他只用了一個最笨的辦法，就拉來雷軍上百萬的投資 | M周刊

06-02

有個叫姜英豪的創業新人，用一份僅一頁的商業計劃書，讓雷軍迅速為他投資上百萬。

這是為什麼，難道是雷總手抖了？不，是姜同學通過郵件發商業計劃書給雷軍時，雷軍覺得他的郵件太精彩以至「無法拒絕」。

能讓每天收到無數投資請求的雷軍，在素未蒙面的情況下被如此打動，周刊君這就帶小夥伴們看看姜同學的這封郵件到底比別人高明在哪裡。

原來這位姜同學深諳知名投資人的郵箱每天都被陌生求助郵件塞爆。為了讓自己的郵件讓雷軍有打開的慾望，他不僅在標題就表明自己的商業計劃書只有一頁，避免其因為下載附件太麻煩而點了叉叉，還做了一個只有A4紙大小的網頁，只需在郵件正文點開鏈接就可以看到整個商業計劃。

極致、創意、用心，短短一封郵件「不經意」地展示了三個投資人最看重的優點。

雷軍不投他，投誰？

通過運作這筆投資，如今姜同學的公司在國內已經有了一定名氣——也就是專註於汽車移動互聯網的木倉科技。

想要在互聯網時代得到更多人的幫助？你就要像姜同學一樣，知道收件人在想什麼，給對方他想要的。

今天周刊君就分別從如何寫出優質的工作郵件和cold mail兩個方面，教你在節約溝通成本的同時，巧妙通過郵件，提出連大咖們都無法拒絕的請求。

NO.1好電郵讓溝通效率升級

和當面交流不同，電郵因為能留下抹不掉的痕迹，所以要更謹慎對待。

那麼一封讓人無從詬病的高效郵件應該怎麼寫呢？

讓標題成為點睛之筆

很多同學撰寫郵件標題時比較隨意，甚至用了空白的郵件標題。

但想像一下，如果你的收件人是一個職場忙人，當他迅速檢視收件箱里的N封未讀郵件時，會「習慣性」忽略標題模稜兩可的郵件。

所以如果希望對方「心甘情願」地快速打開你的郵件，就要讓他一眼從標題里讀清你的用意。

1信息清晰，寫明目的

工作郵件大體上無非分為兩大類：一類郵件需要對方儘快回復協助，如需老闆批示的請求或者需客戶通過的方案。

第二類郵件僅通知（告知）對方，可不回復。如會議通知、項目進度彙報等。

如果你的郵件屬於第一類，那就直接、清晰地在標題中點明你需要對方做的事。

如果你的郵件屬於第二類，那就讓標題成為正文最直白的概括。

比如，某家高科技公司要召開一個手機新品發布會。

那麼你給現場工作人員的郵件標題可以寫成《XX手機新品發布會各工作人員分工明細》，而不要寫成《XX新品發布會注意事項》。

給受邀客戶發的郵件標題可以寫成《李總，誠邀您參加6日晚上XX手機新品發布會》，而不要寫成《新品發布會邀請函》。

注意標題至多不要超過20個字。

2巧用前綴，一目了然

在標題中，我們可以通過巧用前綴的方式，讓郵件的主旨在收件人眼中更加立體清晰。

如果你發的是第一類郵件，那麼可以在標題中用動詞作為前綴，讓對方立即明白自己需回復什麼。

比如，你有一個項目請領導批示或想請一個大咖參加活動或有一個文案想請某個高手提意見，那麼你可以把前綴分別設置成【請示】、【誠邀】、【徵求意見】。

如果是第二類郵件，你可以通過把該郵件針對的內容作為前綴，讓對方明白這封郵件的中心點。

比如你有一個課程項目要公布進度或做了一個內刊要展示內容或要為工作人員分配會議中的分工，那麼你可以把前綴分別設置成【課程進度】、【企業內刊】、【會議分工】。

加上前綴還有另一個好處就是，當收件人在一段時間後需要再次查閱這封郵件時，前綴就成為他高效搜索郵件的關鍵詞，此舉能讓你給對方留下貼心的好印象。

正文：簡潔有力、避免誤讀

有一些同學發郵件時，喜歡在正文中同時表達2—3個主題，這樣不僅讓收件人閱讀時吃力，也搞不清回復時的重點，記得一封郵件里只能有一個主題。

那怎樣才能在正文中把這個主題高效表達呢？比較好的方法是，通過5w1h和兩段式原則把話說清楚。

1第一段用1-2句補充標題沒說明之處

在第一段中，你可以通過檢視5w1h中的what(具體需要對方做什麼)、when（截至到什麼時候）、where（地點）、who(寫給誰或來自誰)這四點，來補充郵件標題沒陳述清楚的地方。

