這套法則，是所有時間管理技巧的精華！

來自心靈的圈子

每個人都擁有同樣的時間，但是每個人都有著不同的效率。學會時間管理，是這個時代最基本、也是最有效的自我增值方式。

——by 圈姐

作者:Lachel 出處:L先生說(lxianshengmiao)

如何才能最高效地利用時間？

我將無數的時間管理技巧，總結歸納成了這套「12345法則」。都是非常經典的技巧，容易上手，並且切實有效。

任何一個人，只要經過一段時間的練習，都可以掌握，並應用到自己的生活和工作中。

一件事情

簡單來說，就是：在任何時候，任何一段時間內，只做一件事情。這也是這套法則的核心。

很多人在工作中，習慣讓思維不斷地跳躍。一邊開著微信聊天，一邊工作。寫一會報告，刷一下網頁，查一下資料，收一下郵件，做一下數據，回應一下客戶……

這樣的後果就是，你永遠都沒有辦法獲得真正的專註。

專註，是這個時代最可貴的一種特質。這個時代有太多的信息和誘惑，

我們時刻都在接收著大量的信息，但越是這樣，我們越是擔心：我是否錯過了什麼信息？有哪些信息需要我去處理？如果我沒有處理，會不會產生什麼後果？

於是，每個人都非常焦慮，焦慮於對信息的「不安定感」。

而我想說的是，其實，我們每天接收到的信息，99%都是無關緊要的。

最重要的是你手上正在做的事情。專註把每一件事情做好，才是最重要的品質。

因為定義一個人社會價值的，永遠是他的產出。把一件事情做到100分，勝過把一堆事情做到80分。在商業社會上，完美跟合格之間的差異，往往是數以百倍計的。

但是，在一件事情上面投入太久，容易產生兩種心理：一種是對於結果和預期的不確定，另一種是長時間缺乏反饋的空虛。

這兩種心理，都會迫使我們去尋求更短期、能夠獲得即時反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。

如果你受制於這種心態，就很難真正把事情做到100%的極致。而這，也正是優秀人才和普通員工之間的差異所在。

兩個步驟

當你有一個新任務需要去做時，不要著急下手，按照這兩個步驟去做：

第一步：思考。它能否在一兩分鐘內快速完成？

第二步：行動。如果可以，立刻著手完成它；如果不行，把它記下來，安排時間去做。

舉一個最常見的場景：你專心工作了半小時，打算休息5分鐘，再著手去做下一項任務。這時，你打開微信，發現同事希望你給他傳一份資料，你應該怎麼做？

最好的方式是先思考：幫他找這份資料，需要花多長時間？如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他。

