。此後，如果你在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警告你「不能輸入正數!」

2.5.13 用「超級連接」快速跳轉到其它文件用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它文件，只需用滑鼠指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然後單擊滑鼠即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊「Web」工具欄上的「返回」按鈕即可。

平一直 2005-11-19 10:17

第6節 設置技巧

2.6.1 定製菜單命令你可以根據自己的要求來定製選項菜單。首先單擊「工具→自定義」命令，打開其中的「命令」選項卡（），在左側的「類別」窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是增加菜單命令，你只需在右側的「命令」格內進行選擇，將其拖至對應的菜單項，菜單自動打開並出現一黑線後，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊滑鼠左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要刪除的命令，按下滑鼠左鍵將它拖至圖中的「命令」格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開菜單單擊右鍵，選中「刪除」命令即可。

2.6.2 設置菜單分隔線 Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分隔線。方法是:按住Alt鍵後拖動菜單。如果拖動方向為增大菜單間距，則自動在中間添加分隔線;如果拖動方向為減小菜單間距，則自動去掉中間的分隔線。

2.6.3 備份自定義工具欄 在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夾中有個Excel10．xlb文件，這個文件保存了你的自定義工具欄和其他屏幕位置上每一個可見的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設置好後，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個不同的名字，以備隨時載入，恢復你的工具欄。

2.6.4 共享自定義工具欄如果你建立了一個自定義工具欄並希望和其他人一起分享的話，你可以將它「附加」到一個工作簿中。單擊「工具→自定義→工具欄」，選擇你的自定義工具欄，單擊「附加」按鈕（），出現「附加工具欄」對話框，單擊「複製」按鈕，即可將工具欄添加到一個工作簿中。

2.6.5 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002採用了單文檔界面，每打開一個工作簿，都會在任務欄中顯示出來。因此，你可以通過單擊任務欄上的名稱來快速切換工作簿，而不必在「窗口」菜單中選擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項功能，可按以下方法設置:單擊「工具→選項」命令，單擊「視圖」選項卡，選中「任務欄中的窗口」複選框（），單擊「確定」按鈕即可。

2.6.6 自定義工具欄按鈕單擊「工具→自定義」命令，打開「自定義」對話框使Excel處於自定義模式，這時你可以用滑鼠右鍵單擊工具欄上的按鈕圖標，彈出快捷菜單，利用這個快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用「命名」改變工具按鈕的名稱; 2.使用「複製按鈕圖像」可以將按鈕的圖標複製到剪貼板中，然後插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個按鈕上; 3.使用「編輯按鈕圖像」來調用按鈕編

平一直 2005-11-19 10:17

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