比如，你的郵件標題是《李總，誠邀您參加6日晚上XX手機新品發布會》。

那麼檢視標題，缺少的是when（截至到什麼時候）和where（地點）。

所以該郵件的第一段你可以寫成，「李總，XX手機新品發布會將在2016年4月6日晚上7點整於杭州國際大酒店舉行，誠邀您光臨。

如需參加，請您最晚於3月30日之前回複本郵件，以便工作人員統計來賓名單，感謝。」

以及，四個w原則是為了方便你檢查正文第一段是否清晰、明確，實際操作過程中是否要把這幾個要素都加上去，還要以郵件具體內容為準。

2第二段圍繞上文展開解釋說明

所謂闡述說明，可以理解成5w1h中的「how」（具體情況到底怎樣）。

要想給收件人留下愉快的閱讀體驗，在第二段解釋說明時要注意：

分條目；

段與段之間用回車鍵充分留白；

和主旨無關的內容一律不說。

另外，你可以根據收件人的特徵，拿捏取捨正文中露出的內容重點，目的是把收件人閱讀郵件後的反應引導到你的期望上。

你可以在撰寫正文之前問自己兩個問題：

我需要的答覆是怎樣的？

針對收件人，為了得到該答覆我應該提供哪些有效信息？

比如，針對上文XX手機新品發布會，同學A需要通過郵件邀請重要客戶李先生。

他第一次撰寫的郵件正文如下：

本次發布會，我們將通過愛奇藝直播全程盛況，這也是我司首次嘗試將新品發布會通過網路直播。

XX科技公司「神秘」的高管三巨頭將隆重出席本次新品發布會。屆時我們還將邀請歌壇天后C為發布會獻唱。

對啦，我們還將在現場的觀眾中，抽出30位幸運觀眾，免費把這款新品手機送給他喔。

您是我們公司非常敬重的老客戶，五年來，在您的支持下，我們才能越走越好。

在此誠摯邀請您來參加我們本次發布會，相信您一定能得到前所未有的視覺新體驗。

結果同學A把這封郵件預覽給領導看，領導認為這封郵件的正文凌亂無重點，很難引起對方的參與熱情。

於是同學A先根據兩個自我提問的答案，重新得出這封郵件應該露出的內容重點：

我需要的答覆是這位重要客戶能來參加新品發布會。

這個客戶的職業是一家中小企業的老闆，本身是手機硬體的發燒友。根據他的個人特徵，應該更多地展示新款手機的優勢和投資人D的情況。

結合分條目、留白和簡潔原則，該同學重新撰寫了正文內容。

XX新品手機發布會詳情如下：

>>>>此次推出的新品將增加一鍵換機、硬體級防丟失功能、指紋識別等新功能，屆時這些功能將會在發布會上一一演示。

>>>>屆時著名的投資人D將來到現場做演講，到場的觀眾都有機會與他進行交流互動。

>>>>我們將在此次發布會中抽出30名幸運觀眾，每人免費獲得XX新品手機一部。

另外，本次發布會將首次通過愛奇藝全程直播，歌壇天后C也將來到現場為發布會獻唱。

以上，真誠期待您的出席。

結果這封修改後的郵件發送後，很快獲得了這名重要客戶「願意參加」的回復。

NO.2讓人無法拒絕的cold mail

在互聯網社交年代，我們經常需要通過向陌生人發郵件，來拓展自己的工作格局或者人脈關係，這種郵件也就是俗稱的「cold mail」。

很多同學可能都碰到過這種情況：某位看起來很友善的大咖，結果你給他發了好幾封郵件，他根本不回。

是這個大咖偽善嗎？不，現實中因為一封優質的cold mail得到幫助的同學比比皆是(比如最前面說的，因為cold mail得到雷軍投資的創業新人)。

那個人不是你，很可能是因為你根本沒掌握髮cold mail的小技巧。

把內容重點留給收件人

太多人寫cold mail的時候，花了大量的篇幅在寫自己的事——「我是誰、我有什麼想法、我的人生經歷、我接下去要做的事兒」等。

但是像這種對方可看可不看的郵件，如果三句之內無法引起他的興趣，你的一番努力就算白廢了。

所以在第一段直入主題地告訴對方這封郵件的目的後，為了增加對方回復的慾望，你在接下來的具體請求中，每一句都要盡量和對方的利益和興趣牽扯上關係。

比如，你在新浪微博上認識一個旅遊達人，想邀請他作為你的合作夥伴，共同完成一個自助旅遊的APP。

如果你給他的cold mail中，通篇強調自己這個項目有多好、自己之前的經歷有多厲害，那麼你可能根本無法讓他提起回復的興趣。

還不如在簡單介紹你這個項目和優勢後，寫清該旅遊達人可以在這個項目中得到哪些短期和長期回報、他可以通過該項目認識哪些他可能感興趣的人等。

讓對方很容易就幫助到你

