也說被人說爛的【溝通】技巧

06-02

也說被人說爛的【溝通】技巧

1、郵件溝通。

在工作上，經常會收到各種各樣的郵件。如郵件正文PO上密密麻麻的外部主辦的「活動介紹」，除此之外，再無其他。

請問這位牛人，你發這郵件的意義是什麼？

讓和你心靈相通心心相印的領導、同事了解這活動？然後呢？

如果是我，我會怎麼做？

首先把活動介紹、價值、參會方案、目的、預期目標等等資料系統地整理在文檔或者PPT上，作為附件上傳到郵件中讓領導詳細了解。

其次，在郵件正文，一兩句話簡明扼要介紹活動以及你這邊的訴求、目的、目標，讓領導同事一目了然地看到你的訴求，明確你需要對方做的事。

再次，給出需對方反饋的時間節點。

至少對於我來說，只有這樣，我才知道你發郵件的目的是什麼，你希望我怎麼去配合你，你希望我何時給予你答覆。

不然，SORRY，這封郵件我只會視為新聞分享或者垃圾郵件。

那麼，你何必浪費時間發這封郵件呢？你要明白，你浪費的不僅是你的時間，也是接收郵件的人的時間。

2、電話溝通

不知道大家在郵件溝通之前是否先會通過其他形式先進行前期的溝通。我的習慣是，在郵件溝通之前，基本上已經以電話、QQ、微信、面談等形式將需要溝通溝通完畢，再通過郵件將溝通好的事再重新確認。

工作上的電話，不像給親友打電話，可以東扯西扯，主題偏離到地球之外也沒有關係。工作上的電話，主題要明確，事項要清晰，能2分鐘說完的事就堅決不要十分鐘去說。我的習慣是：

首先，在撥通電話之前，將要溝通的事項記錄在工作本上，123一項項清晰列出；

其次，在打電話之後，針對123項一項項去和電話那端的同事客戶說清楚，確認對方已知並明確，完成溝通目的，再進行下一項。

第三，溝通達成的事項用筆在工作本上一一記錄，在掛完電話之後再發郵件確認知會。

另外，我個人認為，電話溝通最忌諱羅里吧嗦。

曾經接到一個客戶的電話，本來只需要三分鐘就說清楚的事，她滔滔不絕說了二十幾分鐘，即使我這邊已經明確表示，已經明白她說的123事是什麼，並表達我的意見和建議，但對方還是不斷反覆地說來說去。我能理解她急於解釋並不斷求得我諒解的心情，但說實話，如果你可以給我幾十條上百條理由只要它們都足夠重要那麼我願意花半個小時一個小時聽你講，這麼有問題，只要是有效的，但二十幾分鐘的時間你不斷反反覆復說的是同一件事，這就沒意思了。當然，基於禮貌，我並未掛斷她的電話，但我真地想說：這位老闆，大家的時間都很寶貴，咱能別把時間浪費在廢話上嗎。即使我有充裕的時間聽你嘮叨，我的耳朵也受不住啊。

大家時間都寶貴，是吧？長話短說，言簡意賅，說清楚，別廢話。

3、會議溝通

貌似很多公司都很喜歡開會，大會小會不斷，會議長則如馬拉松一樣沒完沒了，跑馬拉松至少還有終點還有目標，諸多公司一場幾個小時的會議下來，都沒個結果，回頭，繼續召集大家無休無止的開會。

對這類會議，我十分不喜歡。我喜歡主題明確、議題明確、時長明確、會議目標明確的會議。

我個人認為，涉及到需要會議去溝通的事項，一般不是需要協調配合，就是需要大家一起做出決策。所以，由我發起的會議，我的方法是：

首先私下徵詢會議所涉及領導同事的時間，再確定會議時間地點。

其次，提前一日在郵件上發出會議邀請，郵件正文內容包含：主題、時間、地點、時長、參會人、會議議題、會議目標等內容，附件附上會議所涉及的相關資料，需要大家提前了解，確保會議有序進行並達成預期目標。

第三，在郵件發出之後組建討論組，重新將會議信息告知，確保每一個參會嘉賓都知悉，並在會前半個小時再次提醒，以便於每個參會成員都能安排好工作，並抽空針對會議相關資料進行提取了解。

第四，會議開始前，再次明確會議議題、目標、時長等，確保每個成員的發言都是有效的，而非偏離主題。

第五，會議期間，若發生太泛的展開討論，作為會議發起人，可以適時打斷中止，避免無休止的討論和議題無關的事。

第六，安排人做好會議紀要，在會議結束前按照會議達成的1234事項再次陳述確認。

第七，會議結束後，在郵件上將會議紀要發出，確保會議上達成的各事項再次明確和落實。

4、面對面溝通。

面對面溝通的方式，可參考電話溝通。準備資料，羅列溝通內容，一事項一事項溝通、確認、落實。

當然，在溝通中，態度很重要，在此不細說。

關於溝通方式，僅為我現階段的認知，不妥之處請大家指出來便於我進一步改正。