寫郵件之前，你得知道這些郵件禮儀！

06-04

作者 |強尼，公眾號id：QN_JOURNEY

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充電超人：工作中離不開發送郵件，但郵件並不像微信一樣隨心，郵件是更正式、更書面的的交流形式，對用語，格式都有一定的要求。一個不會寫郵件的職場人，專業形象將會大打折扣。

剛開始寫郵件，其實我是惶恐的。

或許早已習慣了日常生活中微信，簡訊以及電話這些聊天工具。剛進入職場接觸郵件時，這一更正式、更書面的的交流形式，總讓我拿捏不好尺寸。

或謙虛的過頭，或簡短的可怕。

講真，直到現在，我對於郵件的恐懼還依舊還存在。不過相較之前，卻有了更多的底氣來遊刃有餘。

其實，郵件如同人一般，糟糕的郵件給你帶來的影響可能是毀滅性的。譬如，錯把回復全部當成回復，結果將私密的信息廣而告之。諸如此類，太多太多。

每一次的教訓，都告訴我們要必須注意郵件這一個微小的東西。但，總會有些人會在郵件的問題上，摔一個又一個的跟頭。

那，究竟如何做好郵件禮儀呢，且聽我慢慢道來：

主題清晰，用詞規矩

主題，往往是絕大多數人對於郵件的第一印象。郵件的內容及其重要性，在主題上可以展現的淋漓盡致。

1.標題要簡潔，幹練

2.標題要符合郵件正文內容

3.標題絕對不可以空，除非是給自己發的

4.標題可適當使用標點符號進行強化信息的重要性，譬如感嘆號等

5.若在多次回復過程中，討論事情發生變化，要及時更換郵件標題

謙虛客氣，用好措辭

俗話說，禮多人不怪。尤其生活在號稱禮儀之邦的我們而言，更是如此。

要在郵件中盡量表現的禮貌客氣一些，這樣即便處理事情有所不周，也能夠讓人最大可能的寬恕你。

1.區別好上下級關係。

倘若是高管，在措辭上，多用您來稱呼對方，切不要直呼大名。

如果是同事或者下屬，為了不讓郵件顯得生分，盡量不要使用明顯區別關係的你、我等詞語。

2.開頭和結尾的套路要把握好

對於開頭，如果你和收件人很熟，可以用Dear，XX。否則，盡量用HI，就可以了。

此外，結尾用些best regards，或者祝好，一切順利等詞就行。

正文通順，邏輯恰當

正文是郵件的核心內容，搞定郵件內容是很重要的事情：

1.將所有內容一次說清

考慮好如何將自己所有的內容組織在一封郵件中。不要等發出去郵件之後，繼續補充更新郵件。

2.正文敘述流暢，邏輯性強

如果正文很長，建議採用麥肯錫的結構化思維，結論先行。

其次，對於具體的多事項說明，建議採用1、2、3、4條理性地去總結。

3.合理對正文內容進行強調

對正文通篇強調，等於沒有強調。因此，在對正文書寫的時候，一定要注意剋制自己強調的慾望。

只選擇，你認為最重要的地方進行強調即可。

強調方式有很多，加粗，加文字背景色等。

4.慎用表情

郵件代表商務，慎重使用表情。往往一個表情，會讓整個氣氛輕佻起來。當然，如果很有必要這麼做，也是可以的。

這裡只是說慎用而已。

5.避免錯別字，這是對人最起碼的尊重問題。並且，在發出郵件之前，要再三檢查一下，以保證萬無一失。

關於附件

有時候，工作的需要，不得不在郵件中上傳附件。但，你必須要記住：

1.附件不要過大

比如outlook最大的文件大小為50M，但是不是說只有文件超過50M你才想其他方式解決。

一般情況下，郵件附件不要超過2M，當然適當大一些是可以的。

必要時，可以考慮用雲盤來代替附件直接放在郵件中。

2.有附件，必須要在正文指出

倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。

比如：如附件，是XXX

此外，如果是百度雲代替附件，請寫好具體的鏈接和密碼在上面。

最後，還要注意附件名字要符合主題和正文的內容。

郵件回復

你是否覺得發送郵件比回復郵件要輕鬆。其實不然，回復郵件依舊有許多要注意的地方。

1.及時性回復對方郵件

一定要及時反饋，一般不要超過2個小時。如不能及時，要說明下原因。記住，及時反饋信息，是對發送郵件的人的尊重。

2.回復文字不要太少

其實，內容上文字過少，也會給人不尊重的感覺。所以，最好能控制在10個字以上。

3.回復和回復全部的區別

不要將這兩個混淆！！回復只是給發送給你郵件的那個人進行回復，而回復全部則不然。回復全部，是將郵件中相關干係人，都進行通知回復。

如果搞不清楚這兩個區別，很可能你會將自己的郵件錯發到CEO那裡。

4.控制回復郵件的量

如果你發現，一件事情你發了多次郵件都沒有解決，那就考慮開個會或當面進行溝通協商。

等協商結束，在進行相關郵件的備忘等操作。

關於其他

除了上面講的五個方面，還有一些微小的細節需要說明一下：

1.發送，或者抄送的時候，要注意職位的先後順序。

比如說你不能將一個普通職員放在CXO之前。

2.主送人是必須進行回復的，而抄送人則沒有義務強制性回復。

3.跨部門合作時，一定要記得將相關領導抄送好。

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