Excel電子表格教程

Excel電子表格教程

第一章 Excel電子表格概述

Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟體，很多企業都是依靠Excel進行數據管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現在對數據的自動處理和計算。

在桌面上打開EX軟體後，窗口的組成和WD一樣由菜單欄、工具欄、工作區、狀態欄等組成，但WD的工作區是一張白紙，而EX的工作區就是一個灰色的表格，所以如果說WD是專業文檔處理軟體，那麼EX就是專業處理與表格數據相關的軟體，如報表、工資表、資產表、商品明細表、銷售表等。

在日常辦公中，如果是文字居多而表格相對較簡單時就用WD來處理，如果更多的是表格或數據較多要計算處理的就一定用EX來處理，你會發現相當的順手(如有問題聯繫 ８２３６５６４)。

一、基本概念：

單元格：Excel中的每一張工作表都是由多個長方形的「存儲單元」組成，這些長方形的「存儲單元」即是單元格。這是Excel最小的最小的單位。輸入的數據就保存在這些單元格中，這此數據可是字元串、數學、公式等不同類型的內容。。

行號和列標：Excel使用字母標識列，從A到IV，共256列，這些字母稱為列標；使用數字標識行，從1到65536，共65536行。每個單元格通過「列標+行號」來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。

名稱框：顯示當前活動單元格的地址。

編輯欄：顯示當前活動單一格的內容，可以在這裡輸入和編輯數據、公式等數值。

工作表標籤：工作表是由單元格組成，在excel中一張工作表由256×65536個單元格組成。Excel中默認新建的工作簿包含3個工作表，工作表的標籤名為sheet1、sheet2、sheet3。可能通過單擊工作表標籤在不同的工作表之間進行切換。

工作薄：工作簿是處理和存儲數據的文件。標題欄上顯示的是當前工作簿的名字。Excel默認的工作簿名稱為「book1」。每個工作簿包含多個工作表，默認狀態工作薄包含３張工作表，但是３張工作表往往不能滿足用戶的需要，所以一個工作簿中可能包含多張工作表，最多時一個工作簿中可能包含255張工作表。

二、數據填充

1、輸入數據

在工作表的單元格中可以輸入兩種類型的數據：文本數據和數值數據。

1）文本數據：文本數據包含漢字、英文字母、數字、空格以及其他可從鍵盤輸入的符號，即字元數據。默認情況下，文本數據沿單元格左邊對齊。在一個單元格中要另起一行輸入可按 Alt+Enter鍵。

如果與活動單元格右相鄰的單元格沒有數據，輸入文本數據超出的部分會延伸到該右鄰單元格：如果右鄰單元格已有數據，則超出部分不顯示，但並沒有刪除。在改變列寬或後可以看到全部的文本數據。

文本中的數字：如果在數字前加一個英文狀態下的單引號 』，輸入的內容為文本數據。例如輸入郵政編碼「0599」時，應該鍵入：』0599，否則其中的0就會消失，因為在數字前有0和沒有是一樣的。在輸入如身份證號碼是數字但內容很長時，應以文本的方式輸入，否則數據將會不正確。

2）數值數據： Excel的數值數據只能含有以下字元：0，1，2，3，4，5，6，7，8，9，+，-，（，），！，$，%，E，e。默認情況下，數值數據在單元格中自動右對齊。

如果要輸入分數，比如9/10，應先輸入0及一個空格，然後再輸入9/10。如果要輸入一個負數，則需要在數值前加上一個減號或將其用括弧括起來。例如（910）表示-910

當輸入一超過列寬的較長數字時，Excel會自動採用科學計數法（如3.1E-12）表示，或者只給出「####」標記。

3）修改數據：正在輸入數據時完全錯誤，可按Esc建取消輸入，然後重新輸入。如果只是部分錯誤，可在先選中該單元格，在編輯欄中修改，或雙擊單元格在單元格內修改。

4）複製或移動數據：一種是用複製或剪貼工具欄實現，這方法在WINDOWS所有軟體中通用，還可以用拖動滑鼠來實現，方法是：① 選定要被複制的單元格區域，再將滑鼠指針移動到該區域邊框線上，這時滑鼠形狀變成箭頭狀。 ② 按住Ctrl鍵，箭頭游標上方增加一個「+」號，同時拖動滑鼠到需要複製數據的位置鬆開按鍵。這是複製，如果在移動時沒有按住Ctrl鍵將是移動數據。

