學會這8個訣竅，讓你的工作事半功倍

編者按：本文來自一站式辦公文檔管理平台WPS+。作為一款旨在提高大家辦公效率的工具，WPS+專門分享了能讓工作事半功倍的8個訣竅，希望這8個訣竅能幫助大家早日登上職場巔峰。

在工作中，一個能力再強的人也無法將所有事情都干好，畢竟每個人的精力都是有限的，就算你渾身是鐵，又能打幾顆釘呢？下面分享能讓你的工作事半功倍的8個訣竅：

（一）創新——積極創新才能高效

在工作上的創新可以讓工作更高效，達到別人達不到的目標；在生活中創新，可以讓生活更豐富多彩。

創新性思維的核心是創新突破，而不是過去的再現重複。它沒有成功的經驗可借鑒，沒有有效的方法可套用，它是在沒有前人思維痕迹的路線上去努力控制。因此，創造性思維的結果不能保證每次都取得成功，有時可能毫無成效、有時可能得出錯誤的結論。這就是它的風險。

但是，無論它取得什麼樣的結果，都具有重要的認識論和方法論的意義。因為即使是它的不成功結果，也向人們提供了以後少走彎路的教訓。常規性思維雖然看來「穩妥」，但是它的根本缺陷是不能為人們提供新的啟示。人們為了取得對尚未認識的事物的認識，總要探索前人沒有運用過的思維方法，尋求沒有先例的辦法和措施去分析認識事物，從事獲得新的認識和方法，從而鍛煉和提高人的認識能力。

人的可貴之處在於創造性的思維。一個有所作為的人只有通過有所創造，為人類作出了自己的貢獻，才能體會到人生的真正價值和真正幸福。創新思維在實踐中的成功，更可以使人享受到人生的最大幸福，並激勵人們以更大的熱情去繼續從事創造性實踐，為我們的事業作出更大的貢獻，實現人生的更大價值。

提到創新，有些人總是覺得神秘，似乎它只有極少數人才能辦到。其實，創新有大有小，內容和形式可以各不相同。創新活動已經不僅是科學家、發明家的事，它已經深入到普通人的生活中，很多人都可以進行創新性的活動，生活、工作的各個方面都可以迸發出創造的火花。

（二）發掘時間——找出隱藏的時間

每個人都想提高自己的效率，其實我們日常有很多可以發掘的時間沒有被使用，如果有效利用了這些時間，你的工作和生活或許可以輕鬆點。

（1）善用等候與空檔的時間

善用等候的時間就像是去看醫生時帶一本書，如此一來，你就不必看他們的雜誌或其他無益的東西。

不管你多麼有效率，總是有人會讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經儘可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場，平白多了3個小時可利用。而所有成功人士在這種情況下所做的事是：我帶本書；我寫東西；我修改報告；我檢查我的語音郵件、打電話、我用錄音機口述信件。

（2）比賽節省時間

以一種比賽的心情處理許多情況，盡量找出可以減少浪費時間的捷徑：哪些餐廳的動作較快；哪些大樓中的哪部電梯最快；哪些航空公司準時、哪些地方處理行李最有效率；走哪幾條路和小巷最節省時間。

（3）利用好上下班的乘車時間

大多數城市的塞車情況愈演愈烈、不見好轉，面對一段時間的地鐵或者公交甚至是開車時光，你不妨看看書、報紙和雜誌，或者聽聽準備考試的英語，方式很多，大家可以根據條件自己選擇。

（4）逆勢操作

將逆勢操作原則運用在時間管理上，意味著當別人沒有在做某事時，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。

（三）競賽——跟時間比賽

學會跟時間比賽，盡量在有限的時間內完成每一件事。以一種比賽的心情處理各種情況，盡量找出可以減少浪費時間的捷徑。將時間管理當作比賽的優點如下：

（1）使平淡的工作變得有趣。即使是最刺激的工作也有些平凡、食之無味的相關瑣事要做。

（2）跟自己比賽可以激發一種心理學上所謂「滿溢狀態」的行為。這種行為是一種潛意識的改變，在這種狀態下，時間似乎是靜止的，而成果與成就則特別大。

（3）你的工作質量可能因而改善。我們的目標應該是做得更快、更好。優秀的跨欄選手不僅希望百米跑得快，而且不希望碰倒柵欄。

時間管理技巧是一種既可獨樂也可眾樂的比賽，每個人都是贏家。根本不肯參與的人，才是真正的輸家。

（四）關注重點——做最重要的事情

通常，每個人生活中都充滿太多不得不做的事，由於這種事佔去太多時間，所以，你的心裡會覺得不舒服。不舒服的原因很簡單，因為你忽略了你認為最重要、真正想做的事。

我們都生活在一個所謂的「時間荒」里。生活愈來愈忙亂，工作壓力日甚一日，迫使我們不得不加快腳步，否則，一旦落後，你就有可能被「淘汰」這種時時要變，刻刻要命的生活節奏，無形中讓人對未來產生了前所未有的不安全感。

