職場潛規則:領導絕不會告訴你的E-MAIL寫作攻略

小A在一家500強企業做行政助理,卻沒想到前幾天給領導發的一個報告郵件成為她被炒的原因。原因在於她發的那封郵件沒有主題、沒有稱呼,只有一份工作報表的附件,最重要的是其發送郵件後,沒有確認對方是否收到就不了了之。

第二天開會時,領導問起為什麼沒有上交工作報表,小A打開郵件讓上司看,不看還好,看了之後領導直接和她說可以收拾東西走了。

因為她的郵件沒有任何信息說明,領導看到時直接當垃圾郵件處理了。就這樣,一封沒頭沒尾的「雞肋」郵件,不僅導致會議沒法正常開展,還使其他同事的工作進度被其拖延。

那麼,在日常的工作中,發郵件時應該注意些什麼呢?

首先,要明確郵件的種類,對症下藥。

工作郵件分為確認郵件、需求郵件、反饋郵件、通知郵件4種。

1、確認郵件——存證據

口頭、電話、會議交流的事情,不容易進行留存和取證,口頭確定後再用郵件進行確認會是雙重的保障。

2、需求郵件——有細節

在工作中,我們常遇到與其他同事、部門、公司協調溝通,表達需求尋求幫助的事,這時候的郵件就要清楚的表達訴求,把細節寫清楚、量化出來,讓收件人可以清楚的知道怎麼做。

3、反饋郵件——有反應

在收到別人發來的郵件時,要及時的反饋自己已經得到信息,會馬上執行。

4、通知郵件——明目的

清楚的表達說明通知事項,具體到時間、地點、事件等。

其次,要明確正確編輯郵件的步驟和郵件的結構。

工作郵件的結構包括:發送地址、標題、抬頭、正文、附件、恭祝語及落款

1、發送地址:收件人、抄送人

(1)收件人

收件人需要處理該郵件的人,或者是通知發布的對象。

在這裡注意不要一事二報,也就是一件事情不要同時申請兩個領導批示;一件事情不要安排給兩個人去做。

(2)抄送人

放在抄送人里,只是讓對方知道這件事,他可以不回復。比如生病請假時,將請假郵件發送給部門經理的同時就得抄送給總經理,這樣會讓總經理覺得你是很規矩的人,人員情況是他可操控的。

2、標題

標題是整個郵件的金字塔頂端,避免使用口語化的文字。明天必發的文件要標明日期,方便需要時可以快速檢索到。

3、抬頭

抬頭也就是稱呼,這裡最好是按照公司文化寫,有的公司文化領導就喜歡直呼名字,有的公司文化必須稱呼 x 總,xx 總。但在對外發給其他合作公司的時候,注意要突出級別。

4、正文

正文,首先要注意遵循金字塔原理,先說中心思想,再詳細闡述細節。做到簡明扼要,行文通順。如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。多用簡單辭彙和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。

字體建議用字型大小用宋體小四,顏色用黑色,強調的關鍵詞用紅色。但切記名字不要用紅色。

5、附件

附件少的時候最好不要打包,這個跟產品設計非常類似,能在一級頁面看的東西,用戶一般不願意到二級頁面去看。如果必須要打包,一定要在郵件正文說明壓縮包中包含內容。例如:xxxx 文檔,是對 xxx 的說明,方便收到郵件的人查看。

6、恭祝語及落款

按公司的要求編輯即可。

最後,千萬要記住這些發送郵件的潛規則:

1、緊急而重要的事情馬上發郵件,一方面提高你在領導面前的曝光率,另一方面能有效的推進工作進度。

2、重要事情的安排、結論,一定要發郵件,提醒相關人員,備忘。

3、複雜的事情,先開會,事後把工作明細化後發給相關負責人。

5、不重要的事情,不要發郵件,不要讓領導覺得你無所是事,做事沒有重點。


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