注意：在複製多個單元格數據時，在粘貼區只要選中左上角第一個單元格就可以了。

用戶在創建工作表過程中，對有一定規律的數據序列或有固定順序的名稱等，如「第一、第二、第三、……」或者「2，4，8，16，……」，可以利用序列填充功能減少重複輸入。

2、序列類型　

Excel能識別的序列類型有：等差序列、等比序列、日期序列和自動填充序列。

1）等差序列：等差序列的每個數值由前一個數值加上一個固定值得到。每次增加的固定值稱為步長。例如：初始值為1，步長為2，得到的等差序列為1，3，5，7，…

2）等比序列：等比序列的每個數值由前一個數值乘以一個固定步長得到。例如：初始值為1，步長值為2，得到的等比序列為1，2，4，8，……

3）日期序列：日期序列的每個日期數據由前一個日期加上一個日期單位得到。日期單位包括日、工作日、月、年四種。如初始值為1995-7-2，日期單位為年，得到的日期序列為1996-7-2，1997-7-2，1998-7-2，

4）自動填充序列：根據給定的初始值自動遞增或遞減而形成的，例如：第1組，第2組，第3組，……　　

3、填充序列

1）使用「序列」對話框填充數據序列：單擊編輯——填充——序列，可在「序列」對話框的「序列產生在」欄中設定按行或按列進行填充，在「終止值」文本框中輸入終止值。

2）快捷方式填充數據序列：建立等差序列數據最簡單的方法是先在單元格區域的第一、第二個單元格分別輸入初始值和第二個數值，然後選定這兩個單元格並拖動填充柄到整個單元格區域，Excel將自動用第二個值與初始值之差作為步長進行等差序列填充。（當滑鼠光移動到填充句柄上方時，滑鼠會變成「 + 」字形狀,此時可能通過按住滑鼠左鍵拖動實行自動填充操作，豎向單擊拖動滑鼠，釋放滑鼠左鍵後，自動完成填充操作。最後一個填充的單元格右下角，會出現一個「自動填充選項」，單擊「自動填充選項」標記,會出現如圖所示的自動填充選項，在這裡我們可以重新選擇自動填充的方式，默認填充方式為「以序列方式填充」，Ctrl鍵的使用。）

3）自定義序列：用戶可以將經常使用而又帶有某種規律性或順序相對固定的文本，設定為自定義序列，以後只需輸入序列的第一個數據，再利用拖動填充柄的方式就可以實現序列填充。

【例】　將「一公司、二公司、三公司、四公司、五公司」文本序列設定為自定義序列。

用戶也可以直接在「選項」對話框「自定義序列」標籤上的「輸入序列」框中輸入要定義成序列的數據項，每個數據項以Enter鍵分隔，輸入完畢後再單擊添加按鈕，這樣自定義序列操作即可完成。

三、基本操作：

1、單元格的選擇：

選定整個表格：單擊行和列交匯點左上角的空格。

選定行、列：通過單擊行號或列號選定單行或單列。按住滑鼠左鍵在行號或列號上拖動，選中連續的多行或多列。

選定不連續的區域： 按住Ctrl建選定不連續的區域。按住Shift建選定連續的區域。

合併單元格：首先選定要合併的多個單元格，單擊 合併 按鈕。如果合併錯了再點擊 合併 按鈕可取消合併。利用控制柄可複製一樣的格式。

注意：在電子表格中行和列是固定的，不能像在WD中的表格操作一樣有拆分，也就是說一列是固定的，不能在一列中再拆分成二列，要實現一列中分成二列，只能佔用二列，而將前面的單元格合併成一個。

2、插入和刪除：

插入單元格：右擊要插入單元格的位置，選擇插入，「活動單元格右移」將選定的區域右移動，「活動單元格下移」將選定的區域下移動，「整行」將選定區域所在的行全部向下移動。「整列」 將選定區域所在的列全部向右移動。

插入行或列：右鍵單擊要插入行或列的行號或列號，選擇「插入」。或用菜單 插入——行；

刪除單元格中的內容：選定一個和多個單元格，按Delete建，只清除數據，要清除單元格的格式批註等內容，要使用「編輯」菜單中的「清除」下拉菜單中的「全部、格式、內容、批註」等選項。其中「全部」是把單元格回到原始狀態。

