一言不合就要寫郵件，可你真的會嗎？

06-02

怎麼寫電子郵件，現在被很多職場人忽略了。因為現在線上溝通太方便了，微信、QQ、公司OA，任何一個媒介都比電子郵件來得快。

但你們注意到沒有，雖說微信、QQ、公司OA溝通很方便，但是一遇到正式的事，就要寫電子郵件。

可電子郵件這玩意，你真的會嗎？

今天，@林小白給我們帶來的是寫電子郵件的一些小技巧，剛進職場的你，又或者平時很少接觸郵件的你，快來看看，你平時寫的電子郵件都及格了嗎？

大學生給論文導師寫郵件、給公司發實習申請、發求職簡歷、發活動報名表，職場人給客戶發方案、給老闆發工作總結、給海外酒店詢問函，都需要用到郵件。

但日常如果不重視寫郵件的「套路」，那麼你到正經場合就會掉鏈子，比如，附件忘記加了、附件出錯、沒有標題以及對方看了半天不知道你要說什麼的尷尬事件發生。

首先，一封好的郵件肯定符合這3個條件：意圖明了、邏輯清晰、版式乾淨。

意圖明了

指的就是讓郵件接收人，一打開自己的郵箱，在還未點進去細看之前就知道你的這封郵件是要幹嘛的。所以，你要特別注意你郵箱的名稱和標題。

郵箱名稱有時是自動抓取的，例如QQ郵箱的名稱，就是你的QQ名字。在這裡，請默默祈禱，你沒用QQ郵箱發過任何重要郵件。如果有，請你再次默默祈禱，你的QQ名字不是非主流沒有怪異的標點符號和庸俗污穢的字眼，如果有，那別祈禱了，祈禱也不管用了。

所以，我一般不建議用QQ郵箱發重要郵件，可以另外申請一個郵箱，郵箱地址就以「名字數字」或「名字職業」的形式來起。

例如，我是林小白，生日4月5日，就可以把郵箱名定為「lxb0405@163.com」，最好郵箱地址沒有連接線和下劃線，因為有的人非常容易打錯。

然後就是郵箱的顯示名稱了，請把顯示名稱設置為你的本名。正如前面提到的，一般需要我們發郵件的時候，都是比較正式的時候，既然正式，那麼你一般都會用本名吧，所以把郵箱顯示名稱設置為本名最為穩妥。

我的收件箱，有些郵件一看名稱和標題就知道是幹嘛的

而郵箱的標題請你一定要填，如果不填，系統用自動以附件的名字命名，如果沒有附件，那麼郵箱名就是空白。試想想，你收到了一位陌生名字的人給你發的空白標題的郵件，你會選擇點進去嗎？你可能會想是不是病毒，然後刪掉了。

標題請用20個字以內概括。我個人寫郵件有個習慣，如果對方沒有對郵件標題有一定的要求，那麼我一般是採取「【類別】姓名關鍵字」的形式。

例如，【應聘】林小白董事長秘書，【投稿】林小白《別讓你的本事跟不上你的年齡和慾望》，【旅行志願者報名】林小白行走5國16省……

這樣對方就能一目了然知道你為什麼寫了這封郵件，你是誰，你的主要內容是什麼。

邏輯清晰

如果你的郵件有附件，那麼在正文部分只要用寥寥數語簡單帶過，說明主要內容見附件就可以了。

但如果你的郵件沒有附件，那麼你務必注意正文的書寫。這時，建議採用「三段式」書寫。

「三段式」並不是指你的郵件正文只能分三個自然段，而是你要表達的內容需要分成三段，也就是簡單表明來信原因、內容主體、表達感謝或盼回復這三大段。

首先，要簡單表明你寫這封郵件的來意，用一兩句話說清楚就可以了。唯一需要注意的事，開頭要寫「您好」。

接著，內容主體就是無附件郵件的重要部分，這個部分需要邏輯清晰地把是事情說清楚。如果要寫的內容比較多，請做到每段只講一件事。

最後，寫下感謝語或盼回復之類的字眼，再留下落款和日期就可以了。

版式乾淨

首先，郵件正文不要用任何背景圖，不要加任何背景音樂，也盡量少用不同的顏色、大小、字體進行排版。

正文部分，至多用兩種字體、兩種顏色。在排版的時候，如果有重點內容需要突出強調，請用加粗不要用斜體。同時注意分段，不要把文字都堆在一起，一段文字不要超過10行。

然後還需要注意每個段落要首行縮進兩個字元。現如今很多資訊在手機呈現的時候，是每段首行不縮進的，所以有的人受現在手機閱讀資訊的影響，會把這種習慣帶到了寫郵件中。所以特別點出來，大家要注意咯。

最後有個特別關鍵的，要養成正確的發郵件流程。即插入附件——複查附件——撰寫正文——擬寫標題——填上收件人，這樣就能避免附件忘記插入、標題忘記寫的情況。

但很多人是習慣按照寫郵件頁面從上到下填，這樣就很容易遺忘某個環節，因為一旦你把收件人填上了，即便你發的是一封什麼都沒有的郵件，也能順利發出去。而把填寫收件人放在最後一步，就能完全避免這個情況的發生。

此外，複查附件非常重要。因為有可能你的桌面上有兩個文件名極其相似的文檔，你傳的是另外一個，而沒有複查，對方收到後打開真的會一臉懵。不要問我為什麼知道，因為我這個寫郵件「老司機」，前兩天竟然犯了這個錯。

別忽視每個能為你加分的細節，當你發了一封「意圖明了、邏輯清晰、版式乾淨」的郵件抵達對方的郵箱，而對方看到一屏幕都是些見了鬼的郵箱名稱和郵件標題的時候，你的郵件就是一股清流，他會選擇先打開你的郵箱，然後留意下這麼懂得「郵件社交禮儀」的傢伙是誰。