如果比較麻煩，需要整合，那麼回復他：我現在比較忙，一會有空了再弄。然後，把這件事情記在清單上，等有空的時候再去做。

這個原則的目的是避免我們的計劃受到干擾。

很多人都會有這樣一種感受：明明制定好了計劃，但是一天下來，總覺得自己什麼都沒做。原因很簡單。因為我們整天都在處理應急的事情和別人的事情。

制定的計劃總是不可避免的會受到干擾。那麼，如何才能最大化地保證計劃的效果，降低干擾呢？

這就需要插入這兩個步驟：對所有干擾進行快速預判：是立刻執行，還是寫到計劃裡面，等待下一步去執行？然後，再按照預判結果去行動。

區分的標準，建議是2分鐘左右。它能夠實現一個平衡：既可以把細小的瑣事儘快搞定，避免別人等太久；又可以避免計劃中斷，一直忙於應對外界的影響。

其實，延伸來講，任何事情，都需要思考和行動兩個步驟。

對於一項判定超過2分鐘的任務，我們可以再次進行分析：這個任務，是可以立即執行，還是需要先進行思考和規劃，然後再執行？

如果是後者，我們就可以在清單上，為它留出思考和執行的時間，再在合適的時間，按照安排去完成。

三個清單

在第二點中，我們記下來的任務，如何呈現在清單上，並安排合理的時間段呢？這裡參考「AFD清單工作法」，所有的任務，都可以分成三大類：

01.可以明確執行的（Action）

02.需要進行思考的（Focused）

03.簡單，瑣碎，不重要的（Dessert）

對於第一類，盡量留出整段時間專註去做，屏蔽一切干擾。具體每段時間以25分鐘到40分鐘為宜，如果狀態非常好，注意力極其集中，也可以適當延長。

對於第二類，可以在你完成一個任務，需要放鬆和休息的時候去做。這樣可以激活大腦不同的區域，讓負責執行的部分得到休息，同時維持大腦的活躍和動力。

也可以放在碎片時間去做。例如，我常常會把撰寫文章分解成思考結構、尋找選題、尋找切入點等任務，利用乘車、步行、吃飯等閑暇時間去做。

至於第三類，可以在自己狀態低落、情緒消沉的時候去做。一方面見縫插針完成這些事項，另一方面也可以通過不斷積累成就感，讓自己擺脫低落的狀態。

講時間管理的文章很多，有的會說先做最困難的事，後面會更順手；還有的會說，先從簡單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態得到提升。

其實這要看你的狀態。如果你狀態高漲，精力充沛，那最好按照優先順序，先全力以赴解決最困難的事情，如果你狀態不佳，那就從簡單的做起，以期恢復狀態。

總而言之，利用好這套「AFD清單」，就可以讓每一天的時間，得到更加合理的利用。

四個象限

那麼，寫在「Action」和「Focused」裡面的事項，應該按照什麼順序去做呢？這裡需要用到一個非常經典的技巧：四象限法。

所謂四象限法，就是把所有需要做的事情，按照重要性和緊急性兩個維度進行分類，進而得到四個象限：

01.重要且緊急

02.重要不緊急

03.不重要但緊急

04.不重要且不緊急

接著，再根據這四個象限的內容，安排不同的應對策略：

第一類：重要且緊急的事優先去做。

它們應該被寫在「Action」中，有明確的執行步驟和標準，可以立刻行動，不需要經過思考。

第二類：重要不緊急的事，每天安排固定時間去做。

它們有兩類。一類是每天堅持的習慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應該寫入「Action」，並有明確的執行步驟和方式。

這類是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務。這一類，應該處於「Focused」之中，通過安排碎片時間思考，對它們進行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉移到「Action」，並設定好具體的執行步驟和時間。

第三類：不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

這一類事情，包括回應，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做（也就是對他來說是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結果為先，快速落地，不要在上面花費太多時間。

第四類：不重要且不緊急的事，不要去做。

這種事情，除了浪費我們的時間，沒有任何價值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。

5分鐘

當你即將動手去做一件事情時，告訴自己：什麼都不要想，先做5分鐘再說。

理想情況下，當你去執行「Action」裡面的任務時，你應該事先已經對它做好了規劃：該做什麼，怎麼做，按什麼步驟做，需要什麼資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動手。

但實踐中，很多時候，未必能做到這樣。你可能會耽于思考，會畏手畏腳，會沉吟不定。這其實是最浪費效率的做法。

很多時候，明明確定好的任務，也許就在你反覆思考的過程中，不知不覺被拖過了時間。你會驟然發現：怎麼這就下午了？我還什麼都沒做呢！

這也是許多拖延症患者的癥結。總是對一件事情抱著種種疑慮和擔憂：我要是做不好怎麼辦？會不會產生什麼問題？是不是還會有更好的方法？諸如此類。

但其實，我在前面已經提過：大多數的任務，都需要經過兩步：思考和執行。執行的時候，不要再花時間去思考 —— 這是「思考」這一步裡面，應該完成的事情。

以撰寫文章為例，假設我把撰寫文章分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點。執行部分，Deadline為5號晚上24點。

那麼，當時間走到4號晚上24點的時候，即使我覺得還有幾個地方不夠完善，也得停下來。因為思考的時間已經到極限了，如果再花時間，就會導致後面的執行被拖延，我就沒法在5號晚上24點前完成這篇文章了。

同樣，在執行的環節，即使自己不夠滿意，也不要再花時間去反覆思考，因為這樣只會導致計劃被打亂。

而避免這種情況最好的方式，就是始終保持這種習慣：當需要「執行」的時候，不要遲疑，先立刻開工，先做5分鐘再說。

人是一種很奇怪的生物，當你開工之前，你會猶豫、躊躇很久；但是當你開工之後，你就很難停下來了。契可尼效應的存在，會讓你一停下來，心裡就始終挂念著未完結的事情，從而降低你在其它事情上的投入。

所以，不管三七二十一，先行動了再說。這也是消滅拖延症的最好方法，用行動倒逼思考，把一切拖延，扼殺在搖籃里。

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