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淺談醫療設備檔案的管理

類別：百家雜談　作者：百年心 [個人雜文集]　日期：2011-10-17 17:21:43 　編者按：這篇文章具體談了醫療設備檔案的三點意義，建立醫院設備檔案，管理的四點具體措施，一篇建設性很強的論文。推薦！　　摘要：醫療設備檔案管理是醫院管理中的一項重要內容，其管理水平的高低直接影響到醫院的醫療質量、技術水平和社會、經濟效益，所以加強醫療設備檔案管理，充分發揮醫療設備的功能優勢對醫院的業務發展具有重大的意義。

　　關鍵詞：醫院醫療設備檔案管理

　　

　　醫院在實施「科技興院」戰略中，不斷加大對醫療設備的資金投入，通過引進、購買、融資等多種方式，使醫療設備的種類、數量迅速增加，大量先進的醫療設備普遍應用於醫院的醫療、教學和科研工作中，尤其是一些大型的醫療設備已成為衡量一個醫院規模、醫療和科技水平的重要標誌之一。因此，做好醫療設備檔案的管理工作，充分發揮其價值，有著十分重大的意義。

　　一、建立醫療設備檔案的意義

　　醫療設備檔案主要形成於申購過程與運行過程，主要包括申購單、論證報告表、政府採購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票複印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等[1]。

　　首先，建立醫療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據，為同類設備的更新換代提供依據。由於一台先進的醫療設備功能多樣、價格不菲，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創造的效益等。而建立醫療設備檔案，就能為此工作提供證據和參考[2]。

　　其次，建立醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉和使用過程中，由於一些零部件的磨損、腐蝕和鬆動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養提供依據。從而縮短停機時間，減少維修費用，降低醫療設備對人體的傷害，減少設備事故隱患的發生率。

　　第三，利用設備保修期和維修期的區別，避免不必要的支出。2009年，我院新購置一台飛利浦Brilliance16排螺旋CT，保修期是2年，今年6月，因設備故障告知廠家進行維修，銷售公司說是保修期就是一年，現在維修要收取維修費用。面對數萬元的維修費用，設備科的負責人在查閱該設備檔案時，發現檔案明確記載著廠家保修期時間是2年，為醫院避免了數萬元不必要的開支。

　　二、如何建立醫院的設備檔案

　　我院醫療設備檔案按台（套）立卷，同一台（套）設備的檔案資料應視檔案資料的多少組成一卷或若干卷，不同台（套）設備的檔案資料不能混淆。它主要包含了以下幾個方面的內容：（一）醫療設備履曆本，醫院購置設備的可行性報告書。（二）醫療設備籌購資料。包括計劃論證書、訂貨卡片、合同、驗收鑒定及結算單據（影印件）等。（三）醫療設備技術資料。包括產品樣本、使用說明書、維修、損壞事故報告及報廢、轉讓資料等。醫療設備檔案應放置於統一的檔案夾（盒）內。檔案夾（盒）採用長×寬為305×220mm，厚度為20mm或50mm兩種規格。用紙質量應符合長期保管的要求。案卷封面和脊背卡片應設有分類號、卷號、設備名稱型號、設備編號和主要文件目錄，一式三份，其中一份存檔，一份交醫院綜合檔案室，一份由設備科保管。

　　三、醫院加強醫療設備檔案管理的具體措施

　　醫療設備檔案的特點及其在醫院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規範化。首先，確定醫療設備的歸檔範圍。首先要明確管理範圍。對於「三級乙等」醫院，我院規定凡在萬元以上各種進口和國產的精密、貴重、稀缺儀器設備，都必須建立設備檔案。我們根據醫療設備檔案管理要求，結合醫院實際，明確了醫療設備檔案的歸檔內容由兩個部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫院檔案室。同時將有關資料複印下發有關使用科室，讓各科的設備操作者了解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

　　其次，嚴格醫療設備檔案的查、借閱制度。由於醫療設備具有動態性，在日常工作中醫療設備的查閱是比較頻繁的，就這需要嚴格其查、借閱制度。借閱應履行相應的登記和簽字手續。借閱人員對醫療設備檔案應妥善保管，不準隨意勾劃或拆散。設備檔案的原件一律不外借，如因特殊需要，必須外借使用時，應經設備科領導同意，辦理借閱手續，借出的檔案材料，借閱人要妥善保管，不得毀壞和遺失，如期歸還，如有損壞、遺失，由借閱人員負責。

　　第三，建立健全歸檔制度。上述管理範圍的儀器設備，在其選購、安裝、調試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術資料，均應歸檔保存。特大型的設備還包括招標的有關材料、衛生資源配置許可的有關資料。享受國家免稅政策的進口設備，還有海關免稅證明、質量保證書、報關單、外貿合同、發票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維修保養情況記錄、醫療儀器設備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般每半年歸入設備檔案。

　　第四，強化醫療設備檔案管理人員的管理意識

　　設備檔案的管理必須堅持集中統一的原則，便於開發利用，確保設備檔案完整、準確、系統和安全設備檔案工作必須納入醫院設備管理工作中，與設備計劃管理、設備採購、使用等工作緊密結合，保證設備文件的完整、準確、系統。建立、完善管理網路廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識。

　　凡屬歸檔範圍內的儀器設備，到貨後器械科的兼職檔案人員要參加開箱驗收，詳填寫驗收報告一式二份，其中一份存檔。醫療設備檔案資料室保持適宜的溫度和濕度，並有防火、防盜、防光、防蟲、防霉和防鼠等設施。管理人員應每年對檔案保管狀況進行一次全面檢查，對破損、變質的檔案應及時進行修復。醫療設備檔案管理人員變更時，應由設備科負責人監督交接，並在交接記錄上簽字。醫療設備批准報廢后，其檔案應延期保存了一年。保存期過後可以銷毀。個別仍有參考價值的，可轉入資料。

　　我院成立由分管院長直接領導的檔案管理小組，實行醫院、科室、使用設備人員三級管理制度，定期召開有關人員會議，明確工作目標，修訂和完善醫院檔案管理制度。將設備檔案管理工作列為醫院目標管理責任制的一部分，納入院科室目標考核，明確設備操作者在負責設備的日常維護保養，同時做好日常設備記錄，每天使用後，要將使用情況做好記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備科負責人，經核查後交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網路[3]。

　　因此，醫療設備檔案管理工作時醫院檔案管理乃至醫院科學管理工作的重要組成部分[4]，醫院必須加強醫療設備檔案的管理，同時設備管理人員必須充分發揮檔案的作用，以積極主動、周到的服務來保證檔案資料的有效完整，以此來促進有關工作的進行，使醫院的各種醫療設備的效能得到充分發揮，醫療技術視頻不斷得到提高，設備投資得到良好的效益回報，促進醫院飛速發展建設。

　　

　　參考文獻：

　　[1]郭贊.醫療設備檔案的管理與開發.蘭台世界，2006（9），42.

　　[2]鄭新敏.醫療設備檔案的建立和管理.浙江檔案，1998（7），28.

　　[3]陳娟.如何搞好醫療設備檔案的管理.浙江檔案，2006（9），35.

　　[4]林賽寧.醫院醫療設備檔案管理工作探討.醫院管理論壇，2011第2期.

　　
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