改變行列的大小：在各行或各列的分界線上滑鼠變成雙向箭頭，按住左鍵拖動可改變大小。設置固定的行高或列寬，點擊 格式——行或列——行高或列寬，輸入數值。如果要統一改變多行或多列的大小，可選中這些行或列，改變其中一行或列的大小那麼其它行或列也會變成一樣。

第二章 格式化工作表

一、數據的格式化

1、設置數字格式

在一些專業應用要對數字格式進行特殊設置，比如保留小數點二位、採用科學記數法、使用百分比和自帶貨幣符號等，這就需要對數字進行格式化處理。

1）使用「格式」工具欄按鈕：在工具欄中有五個數字格式按鈕。先選定單元格或單元格區域，再單擊工具欄中相應的按鈕，則所選定單元格區域中的數字將按指定格式表示。

貨幣樣式￥：在數據前加「￥」符號，保留兩位小數，如：68.012→￥→￥68.01

百分比樣式%：將當前數據×100後再添加百分號，如：0.68→%→68%

千位分隔樣式：財會上在每個千位上用千分號分隔，並保留兩位小數，如：6801.01→6,801.01。

增加小數位數。數據的小數位數加1，如：68.01→→68.010

減少小數位數。數據的小數位數減1，如：68.01→→68.0，並進行四捨五入。

2）使用「單元格格式」對話框：執行格式→單元格命令，在彈出的「單元格格式」對話框中選擇「數字」標籤，可以對數字格式進行更多的設置。如設置文本等。

2、設置字體、字型大小、字形、顏色

Excel工作表中的漢字，其默認格式是宋體、12磅、黑色。設置的方式和WORD中一樣。

1）使用「格式」工具欄按鈕： 2）使用「單元格——格式」對話框：選字體選項卡。3、設置數據的對齊方式

系統默認的數據對齊方式是：文本左對齊、數值右對齊。使用「格式」工具欄或菜單命令都可以對數據的對齊方式進行重新設置。

1）使用「格式」工具欄按鈕

　　2）使用「單元格格式」對話框：執行格式→單元格命令，打開「單元格格式」對話框，選擇「對齊」標籤。設置文本的水平與垂直對方方式，還可以設置文本方向，及對文本的自動換行等。

4、條件格式：

例如，在成績表中，設定不及格的分數用紅色加下劃線表示，100分用藍色加粗字體顯示：單擊格式——條件格式，在對話框中選擇條件和條件值，或單擊添加增加條件。

二、單元格的格式化

1、設置邊框

為方便用戶製表，Excel中的單元格都採用灰色的網格線進行分隔，但這些網格線是不可以列印的。用戶如果希望列印網格線，就需要為單元格添加各種類型的邊框。

1）使用「格式」工具欄按鈕：單擊「格式」工具欄「邊框」按鈕右邊的下拉箭頭，在彈出的下拉列表框中給出了多種形式的邊框，使用方法和WORD一樣。

2）在格式——單元格對話框中設置：選擇「邊框」標籤，可以為選定區域中的各個單元格添加上、下、左、右邊線以及為所選定的整個區域添加外邊框，還可以選擇不同的線型和顏色。

如果用戶選擇了淺色的邊框，它與網格線不容易區分，這時，可以執行工具→選項命令，在「選項」對話框的「視圖」標籤上，取消「網格線」複選框，以隱藏網格線。

2、設置底紋

設置底紋是指為單元格添加背景顏色和修飾圖案，其目的是要突出某些單元格或單元格區域的顯示效果。使用「單元格格式」話框中的「圖案」標籤可以設置顏色及圖案：如果只進行背景顏色設置，也可以使用「格式」工具欄的「顏色」按鈕。

3、複製格式

利用「常用」工具欄中的「格式刷」按鈕可以進行格式複製，可以將單元格格式設置成一至：

如果需要進行多次格式複製，應該用滑鼠雙擊「格式刷」按鈕。當要結束格式複製時，應再次用滑鼠單擊「格式刷」按鈕或按Esc鍵即可。

4、隱藏行和列

隱藏行或列：選定要隱藏的行和列，可多行和多列，單擊格式——行（列）——隱藏，可以從不連續的行號和列號看出是否有被隱藏的行或列。當表很大時，可以占時將不要編輯的列隱藏將減少版面。

