從犀利哥到金城武——英文郵件的禮儀與寫作

從犀利哥到金城武——英文郵件的禮儀與寫作

前言

郵件寫作就是書信寫作的變體，所以主要的要求是相近的。該委婉的時候不能直白，該嚴肅的時候不能嬉皮笑臉。而恰當的用詞、用語可以讓你的郵件提高一個檔次↓

一、郵件寫作的必備要素——開頭、正文、結尾、主題

1. 開頭怎麼寫？

開頭，由兩個部分構成，稱呼和自我介紹/問候。

對對方的稱呼，取決於和對方的親近程度，

第一種是當你與收信人不認識的時候，比如你像某個機構申請某個項目，你並不知道對方是男是女，對方叫什麼，有什麼頭銜，那麼可以用Dear Sir or Madam 甚至直接稱呼「管事的」 To whom it may concern

第二種，你知道對方的性別，那麼男士統一用Dear Mr. , 女士則有所區分，如果你知道對方的婚姻狀況，已婚稱Mrs.未婚稱為Miss。通常我們並不知道對方的婚姻狀況，推薦直接用Ms. 。知道對方有頭銜的話要加上Prof.教授, Dr.醫生。名字全部用姓，而不用名。

第三種是你和對方比較熟悉，那麼可以直接稱呼對方的名字。

另外，用Hi, Hey, Hello 在郵件中打招呼是不禮貌的

稱呼完了我們需要需要一小段的寒暄。

開頭寫「我是誰，我來幹什麼」能夠防止對方忽視你的郵件或者當做垃圾郵件丟掉。

比如我給教授寫cover letter:

I am a sophomore student from xxxx. I find your research on ... very interesting. I am wondering whether I have the chance to ...

2. 正文部分怎麼寫？

• 清晰：

把你的需求寫明晰，比如你是想向他人尋求幫助的，那麼別人看完得知道你是想找他幫忙，而不是單純想誇對方的work很厲害。

• 得體：

比如你要求別人幫你做兩件件事，不能列舉在同一段，這樣不禮貌，就一段話一件事，解釋清楚。

• 目的：

1. I am asking for your help... 求助他人

2. I am writing to request an unpaid leave... 請假

3. I know you are overloaded with your work, but I do need your help and advice about... 委婉求助，尋求建議

4. I am so happy to hear that... 祝賀

3. 怎麼收尾？

在這個表格中，署名從上到下越來越正式，一般來說和朋友寫郵件，用前兩種，寫別人的名就可以了，剩下來的三種是比較正式的，把姓帶上，比如你寫給老師，老師怎麼會知道你是哪個mike？

4. 如何寫主題subject？

什麼是主題？

? a few words

? suggesting the key information

? not too vague (「Contacting you」 「Quick question」)

? it has something to do with your purpose

如果不想自己的郵件被對方忽略掉，一定要添加主題

subject是簡短但是能夠概括郵件主要內容的一句話

注意總結的信息不要含糊，比如 a quick question 就比較vague，應該把這些問題的屬性也寫清 a quick question about ...

二、郵件的類別

郵件可以按照正式程度大致分為三類：正式formal，半正式semi-formal，非正式informal

1. 正式類郵件

正式類郵件適合寫給素未謀面的人，因為和對方關係疏遠，用語需要正式並且有禮貌，內容開門見山，不要聊一些有的沒的。還有注意不能做的，第一個是不要用縮寫， Im, shes, dont, cant 要換成 I am, she is, do not, cannot；第二個是不要用問句（尤其是反問句），感嘆句，最好全用陳述句；第三，切忌開玩笑，避免對方沒get到你的笑點，把這回事當真了，那這就尷尬了??。

其中對於全部都用陳述句這一點，可以用從句來替換所有的問句，比如用 I have a question about ... ，I wonder ... 來替換所有的問句。

舉例：

How can I get a discount?把它變為從句

I『m wondering about the way I could get a discount.