其實很多你認為值得結交的人，他們也是願意幫助別人的。

但是如果這個人很忙，那他基本不會花很多功夫在一封需要佔用大量時間的陌生郵件上。

比如，在一次交流會上，有一個大咖覺得你這個自助旅遊APP的項目不錯。說要將你的項目信息介紹給旅遊達人A和運營高手B，讓你回去發詳細資料到他的郵箱。

你回去後馬上給他發了郵件，內容大意先是表達了對該大咖的問候，接下來解釋了你這個項目的具體情況，並在附件中給出了該項目的詳細資料。

可是，你苦苦等了半天，大咖那邊卻沒音訊了。

因為這位大咖不僅需要先思考他當時究竟答應要把你介紹給哪兩個人、你們之間的關聯點是什麼，還要找到這兩個聯繫人的郵箱，辛辛苦苦地分別寫兩封郵件給這兩個人來介紹你的項目以及該項目和他們的關係。這需要佔用他大量時間。

只會在發郵件時說，「誠懇請求您在百忙之中抽出時間」，其實並不是真正用心體貼收件人，你必須努力地讓對方可以更容易地幫助到你。

比較好的辦法是你發三封郵件給大咖。

在第一封郵件里你可以這樣寫：「很高興認識你。您此前提到了我的自助旅遊APP項目可能會讓旅遊達人A和運營高手B感興趣。接下來我會擬兩封分別寫給A和B的郵件發給您。這兩封郵件可以直接被轉發，請您確認。再次感謝您。」

第二、第三封寫給A和B的郵件要擬得清晰、得體，盡量讓這位大咖在不用做大改動的基礎上可以直接轉發。

如此一來，這位大咖樂意馬上幫你一把的幾率就會提高百分之六十以上。

tips

按照很多人的習慣，兩三句話的陌生郵件會立即回復，五句話以上的陌生郵件就會先擱置。

先擱置的意思是，大部分這樣的郵件就再也不會去回了。

郵件字數越長，給對方造成的精神壓力越大。

比較好的辦法是，把重點寫清楚，正文控制在五句話之內。

7個細節讓郵件迅速加分

檢查發件人姓名有沒有規範設置

發郵件之前別忘了在「郵箱設置」中修改賬戶信息，把你的默認賬戶昵稱修改為你的真實姓名，這樣別人才不會覺得你不專業。

密送：謹慎操作，避免尷尬後果

為了保護收件人的隱私，我們會在郵件中對某些收件人使用密送功能，但有時會出現被密送郵件的人在收到郵件後粗心地直接回復給所有人，為了避免這種尷尬，密送功能需謹慎使用，一般情況下還是通過轉發的方式讓對方知悉比較穩妥。

附件：小細節看出你是不是足夠貼心

使用附件傳遞的資料一般要在5M以內，超過5M或者更大的附件很可能被對方的郵箱屏蔽，此時比較好的方法是把文件放在網盤上，並在郵件正文中附上鏈接和密碼。

另外如果這封郵件的重點就是附件，為了讓收件人一目了然，你甚至可以直接把標題前綴設置成【資料於附件】。

在正文中將長句拆分成短句

當面講解和郵件閱讀不同，將長句拆解為短句，可以讓收件人在邏輯上更容易理解你的意思。

比如，「本次項目延期上線是因為在客戶現場出現了一個由於安裝A程序失敗導致了冗餘的tmp文件丟失所引發的故障。」

可以拆解為「項目延期上線，因為在現場出現了安裝故障，該故障由A程序安裝失敗所引發，具體原因為冗餘tmp文件丟失。」

正文中不要出現表情符號和感嘆號

正文中盡量直截了當地有事說事，不要使用表情符號和感嘆號，和當面交流不同，你永遠無法預估收件人會以何種思路解讀你的文字信息（尤其是上級發的郵件，更容易被下級從負面角度誤讀）。

簽名檔：不要透露你的個人信息

每一個專業的職場人，都應該在郵件中設置一個規範的簽名檔。標準的簽名檔內容應包括：姓名、部門、座機號、手機號、公司名、詳細地址。

注意不要寫和公務無關的私生活聯繫方式，比如QQ和微博名。這樣寫不僅不專業，而且暴露太多個人信息會引起不必要的麻煩。

自動回復在休假時使用

很多同學喜歡在自動回復中設置，「感謝你的郵件，我會在第一時間回復您。」

其實很多人不喜歡收到這樣毫無意義的郵件。

自動回複比較好用的意義在於，當你休假的時候，可以通過它寫明你的休假時間和工作交接人。

這樣真正有急事的人能馬上明白在找不到你的情況下，接下來該怎麼辦。

比起口頭交流，雖然電子郵件有一套獨屬於自身的操作規範，但歸根結底，要想寫出一封高效優質的電子郵件，和日常的人際交往一樣，你要站在對方的立場上考慮問題。

事實上，電子郵件就是你職場人格的重要一部分。

工作中，一個作風專業有素，在具體溝通交流中又處處為你著想的人，誰會不喜歡呢？

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