取消行隱藏或列隱藏：選擇隱藏行或列的頭尾兩行或兩列。格式——行（列）——取消隱藏即可。

5、添加批註

是對單元格內容進行解釋說明的輔助信息。通常它不顯示出來。右鍵－插入批註。輸入信息後單擊別的單元格即可。要查看批註只要滑鼠單擊該單元格（紅色小三角）。是顯示出來點擊 視圖——批註。

第三章 多工作表的應用

Excel允許同時處理多個工作表。例如，可以將一年的財務報表按月生成12張工作表存入在同一個工作簿文件中。Excel還允許在不同工作簿之間進行數據交換，也可以建立數據鏈接關係，從而大大增強了數據處理能力。

1、同一工作簿中多工作表的操作

同一工作簿中的多工作表操作，經常用於內容相關的多份報表處理。例如，一年四個季度的銷售報表，1～12月的工資表等。

1）插入工作表：執行工具選項命令，在「選項」對話框「常規」標籤的「新工作簿內的工作表數」框中輸入0～255之間的某個數字，則以後新建的工作簿將擁有與該設定相同的工作表數目。

2）複製或移動工作表：如果需要兩個或多個同樣內容的工作表，或某個工作表上有許多重要數據，需要建立一個副本，這都要對工作表進行複製操作。方法是：選定要被複制的工作表標籤（例如sheet2），然後按住ctrl建的同時，拖動標將該標籤移動到合適的位後，鬆開按建，則在該位出現被複制工作表的副本（sheet2(2)）。如果在拖動標時不按時不按住ctrl建，可實現工作表的移動。

3）刪除工作表：選定某個工作表，執行　編輯　刪除工作表　命令，用戶對彈出的「將永久性刪除選定的工作表」提示信息作出肯定回答後，該工作表將被刪除。

4）重命名工作表：單擊某個工作表，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇重命名。

5）隱藏和顯示工作表：選定要隱藏的工作表，選擇「格式」菜單「工作表」下拉菜單的「隱藏」命令。那麼將從屏幕中消失。要顯示可在「工作表」下拉菜單的「取消隱藏」命令。如果有隱藏多個工作表，那麼出現取消隱藏對話框，選擇重新顯示隱藏的工作表，注意，一次只可以取消一個工作表。

2、多窗口操作

在屏幕同時打開多個窗口時，顯示的內容可以是同一工作表，也可以是同一工作簿的不同工作表，是來自不同工作簿的工作表。

1）水平拆分成兩個窗口：單擊行號選中某一行，執行窗口拆分窗口命令，就可以把窗口以該行為分界線水平拆分成兩個窗口。

2）垂直拆分成兩個窗口：單擊列標選中某一列，執行窗口拆分窗口命令，就可以把窗口以該列為分界線垂直拆分成兩個窗口。

3）交叉拆分成四個窗口：選定工作表上的某個單元格，執行窗口　拆分窗口命令，就能夠以該單元格左上角為界把窗口交叉拆分成四個窗口。

無論是拆分成兩個還是四個窗口，這些窗口均顯示同一工作表的內容。每個窗口都可以使用滾動條查看。可以雙擊垂直滾動條上方的分條來水平拆分窗口；雙擊水平滾動條右邊的條來垂直拆分窗口。

4）取消窗口拆分：執行窗口刪除拆分窗口命令，被拆分成的所有窗口恢復為一個窗口。

3、工作表的鏈接

在Excel中，經常需要在不同工作表之間通過單元格引用方式互相共享數據。當被引用的單元格內容改變時，引用該單元格的地方也應該發生相應的變化。為體現這種對應關係，保證作表之間數據的正確傳遞，需要建立工作表之間的鏈接關係。

第三章 列印工作簿

列印操作是用戶從編製報表到輸出報表的最後一個環節。儘管列印操作本身很簡單，但要得到一份符合實際需要的列印件，還需要熟悉分頁和頁面設置以及列印預覽等操作。

一、設置列印格式

一般情況下，Excel根據頁面設置參數確定列印的紙張大小、頁邊距和頁面方向等。用戶可以通過設置分頁符、列印區域等自定義列印範圍，也可以進行頁面設置和更改列印參數。

1、頁面設置：頁面設置的內容包括列印方向、紙張大小、頁邊距和頁眉/頁腳等。執行文件→頁面設置命令，打開「頁面設置」對話框，在頁邊距選項卡中設置表格的對齊方式是水平還是垂直。