緊急與重要的事很少同時出現。這項觀念也可以引用到我們的生活里。重要的事難得緊急，而緊急的事也難得重要。不幸的是，很多人在緊急的壓制下忙得團團轉，結果忽視了生活中不緊急但更重要的事。當你面臨許多等待解決的問題時，要衡量何者是重要的問題，並優先處理。

首要之務就是找出你認為最重要的事情，然後一件件去做。這話說來簡單，做起來卻不容易，因為，有太多不重要但很緊急的瑣事橫在眼前，讓人不得不花時間去做，反倒是重要的事通常都不緊急，除非是我們讓它變得緊急。

（五）取巧——想辦法「偷懶」

找出一個簡單的方法可能是你所做的最聰明的一件事。別將忙碌與效率混為一談，有時候企業里最好的職員最有生產力的時間，就是在做白日夢時。人類許多最重要的發明都是由一些設法尋找較簡單做事方法的人所創造的。

問問你自己：有沒有簡單一點的方法？找出一個簡單的方法可能是你所做的最聰明的一件事。

降低工作量你才有空做廣泛而非狹隘的研究。假如你過於專註於自己小小的領域，你不會知道其他領域也許對你目前從事的事有極大的影響。除非有時間廣泛涉獵、學習他人所做的事，否則創新不可能發生。

（六）團隊合作——眾人拾柴火焰高

幾乎在所有的商業範圍內，至少需要以下三種人才——那就是採購員、銷售員以及熟悉財務的人員。當這三種人互相協調，並進行合作之後，他們將經由合作的方式，而使他們自己獲得個人所無法擁有的強大力量。

光是把人組織起來，並不足以保證一定能獲得傑出的成功。一個良好的組織所包含的人才中，每一個人都要能夠提供這個團體其他成員所未擁有的特殊才能。

許多商業之所以失敗，主要是因為這些商業所擁有的，清一色是銷售人才，或是財務人才，或是採購人才。就天性來說，能力最強的銷售人員都是樂觀、熱情的；而一般來說，最有能力的財務人員則理智、深思熟慮而且保守。這兩種人是任何成功企業所不可缺少的。但這兩種人若未能彼此互相發揮影響力，對任何企業，都不會發揮太大的作用。

（七）強記憶——提高工作和學習效率

你可以在接受相關的訓練之後，有效改善自己的記憶力，同時節省必須回想名稱、地點、日期等所需耗費的無數時間。如果你忘記了所看過的東西，事實上等於是浪費了些時間。

以下七種改善記憶力的妙方：

（1）適當調整注意力。你應該在處理各種信息的時候，力求不只是注意它們。例如，如果你的上司要求你記住一些對你個人沒什麼意義的人名，那麼，你應該自問：這些名字聽起來是不是有什麼特別之處？它們和你知道的其他人名是不是有點類似？如果你能讓自己掌握更多相關線索，你一定可以更輕鬆地記住重要的東西。

（2）切忌墨守成規。新奇往往使人更容易記住事物。當你的年紀漸漸增加的時候，你必須設法為熟悉的人、事物賦予新奇的色彩。如果你能讓無法記憶的過程，具有新奇或迥異於以往的性質，那麼，你就可以比較輕鬆地記住這些過程。

（3）以圖像化的方式想像你要記住的事物。你可以為某一個人的名字或工作賦予視覺的暗示意義，例如，當你遇見福斯太太的時候，你可以順便想想狐狸及其人特徵，例如長鼻子、紅頭髮等等（這種方法的缺點是，你有時候會因為混淆而失禮）。

（4）寫下來。如果把某些事物或觀念寫在紙上，你往往可以在事後仍然記住它們。

（5）培養組織能力。愈有組織能力的人，愈能夠輕鬆地想起自己把東西擺在什麼地方。例如，把車鑰匙用掛勾掛在門上、把太陽眼鏡放在固定的地方，以及用個人彩色小冊子記載各種事項等。

