掌握這3類工具，你的團隊效率絕對杠杠的

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你是否有這樣的疑問

如果你是老闆，有沒有想過——我的員工夥伴們用什麼工具呢？他們用的工具能不能提高工作效率？

如果你是普通員工，會不會好奇——我的領導喜歡用怎樣的工具？當他們在看我的文檔、報表、PPT時，又看重哪些方面？

今天，我來揭秘了！

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讓我們來觀察個現象

大家觀察下身邊的同事，應該會發現下面的現象：

1、基層員工最常用的工具是：word和excel。

比如編輯、運營、客服們要經常用word來整理素材、撰寫文案，還要用Excel表格來統計、分析數據等。

2、中高層員工最常用的工具是：PPT。

在跟上級彙報工作、提交方案，或者是和下屬開會、做培訓的時候，就特別喜歡用PPT。

3、老闆現在最流行的工具是：思維導圖。

比如很多老闆在梳理未來發展規劃時，就會習慣性地在白板上畫個思維導圖。

所以有句話是這樣說的——「基層員工用word，中高層用PPT，老闆用思維導圖。」也就是說，不同的層級習慣用不同的工具。

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學會利用不同工具

提高工作效率

我們會發現，從word、excel，到PPT，再到思維導圖，這些工具呈現出來的文字越來越少了，但是整個邏輯框架卻越來越清晰。

為什麼會這樣子？

這其實跟各個崗位的工作職責和思維方式有很大關係。

那麼，具體該怎麼提高效率？給大家提供方法

一、基層員工——梳理工作，提高執行力，具體有4個步驟：

1. 把工作目標和內容進行分解，細化到具體的、可執行的任務。

2. 把任務分為4種——重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要，然後根據這4大維度去優先執行任務。

3. 找到對應的措施，按照流程一一執行。

4. 設定一個詳細的截止時間（deadline），由專人進行監督和提醒，確保每一項工作都執行到位。

作為領導，其實也應該去幫助員工梳理好整個工作流程，讓他們形成一個高效的工作習慣。

二、中高層領導——分清閱讀型PPT和演講型PPT的區別

1、工作彙報時，採用閱讀型PPT

比如跟領導彙報工作的時候，需要對基層員工提交的文字、數據等資料進行歸納和提煉，再轉化成更容易理解的圖片、圖形等直觀的形式。

因為領導要看的，是以結果為導向的報告，所以越能替領導省時間的報告，就越能脫穎而出。

2. 講解觀點、知識點、產品時：採取圖文結合的演講型PPT

像張小龍、喬布斯演講時用的PPT，每一頁就只有一兩句核心觀點或者數據，非常簡潔，它只是用來輔助演講的。

閱讀型PPT（上）和演講型PPT（下）

三、老闆——科普和推薦幾種思維導圖

思維導圖的功能到底有多強大？我想給大家講個小故事：

「據說，以前，美國波音公司在設計波音747這樣一個大型的項目要花費1年的時間，哪怕是一個維修手冊的word文檔都有好幾萬字，用起來非常不方便而且耗時嚴重。

後來，他們使用了思維導圖，工程師只用了1個月就完成了波音747的設計，還將所有的飛機維修工作手冊繪成一張很大的思維導圖，原來要花一年以上時間才能消化的數據，現在只需短短几周就可以掌握。」

波音公司思維導圖

好吧，我都震驚了。

你看，整個思維導圖就像一顆大樹，既有樹根，又有樹榦和枝葉，不僅能幫助老闆掌握全局，還能反覆查看所有信息，抓住問題的關鍵，效率特別高。

現在有很多軟體都可以拿來畫思維導圖，像X-mind、百度腦圖、MindManager等都還不錯。

思維導圖的八種類型

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再說幾句

打個比方：

Word就像小說一樣，能夠承載非常大的信息量，但它更適合一個人看；

PPT就跟電影一樣，它能把文字轉化成圖片，動畫等，非常直觀，適合用來展示你要表達的東西。

而思維導圖是大樹，特別適合梳理自己和他人的思路。

說到底，工具只是幫助我們提高效率的，決定我們用什麼工具的不是工具本身，而是得看我們需要處理的問題是什麼樣的，再來決定使用哪一類工具。

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最後給大家一個福利

獲取乾貨表格

很多企業都在轉型做網路營銷、組建網路運營團隊。那麼，運營團隊需要運用哪些工具，從而去提高工作效率？

我為大家梳理了16種，指出什麼崗位該用什麼工具，能起到哪些作用。

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