2、設置分頁符

如果工作表比較大，不能列印在同一頁上，Excel會自動插入分頁符將工作表分為幾頁，分頁符用一條虛線來表示。分頁符包括水平分頁符和垂直分頁符兩種。水平分頁符將工作表以行為界分頁，垂直分頁符將工作表以列為界分頁。

如果自動分頁不能滿足用戶的特殊要求，還可以手工插入分頁符來調整頁的終結位置。這時，其後的工作表內容隨之重新調整自動分頁符的位置。

1）插入水平分頁符：選定工作表上的某一行，執行插入→分頁符命令。

2）插入垂直分頁符：選定工作表上的某一列，執行插入→分頁符命令。

3）刪除分頁符：選定水平分頁符下面或垂直分頁符右側的任一單元格，執行插入→刪除分頁符命令。

如果要刪除工作表中插入的所有分頁符，要單擊行號和列標交叉位置上的全選按鈕，選定整個工作表，然後執行插入→重置所有分頁符命令，即可刪除所有分頁符。

3、設置列印區域

如果只對列印工作表上某一個區域的數據時，可把它設為列印區域。方法是：先選定數據區域，再執行文件→列印區域→設置列印區域命令，Excel自動在該數據區域添加上虛線邊框，執行列印操作時，只列印出所選定區域的內容。

4、設置頂端標題行：如果表格比較長，而每頁都需要相同的標題行時，只需在第一個頁設置了標題行，而其他頁使用頂端標題行就可以達到每頁都有標題行，這樣就不用為每個頁面設置標題，大大的減少工作量，在數據行有增加或減少時更顯得編輯的輕鬆。執行文件→頁面設置——工作表 標籤,在頂端標題行框中選擇表中的標題行。

二、列印工作表

在完成列印參數設置後，就可以進行列印操作，執行文件→列印命令，彈出「列印」對話框，在該對話框中，用戶可以設置列印範圍、列印份數及列印內容進行設置。

直接列印就單擊「常用」工具欄中的「列印」按鈕，它直接用已有的設置進行列印。

第四章 數據管理和分析

面對大量的數據，如何從中找出需要的數據，電子表格具有強大的資料庫管理功能，它可以對大量的數據快速地進行排序、篩選、分類匯總以及查詢與統計等操作。

將有二維表基本格式的數據存儲到計算機中便形成所謂的資料庫文件。資料庫文件由記錄和欄位組成。每一行錶行表示一條記錄，每一列代表一個欄位，欄位用一個欄位名來標識。

一、記錄單

如果數據多在查看的時候看錯行，可以用記錄單的方式第次只看一條記錄。在記錄單窗口中的操作有：

1、新建記錄：單擊 新建 後輸入新的內容，新內容將在原表數據中最後。

2、刪除記錄：單擊 刪除 按扭，這時彈出一個提示框，單擊該框中的確定按扭即可刪除選定的記錄。

3、查詢記錄：單擊 條件 按鈕，在欄位內輸入查找條件，在單擊表單，那隻能查看滿足條件的記錄。

二、數據排序

數據排序是指將數據清單中的記錄根據某一欄位（關鍵欄位）的數據由小到大（升序或遞增）或由大到小（降序或遞減）進行排列。

對數值型數據，按數值大小劃分升序和降序；對字元型數據，按數據的第一個字母（漢字以拼音的第一個字母）從A～Z次序排序稱為升序，反之，從Z～A次序排序稱為降序。

1、使用工具欄按鈕：在「常用」工具欄中有兩個排序按鈕：（升序）或（降序），利用它們可以迅速地對數據清單中的記錄按某一關鍵欄位進行排序。

2、使用菜單命令：使用「常用」工具中的排序按鈕，只能按一個關鍵進行排序。如果要按多個數據進行排序，則需要執行 數據——排序 命令來完成。

如查在執行數據命令前，選定了數據清單的部分數據區域，則只對選定的數據區域進行排序。

當有多個排序關鍵欄位時，首先按「主要關鍵字」進行排列；當它們的次要關鍵欄位又相同時，再根據「第三關鍵字」進行排列，若所有關鍵欄位都相同，則原來行號小的記錄排列在前面。