（6）對足以影響記憶力的各種因素瞭然於胸。各種影響中樞神經系統的藥物，往往會影響到記憶力，如安眠藥、止痛劑等。

（八）合理開會——別濫用會議

在實際工作中卻有很多會議佔用了我們許多寶貴時間，但沒有解決我們任何問題，這樣的會議最好堅決取消，否則我們不要說讓效率倍增了，估計最起碼的工作都要受到影響了。

開會可以集中解決問題，這是無可厚非的。然而，在實際工作中卻有很多會議佔用了我們許多寶貴時間，但沒有解決我們任何問題，這樣的會議最好堅決取消，否則我們不要說讓效率倍增了，估計最起碼的工作都要受到影響了。

會議分兩種：你的和他們的。

如果是你主持召開會議，就要按時開始和結束。等候那些沒有按時到會的人，對按時到會的來說是不公平的，而那些知道你會等待的人是不會急著讓你按時開會的。不管怎樣，如果你讓大家知道你說什麼時間開會就什麼時間開始，並總是按照你說的那樣去做，那麼，每個人按時到會的可能性就增加了。

按時結束會議也是十分重要的。人們有工作要做，而且已經分出你要求的會議時間給你，請不要濫用給你的時間。把會議安排在中午以前，這樣，人們就會積极參与會議議題，以求不縮短午間休息時間。

假如你參加別人召集的會議，請及時到會並作好會前準備。帶上最後期限文件夾以備會議延誤。會議進行之中，談談你頭腦里想到的第二件事，而不是你頭腦里想到的第一件事，因為，你所想的第一件事通常也是別人所想的第一件事。這樣，可以避免延長討論。

為了讓別人充分闡述他們的觀點，不要在別人發言的時候插話，用你的體語表明你對他講的話很注意；不要打斷任何人的發言；不要在別人發言的時候離開房間；或向咖啡桌探過身去；不要詳細討論無足輕重的事情；不要固執己見也不要猛烈攻擊別人的觀點；不要在會議室吃東西（除非是午餐會）；每次會議不要總是坐在同一個地方，也不要總是挨著同一個人坐，主動地與你還未結交的人相識。

如果你負責召開會議，以下是一些可遵循的原則：

（1）如果你的目的是溝通信息，你不需要開會，除非迫切需要眾人提出問題並解答，否則通知書或電子郵件會更有效。開會的好處是你知道公布信息時，有什麼人在場，而且你可以當場評估語言和非語言性的反應。

（2）如果會議的主要目的是解決問題，你可以在開會之前先利用通知或電子郵件宣布討論的議題大綱並提供背景資料，讓出席者可以開始思考解決方案，還可以請出席會議者準備相關的資料。面對面開會提供了意外驚喜的機會，出席會議者也許要等聽了其他人的意見後才會想到解決的方法。

（3）解決問題的新發展方向是一種稱為群組的電腦科技：與會者在開會前或開會當時將他們的答案與反應輸入電腦，可以當場看到其他與會者的意見，同時快速地解讀評估這些反應。因為意見不必記名，所以集體傳輸可以使比較不積極、層級較低成員的意見得以被注意、被評估。

（4）如果有危機發生時，要召集所有重要人員開會，否則至少應以電話或電子郵件聯絡他們。他們會希望表達他們的意見，假如你不給他們機會，他們會責怪你。抱怨開太多會的人也就是這些批評從不開會的人，他們會抱怨領導人獨裁，不讓他們參與決定。

（5）領導人需要強調和保持地位的儀式。假如你是策劃會議者，這種儀式是強調組織結構的一種方式；但是不要做得太過分。為了加強領導地位設計的會議，如果出席率太低，還是不開為妙。

（6）如果你能使會議生動有趣，達到其他的目的也就容易多了。

（7）準時開會，不要以等候遲到的人來懲罰準時到達的人。有一些例外的情況，譬如等待計劃的靈魂人物出席，等待遲到的演講人。

（8）首先以輕鬆簡單的議題開始，然後漸入困難、耗費時間的議題。

（9）不要離題，可印製會議議程。

（10）注意時間與進度。在緊張、拘束、緊湊與輕鬆、自由、浪費時間之間求取平衡並不容易。將嚴肅與輕鬆的議題放在一起通常比較受歡迎，因為笑話或幽默的故事，即使說得不高明，也可以緩和緊張或沉悶的氣氛。

（11）會議完畢立刻結束。這一點對例行性的會議，如每周的業務會議尤其適用。所有議題都已經討論完畢後即應解散會議，讓想留下來聊天的人留下來，而需要離開的人可以離開。

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