2. 半正式的郵件

通常寫給你熟悉的人，比如你的上司，老師，同事等。

基本上和正式的是一樣的，正文可以簡短避免客套，啰嗦。

3. 非正式類的郵件

這類郵件寫給熟悉的人，你的親朋好友等。可以用縮寫，感嘆句問句，用語隨意。

三、分清郵件寫作的目的，一些常用句子

1. 投訴信

• I am writing to complain about...
• I am writing to express my concern/dissatisfaction about...
• I am writing to request a full refund of...
• I sincerely regret having to write this email and have been delaying it in the hope that
  things would improve.
• I would be grateful if you could manage to help me out of the problem.
• I hope we can work something out to our mutual benefit.
• I am sorry to write to you in this manner and I hope that you will not be offended.

這幾句話按照不同的禮貌程度依次排列。

都沒有用縮寫，開門見山的寫法。一上來就說我不滿要投訴。感覺比較強勢，比如在亞馬遜退貨投訴。

第四、五句話稍微委婉一點，收信人的地位可能比你高，適合寫信給authority，機構，校方領導。把自己描述為受害者，沒有前面幾句那麼強勢，展示出自己受了很大的委屈。??

倒數第二句可以用在投訴信最後的幾句話作為ending。

最後一句表示我雖然很不爽，用語很直接，但是你彆氣哈。

2. 諮詢信

? I would be grateful if you could let me know...

? Please let me know as soon as possible whether...

? I am writing to enquire whether or not...

不用祈使句這些命令語氣。用一些從句，語氣緩和，條件狀語從句if，語氣比較緩和的情態動詞could、 might等, 加入please也可以。

3. 求助信

? I would be grateful if you can give any assistance.

? I would be grateful for any advice you could offer.

? I hope you will consider my request favorably.

? I look forward to hearing from you.

你要比諮詢信更加禮貌委婉一點。

4. 道歉信

? I really hope that you will be able to accept my apology.

? Please accept my sincere apologies for...

? I just want to apologize for...

? I will do everything in my power to ensure that this type of error does not occur again.

表示自己認識到自己的歉意，態度誠懇，讓對方感受到你的歉意。

除去一味承認自己的錯誤，可以承諾自己不會再犯錯了。比如第四句。

我記得扎克伯格數據泄露後就表達了這兩點，1，我錯了，我錯了還不行嗎，2，我絕對不會再犯了。

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前面幾種比較低姿態一點，下面是一種更加平等的交流狀態

5. 建議信

• If I can be of any assistance in any way, please let me know.
• I am happy to supply any further information you may require and I look forward to
  hearing from you shortly.
• Please contact me if I can be of any assistance.
• If you need any further information...

當然這裡還是要客套一點，不能太強硬。

6. 感謝信

? I am writing to thank you for doing something.

? With very best wishes and thanks.

? I appreciate the support you have provided.

? I just wanted to send a note to say how much I appreciate the help you have given me.

7. 邀請信

? Perhaps you could give me a call or write to us to let us know...

? I am so pleased that you are planning to drop by.

? I would like to offer you...

? I would like to invite you to dinner and be our guest.

? I am glad/honored to invite you to participate in my graduation ceremony.

比如你要辦一個學術活動，要邀請你的老師。你就可以用第二句，「聽到你要來我感覺很高興。」 或者最後一句，其中 I am 沒有用縮寫說明用語比較正式。

8. 求職信/申請信

? I am writing with regard to your vacancy for a language tutor.

? I write to enquire if you have an opening for...

? I do hope to hear from you soon/in the near future.

最後在結尾的時候可以表達一下對這份工作的渴望，比如第三句，非常禮貌的去催一催對方，不要把你放在求職的wait list裡面。

Q: 對方不回復郵件怎麼辦？

A: 如果對方和你很熟，可以重發一遍，主題里加入一個大寫的URGENT表示事情急迫。

如果你和對方不熟，重發的時候把主題表達的更加簡短，語氣更加委婉。強調I really wish to hear from you soon.

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