若數據區有欄位名，通常在「排序」對話框的「當前數據清單」欄選中「有標題行」選項，表示第一行為標題，不參加排序。有特殊排序依據時點選項。

三、數據的篩選

數據篩選是指在工作表上只顯示出數據清單中符合條件的記錄，有的記錄則被暫時隱藏起來。用戶可以將篩選結果利用複製和粘貼命令複製到另一位置以便作進一步的分析。

1、自動篩選動能

單擊數據清單中的任一單元格，執行數據→篩選→自動篩選命令，這時，數據清單的每個欄位名右邊都出現一個篩選箭。單擊某一個欄位名的篩選箭，給出了篩選方案。

☆ 欄位內容：選擇其中一項內容，那就只能看到與選擇的內容相同的記錄。

☆ 全部：用於恢復顯示數據清單的全部記錄。

☆ 前10個：用於篩選某欄位數據最大或最小的若干條記錄。

☆ 自定義……：用於篩選符合用戶自定義條件的記錄。

☆ 關閉「自動篩選」功能：再次單擊數據→篩選→自動篩選命令，自動篩選功能被關閉，數據清單上的篩選箭同時消失，全部記錄均顯示在工作表上。

2、高級篩選

「高級篩選」也是對數據清單進行篩選，它與自動篩選的區別是：不是通過單擊欄位名右邊的篩選箭來選擇篩選條件，而是在工作表上的條件區域中設定篩選條件。高級篩選可以設定比較複雜的篩選條件，並且能夠將符合條件的記錄複製到當前工作表的其他空白位置上。

執行高級篩先操作前，要先設定條件區域，該區域應在工作表中遠離數據清單的位置上設置。條件區域至少為兩行，第一行為欄位名，第二行及以下各行為查找條件。用戶可以定義一個或多個條件。如果在兩個欄位下面的同一行中輸入條件，系統將按「與」條件處理；如果在不同行中輸入條件，則「或」條件處理。

選定數據清單，執行數據→篩選→高級篩選命令，打開「高級篩選」對話框。

☆ 在「方式」欄中有兩選項：如查選擇「在原有區域顯示篩選結果」選項，則篩選結果顯示在原數據清單位置，不符合件的記錄被隱藏；如果選擇「將篩選結果複製到其他位置「選項，則將篩選的結果複製到另一個工作表或當前工作表的其他區域。

☆ 在「數據區域」框中已指出了數據清單的範圍，或單擊該框右側的「析疊對話框」按鈕，然後在工作表中選擇數據區域，再次單擊該按鈕，所選區域顯示在該框中。

☆ 在「條件區域」框中，指定包含篩選條件的單元格區域。

☆ 如果選中「將篩選結果複製到其他位置」選項，還需要在「複製到」文本框中指定複製篩選結果的目標區域，一般選中一個單元格作為記錄的開始位置。

☆ 如果選中「選擇不重複的記錄」複選框，則在顯示符合條件的篩選結果時，不包含內容相同的記錄。

系統將在原數據清單中顯示篩選結果，而不滿足篩選條件的記錄被隱藏。

如果取消高級篩選的結果，顯示原數清單的所有記錄，可以執行數據→篩選→全部顯示命令。

四、數據分類匯總

分類匯總就是將經過排序後已具有一定規律的數據進行匯總，生成各類匯總報表。進行分類匯總，首先要按照匯總欄位進行排序，然後執行數據分類匯總命令進行匯總。

☆ 在「分類欄位」框的下拉列表中選擇用來分類匯總的數據列：

☆ 在「匯總方式」框的下拉列表中選擇匯總使用的函數名：

☆ 在「選定匯總項」列表框中選定要進行匯總計算的數據列：

☆ 單擊確定按鈕，得到的分類匯總結果。

在分類匯總表的左側，有一組控制按鈕：

單擊1：只顯示總的匯總結果。其餘均被隱藏起來。

單擊2：顯示分類匯總的結果和總的匯總結果。其餘數據被隱藏起來。

單擊3：可以看到匯總結果及全部數據清單。

當用戶對數據清單進行了分類匯總之後，如果希望回到分類匯總前數據清單的初始狀態，只需再次執行數據→分類匯總命令，並在彈出的「分類匯總」對話框中，單擊全部刪除按鈕即可。

第五章 公式計算

一、公式的建立

公式就是通過運算符將運算單位連接在一起的式子。利用公式是為了得到運算結果，輸入公式時必須以等號（＝）開始。如在單元格D3中計算金額應輸入：=B3*C3,表示將單元格B3（代表數量）和C3（代表單價）中的數據相乘，結果放在單元格D3中。D3顯示結果，在編輯欄中顯示公式＝B3*C3。

可以在編輯欄中對公式進行修改。如加上-2等，改完後按Enter鍵，公式將重新計算結果。所以當公式中引用的單元格內容發生變化時，Excel將重新進行計算得到最新結果。與WD表格計算相比非常方便。

二、公式中使用的運算符：

1、數學運算：﹢（加）、－（減）、*（乘）、/（除）、＾（指數）。如計算利潤。

2、括弧運算：（）利用括弧可以改變運算的級別及優先順序。 =(25-9)/(2+7)*(3+2)

3、比較運算符：＝（等於）、＞（大於）、＜（小於）、＞＝（大於等於）、＜＝（小於等於）、＜＞（不等於）。 比較運算符用於比較兩個數值的大小，其結果為邏輯值TRUE或者FALSE。

例如，在B7中輸入公式：＝A2<A3的結果為TRUE,而公式：＝A2>A3的結果為FALSE。

4、文本運算符＆（連接）：可將一個或多個文本連接起來組合成一個文本值。引用中的數值型數據將按文本數據對待。在公式中直接用文字連接，需要用英文下的雙引號將文本文字括起來。

例如，單元格I2的內容為「李小林」，單元格J2的內容為300，如果在單元格K2中輸入公式：＝I2＆「基本工資：」＆J2，則單元格K2中顯示：李小林基本工資：300。

三、公式的填充

在利用工作表處理數據時，常會遇到在同一行或同一列使用相同的計算公式的情況。利用公式填充功能可以簡化輸入過程。用滑鼠拖動單元格填充柄到需要填充的單元格區域，公式即被填充到所選區域。

四、單元格的引用方式

Excel提供三種不同的引用類型：相對引用、絕對引用和混合引用。根據實際情況採用。

1、相對引用：直接引用單元格區域地址，不需要加「$」符號。公式中的引用地址會相對改變。

2、絕對引用：在引用單元格地址的列標和行號前面都帶有「$」符號。例如，$B$3就是一個絕對引用。使用絕對引用後，公式中的引用地址是絕對的。如計算稅收。所使用的都是C6，所以應是$C$6

3、混合引用：行號或列號中有一項前有「$」符號。帶有「$」的不變，沒有的會變。如C$6

五、使用工作表函數

1、什麼是函數

函數就是Excel預定義的公式，由函數名和參數組成，函數名通常以大寫字母出現，參數可以是數字、單元格引用或函數計算所需要的其他信息；如求和函數SUM(G3：G5)，SUM（G3,G4,G5）。其中SUM是函數名，用以描述函數的功能。(G3：G5)是參數，其中：號表示一個區域G3——G5的所有單元格，如果參數多於一個時要用「，」號分隔開，如（G3,G4,G5）。

2、函數的種類

Excel函數一共分為11個類別，其中常用的是 常用函數、日期與時間函數、財務函數、邏輯函數、數學和三角函數、統計函數、文本函數以及用戶自定義函數。其中常用函數包括了最常用的函數，也是一定要掌握的函數。而其它類別的函數是較專業化的，在處理特定的問題時才會用到，如財務函數等。所以在這裡以掌握常用函數為學習要求。

3、常用函數的使用：

在編輯框中輸入=號後在左邊下選框中選擇；或點擊編輯框上的「插入函數」，在對話框中選擇函數可以正確快速地建立函數。

1）SUM求和函數：引用格式＝SUM（範圍）。或在「常用」工具欄中有一個∑按鈕。

2）AVERAGE求平均函數：引用格式＝AVERAGE（範圍），

3）IF條件函數：引用格式＝IF（條件表達式，值1，值2），當條件表達式為真時，返回值1；否則返回值2。

4）COUNT求個數函數：引用格式＝COUNT（範圍），其中文本數據不計數。

5）MAX求最大值函數：引用格式＝MAX（範圍）。

6）SUMIF求滿足條件的單元格和函數：引用格式＝SUMIF（範圍，條件）。

7）SIN求正弦值函數：引用格式＝SIN（值）。

8）PMT計算基於固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每月付款額：如在J5中計算公式就為：=PMT(J2/12,J3,J4,0,1)。J2/12表示月利率；J3表示期限；J4表示本金；0表示在未來沒有餘額；1表示在期初償還。當不知道函數的使用方法時，可以利用軟體提供的幫助理解用法。

9）自動計算：在狀態欄中單擊滑鼠右鍵。它提供了六種功能：平均值、計數、計數值、最大值、最小值、求和，預設是「求和」。當選定某個單元格區域，系統會自動計算出區域的統計值並顯示在狀態欄中。

如果自己對公式很熟悉，也可以自己輸入。如果對公式不清楚還可以用搜索的方法找到函數。

第六章 數據圖表化

Excel允許以圖表的形式表示工作表數據，當工作表中的數據發生改變時，圖表也會隨之自動更新以反映數據的變化。圖表方式直觀、簡潔、便於進行數據分析以及比較數據之間的差異。在圖表上還能增加數據標記、圖例、標題、文字、網格線、趨勢線和誤差線等圖表項，可以美化圖表或強調某些重要信息。

一、創建圖表

1、在表格中將需要建立圖表的數據源選中。

2、選擇「插入」菜單下的「圖表」選項，或單擊工具欄中的「圖表嚮導」按鈕，此時「圖表嚮導」對話框顯示 4步驟之一選擇圖表類型。它有多種類型，每種類型又有多種格式。使用最普遍的圖表是折線圖、柱形圖、條形圖和餅圖等。

3、單擊「下一步」按鈕，顯示「圖表數據源」對話框。其中「系列產生在」選項下，選擇建立圖表數據系列所在的位置，然後單擊「下一步」按鈕，顯示「圖表選項」對話框。

4、在「圖表選項」對話框中設置 標題、坐標軸、網格線、圖例、數據標誌、數據表等。

5、圖表可以單獨創建為一個工作表，也可以嵌入到工作表的一部分。

單擊嵌入的圖表，它的周圍會出現帶八個控制柄的邊框，用滑鼠拖動控制柄可隨意改變圖表的大小。當圖表的大小改變時，它的基本組成元素會因顯示位置的調整而有所變化。

二、編輯圖表

選定圖表工作表，出現「圖表」菜單，同時在屏幕上顯示「圖表」工具欄。

1、圖表——圖表類型：當圖表類型選擇錯誤時可重新選擇類型，而不要刪除重做。

2、圖表——源數據：當圖表數據選擇錯誤時可重新進行選擇。

3、圖表——圖表選項：重新設置標題、坐標軸、網格線、圖例、數據標誌和數據表等。

4、圖表——位置：重新設置圖表位置，是嵌入還是新工作表。

5、右擊圖表——圖表區格式：如改變圖表中元素的字體，顏色等信息。設置前請選中元素。

6、使用「圖表」工具欄

圖表對象：單擊「圖表對象」框右邊的下拉箭頭，從下拉列表框中選擇要修改了圖表元素。

圖表對象格式：單擊該按鈕，可在彈出的對話框中設置所選圖表對象的格式。

圖表類型：單擊該按鈕右邊的下拉箭頭，選擇不同的圖表類型。

圖例：該按鈕用於設置顯示或隱藏圖例。

數據表：該按鈕用於設置在圖表底部顯示或隱藏每個數據序列的值。

按行：根據多列數據繪製圖表的數據系列。

按列：根據多行數據繪製圖表的數據系列。

斜排文字向下：單擊該按鈕可將圖表標題、數值軸文字向下旋轉45°。

斜排文字向上：單擊該按鈕可將標題、數值軸文字向上旋轉45°。

三、更改圖表數據

1、增加數據：在圖表中選中圖表區，在表中數據區顯示控制柄。拖動控制柄可增加或減少數據,Ctrl

2、刪除數據：單擊圖表中某類數據系列中的任一成員，按Del鍵，就可以從圖表中刪除該數據系列。

第七章 高級應用

1、鎖定單元格

如果想保護單元格的格式或數據不被改變，可以設置單元格鎖定，方法是：單擊工具——保護——保護工作表。被鎖定部分不允許編輯，而沒有鎖定部分允許編輯。

2、數據有效性

設置有效性，可以控制輸入數據的類型及範圍等，單擊數據——有效性。

3、設置工作薄密碼

設置密碼可以保護文檔不被非法查看，單擊工具——選項——安全性。設置打開密碼或修改密碼。

4、從列表中選擇

在同一列中重複輸入內容時，可單擊右鍵——從下拉列表中選擇。提高輸入速度。

5、透視表

數據透視表是互動式報表，可快速合併和比較大量數據。在數據透視表中，表中的每列或欄位都成為數據透視表中的行或列欄位。若要創建數據透視表，單擊數據——數據透視表和數據透視圖嚮導。